Kaia - kvalitetsarbete i administrationen Stormöte 23 april 2015

Transkript

1 Kaia - kvalitetsarbete i administrationen Stormöte 23 april 2015

2 Agenda Inledning KAIA allmänt Statusrapportering KAIA ekonomi alla delflöden Fokusområde: Projektredovisning och uppföljning EU Målbild Bakgrund Nuläge Förslag på scenarior Bordsdiskussion

3 Information och diskussion utifrån våra olika perspektiv Syfte

4 Områden inom KAIA IT-verksamhet Ekonomiadministration Studieadministration Personal- och löneadministration

5 Projektet ska Gemensamma verktyg och arbetsmetoder Kartlägga arbetsflöden Identifiera behov och föreslå förbättringar Nyckeltal Projektdirektiv Implementera förändringar Definiera och identifiera behov av basadministration Kontinuerlig dokumentation Föreslå effektiviseringar

6 Projektet ska just nu Gemensamma verktyg och arbetsmetoder Kartlägga arbetsflöden Identifiera behov och föreslå förbättringar Nyckeltal Projektdirektiv Implementera förändringar Definiera och identifiera behov av basadministration Kontinuerlig dokumentation Föreslå effektiviseringar

7 Nästa Stormöte 11 juni Tema IT

8 Statusrapportering KAIA ekonomi

9 Kommer allt ekonomiarbete att centraliseras? Nej! Kommer det att bli några förändringar? Ja!

10 Delflöden KAIA Ekonomi Projektredovisning och uppföljning Redovisning av anläggningstillgångar In- och utbetalningar Support Leverantörsfakturor Inköp Löneadministration (med personalavdelningen) Hantering av avgiftsstudenter (med studentavdelningen)

11 Projektredovisning och uppföljning Budget och uppföljning mål: Input till en kravspecifikation till nytt budetsystem med möjlighet att budgetera på lägsta kostnadsbärare. Genomförda aktiviteter: Möten med arbetsgruppen Studiebesök Lämnat över till EASY Kommande aktiviteter: Upphandling

12 EU - mål: Projektredovisning och uppföljning Uppnå en hög kvalitet och effektivitet avseende finansiell administration av EU-projekt. Genomförda aktiviteter: Arbetsgruppsmöten Genomförda djupintervjuer Studiebesök andra universitet Gallup Kommande aktiviteter: Skapa nya mallar och rapporter Uppdatera och utveckla information Arbeta kring fråga om centralisering/delvis centralisering/ej centralisering

13 Projektredovisning och uppföljning Lön/ersättning bokföring/uppföljning Samarbete mellan AEU och personalavdelningen kring områden där det finns beroenden emellan avdelningarna Integration mellan systemen Reseräkningar Kontantutbetalningar

14 Mål: Redovisning av anläggningstillgångar Undersöka och föreslå förbättringar i processerna för hantering av anläggningstillgångar för att uppnå en så effektiv och redovisningsmässigt korrekt hantering som möjligt. Delflöden: klassificering av anläggningstillgångar, från faktura till anläggning, anläggning skapad i efterhand, pågående nyanläggningar, kvalitetskontroller i anläggningsregistret, flytt av anläggning, inventering Genomförda aktiviteter: Arbetsgruppsmöten med fokus på nu-läge Kommande aktiviteter: Genomföra systemförändringar om det är möjligt Komplettera instruktioner och rutiner Arbeta med frågan om hur vi kan kvalitetssäkra besluten om klassificering.

15 Mål: In- och utbetalningar Säkrare och effektivare betalningsprocesser. Delflöden inbetalningar: betalning via hemsida avgiftstudenter, inbetalningsfil från Nordea, kontanthantering, kortinbetalningar, konferensinbetalningar, donationer, egna plusgirokonton, checkar, valutakonton Delflöden utbetalningar: fil Nordea, fil SEB, internetbank, kontantkort, kontantutbetalningar, SPV autogiro, valutakonton Genomförda aktiviteter: Webbsida för betalning för avgiftstudenter Övergång till ICA bankens kontantkort Internetbank Arbetsgruppsmöten för de processer där fler intressenter är inblandade Kommande aktiviteter: Genomgång av kvarvarande delflöden

16 Kort - mål: In- och utbetalningar Att med en enkel, klar, tydlig och lättillgänglig samt känd riktlinje möjliggöra att kort endast används för avsett ändamål för de typer av kort UU tillhandahåller Genomförda aktiviteter: Arbetsgruppsmöten för att kartlägga organisationens behov av kort och för att diskutera riktlinjer AEU har gjort en utredning av inköpsmönstret för kort där UU har betalningsansvar Kommande aktiviteter: Skriva och besluta om riktlinjer

17 Mål: Support Öka servicegraden från ekonomienheterna på AEU. Genomförda aktiviteter: införande av ärendehanteringssystemet EASIT för frågor till Kommande aktiviteter: Besluta hur övriga frågor ska hanteras Använda frågebanken för att identifiera områden där informationsinsatser behövs

18 Mål: Leverantörsfakturor Översyn av flödet för att kunna förbättra rutinerna för hanteringen av leverantörsfakturor. Delflöden: övergripande fakturaflöde, ankomstregistrering, EFH vid institutionen, utländska fakturor, manuell registrering, påminnelser/inkasso, analys SSC Genomförda aktiviteter: dokumentation över flödet för leverantörsfakturorna arbetsgruppsmöten med genomgång av processerna Kommande aktiviteter: Fortsatta arbetsgruppsmöten med genomgång av processerna

19 Mål: Inköp Att se över flöde, rutiner och organisation i syfte att skapa högre kvalitet, bättre effektivitet och, om möjligt, högre grad av standardisering inom universitetet avseende inköp. Utgångspunkt för projektet blir det material som redan tagits fram inom ELIN och att utveckla den nylägesbeskrivning som finns där.

20 Projektredovisning och uppföljning Delflöde EU-projekt

21 EU - Bakgrund UU deltar i/har deltagit i 270 projekt inom Sjunde ramprogrammet FP7 Av dessa ska mer än var 3:e ha minst 1 revisionsintyg! Totalt budgeterat bidrag är ca 150 miljoner euro EU-kommissionen ställer en del specifika krav på dokumentation, t ex tidrapporter och detaljerade uppgifter om gjorda resor och övriga kostnader Universitetsdirektören skriver under kontrakten på delegation från rektor Personer på AEU skriver under den finansiella rapporteringen FormC på delegation från universitetsdirektören Innan AEU skriver under görs kvalitetssäkring av rapporteringen

22 EU - Bakgrund Åsikter från tidigare nätverksmöten: EU-projekt upplevs ofta som svårhanterade och tidskrävande EU-projekt bör hanteras på central nivå Önskar mer kunskap om EU-projekt En del institutioner har många EU-projekt, och har anpassat bemanningen efter det En del institutioner har få EU-projekt, man är sällananvändare, och har svårt att upprätthålla erfarenhet och kompetens

23 Enkät 2014: Vilka arbetsuppgifter anser du skulle bli mer effektiva om de utfördes på annan nivå (lokalt/centralt) eller av annan yrkeskategori än idag? Bokföringsaktiviteter 4 KDB 5 Anläggningar 3 Inköp 4 Övrigt 14 EU-projekt 20 (av 103 svar) Inget 20 Löne/personaladminis tration 5 Reseräkningar 10 Leverantörsfakturor 9 Små- och/eller sällanuppgifter 9 20 personer av de 103 som svarat anser att hantering av EU-projekt ska förändras i någon form

24 Antal personer Antal heltider Enkät 2014: Stöd till forskare, lärare och övriga verksamma personer avseende EU-projekt UU exkl AEU AEU Dagligen Några dagar i veckan Några gånger i månaden Enstaka gånger per år 83 Aldrig UU exkl AEU AEU Totalt 101 ekonomer och administratörer arbetar med EU-projekt Omräknat till heltider motsvarar det 7,5 tjänster inom UU!

25 Hög kvalitet och effektivitet avseende finansiell administration av EU-projekt Kunna göra rätt från början Erforderlig kompetens Minimera onödig tidsåtgång Bra information och rutiner Tydliga arbetsuppgifter och roller EU - Målbild Uppfylla revisionskrav, undkomma återbetalningskrav

26 EU - Nuläge Arbetsgrupp med representanter från AEU och fem institutioner: Fokus på effektivisering av processer, rutiner, rapporter och mallar Anna Sjölander, Annica Elm, Birgitta Magnusson, Daniel Johansson, Ellen Leijon, Eva Thulin, Helena Olsson, Maria Melin, Patrik Armuand, Tuulikki Simu Djupintervjuer med sex institutioner: Fokus på erfarenheter och förslag på förbättringar av arbetet Farmaceutisk biovetenskap / Immunologi, genetik och patologi Kemi Ångström / Fysik och astronomi Juridiska / Psykologiska

27 Intervju av EU-projektkoordinatorer: Fokus på erfarenheter och förslag på förbättringar Anders Alderborn, Anna Lobell, Titti Ekegren, Ulf Westerlund Intervju av andra lärosäten: EU - Nuläge Fokus på erfarenheter och hur man organiserar arbetet med EU-projekt KI, KTH

28 EU - Nuläge Sammanfattande synpunkter från intervjuer och projektgruppens arbete: Stödbehovet varierar beroende på organisering och antal EU-projekt Vill ha mer expert-stöd när UU är koordinator Viktigt att inte tappa den nära kopplingen till forskarna Viktigt att vara med i ansökningsfasen, budgeten Viktigt att ha genomgång med forskarna vid projektstart kring samfinansiering, personalplanering, planerade inköp av utrustning etc

29 Viktigt att följa upp EU-projektet löpande EU - Nuläge Kompetensen kring EU-projekt får inte försvinna på institutionen Vill ha förbättrade stödsystem för budgetering, rapportering och uppföljning Behöver få med Personal och UU Innovation i arbetet med EU-projekt, utöver AEU och Juridiska Lärosäten organiserar sig olika, t ex har KI ett Grants office där institutioner kan köpa stöd

30 EU - Nyläge Effektiva hjälpmedel för dokumentation och informationsinsamling, t ex nya rapporter och mallar Tydliggjorda roller och kompetenser Kvalitativt stöd när UU är koordinator eller motsvarande Olika organisatoriska scenarier Arbetet kommer fortfarande att behöva utföras finansiärens krav och regler kvarstår men det ska utföras effektivt!

31 Bikupa diskussion vid borden Frågor kring arbetssätt vad gäller den finansiella rapporteringen av EU-projekt Lokalt respektive centralt Roller och kompetens Fördelar och nackdelar Bygger på frågor som delades ut vid VINNOVAs informationsmöte om Horizon 2020, 14 okt personer var på mötet Gemensamt svar från Campus Polacksbacken 15 personer Ytterligare 7 enskilda svar