Platsbesök genomfördes på: Kontor på sektion A och B våningar 4-6, laborationssalar A402 och A404, samt lunchrum

Transkript

1 Internrevision Intern miljörevision av Institutionen för Pedagogik Datum: Revisionsledare: Cecilia Sönströd Revisor: Peter Ahlström Omfattning Miljöledningssystemet omfattar verksamheten vid följande platser: Institutionen för Pedagogik, senare benämnt PED. Platsbesök genomfördes på: Kontor på sektion A och B våningar 4-6, laborationssalar A402 och A404, samt lunchrum för PED. Syfte Syftet med intern miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystemet för enheten överensstämmer med kraven i ISO 14001, uppfyller tillämplig miljölagsstiftning samt har införts och följer handlingsplaner, riktlinjer och rutiner enligt högskolans miljöledningssystem. Fokus vid denna internrevision på PED är att undersöka: 1. om handlingsplanen för PEDs miljömålarbete är aktuell och tillämpas 2. att miljöledningssystemet är integrerat i PEDs verksamhet 3. att lagstiftning beaktas, exempelvis avseende kemikaliehantering och källsortering 4. uppföljningsarbete från föregående revision (intern och extern) 5. nödlägesberedskap kemikalier Genomförande Revisorerna har granskat dokumentation, genomfört samtal med prefekt, administrativ chef, biträdande prefekt med ansvar för grundutbildning, forskningsgruppsledare, miljöombud, kemikalieansvarig samt slumpvis utvalda medarbetare. Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt noteringar enligt följande: Sid 1 (6)

2 Antal större avvikelser 1 Antal mindre avvikelser 2 Antal noteringar 3 En lista med avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med noteringar återfinns i bilaga 2. Kopia av revisionsrapporten översänds till reviderad organisation. Resultatet från revision delges ledningen vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet enligt Rutin för Ledningens genomgång Kommentarer och slutsatser Integration av miljöledningssystem i verksamheten PED har inrättat en HU-grupp, bestående av prefekt, miljöbud, administrativ chef och biträdande prefekt med ansvar för grundutbildning, som bevakar och driver det lokala arbetet med miljöledningssystemet. Denna lösning upplevs av samtliga inblandade fungera bra. Generellt upplever man i institutionsens ledning att man har mycket bättre koll på vad som sker i miljöledningsarbetet och att det därmed upplevs som mindre stressande. Man har också tagit fram en detaljerad uppdragsbeskrivning för det lokala miljöombudet, för att klargöra delegerat ansvar till denna roll. Noterbart är att rollen som miljöombud upptar 20% av en heltidstjänst, vilket innebär att man valt att lägga mycket av det operativa arbetet i denna roll. Representanter för olika delar av PED:s ledning upplever att de högskoleövergripande processerna för HU-arbetet nu är något mer synkroniserade med övriga verksamhetsprocesser, även om det fortfarande finns utrymme för förbättringar. Avseende integration av hållbar utveckling i utbildningen, så har man lyckats väl, genom en HU-diplomerad kurs som ingår i samtliga lärarutbildningar. Således har PED i dagsläget endast ett utbildningsprogram (OPUS) som inte innehåller någon HU-märkt kurs. Man kommer inte att före utgången av 2013 hinna införa någon HU-diplomerad kurs i detta program. Integration av hållbar utveckling i forskningen finns väl dokumenterad i en sammanställning över antalet publikationer som berör hållbar utveckling. Tyvärr har man inte diskuterat eller fastställt några kriterier för när en forskningspublikation bör tilldelas denna status, vilket gör det svårt att bedöma tillförlitligheten i denna rapportering. Framtagande av lokala mål och aktiviteter för forskning har skett utan att involvera forskningsgrupper vid institutionen, vilket även avspeglas i ansvarfördelningen, som huvudsakligen ligger i linjeorganisationen. Slutligen noterar revisionsgruppen en viss tendens att man fokuserar lite väl mycket på den sociala dimensionen av hållbar utveckling i undervisning och forskning, med motiveringen att all utbildning av framtida pedagoger automatiskt innebär ett långsiktigt perspektiv och att man därmed sysslar med hållbar utveckling. Den HU-diplomerade kurs som finns på lärarutbildningarna innehåller dock samtliga aspekter av hållbar utveckling. Lokal handlingsplan Lokal handlingsplan för PED är vid revisionstillfället huvudsakligen i ett tillfredsställande skick. Dels kvarstår problem med formulering av lokala mål och aktiviteter, enligt

3 föregående intern miljörevision genomförd i februari 2013, och dels har man för vissa aktiviteter tilldelad ansvar på upp till tre nivåer i linjeorganisationen. Detta innebär att man inte skiljer på utförande roll och ansvarig roll, vilket ej är i enlighet med standardens krav. Dessa problem diskuterades vid revisionstillfället och man har nu klart för sig vad standardens krav innebär för formuleringar och tilldelning av ansvar i handlingsplanen. Den mindre avvikelsen från föregående revision kvarstår tills den lokala handlingsplanen är omskriven och problemen åtgärdade. Uppföljningsarbetet av den lokala handlingsplanen sköts av ovan nämnda HU-grupp och fungerar bra. Kemikaliehantering och källsortering Kemikaliehanteringen vid PED har mycket liten omfattning. Specifikt finns det inga studenter som läser ämneslärarutbildning i kemi, utan den undervisning som bedrivs är anpassad för grundskola 4-6 och 7-9. Detta innebär att det endast utförs enklare experiment med små mängder kemikalier med låg risk. Samtliga studenter som skall göra laborationer får gå säkerhetsrond och göra säkerhetsprov. Kemikalieansvarig upprätthåller en kemikalielista och uppdaterar säkerhetsdatablad när nya kommer. Vid revisionstillfället förvarades dock de kemikalier man faktiskt har i olåsta skåp, vilket strider mot gällande lagstiftning. För ett skåp saknades möjlighet att låsa och för ett annat skåp fanns i och för sig ett lås, men ingen nyckel. I personalens lunchrum finns fack för källsortering på flera ställen. På ett av dessa ställen saknades märkning av de olika kärlen, vilket fått till följd att olika avfallstyper slängts tillsammans. Även i de märkta kärlen förekom felaktigt sorterat avfall. Uppföljning från föregående revision Enheten inkom tidsenligt med skriftligt svar på föregående revisionsrapport. Enligt denna hade två avvikelser redan åtgärdats, medan man menade att avvikelsen kring formuleringar i handlingsplanen var felaktigt. Efter samtal under detta revisionstillfälle är nu detta missförstånd, avseende formulering av mål och tilldelning av ansvar i den lokala handlingsplanen, nu utredda och nästa version av handlingsplanen kommer att innehålla preciseringar. Övrigt Webbsidan för det lokala arbetet med hållbar utveckling innehåller en länk till ett samlingsdokument, där ett antal dokument med varierande status (exempelvis: arbetsdokument, beslutade dokument, agendor för möten) med koppling till hållbarhetsarbetet på PED finns. En del av dessa dokument har tveksam relevans och miljöombudet rekommenderas att se över denna samling dokument. Rekommendationer Revisionsgruppen noterar med tillfredsställelse att PED har fått till en riktigt bra organisation för miljöledningssystem på lokal nivå, med en HU-grupp bestående av få, men centrala roller, som träffas regelbundet och en uppdragsbeskrivning för miljöombudet. Denna lösning kan säkert fungera som inspiration för övriga institutioner.

4 Det vore önskvärt att få lite större delaktighet, exempelvis från forskargrupper, i arbetet med framtagande av mål och aktiviteter i den lokala handlingsplanen, vilket också troligen kommer att förbättra förankringen och kännedomen hos personalen. I detta sammanhang kan man med fördel även diskutera hur de olika aspekterna av hållbar utveckling kan relateras till enhetens verksamhet, för att undvika de tendenser som finns att slå sig till ro med att man behandlar den sociala dimensionen. Den stora avvikelsen avseende kemikaliehantering bör åtgärdas snarast. Även om det rör sig om relativt små mängder av kemikalier, så är förvaringen i strid med gällande lagstiftning. Noteringarna om källsortering och personalens kännedom om lokal handlingsplan och nödlägesberedskap bör åtgärdas med informationsinsatser, både på möten och som skriftlig information. Uppföljning En rapportering av planerade åtgärder kring avvikelserna ska vara revisionsledaren tillhanda senast Utvärdering av revisionen Berörda personer inom PED:s ledning har varit tillmötesgående och väl förberedda vid intervjuer. Samtliga mål med revisionen har kunnat undersökas på ett tillfredsställande sätt. Revisionsgruppen är således mycket nöjd med resultatet av revisionen. Cecilia Sönströd tel: e-post: cecilia.sonstrod@hb.se

5 BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, M = Mindre avvikelse) Nr Kravelement Avvikelse Typ Uppföljning/åtgärd 1 M15 Rutin för kemikaliehantering Förordning (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll 2 M16 Rutin för avfallshantering Kemikalier i utrymmet mellan A402 och A404 förvaras i olåsta skåp och dessutom saknas möjlighet att låsa dessa skåp. Denna hantering strider såväl mot gällande lagstiftning som högskolans rutin för kemikaliehantering. I personalutrymme saknas märkning av vissa kärl för sopsortering, vilket strider mot rutinens formulering I utrymmen där personer vistas och avfall uppkommer ska det finnas källsorteringsmöbler och anvisningar om hur avfallet ska sorteras. S M (Kommentarer från PED) Skåpen ifråga är försedda med adekvata lås och berörd lärarpersonal med behörighet till kemiavdelningen ansvarar för att de också hålls låsta Alla kärl i angivet utrymme har fått ny och tydligare markering, sorteringen fungerar också betydligt bättre efter genomförda stickprovskontroller 3 ISO 14001:2004 [4.3.3] - Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner Det kvarstår några otydliga formuleringar av lokala mål och aktiviteter, se avvikelse 2 i internrevisionsrapport daterat För några aktiviteter finns en oklar ansvarstilldelning på flera nivåer i organisationen. Dessa måste ses över och man bör noga skilja på utförande och ansvarig roll i verksamheten. M Arbetet med dokumentet pågår och revideras allt eftersom fram till att budget och ekonomi ligger klar för institutionen. Även den del som berör forskning är föremål för omarbetning med hjälp av forskargruppen som helhet.

6 BILAGA 2 Lista över noteringar Nr Kravelement Noteringar Kommentarer från PED 1 ISO 14001:2004 [4.3.3] - Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner 2 ISO 14001:2004 [4.4.2] Kompetens, utbildning och medvetenhet Integration av hållbar utveckling i PED utbildningsprogram följer ej tidsplanen, vilket innebär att enhetens och därmed högskolans mål för 2013 ej kommer att kunna uppfyllas. Man arbetar dock systematiskt med HU-diplomering av kurser och ser över hur målet skall kunna nås för OPUS-utbildningen. En identifierad orsak till detta är att högskolans process med HU-diplomera kurser inte startade förrän under vårterminen 2013 och att enheterna därmed haft problem att veta vilka krav som ställs på HUdiplomerade kurser. Kännedom om den lokala handlingsplanen och integration av hållbar utveckling i enhetens verksamhet saknas hos delar av personalen. De mål som tidigare angivits tycks varit allt för ambitiösa och revideras därför. En mer genomarbetad plan för integrering i samarbete med olika personalgrupper pågår och förankringen torde därför bli bättre framöver. Arbetet med HU-diplomeringsnomineringar kommer att arbetas om vid institutionen. Kritiken av de kurser som tidigare nominerats måste bearbetas och integreras i nästa nomineringsprocess Bättre arbete och information med framför allt institutionens webplats för HU pågår. Information om såväl arbete som hur information kan nås pågår kontinuerligt 3 ISO 14001:2004 [4.4.7] Beredskap och agerande vid nödlägen Kännedom om återsamlingsplats efter utrymning saknas hos delar av personalen. Kännedom om högskolans krishanteringsplan är mycket låg. Bättre information, se ovan M20 Samlade dokument för nödlägesberedskap