Intern miljörevisionrapport för Kungliga Tekniska högskolan(kth)

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Intern miljörevisionrapport för Kungliga Tekniska högskolan(kth)"

Helen Nilsson
för 6 år sedan
Visningar:

1 Kristina von Oelreich, Hållbarhetschef, KTH Intern miljörevisionrapport för Kungliga Tekniska högskolan(kth)

3 Kristina von Oelreich, hållbarhetschef, KTH 1 Information om revisionsbesöken 1.1 Datum, plats och deltagare Den interna miljörevisionen genomfördes under perioden Platsbesök genomfördes på samtliga skolor, förvaltningen och KTH:s ledning. Miljörevisorer och övriga deltagare var: Kristina von Oelreich, revisionsledare, krvo@kth.se Jonatan Henschen, miljörevisor, hens@kth.se Per G I Wehlin, miljörevisor, pgiwe@kth.se Jannica Häggbom, miljörevisor, jhaggb@kth.se Sabine Micksäter, miljörevisor, sabinemi@kth.se Leon Giles, miljörevisor, lgiles@kth.se Göran Sjöblom(Envima)goran.sjoblom@envima.se Anna Flisberg (Envima AB), anna.flisberg@envima.se Övriga deltagare från KTH Sustainability office: Karin Larsdotter, projektledare forskning, karinlar@kth.se Hélène Hermansson-Järvenpää, projektledare utbildning, heleneh@kth.se 1.2 ISO-standard och bindande dokument Granskning har utförts utifrån kraven i miljöledningsstandarden ISO 14001:2015. Vissa fokusområden inför omcertifieringen valdes ut. Innan revisionstillfällena genomfördes en så kallad deskreview som innebar en granskning av följande dokument och webbsidor: - Bindande krav-lagar och förordningar och lagrevision i webbverktyget Laglistan. - Rutiner inom miljöledningssystemet. - Övergripande- och detaljerade mål och handlingsprogram för förvaltningen och skolorna. - Rapporter från senaste interna miljörevisionen. - Rapporter från senaste externa miljörevisionen. - Protokoll från senaste Ledningens genomgång. - Intranätssidor med avseende på miljöledning. 1.3 Omfattning av miljörevisionen Miljörevisionen omfattade valda delar av verksamheten med fokus på områden i nya ISO-standarden som utgör grund för omcertifieringen i april Områden som reviderades var; ledarskap och åtagande, omvärlds- och intressentanalyser, risker och möjligheter, arbetet med hållbarhetsmålen och uppföljningen av dessa, integrering av miljöarbetet i vissa verksamhetsprocesser och arbetssätt. De processer som reviderades var planering och uppföljning, stöd, verksamhet och utvärdering, upphandling och inköp, HR och utbildning, processen för ständiga förbättringar och hantering av avvikelser och förbättringsförslag. 1.4 Intervjuade funktioner De funktioner som intervjuades var följande: Rektor Vicerektor får hållbar utveckling Förvaltningschef och berörda avdelningschefer respektive medarbetare på förvaltningen 1 (4)

4 Kristina von Oelreich, hållbarhetschef KTH Hållbarhetschef och medarbetare på KTH Sustainability Office Berörda skolchefer, vice skolchefer, avdelningschefer och administrativa chefer Grundutbildningsansvariga (GA) Programansvariga(PA) Forskarutbildningsansvariga (FA) Representant från den Akademiska referensgruppen Infrastrukturansvariga Kemikalieansvariga, KLARA-administratörer? Miljöombud Inköpsansvariga HR chefer Avdelningschefer Ekonomiansvarig Ansvariga för resor 1.5 Syfte Syftet med miljörevisionen var att revidera KTH:s miljöledningssystem, miljöprestanda och de fokusområden som valts ut inför omcertifieringen. 2 Genomförande KTH Sustainability Office genomförde en intern miljörevision med en revisionsledare och 6 miljörevisorer under perioden till Den interna miljörevisionen genomfördes på samtliga skolor, förvaltningen och av KTH:s ledning. Miljörevisionen genomfördes under en halv dag per skola, för förvaltningen och för ledningen en timme. Under revisionen genomfördes planerade intervjuer med ovan nämnda funktioner (under punkt 1.4). Inför platsbesöket granskades befintlig dokumentation kopplad till miljöledningssystemet, en så kallad deskreveiw. Syftet var att inför revisionstillfället verifiera att rutiner och styrande dokument fanns framtagna och uppdaterade. Både den direkta och indirekta miljöpåverkan reviderades på skolorna och förvaltningen. Syftet var att tyddliggöra att miljöledningssystemet för skolorna och förvaltningen omfattas av både den indirekta miljöpåverkan (utbildning, forskning, samverkan) och den direkta miljöpåverkan (campusfrågor, tjänsteresor, upphandling m.m.). Miljörevisorerna fick ett positivt mottagande av representanterna för de reviderade enheterna. Revisorerna inledde revisionstillfällena med att ge en bakgrund till varför KTH genomför dessa och med att tydliggöra att miljörevisionen och dialogen som förs är ett led i förbättringsarbetet. Miljörevisionen har gett KTH Sustainability Office en god överblick av hur samtliga skolor och förvaltningen arbetar, vilka åtgärder som behöver vidtas inför omcertifieringen, var förbättringar kan ske och var det finns ett behov av ökat centralt stöd till skolorna och förvaltningen avseende miljö- och hållbarhetsarbetet. Miljörevisionen resulterade i totalt 87 positiva iakttagelser, 22 avvikelser och 95 förbättringsförslag (se bilaga 1-3.). 2 (4)

5 Kristina von Oelreich, hållbarhetschef KTH Övergripande resultat - Fokusområden I samband med den interna miljörevisionen framkom följande: Ledarskap och åtagande: Chefer på institutions/avdelningsnivå och förvaltningen behöver bli mer involverade i miljöledningsarbetet. Omvärlds- och intressentanalyser: Behöver genomföras ytterligare på ledningsnivå, inom skolorna och förvaltningen. Integrering av miljöarbetet i verksamhetens processer och arbetssätt: Relevanta roller och funktioner behöver uppdateras inom ramen för miljöledningssystemet. En översyn behöver ske hur miljöledningsarbetet kan centraliseras. Risker och möjligheter: Behöver kartläggas ytterligare på ledningsnivå, inom skolorna och inom förvaltningen. Arbetet med hållbarhetsmålen och uppföljningen av dessa: Översyn sker avseende de indikatorer som ska användas för uppföljning av hållbarhetsmålen vid ledningens genomgång Ständiga förbättringar: Öppna avvikelser och förbättringsförslag behöver stängas inför omcertifieringen. Central utbildningsplan: Behöver tas fram för olika roller och funktioner inom KTH. KTH:s miljöledningssystem De nya skolorna kommer att inför omcertifieringen, i samverkan med KTH Sustainability Office, ta fram nya rutinerhandlingsprogram för att bidra till att KTH:s hållbarhetsmål nås samt genomföra workshops avseende risk/omvärlds- och intressentanalyser. KTH Sustainability Office kommer att stödja förvaltningen och de skolor som inte omfattas av skolsammanslagningen i arbetet med att ta fram nya rutiner, se över handlingsprogram för att nå hållbarhetsmålen och hålla i workshops avseende risk/omvärlds- och intressentanalyser inför omcertifieringen. Inför omorganisationen har hållbarhetschefen i dialog med skolorna och förvaltningschefen lyft behovet av en ökad centralisering av miljöledningsarbetet. Syftet är att skapa förutsättningar för att mer enhetligt och effektivt att integrera miljöledningssystemet i linjeorganisationen. KTH:s miljöprestanda När det gäller uppföljning av KTH:s miljöprestanda utifrån de hållbarhetsmål som finns upprättade för , behöver de indikatorer och nyckeltal som finns beslutade användas i större utsträckning i samband med att skolorna och förvaltningen genomför ledningens genomgång. Det är svårt att följa upp om miljöprestandan har förbättras för hela KTH, då skolorna arbetar på olika sätt med hållbarhetmålen. 3 (4)

6 Kristina von Oelreich, hållbarhetschef KTH Nuvarande arbete med hållbarhetsmålen och dess indikatorer ses över av Sustainability Office inför uppföljning av KTH:s utvecklingsplan och inför uppföljning av hållbarhetsmålen på ledningens genomgång. Översynen sker i samverkan med skolorna och förvaltningen. Bilagor Bilaga 1: Lista över positiva iakttagelser Bilaga 2: Lista över förbättringsförslag Bilaga 3 Lista över avvikelser 4 (4)

Relevanta dokument

Universitetsövergripande rutin för kommunikation av miljö och hållbarhet

RUTIN Gäller från och med Diarienummer Universitetsövergripande rutin för kommunikation av miljö och hållbarhet 2019-03-29 V-2019-0347 kskod 1.2 Beslutsfattare Datum för beslut Ansvarig avdelning Hållbarhetschef