3 Budget för DU-nämnd 2016

Transkript

1 KALLELSE D A T U M Budget för DU-nämnd 216 Diarienummer: Dokument: Handläggare DU-KAN15-9 DU-KAN Kajsa Johansson Ärendegång Mötesdatum Ärendenr 1 DU-nämnden Handlingar ej färdigställda. Eftersändes till mötet. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se

2 TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1(2) H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Kajsa Johansson Kansli- och registraturenheten DU-KAN Ä R E N D E G Å N G DU-nämnden M Ö T E S D A T U M Budget för DU-nämnd 216 Förslag till beslut DU-nämndens beslut 1. DU-nämndens budget för 216 godkänns. 2. Intern kontrollplan 216 för inköp Sörmland godkänns. Sammanfattning DU-nämndens budget innehåller kostnad för politik och administration, samt inköpsverksamhetens verksamhetsplan och budget för 216: Budgetram i tkr Inköp Nämndens administrativa kostander Totalt DU-nämnden Bakgrund Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland har inrättat en gemensam nämnd för samverkansfrågor, DU-nämnden. Till nämnden hör, från och med , ett utskott för de båda landstingens inköpsverksamhet. Landstinget Sörmland är värdlandsting och den gemensamma nämnden ingår i detta landstings organisation. Den styrmodell som Landstinget Sörmland tillämpar är balanserad styrning. Landstingets styrmodell tillämpas endast avseende inköpsverksamheten. Den balanserade styrningen är en strukturerad metod som ger förutsättningarna att styra mot och följa upp de landstingsövergripande mål som Landstingsfullmäktige fastställt som strategiskt viktiga och därigenom skapa en tydlig styrningslogik som sträcker sig från politik till praktik. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR \\edil.dd.dll.se\36users\cache\dlld2\jimjoh\du-kan Tjänsteutlåtande - Budget för DU-nämnd _8_.DOCX SID 1(2) Utskriftsdatum: :26

3 Balanserad styrning syftar till att förbättra styrningen och uppföljningen av de strategiska målen, utveckla en helhetssyn på verksamheten, skapa en större kännedom och förståelse för verksamhetens uppdrag samt öka möjligheten till delaktighet och ansvarstagande i hela organisationen. För att skapa balans i budgeten och för att kunna bedöma konsekvenserna av de strategiska målen görs en utförligare beskrivning av valda mål utifrån följande fem perspektiv: Medborgarperspektivet Personalperspektivet Process- och förnyelseperspektivet Miljöperspektivet Ekonomiperspektivet Medborgarperspektivet är överordnat och strategierna i övriga perspektiv ska understödja måluppfyllelsen i medborgarperspektivet. Ärendets beredning Ärendet har beretts inom inköps-, ekonomi- och den administrativa enheten (D). Beslutsunderlag Kostnader för administration och politik 216 Organisationsschema inköp Resultaträkning inköp budget 216 Verksamhetsplan med budget inköp 216 Riskmatris inköp Beslutet expedieras till Respektive landstingsstyrelse, D och U Teemu Lehtimäki, inköpschef (D) Ekonomienheterna, D och U Akten ORG NR \\edil.dd.dll.se\36users\cache\dlld2\jimjoh\du-kan Tjänsteutlåtande - Budget för DU-nämnd _8_.DOCX SID 2(2) Utskriftsdatum: :26

4 Verksamhets- och ledningsservice H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Kajsa Johansson DU-nämndens kostnader för politik och administration 216 Kostnader för de förtroendevaldas deltagande i nämnd och utskottsarbetet Kostnaderna för förtroendevaldas deltagande i nämndarbetet belastar respektive landsting, medan kostnader för nämndens sekretariat, sammanträden och övriga kostnader ska fördelas lika mellan värdlandstinget Sörmland och landstinget Västmanland. Kostnader för nämndens och utskottets administration, i tkr Personalkostnader (lön och sociala avgifter) avseenden nämndsekreterare m.fl. 25 % av helårsarbetstid 13 Kostnader för administrativt stöd i form av kopiering, distribution, resor och förtäring vid möten m.m. 5 Summa kostnader: 18 Enligt gällande samverkansavtal ska driftkostnaderna delas lika mellan de tvåsamverkande landstingen, vilket betyder 9 tkr per landsting. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR \\edil.dd.dll.se\36users\cache\dlld2\jimjoh\du-kan Kostnader för politik och administration 216.docx 2921_4_.DOCX Utskriftsdatum: :48 SID 1(1)

5 Inköp Enhet Stab Inköpschef Teemu Lehtimäki Upphandlingssamverkan D-U Investeringssamordnare Christine Löfgren Inköpsjurist Johanna Hallqvist Verksamhetsutvecklare Monica Orregård Inköpscontroller Helena Österberg Administration Pia Nyström Ewa Larsson 5% Enhet MT/IT Enhetschef Pia Larsson Enhet FM -Tjänster Enhetschef Pia Larsson Enhet Vård/Läkemedel Enhetschef / Kategoriledare Anders Lundmark Enhet Beställarstöd Enhetschef Elisabeth Lindman Andreas Tärnqvist Lars Söderqvist Anette Öhrn Gunilla Westerlund Operativ inköpare Dan Holtenborn Lena Eriksson Caroline Qwarfordt Carin Ejdebrink Operativ inköpare Katrineholm Cassandra Vi Lotta Roos Annica Johansson Tomas Svensson Operativ Inköpare Anna-Maria Fredriksson Johan Åkesten Sini Eklund (från 11/1 216) Maria Backteman Operativ inköpare, 5% Simon Willén Tobias Löfgren Roland Johansson Kategoriledare Carina Karlsson Operativ inköpare Katrineholm Maria Backteman 5% (sep-jun), Lisa Tuvéne (från 11/1 216) Ingemar Sundqvist Operativ inköpare Katrineholm Vakant Isabell Schulze Kategoriledare Ewa Larsson Operativ inköpare 5% Adrian Pettersson Kategoriledare Vakant Kategoriledare Sari Joskitt Kategoriledare Ingrid Altstedt Operativ inköpare (Vik) Anna-Karin Wahlström Processledare 1 Lena Elf-Malmström Systemförvaltare

6

7 Diarienummer: Verksamhetsplan med budget Inköp 216 Ett öppet och hållbart landsting för jämlik hälsa, mångfald och valfrihet

8 Inledning Verksamhetens uppdrag Inköp är en verksamhet som finns till för Landstinget Sörmland och Västmanland. Inköps uppdrag är att verka för en lägre total inköpskostnad och ökad verksamhetsnytta med syfte att bidra till en hållbar utveckling och bättre patienthälsa för Landstingen i Sörmland och Västmanland. Enhetens övergripande mål kan sammanfattas i tre fokusområden; sänkta totalkostnader, rätt kvalitet och nöjda kunder som med utgångspunkt i Landstingens strategiska mål och perspektiv vägleder inköpsorganisationen att uppfylla sitt uppdrag. Inköps ansvar är att bidra till synergier genom att möjliggöra för Landstingen att samordna sina inköp. Samordning kan även ske med andra landsting och organisationer. Inköps ansvar är också att bidra till en hållbar utveckling genom att ställa miljökrav och krav på uppförandekoden i upphandlingar. Inköp i Landstingen ska präglas av att affärsmässighet, konkurrens och objektivitet tillvaratas och tillämpas. Detta speglar också den kravprofil på färdigheter och kompetens som ställs på våra medarbetare. Våra medarbetare har goda kunskaper om lagen om offentlig upphandling och affärsmannaskap. Inköp leder och styr inköpsprocessen, uppdraget består till lika delar av att ge stöd och service till verksamheten som att analysera och följa upp inköpsbehov. Huvudprocesserna är; Från inköpsbehov till upphandlingsplan, från upphandlingsplan till etablerat kontrakt, från behov till leverans och från leverans till leverantörsutvecklingsplan. Verksamheten finansieras av landstingsbidrag från både landstinget Sörmland och Västmanland. Större händelser under perioden Inköp kommer under perioden att fokusera på att synliggöra Inköp i landstingen samt att arbeta med att utveckla e-handeln. Vidare kommer Inköp fortsätta att implementera det nya arbetssättet med kategoristyrning. Några stora upphandlingar som kan komma att påbörjas under 216 är bland annat; flera stora byggentreprenader, drift av Bergslagssjukhuset, läkemedelsförsörjning Västmanland, bemanningstjänster sjuksköterskor, manuella rullstolar, livsmedel, andningshjälpmedel och ultraljudsutrustning. Inköp kommer under perioden att anordna en regionkonferens kring inköpsfrågor för Uppsala-Örebro sjukvårdsregion. Organisation Se bifogat organisationsschema. Inköp, Verksamhetsplan med budget 2(5)

9 Förändringar under planperioden Ny lagstiftning kommer att träda ikraft under 216 vilket kommer att kräva utbildningsinsatser. Landstingen kommer att få en reviderad inköpspolicy samt riktlinjer. Detta kan medföra behov av utbildningsinsatser och förändrade arbetssätt inom områden som hållbar upphandling och socialt ansvarstagande vid upphandling. Perspektiv Medborgarperspektivet Strategiskt mål: Landstinget bidrar till god livskvalitet, en jämlik hälsa samt en livskraftig och levande region genom verksamheter med god kvalitet, tillgänglighet, öppenhet, respektfullhet och delaktighet Åtagande: Förvaltningen följer utvecklingen och bidrar till att skapa förutsättningar för öppenhet och tillgänglighet. Inga mål att rapportera under planperioden. Åtagande: Förvaltningen bidrar till att skapa insikt och goda förutsättningar för mänskliga rättigheter, samt god och jämlik hälsa hos länets innevånare. Inga mål att rapportera under planperioden. Personalperspektivet Strategiskt mål: Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare som deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten. Indikator Målvärde Långsiktigt målvärde Andelen engagerade medarbetare (HME index) 9 % år 219 Åtagande: Förvaltningen har kundorienterade och stolta medarbetare, som deltar engagerat i arbetet med förvaltningens väl kommunicerade mål. Som ett led i att vara en bra arbetsgivare och att tillvarata personalens resurser ska Inköp arbeta med resultatet från medarbetarenkäten. Åtagande: Förvaltningens föregår med gott exempel inom kompetensområdena och har chefer som visar vägen genom flexibelt och kompetent ledarskap. Inköp ska jobba med personal-och kompetensförsörjning och delta i Landstinget Sörmlands förstudie kring projektet kompetensförsörjning. Inköp ska ta fram rollbeskrivningar för nya roller och vid behov revidera de gamla. Åtagande: Arbete med värdegrund genom att ta fram de mest prioriterade områdena och mindset Inköp ska väva in värdegrunden i samband med arbetet med resultatet från medarbetarenkäten. Inköp, Verksamhetsplan med budget 3(5)

10 Process- och förnyelseperspektivet Strategiskt mål:landstinget levererar effektiva och säkra tjänster genom tydliga processer, ständiga förbättringar och samverkan Åtagande: Förvaltningen har arenor för effektiv kunddialog där lyhördhet, kontinuitet, kvalitet och hållbarhet är ledstjärnor som skapar tillförlitliga förutsättningar för ledning och styrning av landstingets verksamhet. Inköp ska arbeta med kategoristyrning vilket bland annat innebär att utveckla kategoristrategier tillsammans med kund. Vidare ska Inköp fortsätta arbetet med att marknadsföra och synliggöra Inköp i landstingen för att skapa kunddialog och samverkan. Indikator Målvärde Långsiktigt målvärde Kategoristyrning Åtagande: Förvaltningen skapar förutsättningar för en ändamålsenlig landstingsverksamhet. Inköp ska implementera leverantörsstyrnings- och samverkansmodell. Inköp ska jobba aktivt med e-handelsinförandet. Det innebär att Inköp ska medverka i leverantörsbearbetning, implementation och förankring inom landstingens alla verksamheter och på alla nivåer. Åtagande: Förvaltningen har en effektiv och kompetent samverkan med interna och externa aktörer för att skapa insikt och förutsättningar. Inköp kommer att anordna en regionkonferens kring inköpsfrågor för Uppsala-Örebro sjukvårdsregion. Inköp ingår i den Regionala upphandlingsgruppen inom sjukvårdsregionen. Miljöperspektivet Strategiskt mål: Landstinget bedriver ett hållbart och effektivt miljöarbete fokuserat på att minimera miljöbelastning och förebygga föroreningar genom arbete med de betydande miljöaspekterna Åtagande: Förvaltningen följer utvecklingen och skapar förutsättningar för ledning och styrning inom miljöområdet. Inköp ska verka för hållbar upphandling och beakta miljökrav i upphandlingar. Inköp ska införa uppförandekoden i alla annonserade upphandlingar samt öka andelen distansmöten och samåkning till möten och konferenser. Åtagande: Förvaltningen skapar insikt och förutsättningar för landstingets verksamheter att uppnå miljöprogrammets mål. Inga mål att rapportera under planperioden. Inköp, Verksamhetsplan med budget 4(5)

11 Indikator Målvärde Långsiktigt målvärde Köptrohet mot upprättade ramavtal Utsläpp av växthusgaser med fossilt ursprung från transporter Följsamheten mot ramavtal ska vara minst 95 procent år 218 Ska minska med 3 % från utgångsår 213 till år 218 (69 ton CO2, beräknat på bränsle 212) Åtagande: Förvaltningen bedriver ett effektivt miljöarbete genom att följa aktuellt miljöledningssystem Inga mål att rapportera. Ekonomiperspektivet Strategiskt mål: Landstinget har en stark ekonomi i balans Åtagande: Förvaltningen levererar effektiv och kundorienterad service som bidrar till god ekonomistyrning. Inga mål att rapportera. Indikator Målvärde Långsiktigt målvärde Avvikelse mot budgeterat resultat i tkr eller positivt Åtagande: Förvaltningen arbetar förebyggande och långsiktigt med kostnadseffektiv utveckling. Som ett led i att möjliggöra besparingar och arbeta för en kostnadseffektiv utveckling ska Inköp mäta möjliggjorda besparingar samt utöka antalet samordnade upphandlingar under perioden. Indikator Målvärde Långsiktigt målvärde Samordnade upphandlingar Bilagor Riskmatris Organisationsschema Resultatrapport Inköp, Verksamhetsplan med budget 5(5)

12 Riskmatris Enhet: Inköp Skala 1-4 RISK KONSEKVENS SANNOLIKHET RISKVÄRDE STATUS HANTERING AV RISK ÅTGÄRDER ANSVAR TIDPLAN Ekonomi Säkerhet Förtroende Plan Utfört Uppnår inte målet för möjliggjorda besparingar Analyseras Minimeras Kontrollplan Mål med antal gemensamma upphandlingar inte uppnås Analyseras Minimeras Kontrollplan, aktivitet CSR, ökade resurskrav Analyseras Minimeras Aktivitet i nationella arbetet kring hållbar upphandling Brister i förhållningssätt gentemot leverantör Analyseras Minimeras Kontrollplan Sjukfrånvaron ökar Analyseras Acceptera Följa upp tätare Ökad personalomsättning Analyseras Minimeras Kontrollplan, aktivitet