Dnr: 2013/543-BaUN-600. Yvonne Carehag Gustafsson - at314 E-post: Barn- och ungdomsnämnden

Transkript

1 Yvonne Carehag Gustafsson - at314 E-post: yvonne.carehag.gustafsson@vasteras.se Kopia till TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Dnr: 2013/543-BaUN-600 Barn- och ungdomsnämnden Beslut - Framtida Organisation och placering av Placering för förskola och fritidshem Förslag till beslut 1.Barn- och ungdomsnämnden avslutar beställningen av Placering i förskola/fritidshem hos konsult och service from Placering organiseras i Barn- och utbildningsförvaltningen under verksamhetsområde Förskola from Förvaltningschefen får uppdrag att genomföra en översyn av de riktlinjer, rutiner och processer som har bäring på placeringsarbetet, under hösten 2013 innan nya organisationen träder i kraft. Ärendebeskrivning I översynsarbetet Ny skolorganisation Slutrapport beskrivs att, myndighetsfrågor kring Antagning och Placering i ett tidigare skede skett i den kommunala utförarens organisation. Detta har skötts på ett bra och neutralt sätt, men bedömningar var ändå att dessa verksamheter skulle passa bättre hos en mer neutral utförare, varför frågorna flyttades till Konsult och Service. Med den logik som fanns inom beställar-/utförarverksamheten skulle dessa mer operativa verksamheter inte finnas inom en stabsorganisation. Ett av de sju prioriterade uppdrag som identifierades och redovisades i Slutrapporten var Utredning rörande organisation av antagning och placering till företrädesvis förskola och gymnasieskola. Det som särskilt kan sägas gällande placering i förskola/ fritidshem är att samverkan är central med verksamheten för ett effektivt resursutnyttjande. Vid barn- och ungdomsnämndens sammanträde redovisades resultatet av förvaltningens rapport, Dnr 2013/543-BaUN-600. I rapporten föreslås att dagens enhet Antagning och Placering i Konsult och Service separeras och placeras under varsitt ledarskap. Placering organiseras i Barn och utbildningsförvaltningen, verksamhetsområde Förskola med syftet att få styrning/ledning av Placering närmare den operativa verksamheten. En översyn av gällande riktlinjer, rutiner och processer bör genomföras under hösten innan en ny organisation träder i kraft. Skickad av: Kristina Sköld - be882

2 VÄSTERÅS STAD TJÄNSTESKRIVELSE 2 (2) Dnr: 2013/543-BaUN-600 Antagning blir kvar i Konsult och service. Bilagor Utredning rörande organisation av antagning och placering till företrädesvis förskola och gymnasieskola - reviderad

3 Dnr 2013/543-BaUN-600 Dnr 2013/247-UAN Lars Jakobsson Barn- och ungdomsnämnden Utbildning- och arbetsmarknadsnämnden Utredning rörande organisation av antagning och placering till företrädesvis förskola och gymnasieskola Uppdraget Dokumentet Ny skolorganisation 2013 Slutrapport tar upp 7 prioriterade uppdrag som identifierats men inte kunnat lösas i översynsarbetet för den nya organisationen. Denna rapport beskriver uppdrag nr 7 Utredning rörande organisation av antagning och placering till företrädesvis förskola och gymnasieskola. Framtagning av rapporten Intervjuer har hållits med 3st förskolechefer, f.d. medarbetare vid Kontaktcenter respektive Placeringsenheten, enhetschefen för Antagning och Placering och handläggare/strateger på BUF. Enhetschefen för Kontaktcenter har hänvisat till material kring uppdraget när Kontaktcenter skapades. Jurister har konsulterats kring de legala frågorna. Bakgrund Från översynsarbetet konstateras att myndighetsfrågor kring antagning och placering har i ett tidigare skede skett i den kommunala utförarens organisation. Detta har skötts på ett bra och neutralt sätt, men bedömningar var ändå att dessa verksamheter skulle passa bättre hos en mer neutral utförare, varför frågorna flyttades till Konsult och Service. Med den logik som finns inom beställar-/utförarverksamheten skulle dessa mer operativa verksamheter inte finnas inom en stabsorganisation. I den nya förvaltningen kan dessa frågor aktualiseras igen. Särskilt gäller detta placering i förskola där bedömningen är att samverkan är central med förskoleverksamheten för ett effektivt resursutnyttjande. Barn- och ungdomsnämnden vill ha förvaltningens bedömning av hur dessa verksamheter organiseras på ett optimalt sätt under våren 2013.

4 VÄSTERÅS STAD 2 Schematisk bild av organisationen Kontaktcenter (K&S) Behovsprövning Förskolenheter BUF Vårdnadshavare Antagning och placering(k&s) Organisationens delar Två enheter/två chefer inom Konsult och Service, Kontaktcenter respektive Antagning och placeringsenheten. Verksamhetsområdet för förskolan omfattar 82 förskolor, 28 förskolechefer och enhetschef pedagogisk omsorg. Inom BUF-kontoret finns strateger som ska stödja både de kommunala likväl som de icke-kommunala utförarna. Behovsprövningen I verksamheten med placering av barn i förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg(familjedaghem) finns ett myndighetsansvar med behovsprövning. Detta har delegerats till barnomsorgshandläggare med placering i Kontaktcenter. Det uppdaget kommer även fortsättningsvis att hållas åtskilt från placering och ingår inte i översynen av organisationen av Antagning och placering. Enheten Antagning och Placering Nuläget samordning personal Antagning och Placerings huvuduppdrag är att utföra antagning till gymnasieskolan och placering i förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg(dagbarnvårdare). I dagsläget arbetar 3 personer och enhetschefen med gymnasieantagning och 8 personer med placeringsuppdragen. Enhetens arbetsbelastning över året varierar i dessa uppdrag varför enheten även åtagit sig andra uppdrag. Arbetsuppgifterna inom antagning respektive placering är väldigt olika och kräver skilda kompetenser. Det finns därför liten eller i princip ingen

5 VÄSTERÅS STAD 3 samordningsvinst med sammanhållen personalgrupp och av den anledningen kan verksamheterna separeras. Enheten sköter också placering av elever i andra kommuner på delegation. Placeringsassistenterna utgör också ett administrativt stöd till F-6-enheter inom grundskolan (med frånvarohantering, omdömen, statistik för SCB, elevregistrering, grupphantering för nationella prov) samt rekrytering av PRAO-platser (för åk8-9, Fryxellska skolan, Skultuna och Rudbeckianska BoF). Nulägesanalys Antagning gymnasieskolan Bemanning Antagning Antagning utförs idag med 4 tjänster inkl. enhetschefen. Arbetsbelastningen är högst från mitten på januari till augusti. Funktionen Antagning fungerar idag bra förutom att det finns otydligheter i hur uppdragsgivarna genom en tydlig beställning kan och ska styra verksamheten. Den nya Barn- och utbildningsförvaltningen håller på att sätta sig och en utvärdering av organisationen kommer att ske. I samband med detta kan organisationen av Antagning gymnasieskolan ses över. Övrigt Enheten Antagning och Placering har gemensam/sköter antagning för både kommunala och privata aktörer i egen och andra kommuner. De legala delarna i detta agerande har undersökts och har konstaterats vara ett godkänt förfaringssätt. Förslag på aktiviteter i nästa steg Antagningen föreslås vara placerad på samma sätt som idag. Den nya Barn- och utbildningsförvaltningen håller på att sätta sig och en utvärdering av organisationen kommer att ske. I samband med detta kan organisationen av Antagning gymnasieskolan ses över. Tydlig beställning och uppföljning av beställningen Nulägesanalys Placering förskolan(inkl. pedagogisk omsorg och fritidshem) Organisationen Placering utförs idag med 8 tjänster exkl. enhetschefen. Placeringsassistenterna är centraliserade till Stadshuset under ledning av en enhetschefen för Antagning och placering. Placeringsassistenter arbetar efter skolområden, där varje assistent har kunskap om mer än ett område. I Kontaktcenter arbetar barnomsorgshandläggare med myndighetsutövningen av handläggningen under ledning av enhetschefen för Kontaktcenter. Här sker anmälan av behov, behovsbedömning och även den formella placeringen av

6 VÄSTERÅS STAD 4 barnen. Placeringsassistenterna tar vid med den operativa verksamheten att placera barnen på den erbjudna platsen på kommunala förskolan. Barnomsorgshandläggare(Kontaktcenter) och placeringsassistenter(antagning och placering) är alltså organiserade i Konsult och service under var sin chef. Det är viktigt att behovsbedömningen är skild från placeringen, då dessa har helt olika utgångspunkt för sina uppdrag. Synpunkter på organisationen Det framkommer tydligt vid intervjuerna att organisationen i dagsläget inte fungerar optimalt. Det finns oklarheter i vem som gör vad och vårdnadshavare har inte lätt att hitta rätt i organisationen. Det är rutinerna och kommunikationen kring anmälan, behovsbedömning(t ex kontroll av studieintyg), formell placering och slutlig plats som upplevs otydlig och onödigt invecklad. Det finns också ett missnöje hos förskolecheferna inom BUF som ibland måste kräva av vårdnadshavare att få in rätt information kring vistelsetid, även om detta är av vikt för att enheten ska drivas så effektivt som möjligt. Ett arbete gjordes under hösten 2012 av proaros för att få svar på Varför förlorar vi pengar?. Problem identifierades och åtgärder föreslogs och några av dessa har också genomförts. Det kan konstateras att ingen riktigt äger processen med rutinförbättringar och eventuella organisationsförändringar. Det framgår otydlighet i vem som äger, utvecklar och styr uppdragen. En följd av detta blir också att kontrollen över de avtal som träffas inte är tillfredsställande. Förändrad organisation av Antagning och Placering Dagens enhet Antagning och Placering i Konsult och Service separeras och placeras under var sitt ledarskap. Placering organiseras i BUF förskoleverksamhet under ansvarig verksamhetschef förskola. Antagning finns kvar inom Konsult och Service. Uppföljning av Antagning En översyn sker av den nya organisationen BUF och först därefter tas beslut om ev. förändrad organisation av Antagning. Redan idag ska beställningen dock göras tydlig och följas upp av enheten Styrstöd och verksamhetschefen för gymnasieskolan. Det behöver dokumenteras vilka uppdrag och avtalsparter som enheten har i nuläget. Det är också viktigt att se över samordningsbehovet mellan kommuner och VKL:s roll som sammanslutning för länets kommuner. I det senare fallet med VKL som samordnare hamnar fristående gymnasier utanför. I dagsläget har inte VKL resurser eller organisation för att sköta antagningen.

7 VÄSTERÅS STAD 5 Organisation av Placering Verksamhetschefen för förskola får i uppdrag att organisera Placering i sin verksamhet. Motivet till detta är att få en styrning/ledning av Placering närmare den operativa förskoleverksamheten. Detta för att enheternas platser ska utnyttjas effektivare. Att ta i beaktning En decentraliserad placering ger närmare kontakt med verksamheten förskolechef, förskolor och vårdnadshavare. Viktigt är dock att följa upp och utveckla gemensamma rutiner och se till att de följs i en decentraliserad organisation. Eftersom tjänstetrycket varierar över året är det en fördel om placeringsassistenterna kan arbeta som administrativt stöd till förskolechefer och eventuellt också till rektorer på F-5-skolor. I en centraliserad organisation kan man se det motsatta förhållandet lättare att få genomslag för rutiner, men längre ifrån den operativa verksamheten på förskolan och kontakten med vårdnadshavare. Antalet tjänster Placering Antalet tjänster är idag 8st (7,25 heltider). Om detta är relevant i en ny organisation har inte utretts. Uppdrag från F-5 skolor är en viktig faktor som ska tas med i planeringen. Det får ske i nästa steg. Förslag på aktiviteter i nästa steg Under utredningen har det framförts synpunkter och idéer om förbättringar/förändringar varav några redovisas här: Kontaktcenter bör arbeta efter samma geografiska indelning som Placering Kvalitetssäkring av uppgifterna i systemlösningen Uppdragen från F-5-skolor, det administrativa stödet, hur det ska organiseras Rutiner och regelverk ses över

8 Barnets rättigheter CHECKLISTA 1 (1) Datum Checklista för konventionen om barnets rättigheter för de pedagogiska nämnderna i Västerås. Syftet med checklistan är att varje beslut som rör barn och ungdomar ska föregås av en bedömning om barns rättigheter tillvaratagits i enlighet med FN:s konvention om barnets rättigheter. Barnchecklistan ska upprättas vid beredning av ärenden till nämnd och ska bifogas ärendet som en bilaga. Kontaktuppgifter Nämnd Barn- och ungdomsnämnden Handläggare Yvonne Carehag Gustavsson Dnr 2013/543-BaUN-600 Ärende Framtida organisation och placering av "Placering" för förskola och fritidshem PNS Västerås stad, Konsult och Service Checklista inför beslut Kommer beslutet på ett allmänt och/eller avgörande sätt, direkt eller indirekt, beröra barn/ungdomar? Ja Nej Motivera svaret Styrningen och ledningen av placeringsarbetet blir närmare den operativa verksamheten Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja Nej Motivera svaret Styrningen och ledningen av placeringsarbetet blir närmare den operativa verksamheten Har barn och ungdomar fått uttrycka sin mening? Ja Nej Motivera svaret Det handlar om ledning och styrning inom organisation Har särskild hänsyn tagits till barn och ungdomar i behov av särskilt stöd? Ja Nej Motivera svaret Genom översynen av riktlinjer, processer och rutiner som har bäring på placeringsarbetet inför organisationsförändringen. Organisationsnr: Postadress Besöksadress Kontaktcenter Webbplats Västerås stad Stadshuset Barn- och utbildningsförvaltningen Västerås E-post buf@vasteras.se