RK 6.2 Organisation och ansvar

Transkript

1 Godkänt den: Ansvarig: Marta Fallgren Gäller för: Regionkontoret Syfte Syftet med detta dokument är att klargöra roller, ansvar och befogenheter för miljöarbetet inom Regionkontoret i Region Uppsala. Organisation Ansvarsfördelning Ansvaret för miljöarbetet följer linjeorganisationen. Respektive chef är ansvarig för utförande och har miljönätverket till sin hjälp bestående av Miljöenheten, miljöchefen, miljöanpassade upphandlingsgruppen samt miljöombud. Nedan beskrivs olika roller och ansvar som har identifierats för olika befattningshavare. Sidan 1 av 5

2 Regiondirektör, tillika förvaltningschef Regiondirektören har det högsta ansvaret att Regionkontoret i Region Uppsala har ett effektivt och verkningsfullt miljöarbete enligt gällande lagstiftning och Region Uppsalas miljöledningssystem. För att uppnå detta ansvarar Regiondirektören för att tillsätta tillräckliga resurser för miljöarbetet och fatta beslut i samband med ledningens miljögenomgångar. Avdelningschefer/enhetschefer Avdelningschefer/enhetschefer ansvarar för att: verksamheten bedrivs enligt Region Uppsalas miljöprogram, miljöpolicy och miljöledningssystem miljölagstiftningen efterlevs genom att bland annat lokala instruktioner följs på arbetsplatsen (till exempel resepolicy och avfallshandbok) förändringar av verksamhet med betydelse för miljön överensstämmer med åtaganden i miljöpolicyn, samt gällande miljölagar och andra krav direkt underställd personal informeras om korrigerande åtgärder och uppdatering av rutiner och dokument åtgärda avvikelser/ genomföra förbättringar i miljöarbetet enligt rutin för avvikelsehantering, VerkSAM fylls i och godkänns medarbetarna får miljöinformation i samband med arbetsplatsträffar medarbetarna genomfört Region Uppsalas miljöutbildning i Pingpong miljöutbildningen registreras i Pingpong nyanställda introduceras i Region Uppsalas miljöarbete Specifikt uppdrag för chefen för Enheten för vårdavtal, inom Hälso- och sjukvårdsavdelningen I samarbete med miljöstrateg på Enheten för Hållbar Utveckling/Miljö med fokus på miljöledning, miljöanpassad upphandling och miljörevision, se till att: miljökrav ställs på privata vårdgivare med avtal med Region Uppsala ovan nämnda miljökrav följs upp Specifikt uppdrag för chefen för Enheten för kunskapsstyrning, inom Hälso- och sjukvårdsavdelningen I samarbete med miljöstrateg på Enheten för Hållbar Utveckling/Miljö med fokus på läkemedels påverkan på miljön/ Akademiska sjukhusets miljöchef samordna att Region Uppsalas handlingsplan för läkemedel och miljö verkställs. Specifikt uppdrag för chefen för Inköps- och upphandlingsenheten, inom Avdelningen för ekonomi och hållbar utveckling Tillsammans med Region Uppsalas miljöchef se till att Region Uppsalas riktlinjer för hållbar upphandling efterlevs vid upphandlingar. Se till att inköps- och upphandlingsenheten och Enheten för Hållbar Utveckling/ Miljö träffas regelbundet och samarbetar enligt riktlinjerna. Samtliga medarbetare Samtliga medarbetare inom Regionkontoret ansvarar för att: Sidan 2 av 5

3 känna till miljöpolicyn följa styrande dokument som berör verksamhetens miljöarbete aktivt medverka till att miljöarbetet utvecklas och att verksamhetens negativa miljöpåverkan därmed successivt minskar rapportera in förbättringsförslag och avvikelser via Medcontrol Intern service Intern service har följande arbetsuppgifter: om möjligt köpa in ekologiska och fairtrademärkta livsmedel se till att Regionkontorets källsortering har fungerande skyltning fungera som kontaktorganisation för ISS Stödfunktioner Miljönätverket Som direkt stöd till linjeorganisationen inom Regionkontoret finns Miljöenheten (inklusive miljöchef). Miljöenheten arbetar övergripande inom region Uppsala som stöd och sakkunniga i miljöfrågor till den politiska organisationen och tjänstemannaorganisationen, vilket beskrivs i det övergripande organisationsdokumentet för Region Uppsala i miljöledningssystemet RU 6.2. Som direkt stöd till linjeorganisationen inom Regionkontoret finns dessutom miljösamordnare och miljöombud. Miljöchef På uppdrag av regiondirektören ska miljöchefen: bevaka att Regionkontoret följer miljöpolicyn, uppnår satta miljömål, ständigt förbättrar sitt miljöarbete samt efterlever miljörelaterade lagar och andra krav rapportera resultat och förslag till förbättringsåtgärder till Regionkontorets ledning om Regionkontorets miljöarbete se till att Regionkontorets miljöledningssystem uppfyller kraven enligt ISO 14001:2015 enligt Regionfullmäktiges beslut uppdatera och i vissa fall fastställa styrande dokument efter överenskommelse i det enskilda fallet utföra samtliga eller delar av Regiondirektörens arbetsuppgifter inom miljöledningssystemet Miljöenheten Miljöenheten arbetar på uppdrag av miljöchefen för att uppfylla ovan nämnda åtaganden. Vid miljöenheten återfinns bland annat funktionerna miljörevisionsledare, intern miljörevisor, Samordnare miljökrav vid upphandling samt miljöinformatör. Dessa funktioner beskrivs nedan. Revisionsledare Miljö - Arbeta fram förslag på revisionsprogram för Region Uppsala var tredje år - Leda och samordna arbetet med planering, genomförande och uppföljning av revisionerna i samarbete med Region Uppsalas interna miljörevisorer Sidan 3 av 5

4 - Kontinuerligt utveckla revisionsförfarandet så att det ger möjlighet att förbättra miljöprestandan och effektivisera miljöledningssystemet, samt dess roll i verksamhetsstyrningen - Stämma av relevanta frågeställningar med berörda miljömålsområdesansvariga Förutsättningar för revisionsplaneringen är att den sker i god tid (utskick senast två månader i förväg) för att möjliggöra planering för verksamheterna Revisor miljö - Planera och genomföra de revisioner som fördelats enligt överenskommelse i revisionsgruppen - Bidra aktivt i planering och utveckling av revisionsförfarandets samtliga delar Upphandlingsgruppen vid Miljöenheten Upphandlingsgruppen vid Miljöenheten ska arbeta enligt LUL 11.5 Riktlinjer för hållbar upphandling. Samordnare Miljökrav vid upphandling - Leda och samordna arbetet med framtagande och uppföljning av miljökrav i samband med upphandling, via upphandlingsgruppen för miljöfrågor - Utifrån Miljöprogrammet och i dialog med miljömålsområdesansvariga prioritera i vilka upphandlingar miljökrav ska ställas - Utifrån miljöprogrammet och i dialog med miljömålsområdesansvariga prioritera vilka upphandlingar som ska följas upp ur ett miljöperspektiv - Löpande kommunicera status för miljökraven i upphandlingarna med miljöchef - Se till att det finns ett känt, accepterat och kommunicerbart arbetssätt (såväl för miljönätverk, upphandlare och controllers vid Fastighet och Service), inklusive mallar och standardkrav för att ställa och följa upp miljökrav vid upphandling - Fungera som kontaktperson för upphandlare med avseende på miljökrav Miljöinformatör - Utifrån kommunikationsplanen till miljöprogrammet och befintlig budgetram se till att det finns informationsmaterial som behövs för att kommunicera miljöprogrammet - Planera, genomföra miljönätverksträffar och producera informationsmaterial i anslutning till dessa - Planera och genomföra miljöombudsutbildningar samt utbildningar på intranätet - Samordna introduktion av nya miljösamordnare - Stötta miljönätverket i kommunikationsfrågor - Uppdatera och utveckla miljösidor på extern hemsida och intranät Miljösamordnare På uppdrag av Regiondirektören och miljöchefen ska miljösamordnaren: sammanställa Regionkontorets miljöavsnitt i uppföljningen Sidan 4 av 5

5 ta fram en årlig uppföljningsmall, som kommuniceras i uppföljningsverktyget VerkSAM, i samarbete med representanter för säkerhet och arbetsmiljö samordna Regionkontorets miljöarbete i samarbete med miljöombuden vara behjälplig med miljöintroduktion av nyanställda vara behjälplig med informationsstöd till miljöpunkter i VerkSAM förbereda och rapportera resultat och förslag till förbättringar till ledningsgruppen tillsammans med miljöchefen om Regionkontorets miljöarbete hantera avvikelser och förbättringsförslag för Region Uppsalas Regionkontor planera och samordna intern miljörevision uppdatera styrande dokument Miljöombud intern service Miljöombudet vid intern service har i uppdrag att praktiskt sköta källsorteringen vid Storgatan 27. Miljöombud Miljöenheten Miljöenheten har även följande uppdrag vid Storgatan 27: registrera kemikalier i kemikaliedatabasen KLARA utföra riskbedömningar av kemikalier i samråd med miljöombud på intern service fylla i transportdokument av farligt gods Miljöombud extern placering utanför Storgatan 27 Vid Smittskyddsenheten som tillhör Region Uppsalas Regionkontor, men som inte sitter på Storgatan 27 finns miljöombud. Detta miljöombud arbetar på uppdrag av närmaste chef med att: informera personal i samband med arbetsplatsträffar arbeta praktiskt med miljöarbete enligt VerkSAM introducera nyanställda i verksamhetens miljöarbete stimulera personalen i miljöarbetet hålla sig uppdaterad i viktiga miljöfrågor rapportera avvikelser och förbättringsförslag till närmaste chef Sidan 5 av 5