Budgetprocess för budget 2015 fastställs enligt kommunstyrelsekontorets förslag daterat den 7 november 2013.

Transkript

1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Protokoll Sammanträdesdatum (53) Paragraf 199 Budgetprocess 2015 Beslut Förslag till kommunstyrelsen Ärendenummer KS2013/504 Budgetprocess för budget 2015 fastställs enligt kommunstyrelsekontorets förslag daterat den 7 november Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsekontoret har den 7 november 2013 tagit fram ett förslag till budgetprocess för Kommunstyrelsekontoret anser att planen bör fastställas av kommunstyrelsen. En väsentlig förändring mot föregående års process är att budgetarbetet startar tidigare på året, med den politiska majoritetens budgetberedningsmöten redan i januari. Preliminära ramar presenteras i februari och nämnderna får i konsekvensbeskrivningar beskriva hur de förhåller sig till dessa ramar. Kommunfullmäktige beslutar om preliminär budget i juni och i november beslutar det nya kommunfullmäktige ett nytt beslut om budget Ekonomichef Paula Hautala redogör för ärendet. Justerarnas signaturer Intygas att kopian stämmer överens med originalet

2 Tjänsteskrivelse (1) Kommunstyrelsekontoret Paula Hautala Telefon: E-post: paula.hautala@enkoping.se Kommunstyrelsen Budgetprocess 2015 Förslag till beslut Budgetprocess för budget 2015 fastställs enligt kommunstyrelsekontorets förslag daterat den 7 november Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsekontoret har tagit fram ett förslag till Budgetprocess för Kommunstyrelsekontoret anser att planen bör fastställas av kommunstyrelsen. En väsentlig förändring mot föregående års process är att budgetarbetet startar tidigare på året, med den politiska majoritetens budgetberedningsmöten redan i januari. Preliminära ramar presenteras i februari och nämnderna får i konsekvensbeskrivningar beskriva hur de förhåller sig till dessa ramar. Kommunfullmäktige beslutar om preliminär budget i juni och i november beslutar den nya kommunfullmäktige ett nytt beslut om budget Paula Hautala Ekonomichef

3 FÖRSLAG - BUDGETPROCESS 2015 Tidplan budgetprocess 2015 Datum/tidpunkt Deltagare 1 Investeringsplan för kommande tioårsperiod tas fram Sep-dec 2013 Tjänstemannamöten, resp. förv och fastighetskontoret, Lokalstyrgrupp 2 Arbete med resursfördelningsmodell okt-dec 2013 Kommunstyrelsekontoret, förvaltningar 3 Majoritetens budgetberedning jan-feb 2014 Den politiska majoritetens budgetberedning (majoritetens gruppledare och nämndsordförande) 4 Resultat- och omvärldsanalys Dag 1 Omvärldsdag Dag 2 Resultatanalys Tider för respektive nämnd och bolag skickas ut separat. 5 Instruktioner för nämndernas konsekvensbeskrivningar skickas ut 10 februari Kommunstyrelsen (inkl ersättare), nämndsordförande, 1:e och 2:e vice ordf, gruppledare, styrelseordförande och vice ordf i bolagen,enköpings kommuns ledningsgrupp (EKL) och vd:ar i bolagen,räddningschef,ekonomer 11 februari Kommunstyrelsen (inkl ersättare), nämndsordförande, 1:e och 2:e vice ordf, gruppledare, styrelseordförande och vice ordf i bolagen,enköpings kommuns ledningsgrupp (EKL) och vd:ar i bolagen,räddningschef,ekonomer 11 februari Kommunstyrelsekontoret Konsekvensbeskrivningar från nämnderna 24 mars Respektive nämnd lämnas in till kommunstyrelsekontoret 6 Budgetmöte tjänstemannaberedning 1-2 april Kommundirektör, ekonomichef och HR förvaltningschef och ekonom 7 Utskick av budgetunderlag till kommunstyrelsen 8 Majoritetens budgetmöten - majoritetens gruppledare och nämndernas representanter Separata möten med varje nämnd. 7 april Till kommunstyrelsen (inkl ersättare) och gruppledare april Majoritetens gruppledare, nämndsordförande och 1:e vice ordf, kommundirektör, ekonomichef förvaltningschef ekonom 9Budget klar 6 maj Den politiska majoriteten 10 Den politiska majoritetens budgetförslag offentliggörs 7 maj Den politiska majoriteten, inbjudna medier EKL, ekonomer 11 Central samverkan 7 maj Fackliga organisationer, kommundirektör,ekonomichef, HR 12 Kommunstyrelsens au behandlar budget 13 maj Kommunstyrelsen arbetsutskott 13 Kommunstyrelsen behandlar budget 20 maj Kommunstyrelsen 14 Kommunfullmäktige beslutar om preliminär 10 juni Kommunfullmäktige budget 15 Kommunfullmäktige beslutar om budget 18 nov Kommunfullmäktige Postadress Besöksadress Telefon, växel Telefax Postgiro Org nr Enköpings kommun Kungsgatan ENKÖPING E-post: kommunstyrelsekontor@enkoping.se

4 2 (7) Budgetprocess för budget 2015 och flerårsplan Inledning Budgetprocessen inför år 2014 var ett pilotprojekt där tidplan och innehåll i viss mån har reviderats för årets budgetprocess. I budgetprocessen för budget 2015 ska politiska prioriteringar kunna göras med hjälp av en övergripande resursfördelningsmodell. Modellen användes delvis i budgetprocessen inför 2014 men har utvecklats och kommer in ett tidigare skede i årets process. Inriktningen för budgetprocessen är att skapa en tydligare politisk tyngdpunkt redan i inledningen av processen. Den ska också stärka kommunstyrelsen i rollen att leda och samordna budgetarbetet. Syftet med en dokumenterad budgetprocess är att tydliggöra roll- och ansvarsfördelning mellan olika delar och nivåer i kommunens organisation. Förslaget till budgetprocess vilar på tre grundpelare: Förståelse, dialog och åtagande. För att nämnder och förvaltningsledningar ska kunna axla ansvaret för ekonomi och verksamhet och utföra sina åtaganden behöver de kunskap om vilka principer och antaganden om framtiden som budgetramen utgår från. För detta krävs att budgetprocessen är öppen och att rätt information ges vid rätt tidpunkt under processen. Det är viktigt att tillfälle ges för dialog kring information och budgetförutsättningar. Nedan beskrivs budgetprocessen enligt tidplanens punkter Steg 1: Investeringsplan för kommande tioårsperiod tas fram Ansvarig: Kommunstyrelsekontoret Tidpunkt: september-december Deltagare: Fastighetskontoret, förvaltningarnas representanter Budgetarbetet inleds med att en investeringsplan tas fram. Underlag som ska finnas för investeringsplanen är: Fastighetsinvesteringar Investeringar i energisparåtgärder Investeringar i säkerhetsåtgärder Investeringar i informations- och kommunikationsteknik (IKT) Övriga investeringar (inventarier m m) Investeringarnas kapitaltjänstkostnader och övriga driftkostnader Teknikförvaltningen kallar till beredningsmöten med respektive förvaltning och sammanställer därefter en preliminär investeringsplan. Denna preliminära plan är underlag för beräkningar av kapitalkostnader och övriga driftseffekter i de preliminära ramarna.

5 3 (7) Investeringsprocessen kommer successivt att utvecklas för att öka tydligheten kring investeringsobjektens driftkostnader och arbets- och beslutsprocess. Steg 2: Arbete med resursfördelningsmodell Ansvarig: Kommunstyrelsekontoret Tidpunkt: oktober-december 2013 Deltagare: Kommunstyrelsekontoret, förvaltningarnas ekonomer Kommunstyrelsekontoret uppdaterar resursfördelningsmodellen inför kommande budgetperiod. Möten sker med förvaltningarna från och med oktober månad. Underlag för arbetet är: Pris- och löneuppräkningar samt eventuella prioriteringar. Investeringsplan med driftseffekter Sammanställning av kommunens skatteintäkter Aktuell befolkningsprognos Internränta enligt SKLs rekommendation Steg 3: Den politiska majoritetens budgetberedning har möten Ansvarig: Majoritetens gruppledare Tidpunkt: januari-februari 2014 Deltagare: Majoritetens gruppledare och nämndernas ordföranden Budgetförutsättningar inför budgetarbetet, prognoser för skatteintäkter och utjämning, preliminär investeringsplan och övrig förutsättningar, presenteras för den politiska majoritetens budgetberedning tillsammans med de budgetramar som har beräknats utifrån resursfördelningsmodellen. Den politiska majoriteten har beredningsmöten och ger direktiv för beräkning av preliminära ramar för nämnderna.

6 4 (7) Steg 4: Omvärlds- och resultatanalysdagar Tidpunkt: Februari 2014 Denna del av processen syftar till att ge politiker och förvaltningar en gemensam bild av utgångsläget och omvärldstrender som påverkar Enköpings kommun. Dag 1: Omvärldsdag 10 februari 2014 Ansvarig för momentet: Kommunstyrelsens ordförande Deltagare: Kommunstyrelsens ledamöter inklusive ersättare, nämndsordförande, 1:e och 2:e vice ordförande, gruppledare, styrelseordförande och vice ordförande i bolagen, Enköpings kommuns ledningsgrupp, vd:ar i bolagen, räddningschef och ekonomer. Syftet med omvärldsdagen är att både politiker och tjänstemän ska ges en bild av situationen i omvärlden och i Enköpings kommun samt hur dessa förutsättningar påverkar kommunens budgetarbete och verksamhet. Dagen innehåller: Presentation av ekonomiskt utfall och övergripande måluppfyllelse 2013 för Enköpings kommun. Kommunsektorns utmaningar och ekonomiska läge Nyckeltalsanalys som underlag för prioriteringar Presentation av budgetförutsättningar på övergripande nivå och investeringsplan för Presentation av preliminära budgetramar Presentation av process och tidsplan för det kommande budgetarbetet Dag 2: Resultatanalysdag 11 februari 2014 Ansvarig: Kommunstyrelsens ordförande Deltagare: Kommunstyrelsens ledamöter inklusive ersättare, nämndsordförande, 1:e och 2:e vice ordförande, gruppledare, styrelseordförande och vice ordförande i bolagen, Enköpings kommuns ledningsgrupp, vd:ar i bolagen, räddningschef och ekonomer. Syftet med resultatanalysdagen är att nämnderna och bolagen ska ge en bild av det gångna årets verksamhet utifrån några förutbestämda frågor. Mötena ska också ge utrymme för frågor och diskussioner kring nämndernas och bolagens arbete som en del av kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Den ska också ge en uppfattning om vilka utmaningar nämnder och bolag står inför och hur de planerar att ta sig an dem.

7 5 (7) Steg 5 Nämndernas konsekvensbeskrivningar Ansvarig: Kommunstyrelsekontoret Tidpunkt: Utskick 11 februari, inlämning 24 mars Kommunstyrelsekontoret tar fram instruktioner till förvaltningsledningarna för den konsekvensbeskrivning som nämnderna ska lämna. Konsekvensbeskrivningen ska visa hur nämnderna förhåller sig till de preliminära budgetramar för 2015 som är framtagna. Texterna ska skrivas i Stratsys och vara klara senast 24 mars. Konsekvensbeskrivningarna ska vara politiskt behandlade innan den 24 mars. Steg 6: Budgetmöte tjänstemannaberedning Ansvarig: Kommundirektören Tidpunkt: 1-2 april Deltagare: Kommundirektör, ekonomichef, personalchef, förvaltningschef och förvaltningsekonom Kommunledningen och respektive förvaltningsledning har budgetmöten. Syftet är att föra en dialog om de konsekvensbeskrivningar och motiveringar som nämnderna presenterat. Steg 7: Utskick till kommunstyrelsen Ansvarig: Kommunstyrelsekontoret Tidpunkt: 7 april Ett sammanställt budgetunderlag skickas till kommunstyrelsens ledamöter och ersättare samt gruppledare. I underlaget ingår en resultatbudget för 2015 med preliminära budgetramar för nämnderna, nämndernas konsekvensbeskrivningar, en övergripande resultatbudget för kommunen och en tioårig investeringsplan för kommunen. Steg 8: Budgetmöten Politisk majoritet Ansvarig: Majoritetens gruppledare Datum: april Majoritetens gruppledare möter nämndsordförande och vice ordförande samt förvaltningsledning och diskuterar budgetunderlaget. Syftet är att föra en dialog om de konsekvensbeskrivningar som nämnderna lämnat.

8 6 (7) Steg 9: Budget klar Ansvarig: Majoritetens gruppledare Tidpunkt: 6 maj Den politiska majoriteten utformar sitt slutgiltiga budgetförslag. Steg 10: Den politiska majoritetens budget offentliggörs Ansvarig: Majoritetens gruppledare Datum: 7 maj Den politiska majoritetens budgetförslag presenteras för de egna ledamöterna och ersättarna i kommunfullmäktige den 6 maj. Enköpings kommuns ledningsgrupp och ekonomer får information på morgonen den 7 maj och därefter hålls en pressträff. Ett pressmeddelande tas fram för att sprida innehållet till allmänheten. Steg 11: Central samverkan om den politiska majoritetens budget Ansvarig: Kommundirektören Tidpunkt: 7 maj Deltagare: Fackliga organisationer, kommundirektör, ekonomichef, HR Den politiska majoritetens budgetförslag presenteras för fackliga organisationer/central samverkan. Steg 12: Kommunstyrelsens arbetsutskott behandlar budget Tidpunkt: 13 maj Kommunstyrelsen har ett extra arbetsutskott för att behandla budget för 2015.

9 7 (7) Steg 13: Kommunstyrelsen behandlar budget Tidpunkt: 20 maj Kommunstyrelsen lämnar förslag till beslut till fullmäktige om budget för Budgetförslaget ska innehålla: Övergripande beslut för kommunen och eventuella uppdrag och särskilda direktiv för nämndernas verksamhet. Drift- och investeringsbudget för nämnderna Beslut om skattesats för kommande år Taxor och avgifter för år 2015 Beslut om ram för kommunens upplåning Beslut om borgensram och borgensavgift för bolag och kommunalförbund Steg 14: Kommunfullmäktige beslutar om preliminär budget Tidpunkt: 10 juni Kommunfullmäktige fattar beslut om preliminär budget för Steg 15: Nya kommunfullmäktige beslutar om budget Tidpunkt: 18 november Nya kommunfullmäktige fattar beslut om budget för 2015.