Hearing om kommunstyrelsens hantering av budgetprocessen. Skurups kommun

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Hearing om kommunstyrelsens hantering av budgetprocessen. Skurups kommun"

Ellen Pålsson
för 5 år sedan
Visningar:

1 Hearing om kommunstyrelsens hantering av budgetprocessen Skurups kommun

2 Uppdrag I samband med revisorernas risk- och väsentlighetsanalys 2015 beslutades om att kommunens budgetprocess skulle granskas. Tidigare har budgetprocessen kommit att granskas inom ramen för Granskning av långsiktig planering och prognosarbete från 2013 och i samband med granskningen av årsredovisningen. Revisorerna har uttalat kritik i revisionsberättelserna för 2013 och Sakkunnigt biträde, EY, fick i uppdrag att planera en hearing med företrädare för kommunen under sommaren Sida 2

3 Genomförande Den 16 juni 2015 genomfördes en hearing i kommunhuset. Deltagande var: Pierre Esbjörnsson, KS ordf. Swen-Åke Borg, revisor Johan Bolinder, KS 1 v. ordf. Jessica Möller, KSAU Marcus Willman, kommundirektör Claes-Göran Cullberg, revisor Karl Kårebrant, revisor Marianne Larsson, revisor Birgitta Persson, ekonomichef Bertil Nordström, revisor Tommy Göransson, revisor Lars-Åke Nilsson, revisor Jakob Smith, EY Anna Hammarsten, EY Sida 3

4 Hearing om budgetprocessen Frågor att diskutera Budgetprocessens utformning och huvuddrag Har budgetprocessen förändrats 2015? Vilka organ är involverade? Finns dokumenterade rutiner för hur kommunens budgetprocess ska genomföras? Vilka underlag hämtas in från kommunens tjänstemän inför budgetprocessen? Vilka instruktioner ges från kommunstyrelsen till tjänstemännen för att ta fram ett förslag till budgeten? Sida 4

5 Budgetprocessen Övergripande bestämmelser (enligt KF 115/2013) Det övergripande målet för budgetåret är att ha en budget i balans. Budgetarbetet bygger på en decentralisering av ansvar och befogenheter. Den ekonomiska styrmodellen (se nästa sida) har anpassats till kommunens förutsättningar. Kommunens budget fördelas på verksamhetsramar, vilka fastställs av kommunfullmäktige. En omfördelning av budget mellan ramarna får inte göras utan fullmäktiges godkännande. Intäkter från verksamheter tillfaller respektive verksamhet (nettobudget). Driftöverskott kan efter begäran omvandlas till investeringsbudget, för vilken kompensation för kapitalkostnader utgår. Vid underskott ska en åtgärdsplan upprättas som beskriver hur underskottet ska återställas. Nyttjandeperioden för en investering ska överstiga tre år och beloppet ska överstiga ett halvt basbelopp exklusive moms. Under budgetåret ska ekonomifunktionen inrikta sig mot periodvis uppföljning av såväl det ekonomiska som det verksamhetsmässiga resultatet. Sida 5

6 Budgetprocessen Sida 6

7 Etapp I Etapp II Etapp III Etapp IV Etapp V Etapp VI September, två år före aktuellt budgetår September December, två år före aktuellt budgetår Januari, året före budgetår Mars-Juni, året före budgetåret Juni-November, året före budgetåret Senast 15 februari, aktuellt budgetår Uppstart med information om de ekonomiska förutsättningarna. Kommunfullmäktige och kommunstyrelsens presidier, beredningarnas och myndighetsnämndernas ledamöter, samt ekonomichef deltar i arbetet. Processägare: KF Strategisk planering Beredningarnas arbete med upprätta en verksamhetsplan inklusive prioriteringar och investeringar utifrån vision, omvärldsanalys och ekonomiskt perspektiv. Beredningar och kommunförvaltning deltar i Etapp 2. Processägare: KF KF beslutar om s.k. inriktningsmål som arbetats fram utifrån kommunöverg ripande mål. KS arbetar fram förslag till vision, förhållningssätt, budgetanvisningar, avgifter och taxor, skattesats, investeringar och verksamhetsramar. KF beslutar i juni om ovanstående delmoment. Förvaltningschefen har i uppgift att arbeta fram en verksamhetsberättelse i vilken det framgår: Vad kommunen erbjuder Vad som händer i år Vad som händer kommande år Verksamhetsmål Nyckeltal Ovanstående ska inte fastställas politiskt, men ska finnas som information inför kommunfullmäktige s slutgiltiga fastställande av budgeten. Detaljbudget ska vara inlagd i ekonomisystemet Sida 7

8 Budgetprocessen Finns dokumenterade rutiner för hur kommunens budgetprocess ska genomföras? I Budget 2015 redogörs Budgetprocess med anvisningar, i vilken den ekonomiska styrmodellen för Skurups kommun framgår, samt vilka rutiner som KF beslutat om (Etapp I-VI). Vilka organ (politiska/tjänstemannamässiga) är involverade i budgetprocessen? Kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, budgetgruppen (bestående av ordinarieledamöter i KS, samt två representanter från partier som inte är representerade i KS), beredningarnas och myndighetsnämndernas ledamöter, samt ansvariga förvaltningar under ledning av respektive förvaltningschef, kommunchef och ekonomichef. Sida 8

9 Budgetprocessen Har en ny budgetprocess legat till grund för tilläggsbudgeten under våren 2015 i förhållande till tidigare års budgetprocess? Enligt kommunstyrelsens ordförande har bokslut 2014 legat till grund för tilläggsbudgeten. Vidare har ekonomiavdelningen gjort en granskning av hur budgetprocessen fungerat tidigare år. Enligt uppgift har 2015 års tidsplan justerats pga. vårens tilläggsbudget. Tilläggsbudgeten innehåller inte längre uppräknade skatteprognoser eller en budgetbalanseringspost. De viktigaste förändringarna: Tog bort egen uppräkningen av skatter och statbidrag. Utökade budgeten för en del verksamheter i jämförelse med bokslut Drog ned resultatet från 1,000,000 till 200,000 kr. Budgeterade upp 5 mnkr för pengar från den s.k. AFA-försäkringen. Sida 9

10 Budgetprocessen Vilka underlag hämtas in från kommunens tjänstemän inför budgetprocessen? Delvis investeringsbudgeten med tillhörande bilagor, som utgår från framtagna mallar. Driftbudgeten redogörs i en katalog, som även den utgår från en framtagen mall. Hur hanteras/behandlas dessa underlag? Underlagen samlas in och sammanställs. Enligt ekonomichefen kan kompletteringar göras om det saknas uppgifter, men ekonomiavdelningen förändrar inget eller tar bort något från underlaget. När alla underlag sammanställts skickas de till den politiska budgetgruppen för hantering. Finns riktlinjer som stödjer hur denna process verkställs? I fullmäktige beslutade budgetdokumentet framgår budgetanvisningar. Utöver dessa arbetar tjänstemännen enligt ekonomichef utifrån praxis och dialog. Sida 10

11 Budgetprocessen Budgetprocessen i praktiken Den slutliga budgeten består av budget år 1 och planer för nästkommande åren (2 och 3). Vid hearingen framkom att kostnadsneddragningar under innevarande budgetår inte kom att bli styrande vid nästa års budgetprocess. Denna utgår istället från planen för år 2. Genomförda besparingar eller andra kostnadsneddragningar får därför inte en långvarig effekt. Resultatet kom istället att bli att en budgetbalanseringspost eller uppräkning av skatteintäkterna infördes för att få budgeten i balans. Eftersom dessa poster inte byggde på faktiska beräkningar fick kommunens företrädare verkställa besparingar relativt omgående för att kommunen inte skulle gå med underskott. Sida 11

12 Budgetprocessen Vilka instruktioner ges från kommunstyrelsen till tjänstemännen för att ta fram ett förslag till budgeten? De instruktioner som är nedskrivna och politiskt beslutade av fullmäktige är budgetanvisningarna i Budget Specifika instruktioner från kommunstyrelsen ges inte till tjänstemännen. Vid dialogmöten, tre på våren och tre på hösten, kan dock förslag till budget diskuteras mellan kommunstyrelsen, ekonomichef och förvaltningscheferna. Övrigt Utbildning för politikerna i mars 2015 om kommunens budgetprocess Tidplanen (Etapp I-VI) som framgår av den ekonomiska styrmodellen har på nytt kommunicerats ut till förvaltningschefer, ekonomer och ledningsgrupper. Sida 12

13 Kommentar Av hearingen framgår att kommunens budgetprocess, som är indelad i ovanstående processflöde om två år, inte följts ändamålsenligt. Bland annat framgår följande: Det framgår att uppstart (Etapp I) som enligt processflödet ska genomföras i september, ofta startar i mars eller april året därpå. Vidare framgår att 2015 års tidsplan har justerats pga. vårens tilläggsbudget. Enligt ekonomichefen har processarbetet hanterats kortfattat när ett budgetarbete startat. Inriktningsmålen har prioriterats. Respektive beredning hanterar inriktningsmålen, som sedan fastställs av kommunfullmäktige. Inriktningsmålen ska arbetas fram utifrån de övergripande målen som har sin utgångpunkt i kommunens Vision En budget ska beslutas vid kommunfullmäktiges möte i juni. Eventuella korrigeringar ska göras vid septembermötet. Enligt ekonomichefen har de 2-3 senaste årens budgetar inte varit klara förrän i augusti/september. Sida 13

14 Utmaningar/bedömningar Inför 2016 uppges det att man har för ambition att utveckla dialogen kring kommunens totala budget. Det är viktigt att få till ett gemensamt synsätt och besluta om de allmänna förutsättningarna. Kommunen bör enligt vår uppfattning utgå från föregående års utfall och inte planen för år 2. Det är viktigt att budgeten fastställs utifrån faktiska förhållanden. Kommunen bör utveckla ett resursfördelningssystem som möjliggör fördelning av medel på mer objektiva grunder, samt jämförelser med andra kommuner. Resursfördelningssystem kan utgöra goda komplement till en budget som bygger på utfall. Undvika egna skatteuppräkningar eller motsvarande. Sida 14

Relevanta dokument

1 Budgetanvisningar 2017 KA 2016/195 Jörgen Karlsson. Kommunfullmäktige sammanträder i Kungshamns Folkets Hus kl 17.30 samma dag.

1 Budgetanvisningar 2017 KA 2016/195 Jörgen Karlsson. Kommunfullmäktige sammanträder i Kungshamns Folkets Hus kl 17.30 samma dag. Kallelse 2016-04-07 Kallelse till EXTRA kommunstyrelse Tid Torsdagen den 21 april 2016 kl. 17.15 Plats Ordförande Kungshamns Folkets Hus Mats Abrahamsson Ärende sammanträde Dnr Föredragande 1 Budgetanvisningar