Uppföljande revision Revisionens resultat och rekommendation till certifieringsinstansen Totalt noterades 4 mindre avvikelser.

Transkript

1 1 Revisionsfakta Aktivitet Uppföljande revision Omfattning av denna revision samt avsteg från planeringen Dokument som utgör underlag för revisionen (handbok/manual) Revision i enlighet med planering (bekräftelse/revisionsplan) inklusive identifiering av eventuella förbättringsområden. Miljöledningssystem med tillhörande rutiner och instruktione2 Revisionsledare Jonas Danielson Tid: 13 timmar Övrigt / Eventuella genomförda eller planerade förändringar Tidpunkt för nästa revision (plats/-er och processer) ADM och Nära förvaltning hopslagna till kommunledningskontoret Revisionens resultat och rekommendation till certifieringsinstansen Totalt noterades 4 mindre avvikelser. Fortsatt verifiering rekommenderas, detta under förutsättning att korrigerande åtgärder presenteras för oss senast 6 arbetsveckor från dagens datum. Bevis på korrigerande åtgärder skall i möjligaste mån redovisas. 3 Revisionsteamets iakttagelser och identifierade förbättringsområden Ledningens ansvar Senaste ledningens genomgång är utförd på ett bra sätt. Beslut finns på att genomföra alla rekommenderade åtgärder. Ny genomgång skall ske nästa vecka. Åtgärder som är genomförda vi genomgång av föregående protokoll behöver blir tydligare (se riskanalys för antagna planer ) Resursfrågan för miljöledningsarbetet bör vid något tillfälle behandlas Lagar Nytt verktyg för att hantera lagar håller på att implementeras. Detta gör förutsättningar för en bättre säkring av processen Tydligt datum behöver meddelas till alla förvaltningar när arbetet med att lägga över lagar i nytt system, skall vara klart Rutin för hantering av lagar bör ses över Tag bara med lagar som verkligen berör respektive förvaltning, på deras unika listor Tillhandahållande av resurser Övergripande miljöutbildningsplan finns för hela kommunen som sträcker sig från Vissa förvaltningar har därifrån utvecklat egna planer. Övergripande utbildningsplan behöver förtydligas så det framgår när under tidsperioden utbildningarna är planerade att genomföras Utvärdera effekten och verkan av utbildningarna bättre ECO-drivning-utbildning bör för 2007 ingå i alla förvaltningars planer Sid 1 av 5 Revisionsrapport Version:

2 Skansverket Egenkontrollen och metodik för att utvärdera lagefterlevnaden granskades. Egenkontrollen är väl utvecklad och processen med att få den att ersätta gammal kontrollprogram bör starta. Metodik för att utvärdera lagefterlevnad har förbättrats, men den har ännu inte helt implementeras. Data från verksamheten finns i relativt stor omfattning. Metodik att utifrån data utvärdera att verksamheten faktiskt blivit bättre saknas till viss del. Tydligare analyser om ständig förbättring skett Gammalt kontrollprogram behöver förnyas Kultur och fritid Verksamhetens miljöarbete utvecklas successivt och förslag på egna miljömål för 2007 finns. Specifika utbildningsinsatser bara för kultur och fritid är planerade för EMAS-gruppen bedriver att bra och strukturerat miljöarbete. Kopplingen därifrån till ledningen och APT-träffar kan dock bli tydligare och snabbare. Besök på fritidsgård gav ett positivt intryck. Personalen är positiv till att arbeta med miljöfrågor men saknar till viss del bra medel för detta idag. Grundläggande saker som avfall och kemikaliehantering sköts bra. Miljö bör behandlas tydligare på vissa APT möten Miljö bör ha en tydligare plats på 2007 års verksamhetskort Kopplingen mellan resultat från EMAS-gruppens möte till ledningsgrupp och APT-möte bör förbättras och ledtiden för detta förkortas Fritidgårdars material för att arbeta med att påverka attityder behöver förbättras och utvecklas Barn och utbildning Förvaltningens miljöarbete bedrivs i en positiv riktning. Flera miljöaktiviteter har genomförts och målen för förvaltningen förväntas uppnås. I handlingsplan har dock inte energiplanens mål kommit med ännu. Tertialredovisning av miljöarbetet från respektive område sker på olika sätt, och kraven på hur respektive skola skall komma in med underlag till rapporten är otydlig. Besökt skola (Norrskolan) visar på ett bra praktiskt miljöarbete, sytematiken av hur miljögruppen på skolan kan dock förbättras. Säkerställ att avfallssortering sker enligt egen rutin och sortering sker så långt det är möjligt och motiverat Säkerställ att alla frågor i miljöriskanalys finns med i checklista för egenkontroll/skyddsrond Planlägg skolors miljögruppsarbete tydligare Mätning, analys och underlag till förbättring Interna revisioner genomförs på ett bra och ambitiöst sätt. Rapporterna är tydliga och framhåller även förbättringar. Visst problem föreligger att få svar från de som är ansvariga att genomföra åtgärder efter en intern revision. Korta svarstiden på avvikelser (nuvarande tid är 6 månader) Förtydliga hur uppföljning av hur en vidtagen korrigerad åtgärd görs och vad det innebär i praktiken. Nuvarande avvikelserapport och revisionsrutin ger ingen tydlig vägledning om hur uppföljning görs. 4 Korrigerande åtgärder till avvikelser konstaterade vid föregående aktivitet Var vidtagna på ett bra sätt. JODA 5 bör fortsätta att följas på nästa revision Sid 2 av 5 Revisionsrapport Version:

3 5 Konstaterade avvikelser Plats/Process/ Standard Delkrav Guide Avvikelse Sign/Avv.nr. Typ Funktion TK EMAS Hänvisning till enbart egenkontroll som metod för att säkra JODA 1 M lagefterlevnad är ej tillräcklig för att säkerställa att verksamheten har identifierat hur respektive lagstiftning SOD m.fl berör verksamheten. Eftersom egenkontrollen är omfattande måste i sådant fall hänvisas vad i egenkontroll som gör att lagkravet är säkerställt. (motsvarande kan vara aktuellt om hänvisning sker till skyddsrond) TK Enligt periodisk besiktning i aug skall bl.a. JODA 2 M SOD m.fl riskbedömning för själva reningsverket upprätts. Vid revisionen framkom att detta inte var gjort, eller planlagt att utföras. Det är därmed oklart vilken som styrningen finns för åtgärder som behöver vidtas till följd av resultat från periodiska besiktningar. Flera BJ m.fl. Årlig uppdatering av miljöriskanalyser kan ej påvisas i alla JODA 3 M verksamheter. Enligt systemet skall detta ske (dok ) BU MG m.fl Det saknas systematik i hur respektive område och dess JODA 4 M enheter gör tertial rapportering av miljöledningsarbetet, samt hur resultatet av detta skall distribueras och vem som gör analys av resultaten. Samtliga avvikelser införs i det egna avvikelserapporteringssystemet. I svaret till SEMKO-DEKRA bifogas förutom en beskrivning av orsaken till avvikelsen, de åtgärder som genomförts inklusive bevis (t.ex utdrag ur protokoll, fotografi, förändrad rutin). I vissa fall kan planerade åtgärder accepteras. Sid 3 av 5 Revisionsrapport Version:

4 6 Grundläggande certifikatsuppgifter Organisationens namn (anges på certifikatet) Verksamheter som certifikatet omfattar (scope) Plats-/er (eventuell hänvisning till en, av företaget, styrd förteckning*) Verksamhet/platser/divisioner etc som inte omfattas Uteslutna krav Certifikatets giltighetstid Uppföljningsintervall Antal anställda 5000 Företagets kontaktperson Uppgifter registrerade hos SEMKO- DEKRA Uddevalla kommun Miljö och Stadsbyggnad Produktion av service och tjänster samt myndighetsutövning Uddevalla kommun Havskuren avfallsanläggning var 6:e månad Bengt Berling Adress Stadshuset Varvsvägen Uddevalla Sverige Mailadress * Vid förändring bifoga uppdaterad förteckning. bengt.berling@uddevalla.se Förändringar noterade vid revisionen SEMKO-DEKRA Certification AB Rapportdatum Jonas Danielson Revisionsledarens underskrift Företagsrepresentantens underskrift Adress: SEMKO-DEKRA Certification AB Box Kista Besöksadress: Torshamnsgatan 43 Tel: Fax: Sid 4 av 5 Revisionsrapport Version:

5 Information (bifogas vid certifiering och omcertifiering) SEMKO-DEKRA Certification AB (SEMKO-DEKRA) är ackrediterat av SWEDAC bl.a. för certifiering av företags ledningssystem enligt olika internationella standarder. Hur arbetet genomförs är därför i stora delar styrt av kraven i standarderna och de så kallade ackrediteringsreglerna. Vårt mål är därutöver att våra revisioner ska genomföras i en positiv anda och att de ska bidra till företagets förbättringsarbete, kopplat till affärsnyttan. I rapporten kan följande förkortningar förekomma istället för den kompletta standardbeteckningen: Q = SS-EN ISO 9001:2000 M = SS-EN ISO 14001:1996/2004 AFS = AFS 2001:1 LIS = SS QS = QS 9000:1998 Den inledande Certifieringen genomförs i två steg: Vid förgranskning/planeringsdialog kontrolleras att verksamhetssystemets dokumentation överensstämmer med kraven i standarden samt med organisationens och verksamhetens art och komplexitet. Dessutom sker en övergripande granskning av viktiga moment för styrning och kontroll av verksamheten. Certifieringsrevisionen planeras. Resultatet från denna granskning inklusive de förändringar som genomförts ligger till grund för Certifieringsrevisionen. Att verksamhetssystemet är infört och effektivt kontrolleras vid Certifieringsrevisionen och vid de efterföljande aktiviteterna, de så kallade Uppföljande revisionerna, under certifikatets 3-åriga giltighetsperiod. Inför en ny treårsperiod genomförs en så kallad Omcertifiering. I revisionsrapporten anges de eventuella avvikelser mot standardens krav som framkommit, sammanfattande intryck från viktiga moment samt revisionsledarens/-teamets rekommendation. Revisionsrapporten överlämnas (med få undantag) i samband med avslutande möte. Om företaget så önskar går det bra att få den digitalt. Följande typer av avvikelser finns: Större avvikelser (S): Skall åtgärdas. Kontroll av åtgärderna sker som regel på plats vid en extra revision (såväl större som mindre avvikelser granskas vid en så kallad Efterrevision). Mindre avvikelser (M): Åtgärder som SEMKO-DEKRA kan acceptera skall vara planerade eller genomförda inom 6 arbetsveckor efter avslutad aktivitet. SEMKO-DEKRA beslutar om korrigerande åtgärder skall skickas in till SEMKO-DEKRA eller om det räcker att kontroll att åtgärderna var tillräckliga sker vid nästa revision. Den sammantagna dokumentationen såsom checklistor, revisionsplan, rapport, avvikelser inklusive korrigerande åtgärder och deltagarförteckning är underlag för SEMKO-DEKRA:s certifieringsinstans granskning och beslut om certifiering. Det Certifieringsbeslut som utfärdas är tillsammans med Certifikatet företagets bevis på genomförd certifiering. SEMKO-DEKRA hanterar all information angående den certifierade verksamheten med sekretess. Sid 5 av 5 Revisionsrapport Version: