Ånge kommuns styrprocess samt regler för internkontroll

Transkript

1 Kommunledningskontoret Ånge kommuns styrprocess samt regler för internkontroll Dokumentansvarig: Kanslichef Fastställd av: Kommunfullmäktige Omfattar: Ånge kommunkoncern Fastställd när: KF , 93, red ändr. Enl. KF , 20 Revideras: vid ny mandatperiod, samt ses över årligen i november Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro Organisationsnummer Ånge Torggatan

2 2 (10) Ånge kommuns dokumentstruktur: Politiska styrdokument: Reglemente Styrdokument tjänstemannanivå: Strategi Mål och prioriteringar, ekonomisk plan (Budgetdokumentet) Policy Plan, handlingsplan, åtgärdsplan Politiska riktlinjer Plan, handlingsplan, åtgärdsplan Riktlinjer Rutiner Regler Instruktioner

3 3 (10) Innehåll Översikt av modellen för styrning Vision Strategiska insatsområden med mål för perioden Mål utifrån strategi God ekonomisk hushållning Prioriterade aktiviteter Mått (mätning av måluppfyllnad) Resultatbudget Taxor och avgifter Investeringar Ekonomiska avvikelserapporter Tertialrapport, delårsrapport och årsrapport/årsredovisning Översikt av målstyrnings- och uppföljningsprocessen Årshjul Kommunens kvalitetsarbete Servicegarantier och servicelöften Kvalitetsmätningar Regler för Internkontroll... 10

4 4 (10) 1 Översikt av modellen för styrning Detta dokument beskriver Ånge kommuns styrprocess som visar hur verksamheterna ska styras för att uppnå uppsatta mål. Modellen är ramverket som ska säkerställa att strategin genomförs. Processerna för hur detta praktiskt samordnas och dokumenteras i hela organisationen utformas i ett databaserat styr- och ledningssystem. 1.1 Vision Visionen är bilden av vad vi vill ha uppnått i framtiden. Den beskriver i presens hur det ser ut i kommunen om cirka tjugo år. Visionen utgå från de viktigaste möjligheter och styrkor som kommunen har. Visionen är: realistisk utmanande en tydlig viljeinriktning lätt att kommunicera.

5 5 (10) 1.2 Strategiska insatsområden med mål för perioden De strategiska insatsområden som anges i strategin ger en övergripande inriktning för hur Ånge som kommun och dess service ska utvecklas under perioden. I den strategin anges några viktiga fullmäktigemål som ska fungera som ingångar/signaler till nämnderna som de ska beakta i samband med sitt målarbete och i själva genomförandet. Det tas också beslut om lagstadgade planer inom sådana områden där lagstiftning reglerar att de måste finnas som egna dokument. Vid sidan av måldokumenten utvecklas vissa politikområden via inriktningsdokument. De kommunala bolagen och förbunden styrs dessutom genom ägardirektiv och bolagsordningar respektive förbundsordningar. 1.3 Mål utifrån strategi Kommunfullmäktige beslutar årligen om mål för nämnder och styrelser. Målen ger en bild av vart vi ska eller ett önskat tillstånd/en beskrivning av vad vi ska uppnå på vägen mot visionen. Målen ska vara mätbara och påverkbara under mandatperioden God ekonomisk hushållning God ekonomisk hushållning innebär att intäkterna ska överstiga kostnaderna sett ur två perspektiv, i nutid och även på längre sikt. Det innebär i korthet att varje generation själv ska bära kostnaderna för den service som de konsumerar och inte skjuter över några kostnader på kommande generationer. Kommunen ska bedriva verksamheten på ett kostnadseffektivt och ändamålsenligt sätt till nytta för kommunens medborgare. Finansiella mål med betydelse för god ekonomisk hushållning för nästkommande år beslutas av kommunfullmäktige i juni inför det kommande året. Målen tas på en kommunövergripande nivå. Enligt SKL (Hushållning i lagens namn, 2005) bör de finansiella målen omfatta och begränsa: Hur mycket den löpande verksamheten får kosta (vilka intäkter har vi och vilka kostnader kan vi tillåta oss). Resultat. Investeringsnivåer och finansiering av dessa Förmögenhetsutveckling

6 6 (10) Verksamhetsmål med betydelse för god ekonomisk hushållning beslutas av kommunfullmäktige i juni inför det kommande året. Målen tas på en kommunövergripande nivå. Målen ska vara uppföljningsbara och kan både rikta sig till medborgarna i form av servicenivåer och kvalitet och inåt i organisationen i form av produktivitet och effektivitet. När fullmäktige ska besluta om verksamhetsmål med betydelse för god ekonomisk hushållning ska en utgångspunkt vara att välja få men viktiga mål inom stora och resurskrävande verksamheter eller verksamheter där fullmäktige tror att produktiviteten kan öka. 1.4 Prioriterade aktiviteter Nämnderna och styrelserna beslutar om prioriterade aktiviteter som ska leda mot målet. Verksamheterna arbetar därefter fram verksamhetsplaner med beskrivning av vilka aktiviteter som ska genomföras under året. 1.5 Mått (mätning av måluppfyllnad) Måtten ska ge en god bild av i vilken utsträckning målen uppfyllts. Här ska verksamheterna sträva efter att ha ett fåtal prioriterade mått (nyckeltal) men tillräckligt många för att ge en rättvisande bild. Ofta behövs både kvantitativa och kvalitativa mått. Dessutom bör måtten vara jämförbara med andra kommuners resultat, över tid. 1.6 Resultatbudget Kommunfullmäktige beslutar om driftbudgetram till styrelser och nämnder för att användas till den verksamhet som de ansvarar för enligt reglementet. Fullmäktige kan bryta ut en del av en styrelse eller nämnds budgetram som avser något specifikt, och ge som särskilt anslag. Styrelser och nämnder kan öka eller minska sin bruttoomslutning så länge nettoramen hålls. Styrelser och nämnder fördelar sedan den tilldelade driftbudgetramen på sina olika verksamheter, ansvarsområden och enheter. Budgeten läggs in i ekonomisystemet på minst ansvar, konto och motpart.

7 7 (10) 1.7 Taxor och avgifter Kommunfullmäktige beslutar om taxor och avgifter för sådan verksamhet som kommunen är skyldig att tillhandahålla. Varje styrelse och nämnd beslutar om taxor och avgifter för sådan verksamhet som är frivillig för kommunen att erbjuda. 1.8 Investeringar Med investering avses en anläggningstillgång och de utgifter som ska aktiveras i balansräkningen för att skrivas av under dess ekonomiska livslängd. Kommunfullmäktige beslutar i juni om investeringar på objektsnivå. Styrelser och nämnder kan i vissa fall omfördela mellan beslutade investeringsprojekt vilket regleras i kommunens investeringsregler. 1.9 Ekonomiska avvikelserapporter Månadsrapport - avvikelserapporter med prognos för året lämnas till kommunstyrelsen alla månader utom januari, februari och juli. Kommunfullmäktige får en ekonomisk rapport med aktuell prognos vid varje sammanträde Tertialrapport, delårsrapport och årsrapport/årsredovisning Rapporterna är en uppföljning av resultaten utifrån verksamhetsplanen och redovisas för fullmäktige varje tertial. Denna rapport innehåller bland annat en analys och slutsats av resultaten utifrån de prioriterade målen och de åtgärder som planeras i det fortsatta arbetet.

8 8 (10) 2 Översikt av målstyrnings- och uppföljningsprocessen Kommunfullmäktige antar varje år en treårsbudget i enlighet med kommunallagen. Första året benämns Budget för innevarande år och plan för de två följande åren. 2.1 Årshjul Kommunens arbete med planering och uppföljning ska följa nedanstående tidsplan: Januari/februari Presidiedag med fokus på uppföljning och analys av föregående år Arbete med årsredovisning Analys-underlag inför kommande budgetarbete (befolkningsutveckling, demografi, trender, ny lagstiftning och andra förändringar) Mars/april Årsredovisning för föregående år i kommunstyrelsen/kommunfullmäktige Nämnder och bolag arbetar med målformulering och prioriterade aktiviteter inför kommande år. Maj Presidiedag med fokus på målformulering Tertialrapport till nämnderna Juni Tertialrapport till kommunstyrelsen

9 9 (10) En ekonomisk rapport med prognos för innevarande år lämnas till kommunfullmäktige i juni. Kommunfullmäktige beslutar om mål och ramfördelning i budgeten för kommande år med skattesats. Underlag för budget ska vara tillgängliga för partierna 15 dagar innan beslut i fullmäktige. Augusti/september Nämnder och bolag arbetar med budgeten, internkontrollplan Oktober Delårsbokslut per den 31 augusti i kommunstyrelsen, kommunfullmäktige Presidiedag med fokus på uppföljning och budget för nästkommande år November/december Årlig översyn av styrprocessen Internkontrollplan inför nytt år Ev justering av budget för kommande året i kommunfullmäktige med uppdatering av ramfördelning (Det år som val förrättas beslutar nytillträdda kommunfullmäktige om budget innan november månads utgång.) Förvaltningarna tar fram verksamhetsplaner 1 januari träder planerna i kraft 3 Kommunens kvalitetsarbete En viktig del i den politiska styrningen är att utveckla kvaliteten i verksamheterna. Kvalitet ingår som en del i helheten med nära kopplingar till områden som ledarskap, kompetensutveckling, processer, mål och ekonomi. Styrprocessen utgör grunden för kommunens styrning och ledning, både för ekonomi och för kvalitet. Arbete sker med fokus på tre år samtidigt; årsredovisningen siktar bakåt på föregående år, månads- och delårsbokslut fokuserar på innevarande år medan omvärldsanalys(underlag inför budgetarbetet), riktlinjer och budget och verksamhetsplan siktar på kommande år. En gemensam och väl fungerande process innebär att månads- och delårsbokslut signalerar eventuella obalanser och/eller förändringar, där resultat under löpande år sammanställs i årsredovisningen.

10 10 (10) Resultat analyseras utifrån hur verksamheten genom processer och aktiviteter har lyckats använda sina resurser så att så goda resultat och effekter som möjligt kan nås. Med årsredovisningen som grund beslutar kommunfullmäktige om ansvarsfrihet och god ekonomisk hushållning. För bolagen beslutar bolagsstämman om ansvarsfrihet. Resultat och analyser i årsredovisningen utgör tillsammans med omvärldsanalys(underlag inför budgetarbetet), grund för riktlinjer för styrelser/nämnders kommande års budgetarbete. 3.1 Servicegarantier och servicelöften Med servicegarantier avses en beskrivning av den servicenivå man kan förvänta sig vid kontakt med kommunen vid viss tjänst. Om servicegarantin inte uppfylls av kommunen har kunden rätt att återkräva del av avgiften. I kommunen finns servicegarantier för bygglov samt för serveringstillstånd. Servicelöften beskriver även de vilken servicenivå man kan förvänta sig inom ett område. Dock utlovas ingen ekonomisk ersättning om de inte uppfylls. 3.2 Kvalitetsmätningar Utvärdering av kvalitetsarbetet sker med hjälp av olika kvalitetsjämförelser, riskanalyser, avvikelsehantering och undersökningar som görs externt och internt. Dessa bildar underlag för det systematiska kvalitetsarbetet och arbetet med ständiga förbättringar samt ger en indikation på framtida målområden i verksamheten. 4 Regler för Internkontroll Det främsta syftet med internkontroll är att uppnå effektivitet och säkerhet i kommunorganisationen i frågor som rör verksamhet, ekonomi och tillämpning av lagar och föreskrifter. Varje nämnds/styrelse ska årligen genomföra en risk- och väsentlighetsanalys och upprätta en interkontrollplan. Resultatet av risk- och väsentlighetsanalysen utgör grunden för internkontrollplanen.

11 11 (10) Internkontrollplanen fastställs av respektive nämnd/styrelse inför varje nytt år och delges kommunstyrelsen och revisionen. Väsentlighet och risk är utgångspunkten vid val av kontrollmoment. Ett fel som kan tänkas uppstå ska kunna medföra väsentlig skada och det ska finnas en påtaglig risk för att den ska kunna inträffa. Uppföljning - Den interna styrningen och kontrollen ska systematiskt och regelbundet följas upp och bedömas. Nämnden/styrelsen ska årligen besluta om de bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig. Vid bedömningen ska nämnden ta hänsyn till iakttagelser som lämnas vid revision/tillsyn. En rapport ska göras till kommunstyrelsen i samband med tertialrapport, delårsrapport och årsredovisning. Kommunstyrelsen ska utvärdera hur den interna kontrollen bedrivs och ta initiativ till förbättringar om det behövs.