Rapport från intern miljörevision

Transkript

1 Intern miljörevision på Skolan för Kemi, bioteknologi och hälsa Per Wehlin, intern miljörevisor Rapport från intern miljörevision Skolan för Kemi, bioteknologi och hälsa (CBH)

2

3 Intern miljörevision på Skolan Kemi, bioteknologi och hälsa Per Wehlin, intern miljörevisor 1 Information om revisionsbesöket 1.1 Datum och tid , 9:30-12: , 13:30-14: Plats Teknikringen 56 Albanova, Roslagstullsbacken Revisorer Per Wehlin ( ) pgiwe@kth.se Nadia Arman ( , 08) nadia.arman@abe.kth.se Sabine Micksäter ( ) sabinemi@kth.se ISO Standard och bindande dokument Miljörevisionen utförs enligt följande: Miljöledningsstandarden ISO 14001:2015 Förordning (2009:907) miljöledning i statliga myndigheter. Innan revisionstillfället utförs en granskning av följande dokument, en så kallad deskreview Skolan för Kemi, bioteknologi och hälsa -skolans (CBH) bindande krav-lagar och förordningar och lagrevision i webbverktyget Laglistan CBH-skolans rutiner inom miljöledningssystemet Övergripande- och detaljerade hållbarhetsmål och handlingsprogram för CBH-skolan Protokoll från senaste Ledningens genomgång Rapporten från senaste interna miljörevisionen Rapporten från senaste externa miljörevisionen 1.1 Omfattning Revisionen omfattar verksamheten vid CBH-skolan. Avgränsning: 1 (8)

4 Revision av processer för IT, tjänsterresor och avfall kommer inte att ske på skolnivå utan i workshopform med representater från skolorna och förvaltningen. 1.2 Intervjuade Under revisionen genomfördes planerade intervjuer med: Förnamn: Efternamn: Funktion: Mejladress: Catharina Silfverbrand Miljöombud csl@kth.se Lindh Maria Hjertén HR-ansvarig mahjer@kth.se Marja Mutikainen HR-ansvarig marjamu@kth.se Kristina Holmberg Inköpsansvarig, hoki@kth.se Miljöombud Daniel Tavast Infrastruktursansvarigt tavast@kth.se Mikael Lindström Skolchef mil@kth.se Marie Larsson Administrativchef mala@kth.se Per Dalhammar Utbildningsansvarig perda@kth.se Amelie Eriksson Vice Dean ameliek@kth.se Karlström Sara Kanje Miljöombud kanje@kth.se Torbjörn Gräslund Vice Grundutbildningsans. torbjorn@biotech.kth.se Anja Persson Programansv. CBIOT anja@biotech.kth.se Cristina Al-Khalili Programansv. TMBIM och cristina@biotech.kth.se Szigyarto TIMBM Per-Åke Nygren Admin.cher/ perake@biotech.kth.se Forskarutbansv. (FA) Stefan Ståhl Prefekt stefans@biotech.kth.se Mats Nilsson Grundutbildningsansv. spexmats@kth.se (GA) Sabina Fabrizi Kommunikatör sabina@kth.se 1.3 Syfte Syftet med revisionen var att revidera KTH:s miljöledningssystem och prestanda vid Skolan för CBH. 2 Resultat slutsatser, förbättringsförslag och avvikelser Den sammanfattande bedömningen av årets interna miljörevision vid CBH är att skolan i huvudsak uppfyller miljöledningssystemets (ISO 14001:2015) och förordningens (SFS 2009:907) krav inom de områden som granskats. Revisionen har resulterat i 0 avvikelser. En lista med alla avvikelser återfinns i: Bilaga 1. Revisionen har resulterat i 4 förbättringsförslag. En lista med alla förbättringsförslag återfinns i: Bilaga 2. 2 (8)

5 Kommentarer och observationer under revisionen 2.1 Ledningens engagemang CBH skolan finnspå olika Campus, Valhallavägen, KI,SciLife och Flemingsberg. En miljögrupp som består av en representant från varje institution och Campus, infrastrukturansvarig, kemikalieansvarig, verksamhetsstödet samt miljöombuden (sammankallande). Gruppen har möten 2 gånger per termin. Informationsspridning sker via internwebben samt mejl-listor. Man har också ett nyhetsbrev som kommer ut varannan vecka, både på svenska och engelska. På CBHs webbsida finns en bra förklaring av skolans miljöorganisation med funktionsbeskrivningarna. Ytterligare finns på webben ett schema med alla avdelningar och kontaktinformation om de viktiga rollerna (prefekterna, stödfunktionerna, programansvariga ). Detta är för att underlätta förståelse om vem som gör vad i de 5 olika Campus. SciLife är ett samarbete med många intressenter, KTH, KI, SU och UU. ScLife har regelbundet stormöten där CBH-skolan deltar. Då hållbar utveckling är en viktig del av verksamheten på skolan arbetar ledningen mycket med hållbarhetsfrågor. Detta visas bl.a. genom den kursverksamhet som skolan bedriver. Skolans ledning har högt engagemang och ser institutionernas prefekter som sin förlängda arm ut till de olika avdelningarna. 2.2 Planering, stöd, verksamhet och utvärdering Omvärldsanalys gjordes som workshop ihop med hållbarhetschefen och gav input till skolans utvecklingsplan. Även administrativ chef och vice skolchef från Campus, Flemingsberg bidrog till analysen. De nyckelfaktorer som identifierades i omvärldsanalysen finns i utvecklingsplanen. Den är publicerad på intranät. I utvecklingsplanen finns även ett antal indikatorer som är kopplade till miljöarbetet, risker, möjligheter samt en beskrivning av uppföljningen. Utvecklingsplanen har sedan utgjort underlag till ett handlingsprogram. Även detta återfinns på skolans intranät. CBH uppdaterar oftare skolans hållbarhetsmål i utvecklingsplanen än handlingsprogrammet därför att den uppfattas som ett mer levande dokument som kvalitetsmässigt är bättre än handlingsprogrammet. Handlingsprogrammet är fortfarande under arbete (det uppdateras 1 gång om året) för att CBH inte är klar med integrationen av målen som var annorlunda när skolorna var separata. Revisionsdeltagarna anser att det är inte bör finnas egna mål, då man anser att alla skolor borde leva upp till KTHs gemensamma mål. Uppföljning av målen görs bl.a. med hjälp av statistik på resor och kemikalieavfall. Man är också delaktig i energikartläggning på KTH. När det gäller minskning av resor har CBH påbörjat ett projekt med Skolan för elektroteknik och datavetenskap (EECS) för att skapa speciellt utrustade konferensrum för video/telefonkonferenser. Det finns ett behov av att öka kunskapen hos personalen för att hantera den nya tekniken. 3 (8)

6 Man har ett projekt med EECS-skolan, som också finns på flera campus, för att ta fram ett bättre system. I samband med revisionstillfället har CBH lyft en del kritik angående Hållbar Utveckling (HU) och miljöledningssystemet. Revisonsdeltagarna upplever att syfte och nytta med det stora antalet blanketter som skolan förväntas fylla i inte gör det enklare att förstå flödet och varför CBH bör agera på ett visst sätt. Skolan uttrycker även en oro över vad den nya miljöorganisationen som innebär att miljöombuden försvinner kommer att ge för effekter. Skolan vill inte ha ett toppstyrt miljösystem som är långt ifrån användaren. Under mötet ställde revisorerna en fråga om hur CBH ser till att ny information från lagslistan sprids till alla i verksamheten. Svaret var att om ändringarna är relevanta för CBH skickas information till miljöombudet som i sin tur skickar den vidare till personalen som har kunskap om det. Personalen ansvarar för att diskutera/tolka och tillämpa innehållet. 2.3 Laboratoriearbete För tillträde till laboratorier behöver användare signera ett säkerhetsdokument. Speciellt för klass IIlab finns en specialkurs. Riskbedömning av kemikalier görs. Gruppen som behöver kemikalien gör riskanalys, och sedan avslår/godkänner prefekten. Vid speciella kemikalier kommer även inköpsansvarig att behandla frågan. Kemikaliehantering görs med hjälp av streckkoder och registreras i KLARA. Detta medför att man har god kontroll av hur mycket kemikalier som finns i olika lager. Kemikalieansvarig arbetar med att försöka få fler ansvariga i KLARA för att kunna ta hand om och underhålla systemet. Det finns också en funktionsadress som alla kan använda för att kontakta kemikalieansvarig. Inventering av kemikalier görs av de olika laboratorierna, men är inget problem då man har god kontroll genom streckkodsregistreringen. För biologiskt material (djurrester/humanrester) (SciLife och Albanova) har man de tillstånd som behövs för att arbeta med dessa. På SciLife är situationen lite annorlunda då KI har lagt strukturen i KLARA och KTH kan inte administrera den delen ännu. CBH ansvar för de kemikalier som de använder. 2.4 Ledningens engagemang, avdelning Protein Science 2.5 Rekrytering Akademisk personal Skolan har en process för att ta med hållbarhetsaspekter vid rekrytering av akademisk personal. Varje år får HR ett underlag från ledningsgruppen med ett förslag på vilka akademiker CBH behöver. I underlaget står bedömningsgrunderna, bl.a. de kring HU och miljö. Nästan alla tjänster på CBH-skolan har någon typ av hållbarhetsfokus som ett naturligt inslag i tjänsten. 4 (8)

7 Efter anställning görs en karriärplan där hållbarhetsutbildning tas upp om det behövs. Man gör en halvtidsutvärdering som uppföljning. Detta år har man fokuserat på biträdande lektorer. Ett förbättringsförslag som lyftes i samband med revisionen är att införa coachning för lektorerna och professorerna som kan hjälpa dem i deras karriär och med utvecklingen av deras kompetenser bland annat inom HU. Tekniskt och administrativ personal (T/A) I rekryteringsprocessen av T/A personal utgör inte HU/miljö något fokus. Oftast är inte detta ett kompetenskrav. Vid anställning av T/A personal ingår hållbarhet i introduktionskursen för nyanställda. Man informerar om KTHs miljöledningssystem och lotsar till utbildningarna på KTH Centralt. Canvas används för att göra kurser men det är svårt att ta reda på vilka som har klarat kurserna. Funktionen i Canvas möter inte skolans behov. All information ligger på webben och en del information sprids också via infobladet (CBH-Nytt). 2.6 Utbildning (GA) Hållbarhetsperspektivet kan innebära ett antal perspektiv Miljöperspektivet Etiskt perspektiv Samhällsperspektiv Hållbara processer Allt detta ingår som en naturlig del i grundutbildningen i årskurs 1-3 (The engineer in focus), med en uppdatering under årskurs 4-5. Miljö anses vara en viktig del av utbildningen då många studenter väljer biologi-inriktning eftersom de är intresserade av miljöfrågor. Under började dåvarande BIO-skolan titta på omvärldsanalyserna för att förstår vad utbildningen behöver för att behålla sin höga kvalitet. Det visade sig att det fanns många incitament för att fördjupa miljöaspekterna och man siktar på att utbilda forskare som är: teknikkompetenta, kan leda ett projekt och (det viktigaste) är goda medarbetare med konceptuell och praktisk förståelse på miljöfrågorna. Sedan dess har programmansvariga (PA) och grundutbildningsansvariga (GA) arbetat kontinueligt för att förbättra programmen och kurserna. Programansvariga (PA) och grundutbildningsansvariga (GA) har även arbetsmöten för att utveckla lärarna i hållbar utveckling och man diskuterar vidarutveckling av kurserna varje år, där även en programansvarig student deltar. Det finns även ett PA-nätverk där även hållbarhetskurser diskuteras. För att stödja den pedagosiska personalen har CBH haft en workshop med 34 lärare för att diskutera hållbarhetsfrågor. CBH försöker i hög grad utveckla studenternas förmåga att analysera fakta och har samarbete med ett antal bioteknikföretag. System & life cycle assessment är också integrerat i utbildningen. 5 (8)

8 Program- och kursansvariga redovisade kursplaner (Protein Science) som visade att man har MHU kurs i överensstämmelse med lärandemålet för hållbar utveckling eller vad kriteriet för en MHU utbildning är. En översyn behöver göras av hela skolan inom ramen för den pågående översyn som sker av program och kurser och som ska vara färdigt i våren Enligt skolans utvecklingsplan ska FN:s globala hållbarhetsmål vara en del av KTH:s miljö- och hållbarhetsarbete kopplat till KTH:s uppdrag. En tidigare kritik mot skolans utbildningar från den tidigare extern redovisning är att det skulle synas mer externt att man i hög grad utbildar i hållbarhetstänk. En utmaning i detta är att balansera mängden information till en blivande student då alltför många detaljer om en utbildning gör det svårt att få en överblick över utbildningens innehåll. 2.7 Forskning (FA) Enligt Högskoleförordning (1993:100), i de allmänna lärandemålen förklaras att alla doktornader ska, efter examen, bidra till en hållbar utveckling. Detta innebär att allt doktorandarbete på skolan syftar till ett hållbart samhälle. Forskningsansvarig anser att det i detta lärandemål finns en viss osäkerhet, då det är otydligt när kunskapen skall inhämtas. En viss kontroll på doktorandarbete finns när prefekten måste godkänna ett nytt projekt. Forskningsutbildningen styrs dock finansiellt av externa parter vilket innebär att det kan vara svårare för CBH att styra kopplingen till hållbar utveckling på samma sätt som skolan gör på grundutbilningen. Ett önskemål var att kunna förbättra eisp (e- individuella studieplanen) genom att skapa en ruta specifik till HU för att underlätta granskningsarbete. Doktoranderna har årliga projektpresentationer där man även följer upp hållbarhetsinnehållet. Bland de valfria kurserna finns även kurser i hållbarhet. Några hållbarhetskurser är obligatoriska. Man har ett forskningsråd inom skolan där man sprider goda exempel. 3 Positiva iakttagelser En viktig del av skolans tema är hållbarhet vilket medför att detta genomsyrar utbildningen. Skolan har ett bra nyhetsbrev som kommer ut varannan vecka, både på svenska och engelska. Kontroll över kemikalier är bra (rutiner, Klara). Speciellt gäller detta streck-kodssystemet som används för att ha kontroll över kemikalier. Avdelningen Proteinvetenskap har bra medvetenhet om hållbarhetsfrågor samt bra kursutbud i dessa frågor. Man arbetar med video/telefonkonferenser för att minska resandet. 6 (8)

9 4 Bilagor Bilaga 1: Lista över avvikelser Bilaga 2: Lista över förbättringsförslag 7 (8)

10 Bilaga 1: Lista över avvikelser Avvikelsenummer ISO Standard och bindande dokument Avvikelse Bilaga 2: Lista över förbättringsförslag Förbättringsförslagsnummer IR-FF CBH -001 ISO Standard och bindande dokument Planering för att uppnå målen. Högskoleförordning (1993:100) Förbättringsförslag Fortsatt översyn av hela skolans kurser som ska MHU märkas i överenstämmelse med upprättat handlingsprogram. IR-FF CBH Planering av åtgärder för att uppnå miljömål Fortsatt arbete med videokonferenser. IR-FF CBH Styrning av dokumenterad information Endast en person (kemikalieansvarig) har administrativ behörighet i Klara. Kan orsaka problem vid frånvaro. IR-FF CBH -004 ISO 14001: Planering för att uppnå målen. 8:1 Planering och styrning av verksamheten. Enligt KTH: s utvecklingsplan och verksamhetsplan ska FN:s globala hållbarhetsmål vara utgångspunkten för arbetet med hållbar utveckling inom skolan Det gäller också med utgångspunkt från skolans utvecklingsplan. Det framgår inte av arbetet med att integrera hållbar utveckling i skolans program, kurser och forskningsprojekt hur detta beaktas. 8 (8)