Dnr Kst 2015/28 Riktlinjer, tidsplan och preliminära budgetramar 2016 och Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsen

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (8) Kommunstyrelsen Dnr Kst 2015/28 Riktlinjer, tidsplan och preliminära budgetramar 2016 och 2017 Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsen 1. Riktlinjer och tidsplan för den fortsatta budgetprocessen godkänns. 2. Preliminära budgetramar för åren 2016 och 2017 för styrelse och nämnder godkänns. 3. Nämnderna åläggs att senast 12 juni 2015 till kommunstyrelsen inkomma med förslag till mål och budget i enlighet med ärendet. Ärendet i korthet I korthet innebär förslaget att kommunstyrelsen den 2 februari fastställer riktlinjer och tidsplan för budgetprocessen samt preliminära nämndvisa budgetramar. Nämndernas budgetarbete föreslås ske fram till mitten av juni. Detta innebär att kommunstyrelsens beredning och kommunfullmäktiges fastställande av verksamheternas mål och budget inte sker före sommaren. Detta föreslås ske i oktober respektive november. Kommunfullmäktige kommer därmed att besluta om verksamheternas mål och budget samt skattesats, resultat- och balansbudget och ekonomisk flerårsplan vid samma tillfälle. Utgångspunkt för förslaget är kommunfullmäktiges beslut om ekonomisk flerårsplan för åren Av förslaget till beslut framgår att den preliminära nettokostnadsramen fastställts till 3 590,8 mnkr för år 2016 och 3 801,9 mnkr för Beslutet innebär att nettokostnaden ökar med 252,5 mnkr (7,6 %) 2016 och 211,1 mnkr (5,9%.) Handlingar 1. Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse Kommunstyrelseförvaltningen Besöksadress: Vasaplatsen 11, Jakobsberg Ledningskontoret Postadress: JÄRFÄLLA Jolo Larsson, Controller Telefon växel: Telefon: (direkt) E-post: kommunstyrelsen@jarfalla.se Webbplats: Fax: Organisationsnummer: Plusgiro: Bankgiro:

2 (8) Bakgrund Den 15 december 2014 fastställde kommunfullmäktige resultat- och balansbudget för 2015 samt ekonomisk plan för åren Detta beslut utgör ett viktigt underlag för beslut i kommunstyrelsen om preliminära budgetramar för 2016 och Nedan redovisas förslag till riktlinjer, tidsplan och preliminära budgetramar för åren 2016 och I korthet innebär förslaget att kommunstyrelsen den 2 februari fastställer riktlinjer och tidsplan för budgetprocessen samt preliminära nämndvisa budgetramar. Nämndernas budgetarbete föreslås ske fram till mitten av juni. Detta innebär att kommunstyrelsens beredning och kommunfullmäktiges fastställande av verksamheternas mål och budget inte sker före sommaren. Detta föreslås ske i oktober respektive november. Kommunfullmäktige kommer därmed att besluta om verksamheternas mål och budget samt skattesats, resultat- och balansbudget och ekonomisk flerårsplan vid samma tillfälle. Preliminära nämndvisa budgetramar Utgångspunkt för förslaget är kommunfullmäktiges beslut om ekonomisk flerårsplan för åren Av förslaget till beslut framgår att den preliminära nettokostnadsramen fastställts till 3 590,8 mnkr för år 2016 och 3 801,9 mnkr för Beslutet innebär att nettokostnaden ökar med 252,5 mnkr (7,6 %) 2016 och 211,1 mnkr (5,9%.) Nedan lämnas förslag på fördelning av nettokostnadsramen till preliminära nämndvisa budgetramar. I detta läge föreslås inte några prioriteringar mellan olika nämnder. I stället föreslås en generell uppräkning av nämndernas kostnadsramar (exkl kapitalkostnader 2015) med 1,0 procent och intäktsramarna (exkl statsbidrag och barnomsorgsavgifter) räknas upp med 1,0 procent. Förslaget innebär en ökning av nämndernas nettokostnader med cirka 34 mnkr per år 2016 och De avgiftsfinansierade verksamheterna (vatten och avlopp samt avfall) förutsätts finansieras helt via taxor och avgifter. Med en beräknad inflation på cirka 2 procent och löneökningar på cirka 3 procent innebär förslaget krav på fortsatt omprövnings- och effektivitetsarbete. Vidare föreslås att 251,4 mnkr 2016 och 434,5 mnkr 2017 sätts av på kommunstyrelsens förfogandeanslag för senare fördelning. Av kommunstyrelsens förfogandeanslag beräknas cirka 100 mnkr per år behöva fördelas för att täcka ökade kostnader för volymökningar, främst inom förskola, äldre- och handikappomsorg. Medel för 2016 fördelas av kommunstyrelsen under hösten 2015 och för 2017 under hösten 2016 i samband med beredningen av mål och budget. Resterande medel

3 (8) avsätts tills vidare för att hantera målet om god ekonomisk hushållning, kommunens expansion, resultatregleringsanslag samt osäkerhetsfaktorer. Mot bakgrund av ovan föreslås att kommunstyrelsen fastställer nämndvisa driftbudgetramar för åren 2016 och Förslag till driftbudgetramar år 2016 och 2017 (tkr) Styrelse/nämnder Nettokostnad 2016 Nettokostnad 2017 Kommunstyrelsen Barn- och ungdomsnämnden Kompetensnämnden Kultur-, demokrati- och fritidsnämnden Socialnämnden Familjerättsnämnden Miljö- och bygglovsnämnden Tekniska nämnden Skattefinansierat Tekniska nämnden Vatten och avlopp 0 0 Tekniska nämnden Avfall 0 0 Summa nämnder Kommunstyrelsen förfogandeanslag Gemensamma kostnader Avskrivningar NETTORAM Ekonomiskt mål och resurser En viktig utgångspunkt i arbetet är kommunallagens krav på att För verksamheten skall anges mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Det lagstadgade balanskravet innebär att kommunernas intäkter varje år ska vara större än kostnaderna. Detta innebär för nämnderna att tilldelad preliminär budgetram gäller separat för varje år. Utifrån budgetramarna - och med de kommungemensamma målen som viktiga utgångspunkter - ska nämnderna föreslå mål och budget för de olika verksamheterna. Nämnden har i uppgift att anpassa de olika verksamheterna så att deras sammantagna kostnader ryms inom nämndens nettokostnadsram. Om anpassningen av verksamheten innebär negativa förändringar för nyttjare/brukare ska nämnden föreslå förändringar/anpassningar av effekt-/kvalitetsmål och åtaganden så att målen kommunicerar med resurserna. De preliminära budgetramarna innebär fortsatta krav på rationaliseringar och verksamhetsförändringar. För att åstadkomma tydlighet i hur detta sker bör nämnden strukturera materialet så att det framgår inom vilka områden och i vilken omfattning budgetförstärkningar åstadkoms genom - rationaliseringar (d.v.s. samma tjänst men till en lägre kostnad),

4 (8) - begränsningar i åtaganden (d.v.s. verksamhetens omfattning eller kvalitet förändras), - ökad avgiftsfinansiering eller nya avgifter. Nämnderna har att bereda förslaget till mål och budget fram till den 12 juni Det är av stor vikt att nämnden respekterar denna arbetsordning så att äskanden över ram inte aktualiseras i den fortsatta processen. Det är sammanfattningsvis av stor vikt att nämnden dels lyfter fram eventuella nödvändiga förslag till förändringar av målen utifrån den tilldelade ramen, dels informerar kommunstyrelse/kommunfullmäktige om övriga verksamhetsförändringar som från servicesynpunkt kan vara väsentligt att dessa organ känner till. Upptaktsmöte och den fortsatta processen Inför starten av budgetarbetet genomförs ett gemensamt upptaktsmöte den 2 februari (på eftermiddagen). Deltagare vid upptaktsmötet är kommunstyrelsens arbetsutskott, nämndpresidier, förvaltningschefer och representanter för nämndkanslier och personalorganisationer. Nämndernas förslag föreslås innehålla en verksamhetsplan som bland annat ska innehålla redovisning av uppdraget, priser (för verksamheter med kundval), effekt- /kvalitetsmål, åtaganden, miljömål, plan för uppföljning och utvärdering, riskanalys samt intern kontrollplan. Nämnderna ska även redovisa förslag till konkurrensplan med bland annat tidsplan för upphandlingar och vad som föreslås vara kvar i egen regi. Innehåll och struktur på nämndernas förslag till mål och budget kommer att preciseras i samband med anvisningar för mål- och budgetarbetet. Hittills har bland annat nedanstående innehåll diskuterats: - Mål och åtaganden Modellen med inriktnings- och effekt-/kvalitetsmål kompletterad med de åtaganden som utfästs mot brukarna inom respektive verksamhetsområde behålls. Utgångspunkt ska vara de kommungemensamma inriktningsmål som fastställdes av kommunfullmäktige den 15 december De mål som föreslås ska även ha bärighet på jämställdhetsintegreringsarbetet och resultat av måluppföljningen bör kunna redovisas uppdelat på kön, kvinna/man, flicka/pojke. - Budget Vad gäller ekonomidelen av budgeten föreslås ingen förändring jämfört med Verksamhetsplan Enligt kommunallagen skall budgeten innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Under rubriken Verksamhetsplan föreslås att nedanstående redovisas.

5 (8) Uppdraget Liksom tidigare bör en beskrivning av nämndens uppdrag, ansvarsområde etc ingå i verksamhetsplanen. Volymer, peng och nyckeltal rörande ekonomi och kvalitet För verksamheter med kundval ska priser och vad dessa avser bekosta framgå av planen. Volymer, peng och relevanta ekonomiska nyckeltal för verksamheterna ska redovisas. Peng och volymer följs sedan upp i såväl delårsrapport som verksamhetsberättelse. Varje nämnd bör även redovisa ett urval av nyckeltal som har bäring på kvalitet och effektivitet. Dessa ska följas upp och analyseras i verksamhetsberättelsen. Miljömål Med utgångspunkt i kommunens Miljöplan för redovisas nämndens miljömål för budgetperioden. Plan för uppföljning och utvärdering I verksamhetsplanen föreslås också ingå en plan för uppföljning och utvärdering. Här ska bl.a. framgå när och hur uppföljning av mål, kvalitetskrav och åtaganden m.m. kommer att ske. Riskanalys och intern kontrollplan Nämnderna ska som grund för sin planering, prioritering och uppföljning genomföra risk- och väsentlighetsanalyser för sin verksamhet. Analysen syftar till att identifiera och kartlägga händelser som medför en risk att nå oönskade verksamhetsmässiga och/eller ekonomiska resultat eller förtroendeskador. Eller omvänt uttryckt, risker för att inte nå nämndens mål, budget, åtaganden m.m. Riskerna ska värderas utifrån sannolikheten för att de inträffar och konsekvenserna om de inträffar. Slutligen ska analyserna innehålla beslut om hur riskerna ska hanteras. Nämnderna ska anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen i samband med mål- och budgetarbetet. Planen ska minst innehålla följande information: - Vilka områden/processer/rutiner som ska kontrolleras och vilka kontrollmoment som ska genomföras. - Omfattningen av uppföljningen (metod och frekvens). - Vem som ansvarar för att utföra uppföljningen. - Till vem uppföljningen ska rapporteras. - När och hur rapportering till ska ske. - Genomförd riskbedömning. Internkontrollplanerna ska tillsammans med risk- och väsentlighetsanalyserna antas av respektive nämnd och överlämnas till kommunstyrelsen. Konkurrensplan

6 (8) En konkurrensplan föreslås ingå i nämndens verksamhetsplan. Förutsättningen för detta är att en branschanalys genomförs för nämndens verksamhetsområden. Av konkurrensplanen bör framgå vilka verksamheter som föreslås konkurrensupphandlade under perioden. Vilka verksamheter som föreslås kvarstå i kommunal regi bör också framgå. Slutsatser Kommunstyrelseförvaltningen kommer att leda och samordna budgetprocessen innebärande bl.a. att nämnder och förvaltningar löpande informeras och ges anvisningar. Kommunstyrelsen föreslås fastställa föreslagna preliminära nämndvisa budgetramar för 2016 och 2017 samt godkänna uppläggningen av det fortsatta arbetet. En detaljerad tidsplan för budgetprocessen finns redovisad nedan. Göran Persson Tf kommundirektör Ingvar Håkansson Vik Ekonomidirektör Expedieras till Samtliga nämnder

7 (8) Tidsplan för budgetprocessen 2016 och 2017 År december Kommunfullmäktige beslutade om preliminära ramar för åren 2016 och (Ingår i beslutet om ekonomisk flerårsplan ). År februari (eftermiddag) Upptaktsmöte ang. budgetprocessen för kommunstyrelsens arbetsutskott, nämndpresidier, förvaltningschefer och representanter för nämndkanslier, resultatenheter och personalorganisationer. 2 februari Kommunstyrelsen beslutar om riktlinjer och tidsplan för budgetprocessen och preliminära nämndvisa budgetramar för 2016 och 2017 med kommunfullmäktiges beslut den 15 december som utgångspunkt. 9 mars Resultatanalysdagen där verksamheter/nämnder blir föremål för en uppföljning av 2014 års resultat. Dagen bör även kunna användas för avstämning av nämndernas arbete med budget juni Nämndernas förslag till mål och budget (driftbudget och investeringsbudget), verksamhetsplan (inkl. plan för uppföljning och utvärdering) för 2016 och 2017 samt investeringsplan för 2018 och 2019 inkommer till kommunstyrelsen. Oktober Koalitionen presenterar förslag till: - mål och driftbudget samt plan för verksamheterna för 2016 och investeringsbudget för 2016 och 2017 och investeringsplan för skattesats, resultat- och balansbudget samt ekonomistyrregler för ekonomisk flerårsplan för oktober Kommunstyrelsen bereder förslag enligt ovan. 2 november Kommunfullmäktige beslutar enligt ovan.

8 (8) År 2016 Juni Nämnderna inkommer med äskanden om medel på grund av prognostiserade volymförändringar September/oktober Kommunstyrelsen fattar beslut om fördelning av medel på grund av prognostiserade volymförändringar Oktober/november Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige bereder respektive beslutar specifikt för år 2017 om skattesats, resultat- och balansbudget samt ekonomisk flerårsplan för