Överföring av SLU Lokaler

Transkript

1 Universitetsdirektören BESLUT SLU ID: SLU.ua Överföring av SLU Lokaler Beslut Universitetsdirektören beslutar att med verkan från 1 mars 2019 flytta enheten SLU Lokaler (kst 93121) från avdelningen för infrastruktur till egendomsavdelningen att egendomsavdelningen från samma datum byter namn till fastighetsavdelningen att avdelningen för infrastruktur byter namn till avdelningen för service, säkerhet och miljö (SSM). att direktiv och uppdrag för fastighetsavdelningen och avdelningen för service, säkerhet och miljö ska fastställas närmare i universitetsadministrationens verksamhetsplan. att uppdra till chefen för ledningskansliet att se över delegationsordningen utifrån här fattat beslut, Den personal vid SLU Lokaler som förs till fastighetsavdelningen framgår av bilagan. Postadress: Postadress Besöksadress: Besöksadress Org nr: Tel: (vx) Mobilnr: XXX-XXX fornamn.efternamn@slu.se

2 Redogörelse för ärendet och motiv till beslutet Bakgrund SLU:s hantering av bygg-, fastighets- och lokalfrågor är idag fördelad på två olika avdelningar, dels egendomsavdelningen, dels enheten SLU Lokaler inom avdelningen för infrastruktur. Egendomsavdelningen har i uppdrag att förvalta universitetets eget fastighetsinnehav, som består av närmare m 2 byggnader och ca hektar skog och mark, fördelat över hela Sverige. SLU:s eget fastighetsinnehav är en resurs för utbildning och forskning inom universitetet, och en stor del av byggnaderna och marken hyrs eller arrenderas ut till fakulteter och institutioner. Bedömningen är att SLU är bästa ägare till vissa specialiserade fastigheter där förståelse för verksamhetens speciella behov är avgörande: genom att själva äga vissa fastigheter kan universitetet säkerställa att utbildning och forskning kan ske långsiktigt och under bästa möjliga förhållanden. Enligt nuvarande direktiv ska egendomsavdelningens uthyrning till interna verksamheter ske enligt en av rektor fastställd strikt kostnadsbaserad modell. Uthyrningen till externa aktörer däremot ska ske på vanliga marknadsmässiga villkor. SLU Lokaler som idag ingår i avdelningen för infrastruktur (Infra) har bland annat i uppdrag att sköta inhyrning av lokaler från olika fastighetsvärdar vilka används av fakulteter, institutioner och andra verksamheter vid SLU. Inhyrning sker främst från Akademiska hus, men också andra hyresvärdar såsom Fastighetsverket och egendomsavdelningen. SLU Lokaler hanterar avtals- och hyresfrågor, ombyggnads- och nybyggnationsfrågor men också andra fastighetsnära uppdrag såsom samordning och utveckling av SLU:s olika campusområden. Egendomsavdelningen och SLU Lokaler har alltså delvis skilda men också mycket närliggande roller. Båda hanterar frågor om ny- och ombyggnationer, hyresadministration, avtalshantering, inoch uthyrning av lokaler samt campusfrågor. I formell mening är egendomsavdelningen hyresvärd i förhållande till SLU Lokaler men i praktiken samverkar båda enheterna, t ex i fråga om byggprojekt. Motiv för förändringen Bakgrunden till förändringen är följande: Verksamheten vid dagens egendomsavdelning, som består av enheterna fastighetsförvaltning och lantbruksdrift, var fram till 2011 en självständig verksamhet direkt under rektor (den sk egendomsförvaltningen). Av olika skäl flyttades egendomsförvaltningen hösten 2011 in under avdelningen för infrastruktur där den bildade de två enheterna fastighetsförvaltning och lantbruksdrift återigen flyttades fastighetsförvaltningen och lantbruksdriften ut och bildade egen avdelning, den nuvarande egendomsavdelningen. Det föreliggande beslutet innebär att även SLU Lokaler lyfts ut från avdelningen för infrastruktur och samordnas med övrig verksamhet inom egendomsavdelningen. 2/4

3 Det finns flera skäl till att flytta SLU Lokaler in i egendomsavdelningen. Ett skäl är att det sedan 2016 har funnits viss otydlighet kring var lokalfrågorna ligger i organisationen, var ansvaret för olika frågor ligger och vilken ingång företrädare för fakulteter och institutioner ska använda för att lyfta lokalfrågor. Separationen på två olika avdelningar är vidare inte helt naturlig eftersom kontakterna mellan SLU Lokaler och egendomsavdelningen är fortsatt starka: t ex har de byggprojekt som sker inom egendomsförvaltningens regi skötts av projektledare vid SLU Lokaler, detta för att universitetet inte ska ha dubbla projektorganisationer för ny- och ombyggnationer. Ett skäl för att flytta ut fastighetsförvaltningen och lantbruksdriften 2016 var bland annat att hålla isär roller och undvika intressekonflikter: egendomsavdelningen är ju formellt en hyresvärd gentemot SLU Lokaler som sköter inhyrningen från fastighetsvärdar. Den problematiken har dock i allt väsentligt eliminerats genom införandet av en strikt kostnadsbaserad modell för uthyrning av universitetets eget bestånd till den egna verksamheten. Syftet med detta är förstås att hyresnivån för fakulteter och institutioner ska vara så låg som möjligt. Beslutets innebörd och bedömda konsekvenser Flytten av SLU Lokaler innebär att det skapas en större tydlighet kring lokal- och fastighetshanteringen internt och externt: all styrning och förvaltning av universitetets lokaler och fastigheter sker vid en samlad fastighetsavdelning under en fastighetschef. Förändringen ger också möjligheter till ökade synergier och effektiviseringar: den samlade fastighetsavdelningen kan samordna sig bättre kring byggprojekt, hanteringen av hyresadministration och campusfrågor. Förändringen gör det lättare att kanalisera rätt kompetens till rätt uppdrag. Flytten av SLU Lokaler innebär inga förändringar i chefskapet: P-O Skatt kvarstår som chef för kvarvarande avdelningen för service, säkerhet och miljö, Lars Edvin Andersson fortsätter som chef för fastighetsavdelningen och Johan Lindersson för enheten SLU Lokaler. Konsekvenser av en omorganisation har diskuterats med cheferna för Infra och egendomsavdelningen. Universitetsdirektör Martin Melkersson har informerat medarbetarna om förslaget vid ett avdelningsmöte den 21 januari varefter personalen fått ge synpunkter på förslaget. Förslaget har i stort mottagits positivt. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsdirektör Martin Melkersson efter föredragning av verksamhetscontroller Maria Hart. I beredningen av ärendet har även ingått avdelningscheferna P-O Skatt, Lars Edvin Andersson och biträdande universitetsdirektör Birgitta Wikmark Carlsson. Martin Melkersson Maria Hart 3/4

4 Bilagor Personalförteckning SLU Lokaler Sändlista Administrativa chefsgruppen Kopia för kännedom Rektor Prorektor Vice rektorer Dekaner Överbibliotekarien Internrevisionschefen Akademisekreteraren SLUSS 4/4

5 Bilaga. Personalförteckning SLU Lokaler. Lindersson Johan Enhetschef De Mendonça E Santos Maria Teresa Konsthandläggare Fredriksson Thommy Fastighetsekonom Gustén Carl-August Projektledare Linder Jonas Projektledare Lööf Green John Koordinator Westerborn Camilla Lokalstrateg