Så här attesterar och utanordnar du

Transkript

1 Så här attesterar och utanordnar du Raindanceportalen version 2013 vår Stockholms universitet E-post:

2 2 Innehåll 1. Attestering av beställning 3 2. Scenario 1 Beställaren har attesträtt 3 3. Scenario 2 Beställaren har ej attesträtt 6 4. Attestregelverk beställningar och fakturor 10

3 3 1. Attestering av beställning Det är upp till varje institution/motsv. att själva avgöra hur attesträtten ska fördelas. Därför finns det två scenarion som kan inträffa: ett där beställaren som gör beställningen själv har attesträtt för den första attesten (BPATT1) och ett där beställaren inte har attesträtt för denna. Förutom den första attesten krävs det att beställningen attesteras av en utanordnare (BPUTA1). [BP = Beställningsportal] 2. Scenario 1 Beställaren har attesträtt När beställningen är gjord ges information till beställaren om vad som har hänt med beställningen. I det här fallet hade beställaren attesträtt för den första attesten (BPATT1) och det ges information om att det krävs en utanordning (BPUTA1) innan beställningen kan gå iväg till leverantör. Information ges om vart beställningen har skickats, den person som ligger som förvald på mig som användare eller den person jag har angett på beställningen. I exemplet nedan är det Lars Wikström som ligger som förvald attestant på beställaren. Se manual Så här cirkulerar du till annan attestant om du vill veta hur man ändrar attestant. När utanordnaren sedan loggar in finns beställningen i dennas inkorg. En beställning attesteras på samma sätt som en faktura. Dubbelklicka på beställningen eller markera den och klicka på Kontera/Attestera så öppnas bilden för kontering och attest:

4 4 I bilden Kontering ser man vem som gjort beställningen och vad som är beställt: Om beställningen är OK efter kontroll går man vidare med attest: Konteringsfunktionen fungerar precis som för en faktura. Du kan utanordna en enstaka rad genom att klicka på radens konteringsstämpel ute till vänster. Du kan också klicka på dubbelstämpeln i rubrikraden ovanför så blir alla rader utanordnade på en gång (1).

5 5 1 När utanordnaren godkänt raden är hela beställningen attesterad och utanordnad. För att skicka beställningen till leverantör klickar man på Nästa beställning: Utanordnaren får då signera beställningen. När detta är gjort skapas en eller flera orders som skickas till leverantören (en order till varje leverantör som finns med i beställningen):

6 6 3. Scenario 2 Beställaren har ej attesträtt När beställningen är gjord ges information till beställaren om vad som har hänt med beställningen. I det här scenariot har beställaren ej attesträtt för den första attesten (BPATT1) och det ges information om att så är fallet. I detta fall ska beställningen cirkuleras till en användare/grupp som ska sätta den första attesten (BPATT1). Därefter ska den cirkuleras vidare till en utanordnare för den andra attesten. I exemplet nedan har beställningen cirkulerats till Leif Axelsson för attest.

7 7 När attestanten sedan loggar in finns beställningen i dennas inkorg: En beställning attesteras på samma sätt som en faktura. Dubbelklicka på beställningen eller markera den och klicka på Kontera/Attestera så öppnas bilden för kontering och attest. I bilden Kontering ser man vem som gjort beställningen och vad som är beställt. Om beställningen är OK efter kontroll går man vidare med attest: 1 Konteringsfunktionen fungerar precis som för en faktura. Du kan attestera en enstaka rad genom att klicka på radens konteringsstämpel ute till vänster. Du kan också

8 8 klicka på dubbelstämpeln i rubrikraden ovanför så blir alla rader attesterade på en gång (se vid 1 ovan). När attestanten godkänt raderna behöver den skickas vidare till en utanordnare. Klicka på fliken Cirkulation och sök fram den person du vill skicka beställningen till. Stryk sedan dig själv från cirkulationen genom att klicka på soptunnan till vänster om ditt namn, för att inte ha beställningen liggandes i din egen inkorg. När utanordnaren sedan loggar in finns beställningen i dennas inkorg. En beställning utanordnas på samma sätt som en faktura. Dubbelklicka på beställningen eller markera den och klicka på Kontera/Attestera så öppnas bilden för kontering och attest.

9 9 Utanordnaren ser nu att den första attesten är godkänd av XLA och när utanordnaren gör sista attesten är hela beställningen attesterad och utanordnad. För att skicka beställningen till leverantör klickar man på Nästa beställning: Utanordnaren ska då signera beställningen: När detta är gjort skapas en eller flera orders som skickas till leverantören (en order till varje leverantör som finns med i beställningen).

10 10 4. Attestregelverk beställningar och fakturor Det finns fyra attestregelverk i e-beställningstjänsten, två för beställningar och två för fakturor. Attestregelverket för beställningar är BPATT1 vilket är den första attesten och BPUTA1 vilket är den andra attesten (utanordning). För att kunna attestera en beställning behöver man därför vara upplagd i attestregelverket BPATT1 eller BPUTA1 beroende på om man ska göra attesten eller utanordningen. Attestregelverket för fakturor är ATT1 för första attest och UTA1 för andra attest (utanordning). För att kunna attestera en faktura behöver man därför vara upplagd i attestregelverket ATT1 eller UTA1 beroende på om man ska göra attesten eller utanordningen.

11 11 Ett automatiskt fakturaflöde Det är att föredra att de personer som har attest- respektive utanordningsrätt för beställning också har samma rätt för fakturor då det skapar ett automatiskt fakturaflöde, d.v.s. fakturan fastnar inte. När en faktura, tillhörande en beställning, anländer ärvs kontering och attester till fakturan. För att fakturan ska bli automatkonterad/-attesterad och gå direkt till betalning innebär det att de som gjort attesterna på beställningen även måste ha attesträtt för fakturor. Om så inte är fallet kommer fakturan cirkuleras enligt cirkulationsmall för fakturaattest och attesteras och signeras innan den går till betalning. Kommentar [b1]: Fakturan kan ärva attesterna från beställningen. Om någon av attestanterna på beställningen saknar attesträtt för fakturor måste fakturan attesteras manuellt. Däremot kommer konteringen att ärvas från beställningen, under förutsättning att konteringen på beställningen fortfarande är giltig, d.v.s. inga koddelar är passivsatta eller sambandskontroller som har ändrats, etc.