Rapport från intern miljörevision

Transkript

1 Intern miljörevision på Skolan för Arkitektur och Samhällsbyggnad (ABE) Rapport från intern miljörevision Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad (ABE)

2

3 1 Information om revisionsbesöket 1.1 Datum och tid , 13:00-17: Plats Teknikringen 74 D 1.3 Revisorer Jonathan Henschen, internrevisor, KTH hens@kth.se Anna Flisberg, internrevisor, Envima AB anna.flisberg@envima.se 1.4 ISO Standard och bindande dokument Revisionen utfördes utifrån kraven i miljöledningsstandarden ISO 14001:2015. Innan revisionstillfället genomfördes en granskning av följande dokument, en så kallad deskreview. ABE-skolans Bindande krav-lagar och förordningar och lagrevision i webbverktyget Laglistan. ABE-skolans rutiner inom miljöledningssystemet. Övergripande- och detaljerade mål och handlingsprogram för ABE-skolan. Protokoll från senaste Ledningens genomgång. Rapporten från senaste Interna Miljörevisionen. Rapporten från senaste Externa Miljörevisionen. 1.5 Omfattning Revisionen omfattar verksamheten vid Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad (ABE). Fokus för revisionen var de nya och förändrade kraven i ISO 14001:2015 angående Ledarskap och åtagande, Omvärlds- och intressentanalyser, Integrering av miljöarbetet i verksamhetens processer och arbetssätt, Risker och möjligheter, Arbetet med hållbarhetsmålen och uppföljningen av dessa, Övervakning och mätning av verksamhetsprocesser utifrån ett livscykelperspektiv, Ständiga förbättringar hantering av avvikelser och förbättringsförslag. 1.6 Intervjuade Greger Henriksson, miljöombud (samtliga revisionsavsnitt) Ledarskap Johanna Stellan, administrativ chef Muriel Beser Hugosson, skolchef Planering, stöd, verksamhet och utvärdering Agnieszka Renman, lab-ansvarig, vatten- och miljöteknik Eva Petterson, huvudskyddsombud Johanna Stellan, administrativ chef 1 (7)

4 HR Agnieszka Renman, lab-ansvarig, vatten- och miljöteknik Charlotta Winge, resesamordnare Johanna Stellan, administrativ chef Kemikaliehantering Agnieszka Renman, lab-ansvarig, vatten- och miljöteknik Stefan Trillkott, lab-ansvarig, byggvetenskap Upphandling/inköp Anders Blomqvist, inköpsansvarig Utbildning GRU/Forskarnivå Sven Ove Hansson, forskarutbildningsansvarig (FA) Eva Liedholm Johnsson, programansvarig för civilingenjörsprogrammet i samhällsbyggnad Kjartan Gudmundsson, grundutbildningsansvarig (GA) Magnus Svensson, programansvarig för masterutbildningen miljöteknik och hållbar infrastruktur 1.7 Syfte Syftet med revisionen var att revidera KTH:s miljöledningssystem och prestanda vid ABE skolan. 2 Genomförande Under revisionen genomfördes planerade intervjuer med de personer som angetts under 1.6. Se även punkt 1.4, genomförandet av deskreview. 3 Resultat slutsatser, förbättringsförslag och avvikelser Sammanfattade slutsater av kapitel 5 och Deskreview. Revisionen har resulterat i 2 avvikelser. En lista med alla avvikelser återfinns i: Bilaga 1. Revisionen har resulterat i 13 förbättringsförslag. En lista med alla förbättringsförslag återfinns i: Bilaga 2. 4 Kommentarer och observationer under revisionen 4.1 Ledarskap ABE-skolan har under året tillsatt ett nytt miljöombud, Greger Henriksson, efter att under en tid ha varit utan ombud. Greger arbetar med att sätta ihop en miljögrupp med miljörepresentanter från olika delar av verksamheten. Miljö och hållbar utveckling ingår naturligt i flera av skolans utbildningar och i mycket av den forskning som bedrivs inom skolan och engagemanget för miljö och hållbar utveckling är generellt stort hos skolans anställda och studenter. Skolan har satt upp handlingsprogram inom områdena för kemikaliehantering, campus - Farligt avfall, campus avfall, campus energi, campus - ny och ombyggnad, upphandling och inköp, och utbildning 2 (7)

5 programutveckling. Administrativa chefen uppger att de är medvetna om att skolan också ska anta mål för de övriga av KTH:s hållbarhetsmål. Skolan har ännu inte fastställt handlingsprogram för integrering av hållbar utveckling i forskning, vilket kommer att bli obligatoriskt år Information till de anställda går ut till exempel via APT, intranätet och skyddsombud, och målet är att miljörelaterad information ska nå personal och studenter via olika kanaler för att minska risken att informationen missas eller missförstås. Ledningen försöker också i så stor utsträckning som möjligt tillämpa metodiken att hellre underlätta för människor att göra rätt än att tala om vad de gör för fel, och också att undvika pekpinnar utan istället tala om varför något ska göras. Förbättringsförslag kan lämnas såväl på KTH centrala hemsida som på skolans eget intranät, men de intervjuade känner inte till att några förslag registrerats som berör skolan. Att inga förslag registrerats kan vara en indikation på att kunskapen om systemet för att lämna förslag behöver öka bland personal och studenter. Denna iakttagelse återkommer nedan under HR och kemikaliehantering. En synpunkt framfördes om att det är svårt att hitta och spåra information på KTH centralt och ABE skolans intranät, t.ex. vad gäller tagna beslut och riktlinjer. Enligt de intervjuade är det lättare att via internetsökmotor söka och hitta information än att leta sig fram i sidstrukturen på intranätet. Skolan har genomfört en intressentanalys, men fick då endast svar från två av institutionerna, och resultatet från analysen har heller inte kommunicerats och publicerats enligt ledningssystemet. De intervjuade uppgav att det finns en otydlighet i varför skolorna själva ska göra en intressentanalys som komplement till den som gjorts vid KTH centralt. Skolan bör dock genomföra och dokumentera en intressentanalys i enlighet med KTH:s centrala rutiner. 4.2 Planering, stöd, verksamhet och utvärdering Flera positiva iakttagelser noterades i samband med revisionen vad gäller nödlägesberedskap. Till exempel har skolan fört in i utvecklingsplanen för vaktmästare att de ska genomgå en brandskyddsutbildning för att förebyggande brandskyddsarbete sedan ska kunna ingå i deras arbetsuppgifter. Skolan deltar också i ett pilotprojekt för att tydliggöra ansvaret vid utrymning av utbildningslokaler. Skolan arbetar riskförebyggande bland annat genom skyddsombudens skyddsronder och säkerhetsgenomgångar med studenter. Olyckor och incidenter som rör arbetsmiljö rapporteras på blankett till huvudskyddsombud och KTH centralt. Det webbaserade systemet för förbättringsförslag används dock inte utan förbättringsförslag kommuniceras oftast direkt med huvudskyddsombudet. En viss otydlighet framkom vid revisionen när det gäller överlappning och gränsdragning mellan rapportering av avvikelser och förbättringsförslag till huvudskyddsombud respektive miljöombud och vilka frågor som hör till vilket område. De intervjuade upplever att det, särskilt i samband med den stora om- och nybyggnationen som pågår, är svårt att få möjlighet att återanvända gamla möbler och annat material då bl.a. arkitekter styr över inredningen. Ett önskemål framfördes om att KTH centralt skulle kunna underlätta för återanvändning av möbler och material genom t.ex. kravställning vid ombyggnation. 4.3 HR ABE skolan använder KTH:s övergripande mål och CERO projektet som ett handlingsprogram för att minska koldioxidutsläppen från resor. Skolan arbetar för att underlätta för dem som ska boka en resa att välja mer miljövänliga alternativ till exempel genom tydlig information, men de intervjuade lyfter att medvetenheten kring mer miljövänligt resande och alternativ till resande behöver öka. De 3 (7)

6 mätmetoder som används för uppföljning av resandet behöver vidareutvecklas, men hittills har inga beteendeförändringar uppmätts. Ett förbättringsförslag som lyftes vid revisionen var att skolan skulle kunna ta fram ett systematiskt sätt för att upptäcka och följa upp felbokade resor för att i större utsträckning kunna förändra resebeteendet. KTH:s webutbildning i miljö finns med i skolans introduktion för nyanställd. Skolan har infört rutinen att en uppföljning görs efter 3 månader för all nyanställd personal. Uppföljningen görs av skolans HR grupp. Skolan saknar sammanställning av deltagande på KTH:s utbildningar kring kemikalier. 4.4 Kemikaliehantering I samband med inköp av kemikalier kontrolleras först i KLARA om kemikalien finns att låna från annat lab och lab-ansvariga arbetar också aktivt för att fasa ut farliga kemikalier. Bland annat uppgav labansvarige Agnieszka Renman att hon planerar att till nästa år använda alternativ teknik (möjligen digital inspelning av laboratoriemomentet) i undervisning som normalt involverar en kemikalie som innehåller kvicksilver. Trots årlig inventering av laboratoriernas kemikalier uppger Stefan Trillkott, laboratorieansvarig vid byggvetenskap att flera gamla kemikalier finns kvar då lab-personal vill spara kemikalien för säkerhets skull. För att minimera risker i lab-miljön så bör lab-ansvariga söka stöd för att se över möjligheterna att göra sig av med gamla kemikalier. Vid avsteg från interna rutiner för kemikaliehantering hanteras avvikelsen omgående och en varning eller tillsägelse utfärdas. Dock känner de lab-ansvariga inte till KTH:s system för rapportering av förbättringsförslag. Lab-ansvarig Stefan Trillkott uppgav att det, trots tillsägelser till berörd person, förekommer att kemikalier förvaras i omärkta behållare med hänvisning till att det är ingen farlig kemikalie. Det framkom också vid revisionstillfället en oklarhet i vem som har ansvaret för, och är mest lämpad för, att signera genomförd riskbedömning av laboration. Detta ansvar bör förtydligas i samband med att skolan också fastställer och säkerställer kompetenskrav för signering. 4.5 Upphandling och inköp Inköpsansvarig Anders Blomqvist visade en sammanställning över genomförda direktupphandlingar sedan Sammanställningen, som visar att miljökrav ställts vid två (2) av 23 direktupphandlingar, ska användas för se hur de kan förbättra arbetet med att ställa miljökrav vid upphandling. Det är mycket positivt att skolan har börjat titta aktivt på hur de kan förbättra sina rutiner och tillämningen av dem. Sammanställningen visar att det vid flera tillfällen angetts att inga relevanta miljökrav ansågs kunna ställas, då det i själva verket förmodligen skulle funnits relevanta krav att ställa, t.ex. för catering och tryckeritjänster. En annan positiv iakttagelse är att ABE skolan tagit fram en lista med tips på hur miljökrav kan vägas in vid avrop på befintliga avtal. Inköpsansvarig identifierade en risk att inköp görs utan hans eller miljöombudets vetskap och därför riskerar att falla utanför tillämpliga rutiner och uppföljning. Idag finns inget systemstöd för avtalsuppföljning, utan det bygger på respektive avtalsansvarig att lägga in i kalender för att komma ihåg det. Tydliga riktlinjer för prioritering av ekonomi respektive miljö efterfrågas också av inköpsansvarig. 4.6 Utbildning grundutbildning/forskarnivå ABE skolan påbörjade integreringen av hållbar utveckling i utbildning redan år 2014 och arbete pågår med att konkretisera handlingsprogrammet i de enskilda utbildningsprogrammen på grund- och forskarnivå. För forskningsutbildningen användes forskarutbildningsansvarige Sven Ove Hanssons 4 (7)

7 program som pilotprojekt vilket nu övriga programansvariga utgår ifrån i sitt arbete för integrering av hållbar utveckling i utbildningarna. Skolans inriktning på arkitektur och samhällsbyggnad gör att miljö och hållbar utveckling är förhållandevis lätt att integrera i många av programmen och de intervjuade upplever ett gott gehör från personal och studenter för frågorna. ABE skolan medverkar till en positiv miljöeffekt genom att skolan utför utbildningsinsatser inom KTH inom miljöområdet. De intervjuade uppgav att ansvarsfördelningen som den uttrycks i handlingsplanen för integrering av hållbar utveckling i utbildningen skulle kunna förtydligas. Reflektion kring hållbar utveckling är idag ett krav i examensarbeten på kandidatnivå och i det examensarbete som utgör del i masterutbildningen håller skolan på att titta på möjligheterna att göra hållbar utveckling till ett obligatoriskt inslag. Medan moment med hållbar utveckling är obligatoriskt på grund- och forskarutbildningsnivå, finns en risk att studenter på avancerad nivå examineras utan att ha genomgått något kursmoment med hållbar utveckling. En annan aspekt som lyftes vid revisionstillfället var att medan miljö lyfts fram i flera utbildningar så kan de övriga två hållbarhetsbenen, det sociala och det ekonomiska, behöva kommuniceras tydligare. Skolan genomför uppföljningar med alumni studenter kring hållbar utveckling i deras arbete efter utbildning. 5 Positiva iakttagelser Vaktmästare ska genomgå brandskyddsutbildning för att kunna arbeta med förebyggande brandskyddsarbete. Skolan ingår i ett pilotprojekt för att tydliggöra ansvaret vid utrymning av lokalerna. För att minska inköpen och mängd kemikalier på laboratorierna kontrolleras lagret i KLARA innan inköp för att se om kemikalien finns och går att låna från annat lab. Lab-ansvariga arbetar också för att fasa ut farliga kemikalier i laboratorieverksamheten. Skolan arbetar på en sammanställning över direktupphandlingar som kommer att ligga till grund för en översyn av, och förbättring av rutiner för, miljökrav vid upphandling. Reflektion kring hållbar utveckling är idag ett krav i examensarbeten på kandidatnivå och i det examensarbete som utgör del i mastersutbildningen håller skolan på att titta på möjligheterna att göra hållbar utveckling till ett obligatoriskt inslag. 6 Bilagor Bilaga 1: Lista över avvikelser Bilaga 2: Lista över förbättringsförslag 5 (7)

8 Bilaga 1: Lista över avvikelser Avvikelsenummer IR ABE-AV- 001 ISO Standard och bindande dokument ISO 14001:2015, 10.2 Avvikelse och korrigerande åtgärd ABE:s rutin Rutin för hantering av avvikelser och förbättringsförslag Avvikelse KTH:s webbaserade system för rapportering av avvikelser och förbättringsförslag verkar inte användas alls vid skolan då inga förbättringsåtgärder rapporterade via systemet är kända för miljöombud eller administrativ chef. Kunskapen om detta system behöver ökas bland personal och studenter. IR ABE-AV- 002 ISO 14001:2015, 8.1 Planering och styrning av verksamheten Det förekommer att kemikalier förvaras i omärkta behållare i laboratoriemiljön. Bilaga 2: Lista över förbättringsförslag Förbättringsförslagsnummer ISO Standard och bindande dokument Förbättringsförslag IR-2017-ABE-FF-001 ISO 14001:2015, Intern kommunikation IR-2017-ABE-FF-002 ISO 14001:2015, 4.2 Att förstå intressenters behov och förväntningar Se över skolans intranät för att öka tillgängligheten och överblickbarheten. Skolan bör slutföra, och dokumentera i sitt ledningssystem, den intressentanalys som påbörjats. KTH:s rutin Rutin för grundläggande analyser inom ramen för miljöledningssystemet IR-2017-ABE-FF-003 ISO 14001:2015, 5.3 Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen Tydliggör ansvarsfördelningen mellan huvudskyddsombud och miljöombud. KTH:s rutin Rutin för roller, ansvar och befogenheter i miljöledningssystemet 6 (7)

9 IR-2017-ABE-FF-004 ISO 14001: Miljömål och planering för att uppnå dem IR-2017-ABE-FF-005 ISO 14001: Övervakning, mätning, analys och utvärdering IR-2017-ABE-FF-006 ISO 14001: Kompetens IR-2017-ABE-FF-007 ISO 14001: Åtgärder för att hantera risker och möjligheter IR-2017-ABE-FF-008 ISO 14001: Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen 7.2 Kompetens IR-2017-ABE-FF-009 ISO 14001: Övervakning, mätning, analys och utvärdering ABE:s rutin Rutin för inköp och upphandling samt KTH:s rutin Rutin för miljökrav vid inköp och upphandling IR-2017-ABE-FF-010 ISO 14001: Planering och styrning av verksamheten Öka medvetenheten kring mer miljövänligt resande och alternativ till resande. Vidareutveckla uppföljningen av resor och utsläpp. T.ex. ta fram ett systematiskt sätt för att upptäcka och följa upp felbokade resor för att i större utsträckning kunna förändra resebeteendet Skolan saknar en sammanställning av KTH:s kemiutbildningar som personal vid skolan genomgått. Skolan bör arbeta mer aktivt för att rensa ut gamla kemikalier som inte används frekvent i laboratorieverksamheten. Ansvaret bör förtydligas vad gäller signatur av riskbedömning av laborationer. Kompetenskrav bör också fastställas och säkerställas. Skolan saknar systemstöd för avtalsuppföljning vilket innebär att det är upp till avtalsansvarig att komma ihåg att göra uppföljning av eventuella ställda miljökrav. Riktlinjerna för prioriteringsordning vid upphandling och inköp vad gäller miljö kontra ekonomi behöver förtydligas. ABE:s rutin Rutin för inköp och upphandling IR-2017-ABE-FF-011 ISO 14001: Miljömål och planering för att uppnå dem 7.4 Kommunikation Se över hur inte bara miljö, utan även de andra hållbarhetsbenen, det sociala och ekonomiska, kan kommuniceras tydligare i grundutbildningarna. 7 (7)