Projektplan: Miljöledningsprojektet

Transkript

1 SLU Infra Miljö Projektplan: Miljöledningsprojektet Projektledare: Johanna Sennmark Uppdragsgivare: Martin Melkersson Datum: Bakgrund och motiv Enligt rektorsbeslut , DNr: SLU ua , ska hela SLU miljöcertifieras mot ISO Mot bakgrund av detta antogs handlingsplanen i Universitetsdirektörens beslut med samma DNr som ovan. SLU är redan idag till ca hälften certifierat, projektet täcker de delar som är kvar. 2. Syfte nytta med projektet Det övergripande syftet och målet med projektet är att SLU ska befästa sin position som ett miljömedvetet universitet innefattande ett miljöledningssystem som fångar upp och möjliggör ständiga förbättringar inom miljöområdet. Andra syften och motiv redovisas i figuren nedan. 3. Mål resultat av projektet SLU, Box 7070, SE Uppsala, Sweden tel: +46 (0) Org.nr info@slu.se

2 Målet med projekt är uppnått när alla delar av SLU innefattas av ett ISO certifikat enligt tidsplan som är beslutad av rektor och universitetsdirektör, se bilaga 1 samt att organisationen är väl sammansatt för att förvalta certifikatet. En strävan i arbetet är också att verksamhetens inte ska få fler certifikat, hellre införliva kvarvarande verksamheter. 4. Kritiska faktorer Några identifierade kritiska faktorer är: Resursbrist på de institutioner som ska införa miljöledning men även där miljöledning redan är infört. På enheter där man förut försökt införa miljöledning kan engagemanget vara lågt Ledningen på universitet måste kontinuerligt visa sitt engagemang och i olika sammanhang efterfråga resultat Resursbrist på miljöenheten då större och större delar av SLU blir certifierat och andra arbetsuppgifter också ska utföras av Miljöenheten. Svårigheter att engagera delar av SLU att tex ta fram och följa upp miljömål Antalet interna miljörevisorer är idag för litet, arbetsbelastningen på de som finns blir för hård. Otydlig dokumenthantering. Det finns idag inget tydligt system för hantering av övergripande dokument vad gäller placering, fastställande, versionshantering etc 5. Genomförande Tidsplanen beskriver i grova ordalag vad som ska göras. Varje ny enhet/ Hus/ort som ska inleda ett certifieringsarbetet gör sin egen handlingsplan. 6. Tidsplan Projektet pågår fram till Se tidsplanering i bilaga Projektorganisation Projektledare: Miljöchef Styrgrupp: ISG (Infra Struktur Gruppen) enligt tidigare beslut Central Miljökoordinator; arbetar liksom Miljöchefen med övergripande samordningsfrågor Miljösamordnare på olika institutioner/enheter; rollen finns beskriven och beslutad. Deras tilldelade tid i projektet varierar. Delegationsordning för rektor anger vem som är miljösamordnare. 8. Resurser och budget Miljöenheten är placerad på avdelningen för Infrastruktur. Där finns förutom miljöchef en miljökoordinator. Miljöledningen är en del av arbetsuppgifterna för enheten. Budget: Se bilaga 2 2(7)

3 9. Kommunikation/ förankring under och efter projektet Kommunikationsplaner ska tas fram, årligen. Bilaga 3 anger kommunikationsplan för Godkännande av projektplanen Projektets planering och förutsättningar godkänns samt uppdraget accepteras av uppdragsgivaren och projektledaren. Signering Martin Melkersson Uppdragsgivare Ort och datum Johanna Sennmark Projektledare Ort och datum 3(7)

4 Bilaga 1 Tidsplan mm, fortsatt certifiering enligt ISO Övergripande aktiviteter när? övergripande ansvar kommentar Miljöchefens medverkan på ledningsrådråd med syftet status uppdatering 4 ggr /år Rektor Miljöchef med hjälp av Baseras på målen som tagits fram och en Kommunikation av miljöambition, miljömål och handlingsplan löpande kommunikationschef ambitionsförklaring Det ska bli tydligare att prefekterna har ansvaret Revidering av rektors delegationsordning med avseende på miljö sep-13 Rektor för miljöledningsarbetet. ISG s uppdrag utökas att också innefatta arbetsuppgifter inom miljö sep-13 Universitetsdirektör Definiera och besluta om "Miljöroll" sep-13 Universitetsdirektör Uppstart certifiering Infra sep-13 Infrachef Uppstart certifiering Ledning och admin sep-13 Rektor Uppstart certifiering Biocentrum sep-13 Miljö-samordnare* Kommunikationsplan framtagen och beslutad sep-13 Miljöchef Framtagande av övergripande mål och tillhörande handlingsplan okt-13 Infrastrukturgruppen Uppstart certifiering Umeå jan-14 Miljö-samordnare* Uppstart certifiering institutionen för akvatiska resurser jan-14 Miljö-samordnare* Uppstart certifiering Biblioteken jan-14 Miljö-samordnare* Uppstart certifiering VHC jun-14 Miljö-samordnare* Uppstart ev övrig verksamhet sep-14 Miljö-samordnare* Interna Miljörevisioner planeras och genomförs Miljö-samordnare* intern miljörevision ska genomföras en gång per år Miljösamordnarträff 2 ggr/år Miljöchef första i okt 2013 Miljörevisorsträff 1 gg/år Miljöchef *Vid varje institution och enhet ska finnas en miljösamordnare. Prefekt är miljösamordnare om inte prefekten utser någon annan för uppgiften. 4(7)

5 Bilaga 2 Projektbudget miljöledningssystem SLU Aktivitet 2014 Miljöutredning för hela SLU Utbildning internrevisorer Utbildning för nya miljösamordnare grundkurs ISO utbildning för samtliga miljösamordnare, ny utgåva av standarden resekostnader för SLU miljö för medverkan i externrevision mat+ lokal internrevisionsdag mat+ lokal miljösamordnardag Externa revisionskostander (SP) ersättning för interna revisioner, arbetstid 0 kommunikationskostander tjänsten lagövervakning framtagande av generell miljöutbildning "miljöarbetet på SLU" framtagande av reseundersökning genom CWT summa Budget för nästkommande år ansöks särskilt om inför varje år. 5(7)

6 Bilaga 3 Kommunikationsplan för Miljöledningsprojektet Syfte. Syftet med kommunikation kring miljö är att alla anställda och studenter ska känna till något om SLUs miljöarbete. Externt ska vi uppfattas som ett Universitet med hög ambitionsnivå. Många ska känna att de vill engagera sig, det ska vara ett arbete man är stolt över. Genom att upprätta en kommunikationsplan systematiseras kommunikationsarbetet. Ledord i vår kommunikation om miljö; ambitiös, trovärdig, kreativ Mål Alla (anställda och studenter) ska känna till något om SLUs miljöarbete; 90% av dem ska tycka att det vi gör är bra, externt ska vi uppfattas som att vi tar miljöfrågorna på allvar och har en hög ambitionsnivå Målgrupp för miljökommunikationen Anställda, studenter, externa intressenter, 6(7)

7 Handlingsplan - översiktligt En detaljerad handlingsplan med avseende på kommunikation innehållande bland annat ansvar och färdigdatum används internt på Infra-Miljö i det dagliga arbetet Område Aktion När? Uppföljning Medarbetarweb Nyhetsflöde Ca 2 ggr /mån Hålla den aktuell kontinuerligt Skriva rolig miljöfakta på slu.se Tidigt 2014 Nyhetsbrev Skriv nyhetsbrev till 2-3 ggr/termin miljösamordnare Uppdatera layout så att Våren 2014 den överensstämmer med SLU Vara med i andras 2 gr/år nyhetsbrev Nyanställda Vara med på alla Minst 2 ggr/år introduktionstillfällen Filmer Undersök kostnader Våren 2014 Stående spalt i resurs Våren 2014, start, sedan kontinuerligt Umeå firar 10 år som Våren 2014 certifierade studenter Vara med i folder om Tidigt 2014 SLU som skickas ut till blivande studenter Information på 2 ggr/år studentweb Bilaga i UNT Vår 2014 Ppt som kan användas Inkl miljömål, tidsplan för Feb 2014 av miljösamordnare mm fortsatt miljöarbete Miljömål Nyhets flash, Höst 2014 vandringsutställning när alla mål är klara testresenärsaktivitet Bevakning på något av mötena. Uppföljning, tex CO2 besparing, erfarenhet etc april 7(7)