Rapport från intern miljörevision

Transkript

1 Intern miljörevision på Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad Rapport från intern miljörevision Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad (ABE)

2

3 Intern miljörevision på Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad Information om revisionsbesöket 1.1 Datum och tid kl Plats Teknikringen 74D, ABE-skolans skolkansli, samt Teknikringen 10B, SEED, KTH Campus Valhallavägen 1.3 Revisorer Ann Marklund aima@kth.se, Kristina von Oelreich krvo@kth.se, ISO Standard och bindande dokument Miljörevisionen utförs enligt följande: Miljöledningsstandarden ISO 14001:2015 Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter Innan revisionstillfället utförs en granskning av följande dokument, en så kallad deskreview : ABE-skolans bindande krav-lagar och förordningar och lagrevision i webbverktyget Laglistan ABE-skolans rutiner inom miljöledningssystemet Övergripande- och detaljerade hållbarhetsmål och handlingsprogram för ABE-skolan Protokoll senaste Ledningens genomgång av miljöledningssystemet , A Utvecklingsplan , ABE-skolan Rapporten från senaste interna miljörevisionen Rapporten från senaste externa miljörevisionen 1.5 Omfattning Revisionen omfattar verksamheten vid Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad. 1.6 Intervjuade Under revisionen genomfördes intervjuer med: Johanna Stellan, administrativ chef Mats Wilhelmsson, vice skolchef Greger Henriksson, miljöombud Stefan Trillkott, laboratorieansvarig Byggvetenskap 1 (6)

4 Anders Blomqvist, infrastrukturansvarig och inköpsansvarig Josefin Backman, kommunikationsansvarig Catherine Pimenta, HR-ansvarig Eva Pettersson, HR-handläggare Eva Liedholm Jonsson, programansvarig civilingenjör samhällsbyggnad, PA Sven Ove Hansson, forskarutbildningsansvarig, FA Pieter Brokking, programansvarig hållbar samhällsplanering och stadsutformning, PA Kjartan Gudmundsson, grundutbildningsansvarig, GA Fredrik Gröndahl, prefekt SEED, universitetslektor Ulrika Gunnarsson Östling, avdelningschef SEED Aiva Saarelainen, administrativt verksamhetsansvarig SEED 1.7 Syfte Syftet med revisionen var att revidera KTH:s miljöledningssystem och prestanda vid Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad. 2 Resultat slutsatser, förbättringsförslag och avvikelser Den samlade bedömningen vid den interna miljörevisionen är att ABE-skolan har ett välutvecklat hållbarhetsarbete med hög medvetenhet och högt engagemang i miljö - och hållbarhetsfrågor och arbetet med miljöledningssystemet. Vid revision konstateras att ett flertal förbättringsförslag/ avvikelser inkommit från verksamheten. Exempel på nyligen inkomna förbättringsförslag: Skrivare bör som default vara inställda på dubbelsidig utskrift med gråton och follow-meprint. Ett dokument med beskrivning av hantering har tagits fram. Förslag till beslut tas fram och presenteras för skolledningen. Städpersonalen som hanterar och sorterar avfall får motstridiga instruktioner. Det blir oklart för dem vad de ska göra. Ett förbättringsförslag skickas in till KTH SO. Revisionen har resulterat i en avvikelse. En lista med avvikelsen återfinns i: Bilaga 1. Revisionen har resulterat i fyra förbättringsförslag. En lista med alla förbättringsförslag återfinns i: Bilaga 2. 3 Kommentarer och observationer under revisionen 3.1 Ledningens engagemang och organisationens förutsättningar Vid revisionstillfället fick miljörevisorerna intrycket av att det har under flera år bedrivits ett långsiktigt arbete inom miljö- och hållbarhetsområdet. 2 (6)

5 ABE-skolan har under senare år gått från att vara verksam i sju byggnader till att koncentrera verksamheten i fem byggnader. På så sätt har verksamheten samlats vilket har lett till positiva effekter för miljö- och hållbarhetsarbetet. Vice skolchef beskrev att skolan har mött utmaningen att hitta de strategiska målsättningarna för miljö- och hållbarhetsarbetet, vilket beskrivs i skolans utvecklingsplan för ABE-skolan kommer att utarbeta sin första verksamhetsplan på skolnivå för Därefter kommer verksamhetsplaner att utarbetas årligen. Det finns en positiv inställning och stort engagemang i ledningsgruppen. Ledningen ser följande utmaningar med hållbarhetsmålen som löper under : Resor bryta beteenden, pröva nya arbetssätt, ev. föra statistik över icke-konferens relaterade resor. Planera hur besökare som rest till KTH tas emot, så att det sker med låg negativ miljöpåverkan ex transfer från Arlanda med elbil detta har hög påverkan på omgivningen! Vice skolchef konstaterar att mer arbete behövs för att ta hand om resultat från omvärlds- och intressentanalysen i den kommande verksamhetsplanen för Arbetet med att MHU-märka kurser är inte slutfört på skolan. Arbetet med märkningen pågår. 3.2 Engagemang hos administration och kansli Infört att hållbarhetsfrågor kommer upp på APT-möten (arbetsplatsträffar). Dessa hålls en gång per månad. Här skapas diskussion i arbetsgruppen och förslag kommer upp. I verksamheten finns vilja att sortera avfall i större utsträckning ex. matavfall. Bör se till att befintliga förbättringsförslag kring matavfallssortering genomförs. Sortering av matavfall fungerar väl på SEED, där vaktmästare och lokalvården varit med och tagit fram rutiner för detta. På ABE-skolan har fyra stycken vaktmästare gått Brandskyddsföreningens brandskyddsutbildning för att kunna agera som brandskyddskontrollanter. De deltar därefter i förebyggande arbete för att t ex kontinuerligt bevaka att utrymningsvägar är fria. Tidigare brandskyddskontroll enligt checklista utfördes en gång per år. Det kommer att öka till fyra gånger per år enligt direktiv från UF. Utrymningsövningar har gjorts i samtliga byggnader på campus i samarbete med KTHs säkerhetskonsult. Rutiner vid brand/utrymning, instruktioner för lärare har tagits fram inom skolan och skickas ut inför varje ny period till skolans studierektorer för vidare spridning till de som deltar i undervisning. Rutinen finns uppsatt i de föreläsningssalar som skolan har ansvar för. Vid revisionstillfället framkom behov att kommunicera rutiner för utrymning till alla undervisande personalkategorier, även inhyrda föreläsare, och alla föreläsningslokaler. Under omflyttningen har ABE-skolan lagrat möbler och inredning temporärt och återanvänt dem i nya lokaler. Vid arbete med rekrytering är det möjligt att uppmuntra till intervjuer via Skype framför allt i de första omgångarna. 3 (6)

6 3.3 Utbildning o forskning Verksamhetsstyrning Alla program på grund-, avancerad och forskarnivå har handlingsprogram för hållbar utveckling. Det upplevs som en svårighet att märka kurser genom filtrering på FNs hållbarhetsmål. Ett arbeta kring detta pågår KTH-centralt. Sara Gunningberg är projektledare. Inom forskningsutbildningen är hållbarhetsfrågor ett viktigt inslag. FN:s globala utvecklingsmål spelar stor roll, men även de svenska nationella miljökvalitetsmålen. Doktoranderna är vana vid resonemang som kopplar till FNs globala utvecklingsmål. Med ett större fokus på hållbarhet är det troligt att KTH attraherar en större andel kvinnliga studenter och kvinnlig personal. I samhällsbyggnadsprogrammet är nära 50 % av studenterna kvinnor. ABE ger kurser åt andra skolor vid KTH, men också vid andra lärosäten, rörande hållbar utveckling. Behov finns av lärarutbildning, t ex pedagogisk, didaktisk utbildning som komplement till den befintliga kompetensen om ämnet. Det är viktigt att söka lösningar med koppling till FN:s globala utvecklingsmål som utgångspunkt, inte endast reflektera kring hållbarhet. Nästan alla ex-jobb handlar om hållbarhetsfrågor. Kvalitetssystemet för utbildning och forskning efterfrågar programanalyser om hållbarhet. Detta har fungerat bra. Det gäller att få in hållbarhetsperspektivet i de individuella studieplanerna i forskarutbildningen. Därefter sker årlig uppdatering gentemot dessa mål. 3.4 Utbildning, medvetenhet o kompetens (Ledning, HR) Verksamhetsstyrning Vid den interna miljörevisionen gjordes besök vid Institutionen för hållbar utveckling, miljövetenskap och teknik (SEED), ABE-skolan. Här ser man det som självklart att arbeta med hållbarhet. Forskningen görs i allmänhet för att förbättra verktyg och metoder för hållbarhetsutvärdering. Utbildning i hållbarhet är fokus i mastersprogrammen och miljöfrågan är huvudspåret. De sociala hållbarhetsaspekterna är komplement. Alla kurser har hållbarhetskoppling. Prefekten vid SEED har skrivit läroböcker i hållbarhetsutveckling. De som söker anställning eller påbörjar studier vid SEED gör det baserat på den hållbarhetsinriktning verksamheten har. SEEDs externa finansiärer t ex FORMAS, Energimyndigheten, MISTRA, Vinnova, VR, SIDA och Stockholms stad efterfrågar hållbarhetsinriktning. Institutionen verkar för att opponenter skall komma från Europa, och ledamöter i betygsnämnden från Norden & Sverige, för att minimera långresor. Inspiration och uppmuntran till arbete med hållbar utveckling ges genom: presentation av varför jag valt att forska här vid avdelningsmöten en person per möte. seminarieserie inom forskningsområdet cirkulär ekonomi där kritisk diskussion sker. akademiska seminarier med hållbarhetskoppling där deltagare bjuds in från hela KTH. 4 (6)

7 publicering av vetenskapliga artiklar med kopplingar till hållbarhetsfrågor. stimulering av tvärvetenskapliga satsningar. Det administrativa stödet arbetar med hållbarhet genom att t ex välja miljövänliga material, undvika onödiga utskrifter på papper och inte längre tillhandahålla plastmuggar på toaletterna. All administrativ personal samt många från fakultet och forskare har gått den webbaserade utbildningen om hållbarhet och KTHs hållbarhetsmål. 4 Positiva iakttagelser Vid revisionstillfället uppfattade miljörevisorerna ett starkt engagemang i hållbarhetsfrågor från de intervjuade personerna. Hållbarhet spelar en mycket central roll i ABE-skolans verksamhet. ABEskolan är en förebild. Miljöledningssystemet ger systematisk kontroll över att skolans verksamhet följer bindande krav. Hantering av lagrevision är exemplariskt skött. Det underlättar överblick och spårbarhet! Mycket god överblick i tabell över uppföljning av hållbarhetsmål och handlingsprogram för 2017 på sid 4 i protokollet från ledningens genomgång av miljöledningssystemet ABE-skolan , A ABE-sidorna på intranätet ger mycket god överblick mycket bra! Gardinerna i mötesrummet på SEED var återvunna från sk spöknät i havet. 5 Bilagor Bilaga 1: Lista över avvikelser Bilaga 2: Lista över förbättringsförslag 5 (6)

8 Bilaga 1: Lista över avvikelser Avvikelsenummer IR-AV-2018-ABE - skolan-001 ISO Standard och bindande dokument ISO 14001: Avvikelse Det finns ett lärandemål för hållbar utveckling. Arbetet med MHU-märkning av skolans kurser är pågående men ännu inte slutfört. Vissa av skolans kurser borde vara MHU-märkta, men saknar denna märkning. Indikatorn för uppföljning av MHU-märkta kurser är därmed missvisande då fler kurser bör vara MHU märkta. Studenter som söker på MHU-märkta kurser får ett felaktigt sökresultat. Bilaga 2: Lista över förbättringsförslag Förbättringsförslagsnummer IR-FF ABEskolan 001 ISO Standard och bindande dokument ISO 14001: Förbättringsförslag Införa en rutin för hantering av transportdokument motsvarande den EECS-skolan tagit fram (efter den externa miljörevisionen april 2018). Signerade transportdokument, scannas och arkiveras i Box, pappersoriginal förvaras i pärm. ISO 14001: Genomgång, val och tillägg av Statustyp i laglista ex: Åtgärdad avvikelse, Åtgärdad observation, Observation eller OK ISO 14001: Upprätta och publicera de skolspecifika rutiner som f.n. saknas: - tomograf och strålning - hantering lövträ - kemikalier IR-FF-2018-ABEskolan-002 IR-FF-2018-ABEskolan-003 IR-FF-2018-ABEskolan-004 ISO 14001: Uppmuntra till intervjuer av sökande till tjänster, ffa de första omgångarna, via Skype, för att minska onödiga resor. 6 (6)