Styrning, ledning och uppföljning

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Styrning, ledning och uppföljning"

Erika Blomqvist
för 6 år sedan
Visningar:

1 Kommunledningsförvaltningen Ärendenr: KS 2016/314 Fastställd: KS Reviderad: - RIKTLINJE Styrning, ledning och uppföljning

2 2/9 Innehållsförteckning Inledning... 3 Målstyrning... 4 Begrepp i målstyrningen... 4 Den röda tråden... 5 Verksamhetsstyrning Prioritera Planera Genomföra Följa upp/utvärdera... 7 Årshjul... 8 Rollfördelning politiker, medarbetare och medborgare... 8 Dokumentansvarig: Kvalitets- och utvecklingsstrateg Giltighetstid: Tillsvidare Foto: MostPhotos

3 3/9 Inledning För att styra och leda verksamheten krävs ett enhetligt och strukturerat arbetssätt, verksamhetsstyrning. För att styrningen ska nå sitt syfte behöver det ständigt utvecklas och förbättras. Verksamhetsstyrning utförs av styrelse, nämnd, förvaltningsledning och medarbetare där syftet är att arbeta på ett enhetligt sätt med vision, mål, indikatorer och uppföljning. Syfte Syfte med riktlinje för styrning, ledning och uppföljning är att klargöra målstyrning och dess struktur samt arbetet med verksamhetstyrning. Genom att tydliggöra verksamhetsstyrningen säkerställs ett enhetligt arbetsätt och förståelse för de begrepp som ingår i verksamhetsstyrningen. Syftet är att verksamhetsstyrningen utgör en del av den årliga budgetprocessen.

4 4/9 Målstyrning I kommunallagen framgår att kommunfullmäktige ska besluta mål för verksamheten. Politikerna ansvarar för prioritering och formulering av långsiktiga strategiska mål. Begrepp i målstyrningen Vision utgör grunden för verksamhetsstyrningen och uttrycker hur Tidaholm ska utvecklas som kommun. Kommunfullmäktige fattar beslut om visionen som ligger till grund för styrningen och ger inriktning för arbetet. Visionen är långsiktig. Målområden utgår från vision och är de områden som bedöms som viktiga att arbeta vidare emot. Målområde är av övergripande karaktär. Målområde är allmänt formulerade. Målområden är långsiktiga. Mål måste, för att ha en styrande effekt i en styrningsmodell, vara mätbara och bygga på saklig fakta. Målen ska beskriva ett tillstånd eller en effekt och då vara SMARTA, det vill säga Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Attraktiva och kan avse både kvantitativa och kvalitativa mått. Strategiska mål åskådliggör vägen till visionen och Tidaholms långsiktiga utveckling samt visar på vad ska uppnås. De startegiska målen är långsiktiga. Verksamhetsmål är nämndens mål. De strategiska målen bryts ner till verksamhetsmål. Verksamhetsmålen är tidssatta, mätbara och uppnåeliga inom rimlig tid. Enhetsmål bryts ner från verksamhetsmålen. Enhetsplanerna fastställs av tjänstemän. Enhetsmålen är tidssatta, mätbara och uppnåeliga inom rimlig tid. Aktiviteter beskriver vad som krävs, vilka insatser som behöver göras, för att de önskvärda målen (strategiska-, verksamhets- och enhetsmål) ska uppnås. De uttrycks ofta i form av ett visst antal åtgärder eller insatser som ska utföras under en given tidsperiod. Aktiviteter finns i enhetsplanerna och genomförs under en nära framtid. Strategi kompletterar målet och är ett vägval en riktningsbestämning som ska leda mot visionen. Strategier kan kopplas till mål på olika nivåer. Indikator är en beskrivning av vilken metod som ska användas för att mäta och därefter analysera utfallet. Mått som indikerar om målet kan anses vara uppfyllt. Indikatorer kan vara kopplade till mål på olika nivåer.

Det skapar en röd tråd i verksamhetsstyrningen.

5 5/9 Den röda tråden Kommunfullmäktige tar fram kommunövergripande strategiska mål som bryts ner av nämnderna i verksamhetsmål och egna målsättningar för verksamheter och enheter i kommunen. Det skapar en röd tråd i verksamhetsstyrningen. På detta vis bygger vi upp en sammanhängande målkedja i en hierarkisk struktur utifrån kommunfullmäktiges ställning som högsta beslutande organ för den kommunala verksamheten. Figur 1: Målnivåer utgångspunkt för verksamhetsstyrning

Prioritera Omvärlds- och behovsanalys Inför arbete med att formulera vision, målområde och mål genomförs en omvärlds och behovsanalys, för att se över omvärld och trender.

6 6/9 Verksamhetsstyrning Styrningen bygger på prioritering av vision, strategiska mål och indikatorer utifrån omvärldsanalys. Utifrån dessa möjliggörs förutsättning för planering och genomförande för verksamheten, vilka följs upp på olika nivåer. 1. Prioritera Omvärlds- och behovsanalys Inför arbete med att formulera vision, målområde och mål genomförs en omvärlds och behovsanalys, för att se över omvärld och trender. En större omvärlds- och behovsanalys genomförs inför ny mandatperiod. Mål och budget Kommunfullmäktige fastställer kommunövergripande strategiska mål prioriterade utifrån kommunens vision samt indikatorer för uppföljning på lång sikt. De strategiska målen adresseras till ansvariga nämnder. Varje strategiskt mål adresseras till en processägare(nämnd) som har som ansvar att hålla samman arbete för att nå målet. De medel som kommunen har att utgå ifrån vid budgetberedning är skattintäkter, utjämning och bidrag. Skatteintäkter erhålls från medborgare inom kommunen samt extra statsbidrag från regeringen. Nämnderna/verksamheterna erhåller budget utifrån en resursfördelningsmodell som grundar sig på standardkostnader och volymer. Varje verksamhet ska erhålla resurser utifrån sina förutsättningar och behov. 2. Planera De ansvariga nämnderna formulerar verksamhetsmål och bryter ner de strategiska målen för att göra styrningen tydligare. Nämnden kompletterar även med ytterligare indikatorer för att säkerställa uppföljningen. Förvaltningsledning, verksamheter och enheter anger aktiviteter och eventuellt enhetsmål. Det föregås av ett analysarbete av vad verksamheten/enheten behöver jobba med för att kunna bidra till det överordnade strategiska målet och verksamhetsmålet. I enhetsplanen som är kopplad till målstyrningen beskrivs eventuella enhetsmål, aktiviteter, vem som är ansvarig, utförare och när olika aktiviteter påbörjas och avslutas. Verksamheter och enheter har också möjlighet att komplettera med egna indikatorer för att följa upp mål och kvalitet.

7 7/9 3. Genomföra De planerade aktiviteterna genomförs av medarbetare inom de budgetramar som erhållits. Insatser som genomförs får en tydlig koppling till vision, strategiska- och verksamhetsmål, vilket kommuniceras till alla medarbetare för att skapa motivation och delaktighet. 4. Följa upp/utvärdera Att styra verksamheten utifrån mål fodrar en noggrann och genomtänkt uppföljning och utvärdering. Att följa upp och utvärdera syftar till att beskriva graden av måluppfyllelse och bland annat att ge den ansvariga nämnden, kommunstyrelsen och fullmäktige underlag för en samlad bedömning av verksamhetens kvalité. Graden av måluppfyllelse stäms av vid delårsbokslut och årsredovisning. Indikatorernas värdering ligger till grund för att göra en sammanvägd bedömning av huruvida målet är uppnått, delvis uppnått eller ej uppnått. Lärdomar och förbättringsområden beskrivs för att ligger till grund för kommande prioritering och planering. Genom uppföljningen ges signaler som kan innebära förändringar och nya prioriteringar i den kommande budgetprocessen.

8/9 Årshjul Inom verksamhetsstyrning ingår en rad olika processer under året: Mål och arbete med planer och strategier Budgetarbete Intern kontroll Uppföljning: Delårsrapport, årsredovisning

medborgare och andra inom kommunen får en god service med hög kvalitet.

8 8/9 Årshjul Inom verksamhetsstyrning ingår en rad olika processer under året: Mål och arbete med planer och strategier Budgetarbete Intern kontroll Uppföljning: Delårsrapport, årsredovisning inklusive verksamhetsberättelser Figur 2: Årshjul för verksamhetsstyrning Rollfördelning politiker, medarbetare och medborgare Alla som arbetar inom kommunen spelar en viktig roll för att se till att medborgare och andra inom kommunen får en god service med hög kvalitet. En klar ansvarsfördelning mellan politiker och tjänstemän ökar förståelsen för vem som är ansvarig för VAD kommunen bedriver för verksamhet och HUR denna verksamhet sedan genomförs. Tydligare roller ökar möjligheten att skapa nytta för medborgaren. Politiker Kommunens politiker formulerar vision och mål samt fördelar organisationens resurser. Politiker ansvarar för VAD kommunen bedriver för verksamhet och när den ska genomföras det vill säga: Vision och målområden formuleras och fastställs av politikerna Strategiska mål och verksamhetsmål fastställs av politikerna Politikerna ansvarar för och anvisar de ekonomiska ramarna

9 9/9 Medarbetare Kommunens medarbetare arbetar utifrån sin kompetens och sina kunskaper för att uppfylla mål. Medarbetarna planerar och genomför aktiviteter för att ge alla kommuninvånare en god service med hög kvalitet och är ansvariga för HUR kommunen bedriver sin verksamhet. Dessutom förser tjänstemännen kommunens politiker med information och underlag inför olika beslut. Utifrån målstyrningsarbete arbetas förslag fram för strategiska mål och verksamhetsmål ansvariga inom verksamheten fastställer sina enhetsmål Ett undantag är att inom kommunledningskontoret hanteras verksamhetsmål endast inom förvaltningen. Medborgaren Kommunens medborgare har en viktig roll. De tillsätter kommunens politiker genom det kommunala valet och förbättrar samt bidrar till verksamhetsutveckling genom sitt inflytande. Detta kan bland annat ske genom medborgardialog och brukardialoger. Dialog och kommunikation med övriga intressenter, som olika råd, näringsliv och föreningar, är en viktig del av kommunens interaktion och ett ansvar som även det ligger på kommunens politiker och tjänstemän.

Relevanta dokument

Riktlinjer Mål och resultat styrmodell

Riktlinjer Mål och resultat styrmodell 1(12) Namn på dokumentet: Mål och resultat - styrmodell Dokumenttyp: Riktlinje Version: 1.0 Beslutad av: Kommunfullmäktige Diarienummer: KS 2018/1092 Dokumentansvarig: Administrativ chef Gäller: Tillsvidare