Frågor och svar E-handel läkemedel Proceedo

Transkript

1 och svar E-handel läkemedel Proceedo Allmänt Sid 1 Beställning Sid 2 Leveranser och leveranskvittens Sid 4 Ekonomi Sid 5 Fakturor & attest Sid 5 Övrigt Sid 6 Allmänt När kommer jag att kunna logga in och göra inställningar, välja förvalt och favoriter? Hur loggar jag in i Proceedo första gången? Kommer det att finnas olika typer av roller (typ administratör) i Proceedo som i WebbAbest? Kommer det att finnas telefonsupport? Vilka öppettider? Kommer inloggningsuppgifter automatiskt att föras över till Proceedo från WebbAbest? Varnar systemet när det är dags att byta lösenord om man inte loggat in på länge och den egentliga giltighetstiden gått ut? När du får inloggningsuppgifter till Proceedo. Du får ett e-postmeddelande när detta är klart. Du loggar in i Proceedo med användarnamn och lösenord. Användarnamnet är detsamma som din e-postadress. För att logga in första gången i Proceedo klickar Du på Glömt lösenordet?. Lösenordet skickas då till din e-postadress. Lösenordet kan sedan bytas ut i systemet. Nej, alla behörigheter hanteras av Systemförvaltningen. Ja, från 1 juni Tel. nr: Öppettider dagtid vardagar. Nej. För att få behörighet till läkemedelsbeställning i Proceedo krävs anmälan om behörighet, samt genomgången utbildning i beställningssystemet. Mer information finns på Läkemedelsförsörjningens Interna webbsida och Externa webbsida När man loggar in får man ett meddelande om att man måste byta lösenord. Det gäller även om man inte varit inloggad sedan att giltighetstiden gått ut. och : E-handel Läkemedel Proceedo 1

2 När man loggat in fem gånger och systemet är låst i 30 minuter får man fem nya försök? Hur blir det med övrigt som kommunerna beställer i WebbAbest? Beställning Vi brukar beställa varor till andra enheter eftersom vi ska betala. Kan vi fortsätta med det? Kan man få Ej förattest förvalt i framtiden? Kan man beställa licensläkemedel i Proceedo? Vilka ledtider gäller för licensläkemedel och vilka licensläkemedel kommer att lagerhållas? Kan man söka på ordet antidoter och få upp en lista med antidoter? Vissa antidoter är special-leveranser. Hur ska de beställas framöver? Varifrån ska hjälpmedel beställas? T.ex. PEF-mätare och testremsor? Vi beställer pumpaggregat, kanyler och motsvarande artiklar som inte finns i WebbAbest via Apoteket, kommer det att kunna fortsätta? Det är krångligt att beställa stomiprodukter om man inte vet exakt namn/nummer. Kommer det att bli lättare att söka hos Apotek Hjärtat? Ja, men om du låser dig ute kan du maila till proceedosupport@dll.se som låser upp. Sen ska man klicka på Glömt lösenordet och begära ett nytt. Kommunala enheter och privata vårdcentraler beställer enbart de rekvisitionsläkemedel som Landstinget Sörmland ska bekosta. Övriga beställningar berörs ej. I Proceedo är det den enhet som ska ha leveransen som beställer läkemedlet och genom att välja ansvar/kostnadsställe ange vem som ska betala. Det finns inga planer i nuläget på detta hos leverantören Visma. Ja, de licensläkemedel som finns inlagda i Apotek Hjärtats varuregister kan beställas i Proceedo. Sök på ordet licens för att få upp läkemedel som är markerade som licensläkemedel i produktkatalogen. Det är samma ledtider som tidigare. Apotek Hjärtat avser att ha samma licensläkemedel på lager som Apoteket AB har haft tidigare. Nej, inte såvitt vi vet idag. Vissa antidoter är licensvaror, går de inte att beställa via Proceedo så ska beställning göras via faxrekvisition. Titta först i Varuförsörjningen. Finns det inte där kan man beställa från apoteket. Livsmedel kan i vissa fall beställas från köket. Många läkemedelsnära förbrukningsartiklar har varunummer hos Apotek Hjärtat och finns i aktuell produktkatalog. Om artiklarna inte finns i Proceedo, kontrollera i första hand Varuförsörjningen. Kan de inte hjälpa till - kontakta Apotek Hjärtat. Det kommer att vara som tidigare. och : E-handel Läkemedel Proceedo 2

3 Kommer det mail när det finns en sparad beställning? Kan en och samma beställare beställa till öronmottagningarna på tre sjukhus? Kommer man att kunna ha stående beställning hos Apotek Hjärtat? Idag kan vi i WebbAbest se vad Apoteket beställt i Läkemedelsservice, hur kan vi se detta i Proceedo? Kommer Folktandvården att ha två leveransadresser att välja emellan dvs. en för läkemedel och en för övriga varor? Det är svårt att beställa barnvaccin från rätt leverantör eftersom man får flera träffar när man söker efter vaccinet. Pneumovax- kommer det att kunna beställas i Proceedo? Kommer Gardasil att kunna beställas via Proceedo? Hur går det till med beställning av vaccin till den egna personalen? Kan kommunerna beställa vaccin eller GnRH-läkemedel (Leuprorelin) i Proceedo? Kan man välja normal och akut beställning vid beställning till Akutoch buffertförråd? Måste separata beställningar göras för enheter med både Akut- och buffertförråd samt Kortvårdsförråd? De betalas ändå på samma konto. Nej. Men man kan se om det finns sparade beställningar i Att-hantera-listan på startsidan i Proceedo. Ja, eftersom öronkliniken i Proceedo är en länsövergripande klinik är det möjligt att en beställare kan beställa till mottagningarna på mer än ett sjukhus. Detta förutsätter att man dock anmält denna behörighet. Det finns ingen funktion i Proceedo för detta. Möjlighet till stående rekvisition finns i vissa fall Kontakta Apotek Hjärtat! Detta är inte möjligt i Proceedo eftersom Läkemedelsservice inte sköts i Proceedo. Ja, den som gäller läkemedelsbeställningar har LÄKEM i slutet av leveransadressen Om man söker på ordet barnvaccin så får man bara träff i vaccinavtalen som gäller direkt med leverantör. Ja, Pneumovax kan beställas i Proceedo direkt från Sanofi Pasteur MSD. Ambitionen är att när det nya avtalet träder i kraft så ska vi ta över Gardasil i Proceedo. Ni gör på samma sätt som idag, men beställer via Proceedo om ni tidigare beställt direkt från leverantören. Nej, inte i nuläget, men möjligen i framtiden. Ja. Vid akut beställning, ring alltid till apoteket. Nej, allt kan beställas till kortvårdsförrådet om ni har ett gemensamt förråd. Akut- och buffertsortimentet ska vara tydligt utmärkt i förrådet om det är ett gemensamt förråd. I Proceedo kan man inte ha behörighet till två olika förråd om det ena är Akut- och buffert och det andra är ett kortvårdsförråd. och : E-handel Läkemedel Proceedo 3

4 Leveranser och Leveranskvittens Hur gör jag leveranskvittens i Proceedo för leveranser från Apotek Hjärtat? Gå in via Leveranser och Order under fliken Att hantera på startsidan. Alternativt klicka på fliken Inköp och sedan fliken Leveranskvittens. Leta upp den order du ska leveranskvittera och markera den. För leveranser från Apotek Hjärtat går man in via fliken Leveransavisering och klickar på knappen Kvittera. Hur gör jag leveranskvittens i Proceedo för leveranser från andra leverantörer? Hur länge kan man vänta med Spelar det någon roll i vilken ordning man gör leveranskvittens vid delleveranser? Varför ligger beställningen kvar i systemet trots Hur länge ligger beställningarna kvar i Proceedo? Ska man leveranskvittera vätskevagnar och läkemedelsservicebeställningar som apoteket gör? Gå in via Leveranser och Order under fliken Att hantera på startsidan. Alternativt klicka på fliken Inköp och sedan fliken Leveranskvittens. Leta upp den order du ska leveranskvittera och markera den. För leveranser från andra leverantörer klickar man istället på knappen Ny kvittens. Från dessa leverantörer måste du fylla i kvitterat antal. Leveranskvittensen ligger kvar tills den åtgärdas i systemet. Fakturan kommer att försöka matcha mot ordern, men eftersom ingen leveranskvittens är gjord så går det inte. Beställaren får ett mail om att en faktura har kommit och fråga efter en leveranskvittens. Fakturan kommer inte att gå till betalning om leveranskvittens inte görs. Nej, det spelar ingen roll. Huvudsaken är att man kvitterar rätt varor och rätt antal/mängd så att fakturan har korrekt information att matcha mot. Beställningarna finns kvar under flikarna Tidigare beställningar och Leveranskvittens för att man ska kunna söka sina tidigare beställningar. De kommer att ligga kvar under lång tid. Det finns ingen tidsbegränsning satt hur länge beställningarna ligger kvar i Proceedo, vilket innebär att alla gamla beställningar kan hittas. Nej, men fakturorna ska attesteras av attestanten för resp. ansvar/kostnadsställe. och : E-handel Läkemedel Proceedo 4

5 Kommer de som är attestanter inte att kunna beställa läkemedel? Kommer Övriga beställare i Folktandvården att kunna göra Vem får påminnelsen att leveranskvittens ska göras hos Folktandvården, Behörig eller Övrig beställare? Måste den som får behörighet för enbart leveranskvittens vara sjuksköterska? Ekonomi Hur vet jag vilket ansvar/kostnadsställe som jag ska ange? Är det inte samma som vi konterar andra beställningar på? Är avgiften för akutbeställningar per rad eller per beställning? Vad händer med orderradsavgift om det blir delad leverans blir det en extra radavgift då? Blir det alltid radavgift på beställningar av vacciner om man beställer via Proceedo? Framgår pris av följesedeln? Fakturor & attest Fakturor hanteras av två personer på mottagningen. Ska fakturor gå för godkännande innan de attesteras? Kan en attestant av läkemedel göra beställning om någon annan gör Kan jag som är attestant beställa läkemedel om någon annan gör Jo, den som är attestant och fått behörighet att beställa läkemedel kan göra alla moment utom leveranskvittens. Ja. Övriga beställare kommer att kunna göra leveranskvittens. Övriga beställare som är attestanter kommer inte att kunna göra leveranskvittens. Påminnelsen går till Behörig beställare. Nej, eftersom den personen bara kan göra leveranskvittens i Proceedo och inget annat. Det går inte att svara generellt på vilket ansvar/kostnadsställe som ska användas. Fråga närmaste chef eller berörd klinikekonom. Avgiften är per orderrad. Orderradsavgiften kommer på första delleveransraden. Det tillkommer en radavgift vid beställning av vacciner som levereras från Apotek Hjärtat. När beställaren väljer en annan leverantör i Proceedo tillkommer ingen radavgift. Nej. Fakturagranskning utgår vid införandet av Elektronisk handel, då den ersätts av leveranskvittens. Ja. Ja, det går bra! Attestanter kan göra allt i en beställning utom leveranskvittens. och : E-handel Läkemedel Proceedo 5

6 De som redan har inloggning i Proceedo (för fakturor) kommer deras inloggning att uppdateras eller får de två olika? Många tandläkare som är behöriga beställare attesterar även fakturor för läkemedel. Hur blir detta i Proceedo? Kan Övriga beställare göra leveransgodkännande? Övrigt Hur ser det ut i Proceedo när ett läkemedel är restnoterat? Är det samma brytspärrar på vissa produkter som tidigare? T.ex. Alsolsprit och Klorhexidin? Vilket ordernummer kommer att finnas med på följesedeln från Apotek Hjärtat? Finns ett maximalt antal mallar man kan lägga in i Proceedo? Är det möjligt att specificera leveransdatum på beställningen? Kan man framdatera leveransdatum? De har kvar samma inloggning. Det kommer att se annorlunda ut eftersom man får fliken Inköp. Vissa kommuner och Övriga beställare kommer att få två olika inloggningar. Den som attesterar fakturor kan inte göra inleverans. Inleverans kan då göras av Övrig beställare eller av annan Behörig beställare på enheten som inte är attestant. En Behörig beställare som är attestant kan inte heller ta upp en påbörjad beställning som en Övrig beställare har gjort. Den Behöriga beställaren kan då själv göra en beställning och skicka till apoteket. Ovanstående är konsekvenser av Landstinget Sörmlands attestreglemente. Det finns i produktkatalogen en markering, en gul varningstriangel, för restnoterade varor. Är läkemedlet redan beställt framgår det av orderbekräftelsen. Om inte apoteket har en vara på lager kan det vara så att man måste köpa en större mängd, en transportförpackning av varan eller läkemedlet. Vad gäller Alsolsprit eller Klorhexidin så är det inga brytspärrar enligt Apotek Hjärtat. Både ordernumret i Proceedo och Apotek Hjärtats ordernummer kommer att finnas med på följesedeln. Nej. Vid beställning av läkemedel från apoteket finns ingen meddelandefunktion. Om särskilda önskemål om leverans finns kontakta Apotek Hjärtat på tel Däremot ska, vid beställning av vacciner från andra leverantörer än apoteket, alltid önskat leveransdatum anges. och : E-handel Läkemedel Proceedo 6

7 Hur ska man markera en produkt som inte ska bytas ut av apoteket? Hur gör man om ett läkemedel inte ska bytas ut av apoteket? Vilken version av Java rekommenderas för att Proceedo ska fungera? Man kan ta ut viss statistik ur WebbAbest. Kommer man att kunna det även i Proceedo? I Proceedo finns ingen meddelandefunktion till apoteket. Om ett läkemedel eller en vara inte får bytas ut till upphandlad vara vid ett enskilt tillfälle måste Apotek Hjärtat kontaktas per telefon Den senaste version av Java rekommenderas alltid, vilken nu är version 8. Java 7, uppdatering 65 fungerar inte p.g.a. felaktig applet-hantering i den versionen. Ni kan använda ner till Java 6, men kommer då att få varningar. Oracle uppdaterar inte version 6 längre. Proceedo har statistikfunktioner. Vi jobbar också på att föda BORIS som idag ger samma information som WebbAbest. och : E-handel Läkemedel Proceedo 7