Utdrag. Miljöpolicy och riktlinjer för arbetet med miljöledning inom Regeringskansliet

Transkript

1 Utdrag Protokoll RK FA2008/390/STAB Statsrådsberedningen Miljöpolicy och riktlinjer för arbetet med miljöledning inom Regeringskansliet (1 bilaga) Bakgrund Miljöledningsarbetet är en viktig komponent i arbetet för att uppnå en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar utveckling. Den 15 oktober 1999 utfärdade därför statsministerns statssekreterare och statssekreteraren vid Miljödepartementet, på regeringens uppdrag, riktlinjer för hur det fortsatta arbetet med att införa miljöledning i Regeringskansliet skulle bedrivas (M1999/2982/Kn). Riksdag och regering antog 1999 även nationella miljökvalitetsmål för en ekologiskt hållbar utveckling (prop.1997/98:145, bet. 1998/99:MJU6, rskr. 1998/99:183). Den 6 maj 2004 beslutade regeringen om miljöpolicy, mål och handlingsprogram för miljöledning i Regeringskansliets beslutsprocesser m.m. (M2003/4032/Hm). Förvaltningschefen beslutade den 30 juni 2006 om miljöpolicy för Regeringskansliets interna administrativa verksamhet. Regeringen gav den 28 februari 2008 Regeringskansliet i uppdrag att besluta om ny policy och nya riktlinjer för miljöledningsarbetet inom Regeringskansliet (M2008/949/H). Beslut Som en del i Regeringskansliets kontinuerliga utveckling av miljöledningsarbetet fastställs härmed ny miljöpolicy och nya riktlinjer för arbetet med miljöledning inom Regeringskansliet enligt bilaga. Beslutet har fattats av statsministern. Utdraget stämmer med originalet Utdrag till Statsrådsberedningen Samtliga departement Regeringskansliets förvaltningsavdelning Postadress Telefonväxel E-post: registrator@adm.ministry.se Stockholm Besöksadress Telefax Rosenbad

2 Bilaga till beslut Statsrådsberedningen Förvaltningschefens stab Håkan Nyberg Miljöpolicy och riktlinjer för arbetet med miljöledning inom Regeringskansliet 1 Miljöpolicy Regeringskansliet ska medverka till att Sverige fortsätter vara ett föregångsland och en pådrivande kraft i strävan att skapa en hållbar utveckling. Hänsyn till miljön och människans hälsa ska vara naturliga inslag i Regeringskansliets arbete. Regeringskansliet ska uppmärksamma och granska tänkbar påverkan på miljön såväl vid utarbetandet av förslag till beslut, som i myndighetens direkt miljöpåverkande verksamhet. Regeringskansliets miljöarbete ska kännetecknas av delaktighet och öppenhet. Regeringskansliets medarbetare ska ha goda kunskaper om vilka aktiviteter som har påverkan på miljön både i samhällsutvecklingen och i den dagliga verksamheten för att kunna bidra till en hållbar utveckling. Alla medarbetare ska känna till Regeringskansliets miljöpolicy. Regeringskansliet ska kontinuerligt följa upp, utvärdera och förbättra miljöarbetet.

3 2 2 Riktlinjer 2.1 Miljöledningssystemets syfte och omfattning Regeringskansliets miljöledningssystem syftar dels till att utveckla beslutsprocesserna så att miljökonsekvenser av ett eventuellt beslut belyses på ett bra sätt i beslutsunderlagen 1, dels till att minska den egna direkta miljöpåverkan genom systematisk genomgång av myndighetens verksamhet. Regeringskansliets miljöledningssystem omfattar all verksamhet inom myndigheten och samtliga medarbetare. Genom att säkerställa att miljöeffekter på ett konsekvent sätt kan beaktas i regeringens beslutsprocesser och i den direkt miljöpåverkande verksamheten medverkar Regeringskansliet till att de nationella miljökvalitetsmålen nås. Alla underlag till förslag till propositioner, skrivelser till riksdagen, lagrådsremisser och förordningar av betydelse för miljön ska innehålla en bedömning av vilken miljöpåverkan som förslaget får om det genomförs. Departementspromemorior i Departementsserien (Ds) som behandlar frågor som har betydelse för miljön ska innehålla en miljöbedömning av dessa frågor. Regeringskansliet ska vid utformningen av ståndpunkter och instruktioner inför internationella möten beakta strävan att skapa en ekologiskt, såväl som ekonomiskt och socialt, hållbar utveckling. På sikt ska miljöbedömningar finnas i förslag till alla regeringsbeslut som har betydelse för miljön. Även kommittéerna påverkas av Regeringskansliets miljöledningssystem eftersom kommittédirektiv och beredning av kommittéernas förslag är en del av beslutsprocesserna. Förslag till kommittédirektiv och uppdrag till myndigheter, som behandlar frågor som har betydelse för miljön, ska innehålla en begäran om att en miljöbedömning av kommande förslag ska göras. När det gäller den direkt miljöpåverkande verksamheten omfattas kommittéer lokaliserade i Regeringskansliets lokaler i centrala Stockholm 1 Med beslutsprocesser avses här regeringens beslutsfattande samt vissa Regeringskanslibeslut såsom departementsskrivelser, bidragshantering med mera. Regeringskanslibeslut angående den interna verksamheten hanteras i den direkt miljöpåverkande delen av miljöledningssystemet.

4 av miljöledningssystemet i den utsträckning Regeringskansliet har möjlighet påverka och följa upp den direkt miljöpåverkande verksamheten. Utlandsmyndigheterna lyder under Regeringskansliet (Utrikesdepartementet). Regeringskansliets miljöledningssystem i den direkt miljöpåverkande verksamheten omfattar också utlandsmyndigheterna i den utsträckning Regeringskansliet har möjlighet att påverka verksamheten vid förhyrning, inköp, investeringar m.m Ansvar för, och organisation av miljöledningsarbetet Chefen för Regeringskansliet fastställer policy och riktlinjer för arbetet med miljöledning inom Regeringskansliet. Det operativa ansvaret delegeras enligt nedan. Chefen för Miljödepartementet ansvarar för att samordna miljöledningsarbetet vad gäller Regeringskansliets beslutsprocesser. Chefen för Miljödepartementet ansvarar även för koordinering av aktiviteter inom miljöledningsarbetet som är gemensamma för Miljödepartementet och Förvaltningsavdelningen. Förvaltningschefen ansvarar för myndighetens direkta miljöpåverkande verksamhet. För utlandsmyndigheterna ansvarar Utrikesdepartementet om inte verksamheten faller under förvaltningschefens ansvar. Utveckling, uppföljning och revision av miljöledningsarbetet liksom information och utbildning om arbetet koordineras av miljösamordnare vid Miljödepartementet vad gäller Regeringskansliets beslutsprocesser, och vid Förvaltningsavdelningen vad gäller myndighetens direkt miljöpåverkande verksamhet. Miljösamordnarna är sammankallande för var sin arbetsgrupp med representanter utsedda av departementen. Arbetsgrupperna syftar till att ge departementens representanter möjlighet att delta i utvecklingen av miljöledningsarbetet bl.a. i framtagande av miljöutredning, handlingsplaner och genom att lämna förslag till hur eventuella avvikelser ska hanteras. Departementens representanter ska även fungera som en informationskanal till och från departementen vilket bl.a. inkluderar att rapportera om hur miljöarbetet fortskrider på departementen. Departementscheferna ansvarar för att miljöledningsarbetet inom respektive departement bedrivs enligt gällande riktlinjer och fastställda handlingsplaner.

5 4 Varje enhetschef ansvarar för att enhetens medarbetare informeras om handlingsplaner och nya rutiner i miljöarbetet samt medverkar till att miljöarbetet kan drivas framåt. Huvudmännens beredningsansvar inkluderar att beslut som har eller kan få miljöpåverkan bereds med berörda parter. I det ansvaret ingår att en miljöbedömning görs när en sådan ska ingå i beslutsunderlaget och att kommittédirektiv och myndighetsuppdrag innehåller en begäran om miljöbedömning när en sådan begäran skall göras. Huvudmannen ansvarar också för att miljöaspekter redovisas i departementspromemorior och i ståndpunktspromemorior och instruktioner inför internationella möten. Varje medarbetare ansvarar för att följa fastslagna rutiner inom verksamheter som kan ha miljöaspekter och för att ta miljöhänsyn i sitt dagliga arbete. 2.3 Miljöaspekter * Chefen för Miljödepartementet ansvarar för att en miljöutredning görs för att identifiera vilka miljöaspekter som har eller kan ha betydande miljöpåverkan i Regeringskansliets beslutsprocesser och för vilka miljöbedömning bör göras. Chefen för Miljödepartementet ansvarar även för att denna utredning revideras vid behov och hålls uppdaterad på Insidan. Vad gäller myndighetens direkt miljöpåverkande verksamhet ska miljöaspekterna regelbundet utredas. Förvaltningschefen ansvarar för att miljöutredningen och värdering av miljöaspekter årligen ses över inför revision av handlingsplan. Betydande miljöaspekter ska identifieras enligt den modell som beskrivs i den senast gjorda miljöutredningen. Miljöutredningen ska hållas uppdaterad på Insidan. 2.4 Lagstiftning Miljödepartementet ansvarar för att en förteckning över miljölagstiftning som i betydande utsträckning berör Regeringskansliets direkt miljöpåverkande verksamhet finns tillgänglig och hålls uppdaterad på Insidan. Förvaltningsavdelningen ska som underlag för detta kontinuerligt informera Miljödepartementet om Regeringskansliets direkt miljöpåverkande verksamhet. 2.5 Kommunikation och utbildning Miljödepartementet och Förvaltningsavdelningen ansvarar för att berörd personal erbjuds utbildning om miljöbedömning av beslutsunderlag och * Med miljöaspekt avses aktiviteter som har eller kan ha inverkan på miljön.

6 övrigt miljöledningsarbete. Därutöver ska särskilda seminarier för att öka medarbetares möjlighet att ta miljöhänsyn anordnas vid behov. Miljödepartementet och Förvaltningsavdelningen ansvarar för att Regeringskansliets medarbetare kontinuerligt informeras om miljöledningsarbetet och att information om arbetet finns tillgänglig samt hålls uppdaterad på Insidan. Där presenteras bland annat policy, riktlinjer, miljöutredningar, handlingsplaner och uppföljningar av miljöarbetet. Personalorganisationerna ska informeras om förändringar i miljöarbetet som kan ha konsekvenser för arbetsförhållandena inom RK. Miljödepartementet och Förvaltningsavdelningen ansvarar även för att samtliga nyanställda informeras om miljöledningsarbetet inom Regeringskansliet och om hur miljöhänsyn kan tas i det dagliga arbetet Mål och handlingsplaner för miljöarbetet Chefen för Miljödepartementet ansvarar för att mål och handlingsplan för miljöarbetet vad gäller Regeringskansliets beslutsprocesser fastställs och revideras. Dessa ska beredas med samtliga departement, Förvaltningsavdelningen och Statsrådsberedningen. Förvaltningschefen ansvarar för framtagande och fastställande av mål och handlingsplan för miljöarbetet vad gäller myndighetens egna direkt miljöpåverkande verksamhet. Handlingsplanen ska fastställas efter samråd med departementen, Förvaltningsavdelningen och Statsrådsberedningen. Både vad gäller indirekt och direkt miljöpåverkan ska övergripande miljömål visa på inriktningen av miljöarbetet och gälla för en tidsperiod på ett till fem år. Målen ska kompletteras med detaljerade mål och en handlingsplan som beskriver åtgärder, ansvarsfördelning och tidsplaner för att uppnå dem. Detaljerade mål och handlingsplaner ska uppdateras årligen. 2.7 Samrådsformer, riktlinjer och vägledningar Reglerna om gemensam beredning framgår av förordningen (1996:1515) med instruktion för Regeringskansliet. Hur samråd ska ske utvecklas vidare i Statsrådsberedningens publikation Samrådsformer i Regeringskansliet. Reglerna om gemensam beredning innebär bland annat att ärenden med betydelse för den yttre miljön ska beredas med Miljödepartementet. Vidare framgår att det på en delning ska anges om förslaget har betydelse för miljön. I sådant fall ska en miljöbedömning bifogas delningen. Som stöd för denna beredning har Miljö-

7 6 departementet utfärdat ytterligare vägledningar. Vägledningen ska uppdateras vid behov under Miljödepartementets ledning. Förvaltningschefen beslutar om riktlinjer för hantering av Regeringskansliets direkt miljöpåverkande verksamhet. Särskilda vägledningar för detta miljöarbete ges ut. 2.8 Uppföljning och rapporter Miljödepartementet och Förvaltningsavdelningen ansvarar för att följa upp åtgärder och mål i handlingsplan för miljöarbetet vad gäller Regeringskansliets beslutsprocesser respektive för myndighetens direkt miljöpåverkande verksamhet. Statssekreteraren vid Miljödepartementet respektive förvaltningschefen ska informeras regelbundet om dessa uppföljningar. Uppföljningar av miljöledningsarbetet kommuniceras årligen i Regeringskansliets årsbok samt vid behov i månadsrapportering från Förvaltningschefen. 2.9 Revision och avvikelsehantering Miljödepartementet och Förvaltningsavdelningen ansvarar, inom sina respektive områden, för att årlig granskning sker av att verksamheten bedrivs i enlighet med miljöledningssystemet. Som ett led i denna uppföljning ska departementen årligen senast den 1 februari redovisa sitt miljöarbete vad gäller Regeringskansliets beslutsprocesser till Miljödepartementet. Miljödepartementet ska redovisa en sammanfattning av departementens redovisningar årligen senast den 1 april. Inför den årliga genomgången av miljöarbetet ska miljösamordnarna i sina respektive rapporter, sammanställa avvikelser som konstaterats och hur dessa har hanterats. Dessa rapporter tas sedan upp i den årliga genomgången Årlig genomgång av miljöarbetet Statssekreteraren vid Miljödepartementet och förvaltningschefen ska i början av varje år informera chefen för Regeringskansliet om det gångna årets miljöarbete, samt presentera ett förslag till handlingsplan för kommande år för. Motsvarande information ska årligen även ges till statssekreterargruppen.