Nätverksmöte Välkomna! Nätverksmöte

Transkript

1 Nätverksmöte Välkomna! Program: Nätverksmöte Inledning Visning nya produktwebben Nyheter i Raindance Fika i Navet (förflyttning via innergården) Periodiseringar ASP och KAIA Presentation av SciLife lab och mingel i Navet (förflyttning via innergården) 1

2 Produktwebben Göran Henriksson Emma Fridsjö Nyheter i Raindance Maud Tellström 2

3 Versionsbyte i Raindance Nyheter vid höstens och vårens versionsbyten Vid senaste bytet uppgraderades Raindance till version 2013 Höst Innan versionsbytet testas den av avd för ekonomi och upphandling Bytet godkänns av Claes Nilsson E-post till granskare/attestant På leverantörsfakturor i portalen kan e-post skickas till granskare och attestant från konteringsfliken E-post-adress tas från användarregistret och fakturanumret kommer automatiskt i ämnesraden 3

4 Felmeddelande vid signering Tydligare felmeddelande vid signering (attest) i portalen Syns i inkorgen och i cirkulationsfliken Vanliga orsaker som kan stoppa faktura/bokföringsorder: förfallodatum infaller på en helgdag. belopp kvar att kontera och ingen kvar att cirkulera till. Tidigare fakturor på leverantör Konteringsfliken - visa leverantörens tidigare fakturor och konteringar Endast de fakturor som du har konterat eller attesterat visas Klicka på Visa tidigare fakturor 4

5 Fakturorna visas i fönstret Tidigare fakturor för leverantör:... Genom att klicka på blå pilen visas konteringen för fakturan Genom att klicka på fakturaraden visas fakturabilden Cirkulationsmallar Strukturen på 6-ställiga Cirkulationsmallar/ Referenskoder ändrad till 3 siffror och 3 bokstäver/siffror För att underlätta hanteringen av de 6-ställiga mallarna kan mallar sättas upp för institutionens avdelningar och funktioner personlig referenskod överlåtas till en annan användare Fundera över om ni kan automatisera fler flöden på institutionen. Kontakta oss så hjälper vi gärna till! 5

6 Söka in cirkulationsmall I cirkulationsfliken söks cirkulationsmall in med hjälp av förstoringsglaset. Cirkulationsmallar ligger i en separat flik och lägg gärna de du använder i fliken Favoriter Importera verifikation För att kunna importera verifikationsrader på bokföringsorder/faktura i portalen måste du inte längre utgå från en verifikation i portalen Blankett EA10 är uppdaterad med kolumnerna Radnr och Radtypnr för att den ska kunna användas i portalen 6

7 Övriga förändringar Ekonomiadministratör markeras med en stjärna (*) efter namnet underlättar sökning vid cirkulation i portalen Alla som har behörighet till classic och bokföringsportalen ser alla typer av verifikationer Tiden för att låsningsrutan visas i classic är höjd till 30 minuter. Samma som automatiska utloggningen i portalen Övriga förändringar Institutionen sänder utländska leverantörsfakturor direkt till skanningsföretaget Faktureringsadressen ska även fortsättningsvis vara institutionens adress Utländska fakturor ska märkas med Utland på kuvertet el vara tydligt särade från de svenska t.ex. i märkta mappar Adressen till skanningsförtaget ändrades i maj till: Uppsala universitet FE Frösön 7

8 Översyn av behörigheter Pågår en översyn av behörigheterna till Raindance Rollistan för portalen håller på att omarbetas Uppgifterna i nuvarande rollista flyttas till den nya av avd f ekonomi och upphandling Tips & Trix Engelska lathundar för granskare och attestanter Engelsk text på ledtexter och rubriker i portalen ändras i Inkorgen via Mina inställningar och fliken Allmänt Ekonomiadministration, del 6 8

9 Tips & Trix Kortkommandon i portalen Alt+1 - fliken Kontering Alt+2 - fliken Cirkulation Alt+C kopiera en kod från föregående konteringsrad Alt+Q sök kod när du står i ett konteringsfält/ sök användare i cirkulationen Underlätta sökningen genom att ange del av koden + stjärna (*) Tips & Trix Summering av rader i verifikation eller huvudboksanalys På en verifikation kan ett antal rader markeras för att sedan summeras Höger-klicka på kolumnrubriken Utfall och välja Summera markerade rader Längst ned i bild visas då en gulmarkerad rad med summeringen. Samma funktion finns i HBA för summering av saldorader. 9

10 Det går inte att visa bilden för tillfället. Det går inte att visa bilden för tillfället Delsummera i verifikation/hba Klienter i classic Classic windows-klient: Den klient vi har använt längst Kommer försvinna i samband med att vi under hösten byter till Bas4 Classic javaklient: Den klient vi rekommenderar Hämtas på sidan: Eller använd den inbäddade klienten i portalen som du hittar under fliken Avancerat 10

11 Javaklienten - snabbfunktioner F11 F12 Snabbtangenten F11 fungerar för att aktivera kommandoträdet och F12 för kommandovalsfältet under kommandoträdet. Javaklienten överföring till Excel I HBL (HuvudBoksLista) förs listan över till Excel vid valet Export till Excel 11

12 Javaklienten förhandsgranska lista Vid sökning i t.ex. HBL visas listan i fliken preview vid valet förhandsgranskning Listan finns kvar om du går tillbaka via fliken main I fliken main kan ny sökning göras/nytt kommando väljas. Listan finns kvar under preview tills fliken stängs/avbryts eller ny sökning med förhandsgranskning Byte till BAS4 Raindance Server Plattform (BAS) kommer bytas under hösten från BAS3 till BAS4. Windowsklienten försvinner i samband med bytet Använd därför Javaklienten i fortsättningen 12

13 Kaffepaus Kaffe serveras i Navet, följ Anna Lidin som visar vägen igenom innergården. Periodisering Hanna Mörtberg och Edrun Eriksson 13

14 Periodisering 12 perioder framåt öppna redan nu Periodsaldoöverföring varje natt Endast rak periodisering, dvs beloppet fördelas lika över perioderna Endast icke statliga leverantörer än så länge Periodisering Tre steg 1. Börja med att kontera din kostnad som vanligt. Har du kostnader som inte ska periodiseras bokar du dem först. Samma sak med anläggningstillgångar och korttidsinvesteringar. 14

15 Periodisering Tre steg 2. Forstätt sedan med att byta till radtyp PERIOD och fyll på med det belopp som ska periodiseras, både debet och kredit. Periodiseringskonton hittar du i kontoplan för periodisering Periodisering Tre steg 3. Slutligen fyller du i vilka perioder du vill periodisera. Därefter attesteras och signeras fakturan som vanligt. 15

16 Periodisering Denna verifikation är bara en mall. Syns inte i huvudboken! Periodisering Slutkonteringen i classic. OBS status på verifikationen. 16

17 Slutkonteringen i classic. Periodisering Periodisering I verifikation för slutkontering finns knappen Visa periodiseringsverifikationer 17

18 Periodisering Klickar du här visas alla verifikationer som hör till periodiseringen Periodisering Här är verifikationen som skapas i första perioden. Här visas hela kostnaden och hur mycket som periodiseras till övriga perioder. 18

19 Periodisering Nästa verifikation är den periodiseringsverifikation som skapas i nästa period O.s.v. beroende på hur många månader som periodiseringen ska fortgå. ASP - affärssystemprojektet Edrun Eriksson 19

20 ASP - affärssystemprojektet Projektgrupp: Hanna Mörtberg, Margareta Uvhagen, Ellen Leijon, Thomas Davidsson, Marcus Phersson, Markus Jardemalm och Edrun Eriksson Arbetsgrupp: Åsa Constanda, statsvet inst, Maria Nordengren, inst f teknikvet, Annika Ahlin, inst f kemi (ångström), Jeanette Riis, jur inst Shila Kermani, IGP ASP - affärssystemprojektet Träffat tre leverantörer: Unit4 Agresso AB - Agresso-S KMD Sverige HB - KMD Opus-S CGI - Raindance, Agresso-S och KMD Opus-S upphandlade av ESV och kan avropas. EFH är inte med i ramavtalet utan det finns i ramavtal för e-handel (inköp mm) Alla systemen har budgetmodul men täcker det behoven? 20

21 Avropa eller upphandla? Vad händer nu? 1. Ställa samman skriftliga frågor till de tre leverantörerna Budget, ev träffa leverantörerna igen för en djupare demo EFH, fakturaflödet, lokal skanning, attestregler Prestanda, hur ofta uppdateras 2. Arbeta med olika processer inom ekonomi- och budgetområdet Vilka processer behöver särskilt belysas? Dra nytta av de olika delflödena i KAIA-projektet där många processer kartläggs. 3. Lämna ett beslutsunderlag till styrgruppen. 21

22 KAIA Hanna Mörtberg KAIA Ekonomienkät 2014 Nätverksmöte 4 juni,

23 Syfte med enkäten Underlag för förbättringsarbete inom UU Uppfattning om hur många heltider som arbetar med ekonomiadministration och vilka arbetsuppgifter man utför Frekventa resp. sällananvändare finns det mönster? är organisationen optimal? Vilka och hur många system arbetar man i Fånga upp signaler om förbättringsområden och hur dessa ska prioriteras Fånga in synpunkter på hur man idag är organiserad (central / lokalt) Antal utskick: 315 Antal svar: 221 Svarsfrekvens: 70% Svarsfrekvens Omräknad svarsfrekvens*: ca 94% *exkl tjänstlediga, långtidssjuka, de som uppgett att de inte arbetar med ekonomi o likn. 23

24 Bakgrund Genomsnittlig tjänstgöringsgrad är 95%. De allra flesta arbetar alltså heltid 36 personer(18%) arbetar på mer än en orgenhet 67 % har mer än 10 års erfarenhet av ekonomiadministration Nästan 50% har arbetat mer än 10 år med ekonomi här på UU! 70 Det finns 37 olika titlar för ekonomiadministration

25 Andel personer som arbetar med annat än ekonomiadministration Förutom ekonomiadministration arbetar 42% också med löneadministration 12% med studieadministration 10% som chef/arbetsledare 55% med reseräkningshantering 56% med övrigt-övrigt 55% 56% 10% 12% 10% Personal och löneadministration Studie och kursadministration Chefsskap Reseräkningar Övrigt Många ekonomiadministratörer arbetar även med andra arbetsuppgifter Antal heltider Ekonomiadm (inkl chefstid) 159 Löne och personaladm 14 Studie och kursadm 5 Hantering reseräkningar 8 Möten och utbildningar 11 Övrigt 16 ANTAL HELTIDER 213 Ekonomiadministration uppgår till 159 heltider på UU Övrigt: exempelvis lokalbokning, disputation, ordna konferenser, skyddsombud, webb, beställning kontorsmaterial, boka resor m.m 25

26 Vad gör vi? Antal heltider som arbetarmed olika områden Kontraktshantering Antal personer som arbetar med kontraktshantering: 123 Antal heltider: Kontraktshantering frekvens Dagligen Några dagar i veckan Några gånger i månaden Enstaka gånger per år Aldrig 26

27 Hantering av anläggningar Antal personer som arbetar med anläggningar: 152 Antal heltider: Hantering av anläggningar frekvens Dagligen Några dagar i veckan Några gånger i månaden Enstaka gånger per år Aldrig Stöd till forskare, lärare och övriga verksamma personer avseende EU-projekt Antal personer som arbetar med EU-projekt: 91 Antal heltider: Stöd avseende EU projekt frekvens Dagligen Några dagar i veckan Några gånger i månaden Enstaka gånger per år Aldrig 27

28 Antal personer som arbetar med leverantörsfakturor: 204 Antal heltider: 30 Antal sällan / frekventa användare: Leverantörsfakturor 120 Hantering av leverantörsfakturor frekvens Dagligen Några dagar i veckan Några gånger i månaden Enstaka gånger per år Aldrig Stöd till organisationen Antal personer: 178 Antal heltider: 38 Frekvens: Antal heltider Stöd till ledning Stöd till forskare EU 28

29 Antal användare av olika system - frekvens Året Månaden OFTA Antal system 1 Antal system per medarbetare Antal personer 35 29

30 Antal personer som svarade: 129 Antal kommentarer om olika områden: 158 Hemsida MP; 3 Organisation/arb. uppg.; 7 Utbildning; 3 Fungerar bra Allmänt/övrigt; 16 Budget; 6 Ekonomisystemen ; 46 Arbetsflöden/ruti ner; 5 Support från avd ek o upph; 41 Rapporter; 5 Kompetens o samarbete inom egna avd/org/enh; 20 Information, dokumentation; 6 Öppna frågor fungerar bra Allmänt/övrigt Jag tycker att det mesta flyter på bra med tanke på de varierande arbetsuppgifterna jag har. Är det något som man kör fast på så får man snabbt hjälp av kollegor eller från ekonomiavdelningen. Tycker nog att det mesta fungerar väldigt bra. Ekonomisystemen Raindance känns som ett mycket pålitligt verktyg, ett tryggt program med väl uppdaterad information om kunderna etc. Raindance är i stora delar bra och snabbt att jobba i. Budget Budgetering under hösten Arbetsflöden, rutiner Bokslut, löpande redovisning överlag Support Kontakten med Avd för Ekonomi och upphandling och det stöd vi får fungerar generellt mycket bra. Stödet i bokslutet är jättebra och ofta får vi snabb hjälp när vi ber om det under året från ekonomiavdelningen. Samarbete inom enheten Jag tycker samarbetet med forskare och ledning fungerar bra. Vi har skapat bra rutiner. Vi täcker upp för varandra och hjälps åt. Har en öppen och rak dialog. Närhet och kontakt med prefekt, kollegor och övrig verksamhem. Stödet i bokslutet är jättebra och ofta får vi snabb hjälp när vi ber om det under året från ekonomiavdelningen. Som ny tycker jag att det finns bra lathundar och förklarande beskrivning till hur saker och ting ska göras Bokföring via portalen. 30

31 Antal personer som svarade: 129 Antal kommentarer om olika områden: 258 Samarbete, kommunikation; 8 Organisation/arb.u ppg; 7 Information; 1 Hemsida, information, dokumentation ; 22 Regler; 3 Fungerar mindre bra Support från avd ek o upph; 18 Utbildning; 3 Allmänt/övrigt; 7 Arbetsflöden/ rutiner; 37 Ekonomisystemen; 142 Allmänt, övrigt Det dyker ju hela tiden upp nya saker som inte är självklart hur jag skall lösa men genom samarbete och utbyte av kunskap inom institutionen så löser det sig alltid. Öppna frågor fungerar mindre bra Arbetsflöden, rutiner Dåliga eller inte existerande rutiner för vad som gäller för vidarefakturering dvs reskostnader som universitetet tar emot i form av en faktura som sedan skall vidarefaktureras en forskare t ex. Vi agerar bank och momsredovisningen blir fel. Hemsida, information, dokumentation Svårt att få användarna att läsa information som skickas ut exempelvis angående budget, frågor till AEU skulle kunna undvikas genom att administratörer läser informationen. Se över alla dessa olika titlar som finns inom universitet (i synnerhet ute på institutionerna) som arbetar med samma sak. Ekonom, ekonomiadministratör osv. Support Tillgängligheten vid ek avd. Svårt att få tag på personer. Organisation Är ensam ansvarig för Euredovisningarna och har ingen som täcker upp vid tex sjukdom. Skulle även vara skönt att ha någon kollega att bolla och samarbeta med när det gäller EU redovisningarna. Detektivarbete avseende fakturor, inbetalningar m.m. Ofullständiga uppgifter från forskargrupperna när man ska fakturera, lämna in redovisningar m.m. Det är mycket tid som går åt att söka information och framförallt vänta på svar från forskare, externa personer eller hjälp från ekonomiavdelningen. Dessutom jobbar inte alla ekonomiadministratörer på samma sätt, Det finns ingen rutin eller struktur. Det vi har gemensamt är våra program. Personalkonteringar. Lärare, forskare ändrar sina konteringar alltför ofta. Hemsidan. Svårt att hitta. Svårt att hitta informationen på hemsidan. Ni kunde ordna genomgångar en gång per termin. Samarbete, kommunikation Ibland kan gapet mellan ekonomiavdelningen och institutionen kännas stort och det gäller främst när nya rutiner ska sättas igång ofta är det inte alls anpassat efter institutionernas verklighet. Involvera oss gärna mer! Kanske skulle ny personal alltid göra studiebesök på en institution som en del av sin upplärning för att förstå hur vi jobbar. Det är otydligt vad vilka arbetsuppgifter olika ekonomipersonal förväntas göra vad ska en ekonom göra och vad ska ek.ass göra, tex. Samarbete mellan enheter inom förvaltningen. 31

32 Fungerar mindre bra med ekonomisystemen Anläggningar; 2 GLIS; 1 Inköp; 1 UU plus / Budget; 36 KDB; 11 Mängden system; 5 Prestanda; 4 Primula; 16 Uppföljning, rapporter; 19 Raindance; 23 Systemintegration; 18 System allmänt; 6 Allmänt... smått antikt ekonomisystem i vissa avseenden. För mycket papper genereras. Många olika system att hantera. Många olika lösenord. Håller på att förbättras. Önskvärt att de olika systemen 'samkörs' mer. En del system är bra men kan förbättras betydligt ex Glis. Otydliga rutiner och system, bristande transparens mellan systemen som gör det svårt att förklara på bra sätt för inblandade Rapporter För ekonomiarbetet finns inget bra uppföljningssystem. I Raindance saknas möjligheten att följa ett projekt över åren, dvs projektredovisning inkl budgetuppföljning per projekt saknas. Fungerar mindre bra med ekonomisystemen; funktionalitet och rutiner 142 kommentatarer KDB KDB fungerar dåligt när man har kontrakt där man rekvirerar/fakturerar efter förbrukning eller där man har annan periodicitet (ex 18 månader). KDB svårt att använda. Budget kut behov finns av en projektbudget där även utfall kan importeras från Raindance. UU plus är inte särskilt användarvänlig. Anläggningar anläggningsregistret bör utvecklas så att man slipper ha dubbla system för att hålla reda på garantier och serviceavtal I stort sätt allt som har med lönekontering att göra. Flytt av lön i Primula borde vara möjligt oftare än en gång per månad. Man borde också kunna göra en flytt av flytten (kan behövas i bland vid dålig planering av projektansvarig). Det kanske går men personalavd. säger att det kan bli fel. Raindance Raindanceportalen kunde vara bättre. Ofta långsam. Mycket uppdateringar. Kortkommandon Komplicerat söka fakturor i Classic. Tekniska problem med Raindance och UU plus. Raindance classic hänger sig, historieken i portalen går ibland ej att nå, fakturorna i portalen syns inte etc.. Primula vs Raindance de borde prata med varandra 32

33 Borde ägna mer tid åt Antal personer som svarade: 109 Antal kommentarer : 162 Effektivisera rutiner; 4 Övrigt; 25 Utbildning; 4 Rapportering; 6 EUredovisning; 7 Inläsning 4% Analys & uppföljning; 58 Forskarstöd; 16 Prognos; 15 Budgetering; 7 Ledningsstöd; 11 Kategori Övrigt: t ex Presentationer, KDB, arkivering, kalkylering Borde ägna mer tid åt Mer fokus på analys, prognos och djuplodande underlag till verksamhetsföreträdare och prefekt samt forskare. Uppföljning och kvalitetssäkring. följa upp ekonomi, långtidsplanering av ekonomi, mera stöd till forskare Mer analys av hur pengarna används för att effektivisera arbetet och hjälpa forskarna med flerårsbudgetar. Uppföljning generellt men framförallt i ett flerårsperspektiv. Budgetering, analys och uppföljning uppföljning av projekt Ha tid att gå igenom saker och ting i lugn och ro framförallt externa projekt och uppföljningar och analyser i allmänhet Kostnadsberäkningar, vad kostar olika kurser exempelvis. Samarbete med studierektor/ledning vid beräkningar för anställningar osv Jag skulle vilja ägna mer tid till presentation, rapportering, prognoser, budgetering, bygga upp modell och struktur så alla jobbar på samma sätt, kvalité i arbetet. Projektadministration och Euredovisning Budgetering och budgetuppföljning Det är bra som det är. 33

34 Tydligare riktlinjer; Redovisning; 5 6 EU projekt; 8 Inköp; 7 Anläggningar; 5 Antal personer som svarade: 117 Antal kommentarer om olika områden: 208 Om man skulle prioritera att utveckla/effektivisera 3 arbetsmoment, vilka skulle det vara? KDB; 9 Övrigt; 30 Uppföljning, budget, prognos; 81 Primula, löner mm; 24 Fakturahantering; 37 Ekonomisystemet; 10 Systemintegrering; 13 Prioritera att utveckla/effektivisera 3 arbetsmoment, vilka? 208 kommentarer 34

35 Inköp 4 Anläggningar 3 Bokföringsaktivite ter 4 Övrigt 14 Antal personer som svarade: 108 Antal kommentarer om olika områden: 129 Centraliseras till AEU eller campus EU projekt 20 KDB 5 Leverantörsfaktur or 9 Små och/eller sällanuppgifter 9 Reseräkningar 10 Inget 20 Löne/personalad ministration 5 Kategori Övrigt: t ex SINK hantering, arkivering, alla ek adm ska tillhöra AEU. Utlokaliseras till institutioner: endast 3 st svar (t ex öppna/passivmärka projekt). Vet ej: 23 svar. Öppna frågor centralt / lokalt EU rapportering/ansökningar. Jag tror man behöver jobba med detta nästan dagligen för att kunna ge bra stöd, på Inst nivå blir det för sällan för att man ska kunna ge bra stöd. För tillfället kan jag inte se någon fördel med att flytta något över huvud taget. Saken är den att närheten till forskarna är a och o. Samtliga ekonomiuppgifter bör utföras av kvalificerade ekonomer. Transaktionsarbete bör centraliseras och kvar ute på enheterna finnas analys och controllerarbete, stöd till prefekter etc. EU proj admin på central nivå. Allt stöd till prefekt och forskare måste ske på lokal nivå, vilket skulle underlättas om interaktionen mellan de olika datasystemen skulle fungera. Svårt att säga men jag upplever att ekonomiadministratörerna över lag är 'ensamarbetare' med allt vad det innebär. Dessutom riskerar de att hamna i obekväma situationer gentemot sina överordnade (prefekt eller motsvarande). Jag tror att det skulle underlätta om de istället hade möjlighet att sitta fler tillsammans och om de tillhörde den centrala ekonomiavdelningen istället för respektive institutionen. Jag tycker inte mina arbetsuppgifter skulle utföras effektivare på en annan nivå, eftersom jag är mer insatt än någon annan i mitt område som helhet. Men VEM kan vara mer effektiv än jag! Kanske UU som helhet skulle bli effektivare om administrationen på alla institutioner jobbade mer lika. 35

36 Vad händer nu? Analysen fortsätter Resultat av analyser kommer att presenteras på MP, ex.vis nedbrutet på fakultet, små/stora org enheter etc. I den mån det finns flöden i KAIA som berörs, tas resultatet från enkäten i KAIA Prioritering och översyn av resultatet. Hur ska de hanteras? Ska ytterligare områden tas in i KAIA? Mingel i Navet Tack för er medverkan! 36