Intern revision av miljöledningssystemet vid Mark, vatten och miljöcentrum

Transkript

1 1(7) DNR: SLU ua Exp /JN Revisionsledare Johanna Nilsson, revisor Ann-Sofie Morén Intern revision av miljöledningssystemet vid Mark, vatten och miljöcentrum Sammanfattning Enligt SLU:s övergripande plan för interna revisioner genomförde den 20 april 2016 undertecknade en intern revision av certifikat MVM:. Certifikat MVM består av tre institutioner: mark och miljö, vatten och miljö och energi och teknik. Under 2015 har övningslaboratorierna för mark och ekologi (MEKÖL) inkluderats i certifikatet. Sammantaget rapporteras 5 avvikelser och 13 förbättringsförslag. Inledande möte Under förmiddagen deltog intendenturföreståndare och prefekt vid Vatten och miljö, Willem Goedkoop, prefekten vid Mark och miljö, Håkan Marstorp, prefekten vid Energi och teknik, Per-Anders Hansson, föreståndare Meköl, Anders Sandström, intendent och ledningens representant, Mats Linde, miljösamordnare Energi och teknik, Annika Nordin, miljörepresentant Meköl, Lena Ek och föreståndare Leif Hallbäcken Miljödatastöd. Agendan för dagen (bilaga 1) gicks igenom. Platsbesök vid Meköl ersätter Rutiner i tjänsten vid platsbesöket Energi och teknik. Administrativ chef Maria Bywall ersätter Per-Anders Hansson fr.o.m. Avvikelsehantering. En del av förmiddagen ägnades åt diskussion om övergången till den nya standarden. Internrevisorerna bedömer att certifikatet är väl förberett för övergången genom: att man har väl etablerade rutiner där ledningen möts i intendenturrådet, att man för omvärlds- och intressentanalyser kan ta utgångspunkt i de underlag som togs fram på uppdrag av SLU:s tidigare rektor inför pågående strategiarbete, att en stor del av ET:s forskning handlar om livscykelperspektiv. SLU, Box 7070, SE Uppsala, Sweden tel: +46 (0) Org.nr info@slu.se

2 Avvikelser och förbättringsmöjligheter Enligt bilagorna 2 3 rapporteras 5 avvikelser och 13 förbättringsförslag. Avvikelserna rör: handlingsplan för miljömål om grundutbildning och forskning/foma saknas, rutin för forskarutbildning är inte känd av studierektor, senaste lagefterlevnadskontrollen har inte dokumenterats i protokollet från ledningens genomgång, samt planerade och genomförda utbildningar och övningar har inte dokumenterats Avslutande möte Vid det avslutande mötet deltog Willem Goedkoop, Mats Linde, Anders Sandström, Lena Ek, Annika Nordin och Mats Linde. Det inleddes med en sammanfattning av dagen och sedan avrapporterade undertecknade funna avvikelser och förslag på förbättringsåtgärder. Uppföljningen av avvikelserna ska göras senast Internrevisorerna uppmärksammade att certifikatets miljösamordnare arbetat mycket engagerat under året, att man hittat bra och strukturerade former för samarbete sinsemellan och med ledningens representant, samt att man bytt till Klara för kemikaliehantering, flyttat miljöhandboken till Edda och uppdaterat informationen om miljöledningssystemet på klusterwebb och på institutionernas webb-platser. Ledningen visar stort engagemang för sitt ansvar för miljöledningssystemet, t.ex. genom att ge support till miljösamordnarna. Uppsala den 2 maj 2016 Johanna Nilsson Ann-Sofie Morén 2(7)

3 Bilaga 1: Revisionsplan Internrevision av miljöledningssystemet för verksamheter i MVM-huset, SLU Datum och tid: 20 april 2016, kl :00 Plats: MVM-huset Revisorer: Johanna Nilsson, Ann-Sofie Morén Revisionen kommer att genomföras enligt nedanstående tidsschema: Tid Plats Aktivitet Medverkande 08:30- Ekoln Inledande möte Orientering om ändamål och omfattning av revisionen. Upplägg och genomförande. Ledningens roll, miljö-/kvalitetspolicy, organisation och ansvar samt ledningens genomgång Miljöaspekter, betydande miljöaspekter samt övervakning och mätning Miljömål och övervakning Avvikelsehantering Lagar och andra krav -11:00 Kompetens, utbildning och medvetenhet. Kommunikation och dokumentstyrning 11:00-11:50 Marken Platsbesök/intervju Grundutbildning Forskarutbildning Forskning och fortlöpande miljöanalys 12:00-13:00 Lunch 13:00-13:50 Ekoln Platsbesök/intervju Fältarbete Avfallshantering Prefekter (ET, IVM, MoM), miljösamordnare (ET, IVM, MoM), ledningens representant Prefekt MoM, miljösamordanre MoM, ansvariga för resp rutin Prefekt IVM, miljösamordanre IVM, ansvariga för resp rutin Kemikaliehantering 13:50-14:15 Meköl Platsbesök/intervju Föreståndare, miljörepresentan t Meköl 14:15-14:50 Slutsatsen Platsbesök/intervju Resor i tjänsten Kontor och gemensamma utrymmen Inköp Offentlig upphandling 15:00-15:30 Ekoln Revisorer sammanställer avrapportering Prefekt ET, miljösamordanre ET, ansvariga för resp rutin 15:30-16:00 Ekoln Avslutande möte Redovisning av revisionsresultatet Prefekter, miljösamordnare, ledningens representant 3(7)

4 Tid Plats Aktivitet Medverkande samt övriga intresserade 4(7)

5 Bilaga 2: Avvikelser Miljömål A1. För de nyligen fastställda miljömålen för grundutbildning och forskning/foma saknas handlingsplan för hur man uppfyller målen samt mäter måluppfyllelse. Detta är en avvikelse därför att: Organisationen skall upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål. Rutin för forskarutbildning A2. Avvikelse A2 från revisionen den 29 maj 2015 kvarstår: Ansvarig för forskarutbildning vid Vatten och miljö ej medveten om kvalitetssystemets rutin för forskarutbildning. Vid årets interna revision visade det sig att ansvarig för forskarutbildning vid Mark och miljö nyligen fått kännedom om rutinen för forskarutbildning. Detta är en avvikelse därför att: Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner så att personer som arbetar för organisationen görs medvetna om betydelsen av att miljöpolicy, rutiner och krav i miljöledningssystemet följs. Lagefterlevnadskontroll A3. Senast genomförd lagefterlevnadskontroll, inför extern revision 2015, har ej dokumenterats i protokoll från ledningens genomgång. Detta är en avvikelse därför att: Organisationen följer inte fastställda rutiner. Redovisande dokument A4. Dokumentet med redovisning av genomgångna utbildningar och övningar med koppling till miljöledningssystemet (exv brandsäkerhetsutbildning och utrymningsövning) är inte uppdaterat. Detta är en avvikelse därför att: Organisationen skall tillhandahålla utbildning eller vidta andra åtgärder och bevara tillhörande redovisande dokument. A5. Dokument med planerade utbildningar och övningar med koppling till miljöledningssystemet är inte uppdaterat. Detta är en avvikelse därför att: Organisationen skall tillhandahålla utbildning eller vidta andra åtgärder och bevara tillhörande redovisande dokument. 5(7)

6 Bilaga 3: Förbättringsförslag Ledningens roll F1. Det är ledningens ansvar att stimulera de verksamheter inom certifikatet som identifierats med betydande datahantering och som genomför kvalitetsarbete i datahanteringen. Miljödatastöd kommer under hösten att erbjuda prefekter vid institutioner med miljöanalysverksamhet konsultation och information om kvalitetsarbetet. Övervakning och mätning F2. För att komma ifrån personberoende; se över hur statistiken för övervakning och mätning tas fram och beskriva hur det görs. Miljömål tjänsteresor F3. Resandet har ökat bl.a. genom införandet av de fakultetsgemensamma institutionerna. Resandet skulle kunna minskas om S-fakulteten ser till att det är möjligt att delta vid fakultetens prefektmöten på distans (i dagsläget finns inte möjlighet till IT-resa vid dessa tillfällen). F4. I utbildningsplanen listas utbildningar för resefria möten. Enligt diskussion vid interna revisionen är det inte bristen på kompetens inom certifikatet som är flaskhalsen medvetenheten och kunskapen om ett flertal olika tekniker är stor. Problemet är snarare att tekniken ganska ofta strular. Det behövs löpande återkoppling mot IT- och AV-stöd för att förbättra olika teknikers pålitlighet. Avvikelsehantering F5. För att minska antalet pågående ärenden föreslås att man beskriver hur man arbetar med olika typer av avvikelser och när man kan stänga en avvikelse. Införandet av uppföljning i syfte att följa upp att åtgärder ger önskad effekt är ett bra steg mot en effektivare avvikelsehantering. Intressentanalys F6. Uppföljning av relevanta intressenternas relevanta krav skulle kunna göras genom att de kopplas till laglistan. Kommunikation F7. SLU lanserar i början av juni en ny webb (byte av version av Episerver från version 6 till version 7). I samband med detta byte minskas antalet webbredaktörer kraftigt. Vid revisionstillfället var det oklart vem som ansvarar för klusterwebben där miljöhandbok och annan information om certifikat MVM ligger. Förbättringsförslaget innebär att säkerställa att denna information kommer att finnas tillgänglig även efter lanseringen av den nya webben. Rutin grundutbildning (Mark och miljö) F8. Oklart hur studenterna informeras om miljöledningssystemet vid MVM Förslagsvis lägger kursledare in länk till klusterhemsida på kurshemsidan. Då går det att följa upp om studenterna har informerats. Måste vara tydligt på kurshemsidorna att det inte är kursen (produkten) som är certifierad. 6(7)

7 Rutin forskning och fortlöpande miljöanalys (Mark och miljö) F9. Rutinen för forskning och fortlöpande miljöanalys är under uppdatering. Vid platsbesök Mark och miljö fanns invändningar mot att styrningen av verksamheten mot hållbar utveckling inte finns med i förslaget till ny rutin. Det är lämpligt att forskning och fortlöpande miljöanalys ligger i samma rutin eftersom de i vissa delar är mycket närliggande. Förslaget är att samla några personer som arbetar med forskning och fortlöpande miljöanalys för att diskutera rutinens utformning och för att underlätta förankring Rutin för kemikaliehantering (Vatten och miljö) F10. Vid Vatten och miljö skickas kemikalier till externa provtagare. Dessa returnerar överblivna kemikalier men det är oklart hur detta går till, dvs hur de förpackar de kemikalier som returneras. Kommunikation (Vatten och miljö) F11. Vid platsbesök Vatten och miljö noteras att det löpande görs många förbättringar avseende miljöbelastning av laboratorieverksamheten. Alla dessa åtgärder borde kommuniceras både internt och externt för att öka medvetandet om de förbättringar som görs. Meköl F12. Det är oklart vad som är Meköls respektive kursledares ansvar avseende kemikaliehanteringen Detta behöver beskrivas och bör göras på ett likartat sätt både för Meköl och Böl. Källsortering (Energi och teknik) F13. Det observerades att källsorteringen vid lunchrummet på Energi och teknik har mindre brister. Tre möjliga åtgärder skulle kunna vara att (1) komplettera källsorteringsstationen med skyltar på engelska, (2) öka medvetenheten om hur man källsorterar exv genom att informera när man ser att någon sorterar fel (3) överväga att komplettera med en källsorteringsstation vid institutionens entré. 7(7)