Budgetinstruktion för år 2014

Transkript

1 1(3) Dnr SLU ua Exp. den: 8/11-13/JÖ STYRANDE DOKUMENT Sakområde: Budgetar, anslagsfördelning och verksamhetsuppdrag Dokumenttyp: Årligen återkommande planeringsoch styrdokument Beslutsfattare: Styrelsen Avdelning/kansli: Ledningskansliet Handläggare: Joakim Ögger Beslutsdatum: Träder i kraft: Giltighetstid: Bör uppdateras före: [Datum] Ev dokument som upphävs: [Dokument som upphävs] Bilaga till: Styrelsens beslut Budgetinstruktion för år 2014 Inför år 2013 har SLU ett ingående kapital på 265 mnkr, vilket motsvarar 9 procent av SLU:s omsättning mätt i intäkter. Inom universitetet finns obalanser mellan såväl redovisningsområden som fakulteter och institutioner. Det är framförallt inom redovisningsområdet utbildning på grund- och avancerad nivå som det finns besvärande underskott. Detta gäller särskilt VH-fakulteten, som har en relativt utbildningsintensiv verksamhet. För VH-fakulteten och universitetsdjursjukhuset finns nu ett behov av en försiktig hållning där kostnadsutvecklingen måste bromsas för att en ekonomi i balans ska uppnås. Även inom de övriga fakulteterna finns enskilda institutioner som har behov att minska kostnaderna. Inför 2014 fortsätter intäktsminskningen inom fortlöpande miljöanalys, vilket därmed ställer hårdare krav på planering i de av SLU:s verksamheter som bedriver miljöanalys. I enlighet med styrelsens delegationsordning åligger det rektor att besluta om budget och investeringsbudget för SLU. Dessa ska presenteras för styrelsen i april 2014 respektive december Styrning med kapital Under ett antal år har universitetet arbetat med en styrning av verksamhetens kapitalanvändning. För att det ska finnas handlingsutrymme att hantera förändringar inom och utanför SLU:s organisation ska universitetets kapital inte understiga 5 procent av omsättningen. Universitetets finansieringssituation, där ungefär hälften av finansieringen sker med tidsbegränsade externa medel, gör att en buffert på minst 5 procent av omsättningen är nödvändig. Samtidigt bör i den långsiktiga planeringen universitetets kapital inte överstiga 10 procent av omsättningen, då det är eftersträvansvärt att utnyttja tilldelade medel. SLU:s styrelse uppdrar därför åt rektor att planera för att universitetets kapital hålls inom intervallet 5-10 procent av omsättningen (mätt i intäkter). Rektor ges också i 1(3)

2 uppdrag att ansvara för att universitetsadministrationen lämnar en budget med ett kapital inom intervallet 0 till 10 procent av omsättningen. Styrelsen uppdrar vidare åt fakultetsnämnderna att lämna en budget för år 2014 med ett kapital inom intervallet 0 till 10 procent av omsättningen, samt en prognos för åren Fakultetsnämnderna får också i uppdrag att tillse att institutionerna lämnar en budget för år 2014 med ett kapital inom intervallet -3 till 10 procent av omsättningen, samt en prognos för åren Förändringar i finansiering får stor effekt på små enheter, men kan lättare balanseras inom en fakultet. Därför kan universitetet hantera att en institution under någon tid har ett negativt kapital, medan en fakultet bör ha större marginaler och hanteringsutrymmen. Institutionernas kapital ska inte understiga -3 procent av omsättningen inom något redovisningsområde. Handlingsplaner En institution som lämnar en budget för år 2014 med ett kapital under -3 procent ska utöver budgeten avlämna en treårig handlingsplan till dekanus, med kopia till rektor och ledningskansliet. Handlingsplanen omfattar perioden och ska beskriva vilka beloppssatta åtgärder som institutionen planerar att genomföra under 2014 för att inom treårsperioden uppnå en balanserad ekonomi med ett kapital inom det fastslagna intervallet. Handlingsplanen ska godkännas av dekanus. Enligt samma princip ska en fakultet som lämnar en budget för år 2014 med ett kapital under 0 procent avlämna en treårig handlingsplan till rektor med kopia till ledningskansliet. Handlingsplanen omfattar perioden och ska beskriva vilka beloppssatta åtgärder som fakulteten planerar att genomföra under 2014 för att inom treårsperioden uppnå en balanserad ekonomi med ett kapital inom det fastslagna intervallet. Handlingsplanen ska godkännas av rektor. VH-fakulteten VH-fakultetens ansträngda ekonomi har föranlett att en särskild åtgärdslista har beslutats av rektor (dnr SLU ua ). Med stöd i åtgärdslistan medges VH-fakulteten vissa undantag från budgetinstruktionen. I några avseenden blir kraven strängare, men i andra fall innebär det lättnader, som exempelvis i frågan om amorteringstakten på underskottet inom grundutbildningen. Styrelsen avser att noga följa utvecklingen avseende de åtgärder som rektor beslutat om. Fakultetsgemensamma institutioner De fakultetsgemensamma institutionerna ska göra en budget som ska godkännas av båda berörda fakulteter. Institutionens budget ska i enlighet med universitetsdirektörens instruktioner vara uppdelad internt och fakultetsvis identifierbar. Investeringsbudget Universitetets investeringar ska planeras så att de hålls inom given låneram. Investeringsbudgeten ska upprättas så att det finns en marginal på 3 procent för att hantera oförutsedda investeringsbehov under budgetåret. Med dagens låneram motsvarar 3 procent 45 mnkr av låneramen för år 2014 (1 500 mnkr). Denna reserv bedöms nödvändig för att hantera oförutsedda investeringar i SLU:s fastighetsbestånd. 2(3)

3 Tidplan Omorganisationen i samband med arbetet med Framtidens SLU har förskjutit tidplanen för budgetarbetet jämfört med tidigare år. Institutionernas budgetar kommer därför fastställas senare än normalt. Budgetprocessens viktigare datum och händelser: 6 november 2013 Anslagsfördelning och budgetinstruktion för år 2014 fastställs av SLU:s styrelse. 18 december 2013 Investeringsbudgeten presenteras för styrelsen. Senast den 20 december 2013 Fakultetsnämnderna beslutar om anslagsfördelning till institutionerna. Januari-mars 2014 Budgetarbete inklusive budgetdialog mellan institution och fakultet på initiativ av resp. fakultet. 14 mars 2014 Institutionerna lämnar budget och budgetkommentar för mars 2014 Fakulteterna lämnar budget och budgetkommentar. Mars-april 2014 Budgetdialog universitet/fakultet i samband med rektors årliga uppföljningsmöten. April 2014 Rektor beslutar om SLU:s budget SLU:s budget 2014 presenteras för styrelsen. 3(3)

4 1(2) Dnr SLU ua Exp. den 8/11-13/JÖ Styrelsen Joakim Ögger BESLUT Sändlista Budgetinstruktion för år 2014 Beslut Styrelsen beslutar: att fastställa budgetinstruktion för verksamhetsåret 2014 enligt bilaga till detta beslut. Ärendet I Styrelsens delegationsordning (dnr SLU.ua.Fe ) framgår att styrelsen ska, efter förslag från rektor, besluta om budgetinstruktion för universitetet. Det åligger därefter rektor att besluta om budget för SLU med utgångspunkt i den av styrelsen fastställda budgetinstruktionen, verksamhetsplanen och anslagsfördelningen samt övriga kända ingångsvärden. Budgetinstruktionen innehåller anvisningar, tidplan och eventuella restriktioner som ska beaktas i budgetarbetet, t.ex. omfördelning av anslag mellan redovisningsområden och önskad omfattning av balanserat kapital. SLU:s budget är uppbyggd underifrån och bygger på dialog och överenskommelser mellan de olika nivåerna i organisationen. Utifrån budgetinstruktionen och fakulteternas anslagsfördelning upprättar institutionerna budget för sin verksamhet kommande år. Institutionernas budgetar kommuniceras med och godkänns av fakulteterna, för att sedan summeras till en fakultetsbudget. Fakulteternas budgetar kommuniceras med och godkänns av universitetsledningen och utgör därefter underlag för universitetets budget. Slutligen presenteras den av rektor beslutade budgeten för SLU för styrelsen. Beslut i detta ärende har fattats av styrelsen efter föredragning av universitetsdirektör Martin Melkersson. I ärendets beredning har controller Joakim Ögger, chefscontroller Lars Thorell och enhetschef Daniel Gillberg deltagit. Inger Andersson Martin Melkersson SLU, Box 7070, SE Uppsala, Sweden tel: +46 (0) Org.nr info@slu.se

5 Sändlista Rektor Fakultetsnämnderna Kopia för kännedom Prefekter (motsv.) Avdelningschefer (motsv.) inom universitetsadministrationen Chefen för Universitetsdjursjukhuset Överbibliotekarien Internrevisionschefen 2(2)