4.5 Uppföljning Intern revision Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: Rxx (löpnr) Revisionsrapport F 8 80/07 5 6

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "4.5 Uppföljning Intern revision Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: Rxx (löpnr) Revisionsrapport F 8 80/07 5 6"

Jonathan Eliasson
för 7 år sedan
Visningar:

1 MILJÖHANDBOKEN Grundelement: Element: 4.5 Uppföljning Intern revision Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: Rxx (löpnr) Revisionsrapport F 8 80/ Upprättad av: Mottagen av: Datum för överlämnande Revisionsledaren Dekanus (Föreståndaren el motsv) Intern miljörevision av XX Tid: xx juni 2007 Plats: Göteborg (om det är annan eller fler kommuner, ändra/lägg till) Revisionsledare: NN Revisor: MM (om man är två skall en vara revisionsledare och en revisor) Standard/kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, EMAS samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning Miljöledningssystemet omfattar verksamheten inom XXX <organisationen> vid <adress>, (ange kommun om verksamheten ligger utanför Göteborgs kommun). Använd gärna den avgränsning som organisationen gjort enligt 4.1 i ISO Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för XX överensstämmer med kraven i ISO 14001, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorerna har granskat den översända dokumentationen och genomfört intervjuer med föreståndaren och miljörepresentanten samt några övriga anställda. Platsbesök genomfördes på XXX <organisationen> lokaler, <adress>. (Tala om vilka ni träffat och vilka lokaler ni besökt) Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt noteringar enligt nedan: Antal större avvikelser Antal mindre avvikelser Antal noteringar x x x En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och noteringar samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 1. En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 2. En lista med alla noteringar återfinns i bilaga 3.

2 Revisionsrapport Sid 2 (6) En granskning har även skett av lagefterlevnad, men inga avvikelser har här noterats.(resultatet av granskning gällande lagefterlevnad skall skrivas in i revisionsrapportens text om ingen avvikelse identifierats annars kan detta stycke strykas och lagefterlevnaden tas då upp under Kommentarer och slutsatser ) I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt ISO Den fullständiga texten återfinns i bilaga 4. I vissa fall hänvisas även till kraven i EMAS. Denna text framgår av bilaga 5. Kopia av revisionsrapporten översändes efter underskrift till miljöchefen. Originalet skickas till registrator vid universitetet genom revisionsledarens försorg. Revisionsrapporten kommer att delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Revisionsrapporten kommer även att finnas tillgänglig inom universitetets gemensamma miljöhandbok som ett redovisande dokument. Kommentarer och slutsatser (Här har du en frihet som revisor att berätta om dina iakttagelser och kommentera dessa. Här kan man gärna lägga in lite berömmande text eftersom revisionsrapporten i övrigt bara blir en uppräkning av brister i systemet. Slutsatsen kan vara t ex att samtliga delar av standardens krav finns på plats i miljöledningssystemet eller att cirka hälften av standardens krav finns på plats i miljöledningssystemet. Om det finns brister i lagefterlevnad skall det tas upp här, t ex kommentarer som avslutas med Revisorerna kan därmed konstatera att organisationen ej följer gällande lagstiftning alt det är oklart om organisationen följer gällande lagstiftning ) Rekommendationer (Rekommendationer handlar om hur organisationen skall gå vidare med sitt miljöledningssystem. I början kan man tänka sig ytterligare en intern miljörevision innan certifieringsrevision alternativt att gå vidare till certifieringsrevision. Om det är något speciellt område som revisorn anser att man skall utveckla kan detta också ingå. Det kan också vara någon verksamhet som man vill följa upp närmare vid kommande revisioner. Här finns det en frihet för revisorn att författa) Överlämnat av: NN Revisionsledare tel: xxxx e-post nn@gu.se Mottaget av: BB Dekanus vid XX tel: xxxx e-post bb@gu.se

3 Revisionsrapport Sid 3 (6) BILAGA 1 Sammanställning av avvikelser och noteringar Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse Mindre avvikelse Notering Reviderat 4.1 Generella krav 4.2 Miljöpolicy Miljöaspekter Lagar och andra krav Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner Resurser, roller, ansvar och befogenheter Kompetens, utbildning och medvetenhet Kommunikation Dokumentation Dokumentstyrning Verksamhetsstyrning Beredskap och agerande vid nödlägen Övervakning och mätning Utvärdering av att lagar och andra krav följs Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Redovisande dokument Intern revision 4.6 Ledningens genomgång Totalt x x x (Skriv i era avvikelser i tabellen och addera ner. Om det är så att ni medvetet ej reviderat något moment, ändra från JA till NEJ i högra spalten. Denna sida är för att man skall få en överblick vart avvikelserna finns i systemet.)

4 Revisionsrapport Sid 4 (6) BILAGA 2 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, M = Mindre avvikelse) Nr Delkrav Avvikelse Typ 1 2 NÅGRA EXEMPEL Ledningens genomgång ej genomförd S Redovisande dokument från ledningens genomgång saknades vid revisionstillfället Vid ledningens genomgång saknades utvärdering av hur organisationen uppfyller lagar och andra krav som den berörs av Enligt åtagandet om ständig förbättring skall resultat från ledningens genomgång inkludera beslut och åtgärder som rör eventuella förändringar av miljöpolicyn, av övergripande och detaljerade mål och av andra delar av miljöledningssystemet. Sådana beslut och åtgärder saknades i dokumentationen av ledningens genomgång M M M ( Avvikelserna skall gå att härleda till krav i standarden, lagstiftning och andra krav eller till det miljöledningssystem man byggt upp. Större avvikelser bör gå att direkt härleda från standardens krav. Mindre avvikelser kan röra delar av standardens krav eller någon del av miljöledningssystemet som inte fungerar. T ex om man ej genomfört ledningens genomgång är detta en större avvikelse, men om man genomfört en ledningens genomgång men denna ej blivit dokumenterad blir detta en mindre avvikelse. Ta gärna standardens text då du skriver avvikelser. Komplettera sedan med din iakttagelse. Undvik att skriva många avvikelser i samma ruta. Du bör ha klart för dig vad du vill att organisationen skall göra och texten bör formuleras så att det räcker med en åtgärd för varje avvikelse. Om du avser fler åtgärder så fundera på hur du kan dela avvikelsen i flera avvikelser, så att det blir enkelt för mottagaren att förstå vilken åtgärd du menar. Skriv inga åtgärder i avvikelsen! Du skall lämna friheten att välja åtgärd till organisationen. Var beredd att svara på frågor om det blir oklarheter. När systemet är färdigbyggt i alla sina delar går vi mer på enstaka tveksamheter i lagefterlevnaden mm och mindre på dokumentens utformning)

5 Revisionsrapport Sid 5 (6) BILAGA 3 Lista över noteringar Nr Delkrav Noteringar 1 2 NÅGRA EXEMPEL Oklart hur XXX har tagit fram de sina betydande miljöaspekterna. Oklart om man har använt universitetets rutiner. Beskrivning hur man gått till väga och vem som deltagit saknas Miljöutredningen fanns inte med i Miljöhandboken vid revisionstillfället I dokumentet Miljömål och handlingsplan för miljöarbetet ÅR är målet för Avfallshanteringen ställt så lågt att det redan är klart under våren Oklart redovisat hur man tänker kommunicera systemet ut i verksamheten och externt. Inget dokument under i Miljöhandboken. Däremot har en del hamnat under och en del under (Här har revisorn chansen att skriva ner iakttagelser i punktform som inte kan härledas till standarden, lagstiftning och andra krav eller till det miljöledningssystem man byggt upp. Lite tyckanden kan vara på sin plats här. Vi kommer inte att avkräva organisationen någon uppföljande hantering för detta så det kan vara lite mer oklart vart vi egentligen vill komma. Ordet oklart kan användas för att visa att revisorn tycker att saker och ting kunde skrivas tydligare. När systemet är färdigbyggt i alla sina delar går vi mer på enstaka observationer i verksamheten mm och mindre på dokumentens utformning) (När du är klar med revisionsrapporten skall det inte finnas någon röd text kvar! Det är den som skall ändras/kompletteras!)

6 Revisionsrapport Sid 6 (6) För att spara papper har bilaga 4 och 5 lagts ut på nätet. BILAGA 4 Kravelementen enligt standarden ISO 14001:2004 Finns på nätet sidan BILAGA 5 Kravelementen enligt EUROPAPARLAMENTETS OCH RÅDETS FÖRORDNING (EG) nr 761/2001 av den 19 mars 2001 om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning (EMAS) Finns på nätet sidan

Relevanta dokument

Intern miljörevision av Utbildningsvetenskapliga fakulteten

Göteborgs universitet Sid 1 (5) Intern miljörevision av Utbildningsvetenskapliga fakulteten Tid: 25 oktober 2007 Plats: Göteborg Revisionsledare: Ulf P Andersson Revisor: Berith Jakobsson Standard/kravdokument: