Implementering ny organisation riskanalys

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Implementering ny organisation riskanalys"

Ingegerd Bengtsson
för 8 år sedan
Visningar:

1 HÖGSKOLAN I BORÅS RISKANALYS 1 (7) Implementering ny organisation riskanalys Arbetsgivaren är den som har huvudansvaret för arbetsmiljön. Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) beskriver hur arbetsgivaren ska gå tillväga för att uppfylla sitt ansvar. Det systematiska arbetsmiljöarbetet innebär att arbetsgivaren arbetar förebyggande vilket främjar hälsa och säkerhet och sparar pengar i organisationen. Att ta reda på vilka arbetsmiljörisker en förändring i verksamheten kan innebära är lönsamt genom att riskerna kan förebyggas och åtgärdas i tid. Bedömning av risker utifrån planerad verksamhetsförändring Enligt AFS 2001:1 8 ska arbetsgivaren så tidigt som möjligt inför planerade förändringar i verksamheten bedöma de eventuella risker som kan uppkomma med anledning av förändringen. Med förändringar avses inte det som är att se som en naturlig del av den dagliga verksamheten, utan större mer genomgripande förändringar. Riskbedömningen ska ta hänsyn till både fysiska och psykosociala aspekter som kan tänkas orsaka ohälsa. Denna riskbedömning är gjord utifrån kommande implementeringsprojekt av Nedan beskrivs eventuella risker i projektet, för varje risk ska beskrivas effekt om risken skulle inträffa och sannolikhet att den inträffar, dessutom anges åtgärder för att proaktivt arbeta bort riskerna innan de inträffat. : 1-5 där 5 är den allvarligaste effekten om det inträffar. : 1-5 där 5 är den största sannolikheten att det inträffar. Gradering av summa 1 4 = OK 5 7 = Bör åtgärdas 8 10 = Åtgärdas omgående

Det systematiska arbetsmiljöarbetet innebär att arbetsgivaren arbetar förebyggande vilket främjar hälsa och säkerhet och sparar pengar i organisationen.

2 HÖGSKOLAN I BORÅS RISKANALYS 2 (7) Projektplanen och tillhörande aktivitetsplan beskriver det arbete som ska genomföras i implementeringsprojektet men det kan finnas områden som missas och som är viktiga för en lyckad implementering. Vi räknar med chefers engagemang och insatser i implementeringen samtidigt som deras framtida position är osäker. Oro för omorganiseringen bland personal vilket (förutom risk för ohälsa) kan innebära att implementeringen blir svårare att genomföra Lyhördhet i projektorganisationen för att fånga upp frågor som behöver hanteras. Tydlig information till medarbetare om vart man ska vända sig om man kommer på områden som inte täcks in av projektplanen Utbildnings- och stödinsatser för chefer. Utforma tydlig och dokumenterad ansvarsfördelning i övergångsperiod mellan nuvarande och nya chefer Verka för och prioritera delaktighet, information och transparens. Erbjuda stöd genom företagshälsovården och vid behov anordna utbildning inom relevanta områden. I god tid planera in aktiviteter som kräver deltagande från medarbetare. Ge utrymme på avdelningsmöten för diskussion om organisationsförändringen. Ge möjlighet att träffas i grupper i den nya organisationsstrukturen. Projektledaren Projektledaren och Stöd- och utbildningsinsatser för chefer inom Projektledaren och chefer i nuvarande och ny organisation

Oro för omorganiseringen bland personal vilket (förutom risk för ohälsa) kan innebära att implementeringen blir svårare att genomföra.

3 HÖGSKOLAN I BORÅS RISKANALYS 3 (7) Den ordinarie verksamheten kan bli lidande av att fokus och tid läggs på omorganisationen. Risken finns på samtliga nivåer i organisationen. Risk för att nuvarande institutioners organisationskulturer kan komma att påverka inriktningen på implementeringen och eventuellt försvåra den Verka för och prioritera delaktighet, information och transparens för att minska osäkerheten. Ge tid för diskussion kring implementeringen med medarbetarna. Utforma tydlig och dokumenterad ansvarsfördelning i övergångsperiod mellan nuvarande och nya chefer Arbeta aktivt med en för högskolan gemensam värdegrund och involvera medarbetarna i detta arbete. Eventuellt finns behov av extra utbildnings-/stödinsatser på detta område för att belysa konsekvenserna av vad detta kan leda till och därmed skapa en medvetenhet i organisationen i syfte att förebygga eventuella problem. Akademichefen ska leda institutionen, vidta åtgärder, hålla möten genomföra aktiviter med mera som bidrar till att institutionen och dess medarbetare samverkar och samarbetar på ett sätt som bidrar till god arbetsmiljö och verksamhetens utveckling. Projektledaren och Stöd- och utbildningsinsatser för chefer utifrån Värdegrund och organisationskultur inom implementeringsprojektet och Akademi- och enhetschefer i ny organisation

4 4 8 Verka för och prioritera delaktighet, information och transparens för att minska osäkerheten. Ge tid för diskussion kring implementeringen med medarbetarna.

4 HÖGSKOLAN I BORÅS RISKANALYS 4 (7) Risk för otydligheter kring rollfördelning och vem som ska göra/besluta om vad. Risk för hög arbetsbelastning för både överlämnande och nya chefer. Risk för bristande motivation från överlämnande chefer. Uppgifter kan därmed trilla mellan stolarna vilket kan påverka närmaste medarbetare negativt Så tidigt som möjligt klargöra ansvarsfördelningen på olika nivåer i organisationen. Ge tid för implementeringen av ny ansvarsfördelning. Alla nivåer inom organisationen måste få möjlighet att ta till sig den Prioritera bland arbetsuppgifter. Uppmärksamhet från närmast överordnande chef Aktivt arbeta med stöd till både befintliga och nya chefer. Föra en kontinuerlig dialog med respektive chef kring deras situation för att kunna stödja där så behövs. Eventuellt skapa någon form av tillfälligt chefsforum där cheferna själva kan diskutera eventuella utmaningar och hur dessa bör hanteras. Stöd- och utbildningsinsatser för chefer och Bemanning inom ramen för Akademi-/enhetschefer i Rektor, chefer i nuvarande och ny organisation Projektledaren och Stöd- och utbildningsinsatser för chefer inom

4 5 9 Så tidigt som möjligt klargöra ansvarsfördelningen på olika nivåer i organisationen. Ge tid för implementeringen av ny ansvarsfördelning.

5 HÖGSKOLAN I BORÅS RISKANALYS 5 (7) Subgrupper inom befintlig organisation kan komma att påverka implementeringen. Särskilt om enheter/avdelningar med stark ekonomi ska gå samman med enheter/avdelningar med något sämre ekonomi. Motsättningar kan därmed lätt uppstå. Risk för minskat inflytande från den enskilde medarbetaren när större enheter skapas För att undvika att starka subgrupperingar skapas ska riskerna och konsekvenserna med dessa grupper kommuniceras till medarbetarna. Akademichefen ska leda institutionen, vidta åtgärder, hålla möten genomföra aktiviter med mera som bidrar till att institutionen och dess medarbetare samverkar och samarbetar på ett sätt som bidrar till god arbetsmiljö och verksamhetens utveckling. Muntliga överenskommelser som ska gälla även i ny organisation ska dokumenteras, redovisas och överlämnas till mottagande chef. Genomföra aktiviteter av team-bildande karaktär Aktivt arbeta med att skapa delaktighet, dialog och transparens. Ta med aspekten i kommande utvärdering av den nya organisationen. Akademi- och enhetschefer i ny organisation

Risk för minskat inflytande från den enskilde medarbetaren när större enheter skapas.

6 HÖGSKOLAN I BORÅS RISKANALYS 6 (7) Risk för stress hos den enskilde individen på grund av osäkerhet kring vad som kommer att hända med ens egen position och arbetsuppgifter. Risk för att nyckelkompetens slutar Chefer med personalansvar (både nuvarande och tillträdande) ska föra kontinuerlig dialog med medarbetarna kring vad som händer i implementeringsprocessen. Uppmärksamhet i vardagen. Enskilda medarbetare ska kunna få stöd hos Previa. Implementeringsgruppen ska successivt informera organisationen kring vad som händer och när Genom processen måste HB arbeta för att fortsättningsvis vara en attraktiv arbetsgivare så att medarbetare ser ett värde i att stanna kvar. Tillse att processen genomsyras av öppenhet, delaktighet och transparens i syfte att hålla medarbetare kontinuerligt uppdaterade. Ta tillvara på de synpunkter som medarbetare har och återkoppla vad som händer med dem. Arbetsmiljö inom ramen för implementeringsprojektet och chefer i nuvarande och ny organisation delprojektledare inom

Uppmärksamhet i vardagen. Enskilda medarbetare ska kunna få stöd hos Previa. Implementeringsgruppen ska successivt informera organisationen kring vad som händer och när.

7 HÖGSKOLAN I BORÅS RISKANALYS 7 (7) Ryktesspridning Tydlig information och kommunikation kring syfte och motiv för implementeringsarbetet samt möjligheter för medarbetare att engagera sig i frågan. De dokument som finns ska tillgängliggöras allt eftersom de fastställs. delprojektledare inom

implementeringsarbetet samt möjligheter för medarbetare att engagera sig

Relevanta dokument

Delprojektdirektiv. Implementering av ny organisation Delprojekt Bemanning HÖGSKOLAN I BORÅS DELPROJEKTDIREKTIV 1 (5)

Delprojektdirektiv. Implementering av ny organisation Delprojekt Bemanning HÖGSKOLAN I BORÅS DELPROJEKTDIREKTIV 1 (5) HÖGSKOLAN I BORÅS Projekt för implementering av ny organisation Linda Sörensen, projektledare DELPROJEKTDIREKTIV 2014-02-03 Dnr 042-14 1 (5) Delprojektdirektiv Implementering av ny organisation Delprojekt