Intern revision av miljöledningssystemet vid Mark, vatten och miljöcentrum

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Intern revision av miljöledningssystemet vid Mark, vatten och miljöcentrum"

Sofia Sundström
för 5 år sedan
Visningar:

1 1(1) DNR: SLU.ua Exp /ASM Planeringsavdelningen Ann-Sofie Morén Intern revision av miljöledningssystemet vid Mark, vatten och miljöcentrum Sammanfattning Den 29 maj 2015 genomförde undertecknad en intern revision av miljöledningssystemet vid Mark-, vatten- och miljöcentrum (MVM) enligt revisionsplan för SLU. Genomgång av styrande och redovisande dokument inför revisionen gjordes i huvudsak den 28 maj MVM består av tre institutioner: mark och miljö (MoM), vatten och miljö (IVM) och energi och teknik (ET). Institutionerna har sedan december 2013 ett gemensamt certifikat. Denna internrevision är den tredje gemensamma för MVM. Noteras 3 avvikelser och 12 förbättringsförslag. Inledande möte Vid det inledande mötet deltog intendenten för intendenturen MVM och ledningens representant, Mats Linde (ML), miljösamordnare ET, Annika Nordin (AN) och miljösamordnare IVM, Simon Hallstan (SH) som vikarierar för Caroline Orback. Revisionsplan (bilaga 1) gicks igenom. Noteras att Ledningens roll Intervju med intendenturrådsföreståndare Willem Goedkoop utgår och att eventuella frågor till ledningen tas vid det avslutande mötet i stället. Avvikelser och förbättringsmöjligheter Enligt bilagorna 2 3 rapporteras 3 avvikelser och 12 förbättringsförslag. Avvikelserna rör: kompetens för nyligt anställd vaktmästare (1 st), samt rutin för forskarutbildning (2 st). Avslutande möte Vid det avslutande mötet som inleddes med en sammanfattning av dagen deltog föreståndaren för intendenturen MVM, även prefekt för IVM, Willem Goedkoop (WG), samt ML, SH, AM. SLU, Box 7070, SE Uppsala, Sweden tel: +46 (0) Org.nr info@slu.se

2 Undertecknad avrapporterade de funna avvikelserna och förslagen på förbättringsåtgärder för miljöledningssystemet. Dessa diskuterades kort. Förutom de avvikelser och förbättringsförslag som framkommit under den interna revisionen fångades ett par frågor upp som den interna revisorn tar med för fortsatt diskussion. Den ena frågan rör krav på publicering open access från finansiärer och kopplar till positiv indirekt miljöpåverkan, den andra rör studenternas lunch- och pausrum och inom vilket certifikat ansvaret ligger för att riktlinjer följs. Vid det avslutande mötet berördes också två frågor som skulle ställts till WG under förmiddagen. Dels var internrevisorn, mot bakgrund av att externrevisionen noterar att policyns intentioner återspeglas på ett tydligt sätt i organisationens ledningssystem 1, intresserad att höra goda exempel på hur MVM i praktiken hanterar miljöpolicyns punkt 2: miljötänkande och miljöaspekter ska integreras i allt beslutsfattande och i all verksamhet, dels diskuterades orsaken till att MVM:s miljömål för tjänsteresor ligger under SLU:s mål. Uppföljning av avvikelserna ska göras inför den externa revisionen i oktober. Uppsala den 18 juni 2015 Ann-Sofie Morén 1 Revisionsrapporten från den externa revisionen (6)

3 Bilaga 1: Revisionsplan Intern revision av miljöledningssystemet vid Mark-Vatten- Miljöcentrum, SLU Datum: 29:e maj 2015 Tid: Plats: MVM-centrum, Öppnings- och avslutandemöte i Slutsatsen på plan 5, intervjuerna görs som platsbesök. Revisionsledare: Ann-Sofie Moren Revisionen kommer att genomföras enligt nedanstående tidsschema Inledande möte Ledning, miljösamordnare och övriga intresserade Ledningens roll Intervju med intendenturrådsföreståndare Willem Goedkoop Fika Genomgång av dokumentation Miljösamordnare Simon Hallstan, Annika Nordin, Anna Mårtensson och ledningens representant Mats Linde Lunch Kemikalie- och avfallshantering Annika Nordin (forskare, ET) Forskning och fortlöpande miljöanalys Erik Karltun (avdelningschef, MM) Grund- och forskarutbildning Brendan Mckie (studierektor, IVM) Fika Rapportskrivning Avslutande möte med genomgång av resultaten från revisionen Ledning, miljösamordnare och övriga intresserade 3(6)

4 Bilaga 2: Avvikelser Utbildningsplan A1. Vaktmästare ganska nyligt anställd, oklart om dennes kompetens. Enligt Utbildning och kompetensutveckling saknar vaktmästare kännedom om kemikaliehantering. Likaså saknar verkstadspersonal kännedom om kemikaliehantering. Enligt 4.2B blev utbildningstillfället HT14 inte av. Rutin för forskarutbildning A2. Ansvarig för forskarutbildning vid IVM ej medveten om kvalitetssystemets rutin för forskarutbildning. Det måste finnas rutiner som säkerställer att information om eventuellt ansvar inom miljöledningssystemet kommer med vid överlämning av arbetsuppgifter mellan anställda (säkerställs för nyanställda genom introduktion). A3. Finns två versioner (olika innehåll) av rutinen Forskarutbildning MVM, en version bland gällande dokument på arbetsplatsen och en version i miljöhandboken på medarbetarwebben, båda fastställda , oklart vilken version som gäller. 4(6)

5 Bilaga 3: Förbättringsförslag Samarbete/samverkan rollfördelning F1. De tre miljösamordnarna är ganska nya i sina roller. Dessutom verkar rollfördelningen miljösamordnare/ledningens representant vara lite oklar. Arbetet kan bli effektivare och mera stimulerande om miljösamordnarna sinsemellan hittar bra arbetsformer och rutiner samt klarar ut rollfördelning med ledningens representant Uppföljning av avvikelser och förbättringsförslag F2. Dokumentet 5.3.1B Sammanställning avvikelser och förbättringsförslag MVM (kallas i dokumenthuvud 5.1 Uppföljning bilaga avvikelser och förbättringsförslag): komplettera med ansvarig. F3. Dokumentet 5.3.1B Sammanställning avvikelser och förbättringsförslag MVM: Förslag att hitta rutin för att ärenden inte ska ligga som pågående för länge, t.ex. genom att fundera på om ärendet kan lyftas på annat sätt. Ett exempel är cykeltaken från F4. Dokumentet 5.3.1B Sammanställning avvikelser och förbättringsförslag MVM: Några avvikelser har kommit in på resor när flyg valts i stället för tåg. Det visar på bra medvetenhet. Dock har ärendena blivit liggande som pågående. Ett förslag är att diskutera hur certifikatet vill hantera resor och avvikelser i samband med resor, ska det uppmuntras? Eller ska man be anställda att under en given tidsperiod rapportera alla eventuella avvikelser? Eller? Dokumenthantering F5. En överföring av certifikatets miljöhandbok till SLU:s dokumenthanteringssystem Edda kommer att innebära att det är alltid är tydligt vilken version av dokumenten som är gällande. Det har också den fördelen att det alltid är fastställt dokument som är länkat från miljöhandboken på klustrets webbplats på medarbetarwebben. Därmed slipper miljösamordnarna momentet att skapa pdf av reviderad och fastställd version och lägga upp på medarbetarwebben. I samband med överföring rekommenderas en översyn av uppdelningen mellan fastställda dokument och redovisande dokument, jfr utbildningsplan nedan. Utbildningsplan F6. Dokumenten 4.2 Utbildning och kompetensutveckling och 4.2B Sammanställning utbildning och kompetensutveckling innehåller båda samma kompetenstabell. Det är lämpligt att den endast finns med i det redovisande dokumentet 4.2B och bör här kompletteras med definition av röd, gul och grön markering (finns i dokumentet 4.2) Institutionswebbar F7. Syns det att institutionen är miljöcertifierad? Det ser lite olika ut hos ET och MoM, hos IVM syns det inte alls. Förslag: Logga på institutionswebbarna och länk till miljö på klusterwebben. (D.v.s all information på ett ställe så blir risken att man glömmer att uppdatera mindre.) 5(6)

6 Intern kommunikation F8. Fokusera på att kommunicera statistik från uppföljning och resultat från revisioner (läget och orsaker) för att väcka intresse. Några kanaler som dryftades: Sammanställning att sätta upp vid kaffeautomaterna (papper). Lägga någon sida om miljöarbetet i bildspelet på teveskärmarna i entrén. Vid institutionsmöten stående punkt. Även, ta hjälp av ansvariga som bollplank vid revision av dokument (spec rutiner). Kemikaliehantering F9. ET magasin kan ev avföras från listan med kemikaliehandläggare och rumsansvariga bilaga F10. Svår del av riktlinje, Kemikaliehantering, sid 1, Val av kemikalie: Kemikaliehandläggare ansvarar för att kontrollera att kemikalier som köps in inte finns i PRIO-databasen. Om det ändå bedöms nödvändigt att göra sådant inköp ska den som ska använda kemikalien rapportera detta som en avvikelse. Olika lösningar på hur detta säkerställs diskuterades, varav en variant att hantera via inköp i Proceedo. Grund- och forskarutbildning F11. Eventuellt se till att miljömål tas upp i institutionens kurser, speciellt litteraturkursen i miljöanalys, och speciellt också mot utländska doktorander som inte känner till miljömålssystemet. F12. Eventuellt dags för kurs för doktorander, som gör mycket fältarbete, med kurs i ekokörning. 6(6)

Relevanta dokument

Intern revision av miljöledningssystemet vid Mark, vatten och miljöcentrum

1(7) DNR: SLU ua 2016.1.1.2-1846 Exp. 2016-05-02/JN Revisionsledare Johanna Nilsson, revisor Ann-Sofie Morén Intern revision av miljöledningssystemet vid Mark, vatten och miljöcentrum 2016-04-20 Sammanfattning