Förändrad organisation inom verksamhetsområde Socialtjänst och fritid

Transkript

1 Bromma stadsdelsförvaltning Tjänsteutlåtande Sida 1 (8) Uppdat Handläggare Peter Dacke Telefon: Till Bromma stadsdelsnämnd Förvaltningens förslag till beslut 1. En förändrad organisation för verksamhetsområde Socialtjänst och, i enlighet med förvaltningens förslag, införs från den 1 september år Målsättningarna med den nya organisationen ska följas upp och återrapporteras till nämnden. Leif Sjöholm Stadsdelsdirektör Peter Dacke Verksamhetsområdeschef adm Sammanfattning Stadsdelsförvaltningen har under våren låtit göra en utredning som lett fram till ett förslag på omorganisation inom verksamhetsområde Socialtjänst och. Förslaget innebär en mindre hierarkisk organisation där antalet chefsnivåer minskas till två. Effekterna av organisationsförändringen ska kontinuerligt följas upp. Den nya organisationen föreslås träda ikraft den 1 september Bromma stadsdelsförvaltning Gustavslundsvägen 151 G Box Bromma Telefon kajsa.berneus@stockholm.se stockholm.se

2 Sida 2 (8) Bakgrund Inom har under våren 2014 en utvärdering respektive en utredning genomförts med hjälp av extern konsult. Utvärderingen respektive utredningen bifogas denna tjänsteskrivelse. 1. Utvärdering avseende beställar-utförarmodellen. Syftet med utvärderingen har varit att säkerställa att beställarutförarmodellen fungerar och att verksamheten bedrivs inom en ändamålsenlig och effektiv organisation. 2. Ledningsorganisation för myndighetsenheterna (beställarenheterna). Uppdraget till utredaren, som framkom som ett kompletterande uppdrag till utvärderingen av beställar-utförarmodellen, var bland annat att minska antalet chefsnivåer för en effektiv styrning med ett närvarande chefskap. Utvärderingen och utredningen har sammantaget lett fram till förslag på en förändrad organisation enligt vad som redovisas i det följande. Ärendet Utvärdering av beställar-utförarmodellen Av Utvärderingen av beställar-utförarmodellen framkommer att beställar-utförarmodellen fungerar relativt väl. Ett förtydligande av rollerna inom utförarsidan föreslås så att denna del av organisationen består av en enhet med kundval (Stöd till funktionsnedsatta) och en enhet för icke kundval (IFO-stöd inkl. ). Detta betyder i praktiken att dagens tre enheter inom utförarsidan blir två. Fördelarna med detta är dels att vi skapar grupper och verksamheter med nära funktionella samband och styrmässiga likheter. Vidare ger den nya indelningen större möjligheter till gemensam personalplanering och kompetensutveckling. Indelningen i två enheter (istället för tre) innebär också att en resurs kan lösgöras för att arbeta med utvecklingsfrågor inom olika delar av utförarenheterna. Som ett första steg i detta utvecklingsarbete avser förvaltningen att starta en översyn av Västerorts aktivitetscenter (VAC) med fokus på framtida utveckling.

3 Sida 3 (8) I den nya organisationen samlas som sagt de avdelningar med verksamhet som har verksamheter som är valbara (kundval) under en enhet och de som inte är valbara (ej kundval) under en enhet. I praktisk mening innebär det att verksamheten inom utförardelen organiseras enligt följande; Avdelningarna som tidigare låg under Enheten för personligt stöd, (personlig assistans, Långskeppets stödboende, Boendestöd samt Västerorts aktivitetscenter) bildar tillsammans med tidigare Boenheten den nya enheten, Stöd till funktionsnedsatta. Från tidigare Boenheten flyttas avdelningen Boende och resurs för vuxna till den nya enheten för IFO-stöd.

4 Sida 4 (8) Utredning av ledningsorganisation för myndighetsenheterna Uppdraget till utredaren, som framkom som ett kompletterande uppdrag till utvärderingen av beställar-utförarmodellen, var bland annat att minska antalet chefsnivåer för en effektiv styrning med ett närvarande chefskap. På myndighetssidan har samtliga enheter utom enheten för personer med funktionsnedsättning ingått i utredningen. Under vintern har det uppmärksammats att vissa enheter inom myndighetsdelen har en oroväckande hög personalomsättning, vilket ytterligare sätter fokus på att ha en ändamålsenlig och effektiv organisation. Av dessa skäl föreslås en mindre hierarkisk organisation där antalet chefsnivåer minskas till två (biträdande enhetschefer tas bort). Enheterna fortsätter att vara specialiserade, och i likhet med idag, med ett begränsat antal medarbetare i varje enhet. Verksamhetsområdeschefen får sju myndighetsenheter (samt två utförarenheter) att hålla samman istället för tre. Det innebär att en av de viktigaste arbetsuppgifterna för verksamhetsområdeschefen blir att se till att det finns en tydlighet vad gäller ansvarsgränser mellan enheter. Samtidigt måste verksamhetsområdeschefen säkerställa ett effektivt samarbete mellan enheterna då handläggning inom flera enheter hela tiden förekommer. I förslaget beskrivs verksamhetsområdeschefens uppdrag liksom enhetschefernas. De ska ha fullt ansvar för verksamhet, ekonomin och personal inom sin enhet. Det administrativa stödet inom varje enhet föreslår förvaltningen att det omfördelas och förstärks så att det blir ett mer jämnt fördelat stöd till de olika enheterna. Syftet med detta är att handläggarna ska uppleva att de har ett adekvat och avlastande administrativt stöd. Vidare föreslås en utökad beslutsrätt så att enskilda medarbetares möjligheter att hantera ärenden förbättras. Något som också kommer till uttryck i en reviderad delegationsordning. Som ett stöd till medarbetarna samt till enhetschefen föreslås vidare att ett mentorskap införs inom varje enhet. Uppdraget för mentor ska vara noga definierat och kommer att definieras under hösten. Mentorskapet ska inte vara ett chefsuppdrag.

5 Sida 5 (8) För att ytterligare minska risken för stor personalomsättning kommer en modell för övergripande och individuella introduktionsplaner att tas fram. Förändrad organisation för Socialtjänst och Sammantaget leder detta fram till en förändrad organisation för verksamhetsområdet Socialtjänst och som helhet enligt nedan: Ett uppdrag till verksamhetsområdeschefen blir att ha en gemensam ledningsgrupp för både beställar- och utförarenheterna. I det sammanhanget är det väsentligt att uppmuntra och ge goda förutsättningar för samverkan mellan de olika enheterna, såväl i verksamhetsområdets ledningsgrupp som i det vardagliga arbetet i och mellan enheterna.

6 Sida 6 (8) Den nya organisationen föreslås träda ikraft den 1 september så att hösten 2014 kan ägnas åt att bygga upp de inre strukturerna i den nya organisationen. Utlysning av chefstjänster Under hösten kommer samtliga chefstjänster (utom chef för enheten för funktionshindrade) att utlysas. I detta arbete kommer vi att ta hjälp av serviceförvaltningen. Budgetansvar Att ändra ekonomiska ansvarsområdens under pågående budgetår är inte lämpligt. Vikten av säkerhet i uppföljningsarbetet väger tyngre än att ändra budgetförutsättningarna under löpande år. Därför kvarstår rent budgettekniskt nuvarande budgetansvar år 2014 ut. Däremot läggs budget för år 2015 enligt i enlighet med den nya organisationens struktur. Utökad beslutsrätt Beslutsrätten har som nämnts varit begränsad. Genom en revidering av delegationsordningen, där medarbetarna får en större beslutsrätt än idag är vår bedömning att det blir möjligt att förbättra ärendehanteringen. Effekterna av den utökade beslutsrätten behöver förstås följas upp kontinuerligt. Introduktionsplaner och mentorskap Arbetet med att utveckla introduktionsplaner kommer att genomföras under hösten Vidare kommer arbetet med att tydligt definiera mentorskapets innehåll och struktur att genomföras under hösten. Därefter kommer mentorer för respektive enhet att utses. Målsättningar för den nya organisationen När en organisation förändras är det väsentligt att sätta upp vilka mål den nya organisationen ska uppnå. Målen för en ny organisation utgår förstås från de målsättningar som finns med den nya organisationen. I detta fall är en av de främsta målsättningarna att minska personalomsättningen inom myndighetsenheterna (beställarenheterna) av organisationen. Som framgår av utredningen Ledningsorganisation för myndighetsenheterna inom VO socialtjänst och (sidan 5) så har personalrörligheten under de senaste åren varit mycket hög. Målsättningen med en minskad personaltäthet bör följas upp kontinuerligt och i flera steg. Ett noll-

7 Sida 7 (8) läge att jämföra mot bör vara personalrörligheten inom beställarenheterna Mål 2015: 30 procent lägre personalrörlighet inom myndighetsenheterna i förhållande till rörligheten år 2014 Mål 2016: 10 procents lägre personalrörlighet inom myndighetsenheterna i förhållande till rörligheten år 2014 I ett längre tidsperspektiv bör den årliga rörligheten ligga under 10 procent per år, vilket är att betrakta som en normal rörlighet. En andra målsättning är att ha ett utvecklat introduktionsprogram som de nya medarbetarna är nöjda med. Målet med introduktionsprogram bör följas upp med en enkel riktad enkät ställd till de som anställts under året. En tredje målsättning är att mindre erfarna handläggare ska kunna få stöd av en mentor (minst en per enhet) varje enhet ska ha en mentor som stöd i handläggningen av ärenden. Detta avser vi att följa upp dels genom att årligen se hur många mentorer varje enhet har och dels i den ovan nämnda riktade enkäten fråga medarbetarna vad det tycker om detta stöd. En fjärde målsättning är att arbetet och dialogen mellan utförarenheter och beställarenheter fungerar på ett bra sätt. Till skillnad från utredaren anser förvaltningen att verksamhetsområde socialtjänst och bör ha en samlad ledningsgrupp med både beställar- och utförarenheter. Vi menar att en samlad ledningsgrupp är en grundförutsättning för en bra och effektiv samverkan. Denna samverkan bör ske mellan beställare och utförare samt mellan enheter inom beställar- respektive utförarsidan. Även denna målsättning bör följas upp genom enkät och/eller intervjuer med cheferna i ledningsgruppen samt personal inom enheterna. En femte målsättning är att kontinuerligt följa upp effekterna av den utökade beslutsrätten. Tider för uppföljning och utvärdering av målen Målsättningarna med den nya organisationen ska som sagt följas upp och utvärderas. Under hösten kommer implementeringsarbetet med den nya organisationen att pågå i enlighet med ovan redovisade. Under denna tid är det för tidigt, och därför inte lämpligt att följa upp målen. En första formell uppföljning bör däremot göras vid halvårsskiftet Därefter bör redovisade målsättningar med

8 Sida 8 (8) förändringen följas upp de närmaste åren direkt efter respektive årsskifte. Vid sidan om detta kommer förvaltningen att kontinuerligt följa den samlade utvecklingen av den nya organisationen. Ärendets beredning Ärendet har beretts av verksamhetsområdeschef administration Peter Dacke. Bilagor 1. Utvärdering av beställar-utförarmodellen inom verksamhetsområde socialtjänst och i Bromma stadsdelsförvaltning 2. Ledningsorganisation för myndighetsenheterna inom verksamhetsområde socialtjänst och i Bromma stadsdelsförvaltning 3. Förhandlingsprotokoll