Riktlinjer för resultathantering. Bilagor Resultathantering inom barn- och utbildningsförvaltningen.

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) E-post: bengt.karlsson@vasteras.se Kopia till Dnr: 2014/2675-BaUN-043 Grundskolenämnden Förslag till beslut Grundskolenämnden fastställer riktlinjer för resultathantering inom barn- och utbildningsförvaltningen. Ärendebeskrivning Riktlinjerna för resultathantering är i huvudsak uppbyggd på tre principer. Det är en princip som handlar om möjlighet att skapa en omstruktureringspott för att hantera enheter med stora obalanser. Det är en princip som handlar om möjligheter att sätta resultatkrav på enheter och en princip som handlar om ett belöningssystem. Belöningssystemet innebär att enheter som redovisar ett årsresultat som är bättre än den fastställda budgeten har möjlighet att få nyttja del av överskottet till utvecklingsinsatser och personalbefrämjande åtgärder nästkommande år. Bilagor Resultathantering inom barn- och utbildningsförvaltningen.

2 TJÄNSTESKRIVELSE Barn- och utbildningsförvaltningen Dnr 2014/2675-BaUN-043 E-post Grundskolenämnden Resultathantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Bakgrund Grundskolenämnden (Dnr 2014/2285-BaUN) har fastställt en styrmodell för de pedagogiska nämnderna. Detta dokument om resultathantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen är ett komplement till styrmodellen. I samband med Barn- och utbildningsförvaltningens nya organisation från och med har det inte funnits någon modell för resultathantering. Med resultathantering avser vi riktlinjer för hur enheters resultat inom förskolan, grundskolan och gymnasiet ska hanteras och system för belöningar för att uppnå goda resultat. Syfte med riktlinjer för resultathantering Anledningen till att fastställa riktlinjer för resultathantering sammanfattas enligt följande punkter: Resultathanteringen ska ge incitament till att hushålla med ekonomin och stimulera enheten att använda de ekonomiska medel som tilldelats på ett så ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt som möjligt. Resultathanteringen ska ge tydliga regler vad som gäller avseende enheters resultat. Vid ingången av nytt verksamhetsår ska enheten känna till vad som händer om enheten redovisar ett positivt eller negativt resultat och hur avvikelser hanteras. Resultathanteringen ska ge förutsättningar för en mer långsiktig ekonomisk planering för enheterna. Resultathanteringen ska hantera obalanser som uppstår för enheter med kraftigt vikande barn- och elevvolymer. Resultathanteringen ska ge förutsättningar för att klara de ekonomiska åtagandena både för verksamhetsområdet som helhet såväl som de enskilda enheterna inom verksamhetsområdet. Med verksamhetsområden avses förskola, grundskola F-5, grundskola 6-9, gymnasie- och vuxenutbildning. Resultathanteringen ska skapa tydlighet för nämnder, stadsledning och externa intressenter hur förvaltningen hanterar resultaten för verksamhetsområdena och enheterna. Riktlinjerna för resultathantering är i huvudsak uppbyggd på tre principer. Det är en princip som handlar om att skapa en omstruktureringspott som ska användas för att hantera enheter med stora obalanser. Det är en princip som handlar om resultatkrav och en princip som handlar om ett belöningssystem.

3 VÄSTERÅS STAD Omstruktureringspott Ett återkommande problem för att en effektiv resultathanteringsmodell har varit att hantera enheter som har obalanser. Redan vid ingången av ett nytt verksamhetsår kan det vara känt att ett antal enheter inte kommer att kunna klara sig på tilldelade medel enligt de ersättningsnivåer som fastställts. Anledningen kan vara kraftigt vikande barn- och elevvolymer som leder till lägre intäkter och svårigheter att på kort sikt anpassa resurser, lokaler och övriga kostnader till de vikande volymerna. För att hantera enheter med obalanser skapas det därför ett system för omstrukturering. För de verksamhetsområden, där bedömningen är att det under kommande år kommer att finnas enheter med obalanser, budgeteras en omstruktureringspott. Omstruktureringspotten finansieras genom täckningsbidrag från alla enheter inom verksamhetsområdet, det vill säga en del av barn- och elevpengen tilldelas potten. Omstruktureringspottens storlek föreslås av verksamhetschefen i samråd med ekonomienheten och beslutas av nämnden i samband med att nämnden fastställer budgeten för verksamhetsekonomin. Omstruktureringspotten redovisas på separat ansvar under verksamhetschefen och fördelas inte ut till enskilda enheter. Verksamhetschefen kan fastställa att vissa enheter får lämna negativa budgeterar. Verksamhetsområdet som helhet ska budgetera i balans och eventuella negativa budgetar täcks av omstruktureringspotten. På så sätt så redovisar varje enhet sitt verkliga resultat. Resultatkrav De obalanser som beskrivs ovan har tidigare hanterats genom att enheter med obalanser har tillåtits att redovisa underskott och erhållit resultatmedel från andra enheter som blivit belastade med resultatkrav. Detta har resulterat i att det fastställts positiva och negativa resultatkrav för merparten av enheterna inom vissa verksamhetsområden. Fastställandet av resultatkrav har till stor del uppfattats godtyckligt av enhetschefer och det har även lett till otydligheter och missförstånd för involverade vid resultatredovisningar. Med införande av omstruktureringspott bör behovet av att fastställa resultatkrav till stor del upphöra och bör undvikas. Att ersättningsmodellen för barn- och elevpeng samt programersättningar årligen ses över bör också leda till minskat behov av att fastställa resultatkrav. Om ett behov ändå uppstår ska resultatkrav föreslås av verksamhetschefen i samråd med ekonomienheten och beslutas av nämnden i samband med att nämnden fastställer budgeten för verksamhetsekonomin. Belöningssystem För att uppmuntra enheterna till god hushållning och belöna goda resultat införs en möjlighet till att erhålla resultatöverskott. Resultatöverskottet kan erhållas för enheten om enheten redovisar ett positivt resultat i förhållande till sin budget. Även enheter som redovisar ett negativt resultat kan erhålla resultatöverskott om det redovisade resultatet är bättre än budgeten. Det är maximalt 50 % av enhetens positiva resultat i förhållande till budgeten som kan lämnas som resultatöverskott till kommande år. Resultatöverskottet kan maximalt uppgå till 5000 kr per medarbetare. Antalet medarbetare vid årets utgång är beräkningsgrund. För att få erhålla ett resultatöverskott ska väsentliga delar av verksamhetsmässiga mål vara uppfyllda. Verksamhetschefen beslutar om enheten har uppnått detta. Resultatöverskottet får användas till utvecklingsinsatser och personalbefrämjande åtgärder. Dock inte åtgärder som långsiktigt ökar verksamhetens kostnader som t ex långsiktiga personalekonomiska åtaganden. Resultatöverskottet kan användas det år resultatöverskottet erhålls, det vill säga 2015 års resultat ger ett överskott att användas under året Resultatöverskottet redovisas på separat ansvarskod under respektive verksamhetschef och belastar inte enhetens resultat. 2

4 VÄSTERÅS STAD Enheter med negativa resultat Det är vanligt att riktlinjer för resultathantering innebär att underskott för enheter ska återbetalas kommande år. Ett problem med en sådan modell är att enheter som har svårigheter att få en ekonomi i balans ges ännu sämre möjligheter att erhålla ekonomi i balans under kommande år. Riktlinjerna innehåller därför inte något krav på återbetalning av underskott. Det arbetsätt som följer med den årliga ekonomiprocessen ska leda till att ekonomiska obalanser förhindras. Enheterna har krav på att klara sin budget och enheterna ska givetvis genomföra åtgärder i så tidigt läge som möjligt för att korrigera obalanser. Processer för avvikelserapportering finns och särskilda åtgärdsplaner ska upprättas vid större obalanser. Den omstruktureringspott som verksamhetscheferna förfogar över kan användas för att tillåta negativa budgetar där det inte är möjligt att erhålla en realistisk budget i balans. I samband med det prognosarbetet som görs under året kommer ett antal enheter att rapportera befarade underskott. Hur dessa ska finansieras för att erhålla en ekonomi i balans för verksamhetsområdet får hanteras i samband med prognosarbetet. Vilka enheter omfattas av resultathanteringen Enheterna inom den kommunala förskolan, grundskolan och gymnasiet omfattas av resultathanteringen exklusive de stödfunktioner som är organiserade inom respektive verksamhetsområde. Med stödfunktioner avses CF2, lärresursenheten, placeringsenheten. Förvaltningsenheterna, Bemanningscentrum och Restaurangenheten samt självstyrande enheter omfattas inte heller av resultathanteringen. 3

5 Barnets rättigheter CHECKLISTA 1 (1) Datum Checklista för konventionen om barnets rättigheter för de pedagogiska nämnderna i Västerås. Syftet med checklistan är att varje beslut som rör barn och ungdomar ska föregås av en bedömning om barns rättigheter tillvaratagits i enlighet med FN:s konvention om barnets rättigheter. Barnchecklistan ska upprättas vid beredning av ärenden till nämnd och ska bifogas ärendet som en bilaga. Kontaktuppgifter Nämnd Grundskolenämnden Handläggare Ärende Dnr PNS Västerås stad, Konsult och Service Checklista inför beslut Kommer beslutet på ett allmänt och/eller avgörande sätt, direkt eller indirekt, beröra barn/ungdomar? Riktlinjerna för resultathantering syftar till att ge tydlighet för enheterna avseende hur deras resultat ska hanteras.dessutom handlar de om att skapa ett system för belöningar för att stimulera enheterna att uppnå goda resultat. Detta innebär att resultatöverskott delvis kan behållas till kommande år och användas till åtgärder för att utveckla grundskolan och personalen som kommer eleverna tillgodo. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Se ovan Har barn och ungdomar fått uttrycka sin mening? Synpunkter har inhämtats från grundskolechefer. Har särskild hänsyn tagits till barn och ungdomar i behov av särskilt stöd? Den frågan hanteras genom de ersättningsmodeller som finns. Organisationsnr: Postadress Besöksadress Kontaktcenter Webbplats Västerås stad Stadshuset Barn- och utbildningsförvaltningen Västerås E-post buf@vasteras.se