RUTIN LEVERANTÖRSFAKTUROR, ÄVEN KALLAD IoF

Transkript

1 Fastställt/godkänd av Carina Barthel Dokumentnamn Rutin leverantörsfakturor Framtaget av Eva Persson Flik/Process Dok. nr. Giltigt fr.o.m. Reviderad Utgåva Sida 1(8) RUTIN LEVERANTÖRSFAKTUROR, ÄVEN KALLAD IoF Rutinbeskrivning För att få tillgång till IoF kontaktas Carina Sjöberg, Ystads kommun, telefon Fakturorna scannas in av ett scanningföretag och hamnar så småningom i din mailbox. I detta mail finns en länk som du klickar på för att komma till inloggningsrutan. Man kan även logga in på, Det händer ibland att man inte kommer direkt in utan till inloggningsrutan,då använder du dig av det användarnamn och lösenord du blivit till delad. Första gången du loggar in får du en uppmaning att byta lösenord och det nya lösenordet måste vara sex tecken. När du loggar in IoF kommer du till din personliga brevlåda.

2 2(8) Obs! Du kan ha fått nya fakturor under tiden din brevlåda är öppen. Dessa visas inte automatiskt, utan du måste trycka på knappen förnya för att få brevlådan att visa aktuella fakturor. Hantering av fakturan För att få fram informationen och bilden till fakturan klickar du på kuvertet på den fakturan du vill se. När du gjort detta kommer det fram ett nytt fönster som innehåller tre delar.

3 3(8) Över dessa fönster finns det pilar med vars hjälp du kan bläddra framåt och bakåt bland existerande fakturor. Pilarna visas om du kommer från brevlådan eller från fakturasök. Det framgår också vilken faktura du befinner dig i och hur många som existerar. Informationsdelen I informationsdelen framgår gemensam fakturainformation med möjlighet att skicka fakturan och skriva ut. När du väljer skriv ut här kommer det fram en dialogruta där du får möjligheten att välja vilken information som skall skrivas ut. Markera allt eller vissa delar. Utskriften visas först på skärmen innan du eventuellt går vidare och skriver ut den på papper. Bläddring bland kopplade bilder kan göras genom att välja önskad bild i rutan, alternativt används pilarna för att bläddra framåt, bakåt etc. Den orangefärgade pilen förstorar den skannade bilden så att den visas i ett nytt fönster Fakturadelen

4 4(8) I denna del ser du fakturabilden, här kan du välja att visa bilden över hela skärmen antingen genom att dubbelklicka på bilden eller trycka på pilen som finns i informationsdelen. När du har förstorat bilden kan du välja att skriva ut den, glöm inte att först anpassa till utskrift. Konteringsdelen I konteringsdelen finns olika flikar vilka är: OBS den aktuell fliken är alltid markerad vit med blå text Granskning och kontering utförs av miljöassistent. Detta innebär att fakturan först kontrolleras mot det som är levererat; det vill säga att vara eller tjänst mottagits samt att kvantitet, kvalitet, pris och övriga villkor stämmer. Efter det konteras fakturan för att sedan godkännas och skickas vidare för beslutsattest. Konteringsplan finns hos Eva Persson eller Åsa Olsson Attestering För att fakturan skall kunna betalas ( Betala -knappen blir synlig) måste den vara korrekt attesterad. Systemet kräver att det skall finnas två attester på varje faktura varav det ena måste vara beslutsattest. Det finns även inlagt en kontroll som kräver att det är två i förening, vilket medför att de båda attesterna måste vara gjorda av olika användare. Det går alltså inte att både beställning/kontrollattestera och beslutsattestera en faktura själv. Om inte attestreglerna uppfylls så tänds inte Betala -knappen varför fakturan inte kan gå iväg för betalning. För att attestera en rad markerar man i framför den rad man skall attestera och trycker sedan på den attest man vill göra. Lösenord erfordras för att beloppet skall bli attesterat. Skicka För att kunna skicka fakturor klickar du på i informationsdelen, eller på som finns i brevlådan.

5 5(8) Längst upp i bilden framgår den faktura som du markerat för att skicka. I vänstra listan kan du välja en eller flera användare som du vill skicka fakturan till. Du kan välja vilka användare som skall visas i listan genom att välja i listan under Visa användare. Alternativt görs sökning utifrån personens namn eller identitet, fyll i ett sökbegrepp och klicka på sök - knappen som t ex jo* då visas alla användare med förnamn som börjar på jo. När du har valt användare genom att klicka i rutan klickar du så flyttas personerna över till den högra sidan. De användare som visas i den högra listan är de användare som kommer att få den aktuella fakturan. Om du ångrar något av de valda namnen kan du ta bort dessa genom att klicka i rutan bredvid namnet i den högra listan och klicka på. När alla användare är valda klickar du på skicka nu. Under skicka nu finns möjlighet att sätta markeringen ta bort ur egen brevlåda. Som förval hos oss är den markerad. Om inte denna är markerad, kommer brevet att ligga kvar i den egna brevlådan. Du behöver inte skicka varje faktura som du jobbar med för sig utan du kan samla ihop dem i din egen kö som sedan visas när du klickar på skicka. Samtliga fakturor som du öppnat via brevlådan efter senaste påloggning och som ännu inte skickats, sparas i kön. När du går in under skicka är endast den senaste fakturan markerad för att skicka, du kan markera fler och sedan skicka.

6 6(8) Sökning För att komma till söksidan klickar du på rubriken fakturasök och då kommer följande bild fram. För att söka fram en faktura finns det ett antal olika begrepp som kan användas beroende på vad man vill söka fram. Ett eller flera kompletterande sökbegrepp kan kombineras för att få önskat svar. Detta kan vara att rekommendera för att begränsa antalet träffar. Generellt kan sägas att för begrepp som har fält från/till ska endast från fältet anges om man ska söka på ett specifikt värde eller t ex 11* för att få alla som börja på 11. Vid sökning på intervall bör inte * användas. Skriv istället t ex När man fyllt i alla sina sökvillkor så trycker man på sök. Resultatet av gjord sökning visas i form av en lista direkt under sökbilden såvida du inte får direktträff. Då visas den enda fakturan direkt. Som standard visas 25 rader åt gången i resultatet med möjlighet till fortsatt bläddring. Uppgifter om antal rader i resultatlistan kan ändras vid behov.

7 7(8) För att kunna se fakturan nu så klickar man på fakturanr och fakturainformationen kommer fram. Ibland händer det är fakturorna kommer direkt till oss per brev, då skall dess skickas till vår inscanningsbolag. Adressen dit är: Ystads kommun, FE 296, Arjeplog

8 8(8)