Internkontrollplan 2015 för förskolenämnden. Bilagor Riskhanteringsplan Riskhanteringsprocess

Transkript

1 Helena Larsson - bunhl01 E-post: helena.larsson@vasteras.se TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Dnr: 2015/90-FSN-000 Kopia till Internkontrollplan 2015 för förskolenämnden Ärendebeskrivning Processbeskrivning av nämndens och förvaltningens internkontrollarbete och förslag på riskhanteringsplan för 2015 års särskilt utpekade riskområden Bilagor Riskhanteringsplan Riskhanteringsprocess Skickad av: Helena Larsson - bunhl01

2 Säkerställa bemanning (riskägare: VC förskola) Risker Aktiviteter Lägesbedömning 1 Hög arbetsbelastning leder till höga stresstal och hög sjukfrånvaro Svårt att få vikarier Brist på förskollärare 1 I förskoleverksamhetens verksamhetsplan finns angivet gemensamma aktiviter i perspektivet medarbetare. -Ledarutbildningsprogram -Max medarbetare per chef -Verksamhetsgemensamma insatser för rekrytera förskollärare. Följ upp att ovanstående aktiviteter genomförs 2 Anpassa förskoleorganisationen så att bemanningsfrågan bättre kan samordnas utvärdera och återrapportera huruvida ny teamorganisation givit önskad effekt Attraktiv arbetsgivare ex riktade infoinsatser till studerande på lärarutbildningar 4 All personal som arbetar i barngrupp kommer att kompetenskartläggas i det nya systemet kompetenz. Förvaltningen kommer löpande att kunna rapportera aktuellt läge och planerat rekryteringsbehov.

3 Otillräcklig uppföljning av förskoleverksamheten i nämnden Risker Aktiviteter Lägesbedömning Den nya nämndstrukturen ger goda förutsättningar för nämnden att stärka uppföljningen av förskoleverksamheten. Risk finns att den gamla rapporteringsstrukturen och ambitionsnivån inte omprövas Nämndens tillsynsansvar återspeglas inte tillräckligt tydligt i årshjulet 1 Uppdaterat årshjul anpassat till förskolenämnden tas fram 2 Uppföljning av kvalitet prioriteras. Utveckla relevanta fördjupande rapporter med analyser anpassade för nämndnivån 3 Tillsynsprocessen kopplas tydligare till nämnden

4 Djupare information om gruppsammansättning och gruppstorlek behövs för att utveckla resursfördelningsmodellen Risker Aktiviteter Lägesbedömning Nuvarande analysmodeller avseende gruppsammansättning och gruppstorlek ger inte tillräckligt bra underlag för utveckling av resursfördelningsmodellen 1Förvaltningen utvecklar i samråd med nämnden nya metoder för att skapa verksamhetskunskap, tex fördjupad uppföljning och rapportering på mikronivå (avdelningsnivå, enhetsnivå) 1 2 Ta fram kriterier för fördelning av medel utifrån lång vistelsetid 3 Följa några förskolor djupare. Ex tre enheter. Förslagsvis en förskola med hög social vikt, en förskola med låg social vikt och en på genomsnittsnivå

5 Förskolans planeringsprocess behöver stärkas Risker Aktiviteter Lägesbedömning Underlag för förskoleplanering hanteras på olika håll i förvaltningen och i kommunen. Viktig information kan missas. 1 Befolkningsprognoser helhet och stadsdelsnivå 1 2 Investeringsbehov 2 3 Etableringsplaner, tillgång till platser och attraktionskraft hos alternativa utförare 3 4 Platsbehovet nuläge och prognoser - körapportering 5

6 Öka transparensen / informationen i debiteringen av centrala beställningar Risker Aktiviteter Lägesbedömning Förskolecheferna är inte tillräckligt informerade om grunden för debitering av gemensamma tjänster 1 Genomgång av betalningsmodell för restaurangverksamheten. Redovisa både i nämnd och på ledarforum 2 Genomgång av betalningsmodell för IDA. Redovisa både i nämnd och på ledarforum Genomgång av betalningsmodell för skolstrategiskt stöd. Redovisa både i nämnd och på ledarforum 3 4 5

7 Säkerställa att ersättningsmodellen stödjer inkludering Risker Aktiviteter Lägesbedömning Risk att ersättningsmodellen ger incitament till verksamheten att förorda att barn med omfattande stödbehov får en exkluderande förskoleplacering 1 Redovisa och utvärdera huruvida aktuell resursfördelningsmodell stödjer inkludering 1 2 Utvärdera hur BIBASS+ processen fungerar

8 Redovisning av förvaltningens overheadkostnader, från 2014 Risker Aktiviteter Lägesbedömning 2 Den övergripande risken är att nämnderna inte kommer att ha tillräcklig insyn i hur overheadkostnaderna utvecklas över tid. Det finns från nämnderna ett formulerat krav på insyn och kontroll över förvaltningens centrala overheadkostnader och från enheterna en förväntan om delaktighet i dimensioneringen och utformningen av overheaden. För att säkerställa att frågan fortsatt blir prioriterad och hanterad på bästa vis så läggs den i internkontrollplanen. 1 Overheadkostnader redovisas på ett tydligt sätt i bokslut och budget. Det ska vara enkelt att jämföra och följa utvecklingen av overheadkostnaderna över tid. Redovisa i särskild bilaga enlig framtagen modell. 2 Redovisa kostnader för olika centrala funktioner. På Ledarforumträffar redovisa för rektorer och förskolechefer. Tillsammans med rektorer och förskolechefer bedöma vilka områden som lämpar sig för att vara "valbara" och vilka som inte bör vara valbara. Utveckla, kommunicera och skapa förståelse för lämpliga prismodeller. 3 De ekonomer som kontinuerligt möter enhetscheferna har en viktig roll att kommunicera både ersättningsmodeller och prismodeller för finansiering av gemensamma funktioner, samt att förmedla tillbaka enhetschefernas synpunkter. Ekonomienheten kommer fortsatt utveckla ekonomipedagogiken i dessa möten. 1 Redovisning av overheadkostnaderna har skett till nämnderna i samband med beslut om budget Redovisning har också skett till enhetscheferna i samtliga ledarforum. Sammantagen bedömning är att enhetschefer har uppskattat den ökade tranparansen och insynen. Önskemål om möjligheten att öka valbarheten för olika stödnivåer bedöms däremot låg. Den administrativa kostnaden att införa en prismodell för olika tjänstköp bedöms också för hög i förhållande till eventuell nytta. Arbetsupplägget är istället att en referensgrupp av EC inom förskola, grundskola och gymnasium tillsammans med EC för ekonomienheten tittar på det gemensamma stödet och regelbundet följer upp kostnaderna för det så att det blir en bra transparens och konstruktivt ifrågasättande av omfattning och kostnad. VC har också en viktig roll i samband med fastställandet av den årliga budgeten för de förvaltningsenheter som ska stötta verksamhetsekonomin. Övrig kommentar: Direktören har särskild uppföljning av utvecklingen av antalet årsarbetare i den centrala förvaltningen. Tydlig information ska ges kontinuerligt till verksamheterna och till nämnderna. 3 Arbetet fortgår enligt planering.

9 Tillämpning av beslutade resursfördelningsmodeller, från 2014 Risker Aktiviteter Lägesbedömning 2 Risk att nämndernas beslutade resursfördelningsmodeller omprövas och att enheterna tilldelas budgetmedel på andra grunder än de som beslutats av nämnderna 1 Alla rektorer och förskolechefer behöver ha en god kunskap om hur resursfördelningsmodellerna fungerar. Verksamhetsekonomerna är nyckelpersoner. Fortbilda verksamhetsekonomerna inom området resursfördelning. 2 Ytterligare stärka samverkan inom förvaltningens ekonomifunktioner och ordna internutbildningar. 3 Fortsatt stärka den politiska styrningen i hela budgetprocessen. Verksamhetsekonomin får utrymme i nämnderna nov - febr. Den perioden arbetar enheterna och verksamhetsområdena intensivt med sina budgetar. 4 Nämnderna är informerade och involverade i de utmaningar som är av större vikt inför det nya budgetåret. 5 Nämnderna får en bättre insyn i hur beslutade modeller fungerar och vilka ev korrigeringar som kan behövas. 6 De enheter som budgeterar stora underskott har ett särskilt uppdrag att fortsätta arbetet med att genomlysa kostnadssidan samt att ta fram en plan för ekonomi i balans. Drifts- och inköpsprojektet prioriterar dessa enheter. 1 Information om ersättningsmodellen och budget 2014 har skett till enhetschefer i samband med ledarforum. Verksamhetsekonomerna har kontinuerlig fortbildning och diskussion på gemensamma möten. 2 Ekonomträffar hålls regelbundet inom förvaltningen för att stärka samverkan. Kortare möten hålls varje fredag morgon. En gemensam BUF: internutbildning i maj och en i sept 3 Stadens budgetprocess förskjuten under 2014 påverkar verksamhetens budgetplanering. 4 De fem verksamhetscheferna kommer att samla förskolechefer, rektorer och det verksamhetsnära stödet för att tillsammans jobba fram respektive verksamhetsområdes största utmaningar inför Sker den 6-7 oktober och kommer att rapporteras till nämnderna. 5 Nämndutbildning i nov + avsatt tid på första nämndssammanträdena 6 Särskilda arbetsgrupper har inrättats med berörda VC, EC och stödfunktioner Uppföljning inom HR, ekonomi, till nämnderna planering sker och månadsvis. information Dialogträffar för att stötta mellan enheter politiker med och stora enhetschefer obalanser. Rapportering har under våren sker haft till fokus nämnderna budget månadsvis och hur Ändå beslutade kvarstår modeller stora problem. fungerar Osäkerhet i praktiken. om hyror

10 Förskolenämnden Internkontroll 2015

11 Stadens riktlinje: syfte o rapporteringsordning Effektiv o ändamålsenlig verksamhet Regelefterlevnad (lagar förordningar kommunala styrdokument) Tillförlitlig finansiell rapportering

12 BUF:s målsättning med intern kontroll Vara ett effektivt styrinstrument för nämnderna, förvaltningsledningen och verksamhetsledningen Hjälpa till att sätta tryck på förbättringsarbetet Några komplexa riskområden sätts under särskild bevakning i nämndernas internkontrollplaner Andra identifierade riskområden hanteras i organisationen (BUF bygger en fastare organisation för internkontrollarbetet 2015)

13 Riskanalys 1 Processen intern kontroll - förskolenämnden Oktober 2014 en grundläggande riskanalys gjord Nämnden pilot i ett stadsgemensamt utvecklingsprojekt för bättre intern kontroll Ett nytt riskverktyg har använts

14 VC + enhetschefer Riskanalys linje 1 Förskola Riskanalys linje 1, år F-5 Riskanalys linje 1, år 7-9 Riskanalys linje 1, gy Riskanalys linje 1, förebyggande,vux o arbm mm HR Ekonomi Kvalitets Planering struktur Information Nämndprocess Registratur

15 2 Processen intern kontroll Presidiet tar del av riskanalyserna November 2014, presidiegenomgång av riskanalyser från linjeorganisationen och från processansvariga Riskanalyserna från förvaltningen kompletterades med underlagen från skolinspektionen (kommunbeslut) Överväger behov av att behålla riskområden från innevarande års internkontrollplan?

16 3 Processen intern kontroll Nämnden fastställer internkontrollplan 2015 Presidiet, med stöd av direktören och styrningsstöd, föreslår riskområden Enligt Stadens riktlinje ska internkontrollplaner fastställas i samband med budgetbeslut Nämnden uppdrar till direktören att återkomma till nämnden med en riskhanteringsplan. Aktiviteter och/eller kontrollinsatser fastställs av nämnden.

17 4 Processen intern kontroll Aktiviteter och/eller kontrollinsatser fastställs av nämnden. Förslagen på aktiviteter och / eller kontrollinsatser bereds av respektive riskägare, linjechef och processansvariga. Styrningsstöd bistår i arbetet.

18 5 Processen intern kontroll Uppföljning av intern kontroll Till nämnd per tertial och i årsbokslut Till direktör enligt framtagen modell Arbetet med att utveckla intern kontrollprocessen i förvaltningen kommer under 2015 att fortsätta (se nästa bild)

19 Carina L Sara H Bengt, A-L Ingrid A-K B Magnus D Danjela Minna/ Peter Andreas Minna/ Kristina Processansvar intern kontroll, Styrningsstöd Helena VC + enhetschefer Förskola år F-6 (5) år 7-9 VC/Maja VC/Mia gy VC/Ulrika förebyggande,vux o arbm mm VC/Angelica HR Ekonomi Kvalitets IKT struktur Planering Information Nämndprocess Registratur

20 Nämndernas utpekade riskområden 2014 i korthet: Grönt = genomfört Rött = planeras eller återstår Dialogen mellan enhet o nämnd ska stärkas huvuduppdrag för ny organisation - Säkerställa god förberedelse och lämplig utformning av dialogmöten - Förberedelser behövs för att konstruktiv dialog ska kunna föras. Klar förbättring! Redovisningen av förvaltningens overheadkostnader - Nämnderna vill ha insyn o kontroll - Enheterna ska kunna påverka Underlag finns i budget underlag har presenterats på ledarforum. Nämnden vill fortsatt prioritera frågan Tillämpningen av beslutade resursfördelningsmodeller - Resultathanteringen - Kunskapen hos enhetscheferna Ny modell för resultathantering beslutad i nämnderna. Utbildningsbehovet är fortsatt stort och tillgodoses bäst i mötet mellan enhetschef o verksamhetsekonom. Följ upp på dialogmöten!

21 Beslutsunderlagen till nämnderna - Risk för ineffektiva nämndsmöten - Otrygghet i beslutsfattandet - Utebliven eller feltolkad verkställighet - Fler ärenden o större ansvar men samma sammanträdestid kräver hög kvalitet på tjänstekrivningarna. Förbättring under Större andel av beslutsärendena har fullständiga underlag till BU Budgetprocessen hösten 2014 var under press och handlingar kom sent. Delad BaUN och11 sammanträdestillfällen utlagda 2015 ger mer utrymme för frågorna Nytt årshjul per nämnd ska tas fram BIBASS+ och tilläggsbelopp - Risk att BIBASS+ inte är tillräckligt implementerad enligt den modell som är beslutad i nämnderna september I dialogen med enheterna framgår att rektorer o förskolechefer inte är fullt införstådda med hur processen går till Riskområdet kvarstår

22 Nämndernas utpekade riskområden forts: Samordning o planering av barn- och elevvolymer - Risk att volymer överskattas - Risk att (dolt) underskott på så vis budgeteras Bättre samordning mellan tilldelningsekonomin o verksamhetsekonomin minskar riskerna Tillgången på vikarier - Nämnderna ser allvarligt på signaler från enheterna om svårigheter att rekrytera vikarier Bemanningsrisken kvarstår som ett riskområde i internkontrollplanen 2015 Säkerställande av kvalitet i förskolechefs och rektors myndighetsbeslut, kopplat till de stora förändringar på senare år de lagar o förordningar som styr skolan - Rektorer o förskolechefer fattar i vardagen många beslut, risk finns att dessa i hög grad fattas utifrån erfarenhet som inte är grundad i lag o förordning - Risk för beslut på felaktig grund - Generell risk för alla verksamhetsområden i BUF Med utgångspunkt från skolinspektionens beslut identifieras utbildningsbehov och utformas fortbildningsinsatser