Göteborgs universitet Sid 1 (7) Miljörevisionsrapport Dnr M 2014/10

Transkript

1 Göteborgs universitet Sid 1 (7) iljörevisionsrapport Dnr 2014/10 Intern miljörevision av Naturvetenskapliga fakulteten Tid: maj 2014 Plats: Göteborg Revisionsledare: arianne Dalbro Revisor: Rita Grandér Standard/kravdokument: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004, EAS III 2009 samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning iljöledningssystemet omfattar verksamheten vid följande platser: Botanhuset Institutionen för biologi och miljövetenskap Chalmers Tvärgata Institutionen för matematiska vetenskaper ariestad del av Institutionen för kulturvård Fysikgränd Institutionen för fysik Geovetarcentrum Institutionen för geovetenskaper, Institutionen för kulturvård och Fakultetskansliet för naturvetenskap Hasselbladslaboratoriet Svenskt NR-centrum Kemihuset Institutionen för kemi och molekylärbiologi Lundbergslaboratoriet Institutionen för kemi och molekylärbiologi Sven Lovén centrum för marina vetenskaper, Tjärnö Lovéncentret samt del av institutionen för biologi och miljövetenskap Sven Lovén centrum för marina vetenskaper, Kristineberg Lovéncentret samt del av institutionen för biologi och miljövetenskap Zoologen Institutionen för biologi och miljövetenskap Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för Naturvetenskapliga fakulteten överensstämmer med kraven i ISO 14001, EAS samt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorerna har granskat dokumentationen i fakultetens sidor om iljö och hållbar utveckling (login krävs), genomfört samtal med företrädare för institutionsledningarna, miljösamordnare på fakultet och institution, övrig personal samt genomfört besök i verksamheten. Revisorerna har också granskat tidigare avvikelser från interna och externa miljörevisioner och bedömer att samtliga avvikelser har åtgärdats tillfredsställande förutom avvikelse nr 6 från förra årets interna miljörevision (se ny avvikelse nr 12). Vid denna miljörevision granskades verksamheten vid institutionen för kulturvård (ariestad), institutionen för matematiska vetenskaper, institutionen för fysik och institutionen för kemi och molekylärbiologi. Platsbesök genomfördes på agasinsgatan 8, Lekbergsvägen 3 och Gärdesgatan 12 i ariestad samt Chalmers Tvärgata 3, Kemivägen 9, Kemigården och edicinaregatan 9C i Göteborg.

2 Göteborgs universitet Sid 2 (7) iljörevisionsrapport Dnr 2014/10 Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt förbättringsmöjligheter enligt följande: Antal större avvikelser 1 Antal mindre avvikelser 11 Antal förbättringsmöjligheter 13 En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med alla förbättringsmöjligheter återfinns i bilaga 2. En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och förbättringsmöjligheter samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 3. Kopia av revisionsrapporten är översänd till reviderad organisation samt till universitetets miljörevisionsledare. Originalet är skickat till registrator för arkivering genom revisionsledarens försorg. Resultatet av revisionen delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Avvikelserna i revisionsrapporten ska åtgärdas (alternativt att en plan för åtgärdande redovisas) inom sex veckor efter mottagen rapport. Fakultetens miljösamordnare och/eller institutionens miljörepresentant beskriver och sammanställer de åtgärder som genomförts för respektive avvikelse. Sammanställningen skall skickas till universitetets miljörevisionsledare arianne Dalbro (marianne.dalbro@gu.se) senast den 29/8. Kommentarer och slutsatser Naturvetenskapliga fakulteten har ett väl fungerande miljöledningssystem och samtliga besökta enheter arbetar aktivt. Institutionerna har bra hjälp av de många checklistor för miljöarbetet som finns på fakultetens hemsidor. iljörådet är ett forum där samtliga miljösamordnare träffas och mötena fungerar som informationskanal mellan central-, fakultets- och institutionsnivån. Flera av institutionerna efterfrågar gemensamma interna miljörevisioner med Chalmers och revisorerna kommer att diskutera detta tillsammans med Naturvetenskapliga fakultetens miljösamordnare och Chalmers miljöenhet. Institutionen för kulturvård (ariestad) Institutionen har flera personer som sedan länge har varit aktiva inom miljöledningsarbetet och sitter på stor kunskap. Däremot är den formella organisationen inte helt klarlagd och det är något oklart hur institutionsledningen tänker organisera arbetet på plats i ariestad. Institutionens miljösamordnare har upprättat ett förslag, men inget beslut är taget. an känner till de nya kriterierna för hållbarhetsmärkta kurser och program och tankar finns på att lägga in hållbar utveckling i kursplanerna på samma sätt som arbetsmiljö finns med. Detta arbete kan med fördel brytas ner i olika aktiviteter som skrivs in i aktivitetslistan. Studenterna är engagerade och har bildat en egen hållbarhetsgrupp. Institutionen för matematiska vetenskaper Institutionen är helt integrerad med Chalmers och man samordnar de två lärosätenas miljöledningssystem. an har en bra miljöplan som följer Chalmers mall men som också har hänvisningar till GU:s Vision Institutionen efterfrågar gemensamma interna miljörevisioner. an upplever att det är svårt att hitta nya områden att ta tag i då man under många år har arbetat med att minska miljöpåverkan från institutionen som består av kontorsverksamhet. Videokonferenser ses dock av institutionen själva som ett område som går att utveckla.

3 Göteborgs universitet Sid 3 (7) iljörevisionsrapport Dnr 2014/10 Institutionen för fysik Institutionen har till stor del delade lokaler med Chalmers och ansvarsfördelningen för lokalerna är i vissa fall komplicerad och svår att sätta sig in i. Därför är det positivt att institutionen genomför gemensamma skyddsronder med Chalmers, där man även tittar på miljöaspekter. Institutionen har investerat i en videokonferensanläggning vilket är en bra förutsättning för att kunna ersätta vissa tjänsteresor med distansmöten. Institutionen saknar en aktivitetslista för miljö och hållbar utveckling i det avseendet att dokumentet som revisorerna har fått se inte har någon koppling till universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling utan enbart berör arbetsmiljöfrågor. Syftet med aktivitetslistorna inom miljö och hållbar utveckling är att institutionerna ska utgå från den universitetsgemensamma handlingsplanen för miljö och hållbar utveckling och genomföra relevanta aktiviteter för att bidra till att målen uppnås. Institutionen för kemi och molekylärbiologi Institutionens verksamhet på campus Johanneberg är inte integrerad med Chalmers, men trots detta uppstår naturligtvis många skärningspunkter och gemensamma frågeställningar, då man bedriver verksamhet i gemensamma lokaler. Det är god ordning bland dokumenten och de som arbetar med frågorna är väl insatta. iljösamordnarna för kemihuset och Lundberglaboratoriet har en avstämning med institutionsledningen cirka en gång i halvåret, vilket är mycket bra. Institutionen genomför skyddsronder, där även miljöaspekter tas in. iljöledningsarbetet vid Lundberglaboratoriet är väletablerat och fungerar bra. Kemikaliehanteringssystemet KLARA används på ett systematiskt sätt och funktionen att låna kemikalier mellan forskargrupperna utnyttjas flitigt vilket är mycket positivt! Rekommendationer Institutionen för kulturvård (ariestad) rekommenderas att arbeta vidare med integreringen av hållbar utveckling i utbildningarna och att ta vara på det engagemang som studenterna har. Kanske kan de involveras i arbetet med att hållbarhetsmärka kurser? Institutionen rekommenderas också att se över introduktionen för studenter och eventuellt ta fram en försäkran, som studenterna skriver på efter introduktionen. Det är också viktigt att institutionen fastställer hur miljöarbetet i ariestad ska vara organiserat, så att det är klarlagt innan nästa externa miljörevision i november 2014 (se avvikelse nr 4). Institutionen för matematiska vetenskaper uppmanas att fokusera sitt miljöarbete på kärnverksamheten, där man kan göra störst nytta. Ett exempel kan vara att genomföra den workshop om integration av hållbar utveckling i utbildningen som man har haft tankar på att genomföra. Eventuellt kan workshopen inriktas på de nya kriterierna för hållbarhetsmärkning av kurser och program. Institutionen för fysik behöver fastställa en aktivitetslista för miljö och hållbar utveckling (se avvikelse 2). Institutionen för kemi och molekylärbiologi, Kemihuset, rekommenderas att utveckla kommunikationen och samarbetet med Chalmers när det gäller de fysiska/praktiska miljöfrågorna, som till exempel kemikaliehantering och även att klargöra ansvarsfördelningen för vissa gemensamma lokaler, t.ex. det gemensamma kemikalierummet 5150 (se avvikelse nr 3). Institutionen rekommenderas också att uppdatera ansvarslistan för lokalerna för att tydliggöra vilket lärosäte som ansvarar för vilka lokaler. Verksamheten vid Lundbergslaboratoriet behöver fastställa en aktivitetslista för 2014 (se avvikelse nr 1). an bör också fundera över hur nyanställda introduceras i KLARA och hur nyanställda får information om hur man använder KLARA.

4 Göteborgs universitet Sid 4 (7) iljörevisionsrapport Dnr 2014/10 arianne Dalbro Revisionsledare tel: e-post marianne.dalbro@gu.se Dokument inom miljöledningssystemet vid Göteborgs universitet iljörevisionsrapport Upprättad och fastställd av arianne Dalbro, Dnr: 2014/10

5 Göteborgs universitet Sid 5 (7) iljörevisionsrapport Dnr 2014/10 BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, = indre avvikelse) Nr Kravelement Avvikelse Typ Lundberglaboratoriet saknar vid revisionstillfället en gällande aktivitetslista för miljö och hållbar utveckling. Detta är en avvikelse eftersom en aktivitetslista för miljö och hållbar utveckling är ett krav enligt styrdokumentet V2014/312 Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet Institutionen för fysik saknar en aktivitetslista för miljö och hållbar utveckling i det avseendet att dokumentet som revisorerna har fått se inte har någon koppling till universitetets gemensamma Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling utan enbart berör arbetsmiljöfrågor. Detta är en avvikelse eftersom en aktivitetslista för miljö och hållbar utveckling enligt styrdokumentet V2014/312 Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet ska utgå från universitetets handlingsplan för miljö och hållbar utveckling Ansvaret för kemikalierum 5150 i Kemihuset är ej klarlagt. Kemikalierummet är gemensamt för GU och Chalmers Det är inte fastställt och klargjort hur organisation för miljöarbetet ska se ut på institutionen för kulturvård i ariestad I labb 1446 på Lundberglaboratoriet förvarades vid miljörevisionen livsmedel i kylskåpet vilket inte är tillåtet enligt AFS 2011: Gift förvaras i omärkt skåp i Kemihuset, rum 8029 skåp 6 och i Lundbergslaboratoriet, rum1330 skåp Institutionen för kemi och molekylärbiologi: Vid revisionstillfället påträffades flera kemikalier som förvarades på felaktigt sätt. Slaskbehållare förvaras i dragskåp i Kemihuset, rum 8025, dunkar med aceton stod framme på kurslabbet i Kemihuset, rum 6161, och triklorättiksyra samt 2-propanol förvarades framme på hylla och bänk i Lundberglaboratoriet rum Institutionen för kulturvård: Det finns ingen rutin för att tömma slamavskiljaren vid vasken i maskinsnickeriet. Enligt uppgift tittade snickeriansvarig senast i slamavskiljaren för över ett år sedan Institutionen för kulturvård: Kemikalieskåpet i maskinsnickeriet är ej ventilerat och innehåller ej uppdaterade säkerhetsdatablad Inga rutiner för hantering av spill av kemikalier finns på institutionen för kulturvård i ariestad Institutionen för kulturvård: När studenterna sätter in material i kemikalieskåpet i maskinsnickeriet ska det märkas med innehåll, namn och datum, vilket inte följs Enligt hanteringen av avvikelse nr 6 från förra internrevisionen skulle stor vikt läggas vid att informera om avvikelsehanteringen vid miljörådsmötet 10 september Av minnesanteckningarna framgår inte huruvida man har tagit upp avvikelsehantering överhuvudtaget vid detta möte. Revisorerna kan därför inte bedöma om avvikelse nr 6 är åtgärdad. S Avvikelser ges när krav inte är uppfyllda i miljöhandbok och i förlängningen mot standardens krav. En avvikelse kan också vara att miljölagstiftning eller andra miljökrav inte är uppfyllda. Respektive avvikelse graderas som en större eller mindre avvikelse. En större avvikelse avser att krav som ställs i miljölagstiftning eller standarden inte uppfylls. En mindre avvikelse avser att en dokumenterad rutin inte tillämpas. Den kan också vara frågan om att en rutin tillämpas men att det saknas dokumentation om tillvägagångssätt och resultat.

6 Göteborgs universitet Sid 6 (7) iljörevisionsrapport Dnr 2014/10 BILAGA 2 Lista över förbättringsmöjligheter Nr Kravelement Förbättringsmöjligheter Avfallssorteringsguiden vid Lundberglaboratoriet finns enbart på svenska. Detta dokument bör översättas till engelska då en stor andel av personalen är utländsk Vid introduktion av nyanställda på Lundberglaboratoriet delas en länk till KLARA ut, men det är oklart vem som ansvarar för att ha en genomgång av KLARA med nyanställda När doktorander på Lundbergslaboratoriet genomför riskbedömningar tittar de endast på säkerhetsdatablad. Ibland gör miljösamordnaren en riskbedömning för kemikalier men riskbedömning för metoden genomförs ej. Syftet med riskbedömningen, är att den som hanterar kemikalier själv genomför riskbedömningen för att bli medveten om riskerna och på så sätt arbeta säkert Institutionen för kulturvård uppmanas att införa någon typ av försäkran som studenterna får skriva på efter genomgången introduktion av miljö- och säkerhetsrutiner Labbpärmen på kurslabb (Rum 6161) i Kemihuset innehåller många bra dokument, men vissa dokument är gamla versioner som innehåller fel kontaktpersoner etc Listan med lokala tillstånd för Naturvetenskapliga fakulteten är uppdaterad men innehåller ändå ouppdaterade uppgifter från Bland annat finns inte institutionen för fysiks tillstånd för G med I dokumentet Roller och ansvar för miljöledningsarbetet för Naturvetenskapliga fakulteten är dekans uppgift att sammanställa institutionernas uppföljningar under året. Detta stämmer inte överens med universitetets styrdokument V2014/312 Roller, ansvar och befogenheter för miljöledningsarbetet där dekans uppgift är att sammanställa och analysera institutionernas uppföljningar Ett utdrag ur Riktlinjer för avlopp från laborativ forskning och undervisning vid Göteborgs universitet och Chalmers tekniska högskola med hanteringsanvisningar för antibiotika finns på Naturvetenskapliga fakultetens hemsida för miljö och hållbar utveckling. Detta är ej uppdaterat. Senaste version finns på: ärkningen av de behållare med färgpigment som har skänkts till institutionen för kulturvård från Norge saknas eller är i vissa fall missvisande (märkta med OK vilket ingen vet vad det innebär). Det är oklart vilken genomgång som har gjorts av pigmenten och vilka som har skickats på analys Gamla kemikalieburkar i bland annat kurslabbet (Rum 6161) i Kemihuset saknade märkning med faropiktogram enligt CLP-systemet. Från och med 2015 är den nya märkningen ett krav enligt förordning (EG) nr 1272/ Institutionen för kulturvård använder inte kemikalieregistret KLARA. Att använda KLARA kan vara ett alternativ till att manuellt uppdatera säkerhetsdatablad Institutionen för kulturvård: I utrymmet där studenterna bränner kalk på murargården finns ingen ögondusch trots att det är det mest riskfyllda momentet Förpackningar med ögondusch med utgånget datum påträffades på flera institutioner och i flera lokaler både i ariestad och i Göteborg. Efter utgångsdatum kan det inte garanteras att lösningen är steril. Förbättringsmöjligheter innebär mindre observationer och rekommendation om förbättringar men utan krav på uppföljande hantering. Det kan röra sig om förslag på förändringar i ett dokument, att länkning inom miljöhandboken inte fungerar eller att dokumenten finns men inte förts in i miljöhandboken. Det kan även vara en möjlighet till förbättring av såväl miljö som system, eller ett uppmärksammande av något som fungerar särskilt väl i systemet och kan vidareutvecklas.

7 Göteborgs universitet Sid 7 (7) iljörevisionsrapport Dnr 2014/10 BILAGA 3 Sammanställning av avvikelser och förbättringsmöjligheter Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse indre avvikelse Förbättringsmöjligheter Reviderat 4.1 Generella krav JA 4.2 iljöpolicy JA iljöaspekter JA Lagar och andra krav JA Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner Resurser, roller, ansvar och befogenheter Kompetens, utbildning och medvetenhet JA JA JA Kommunikation JA Dokumentation JA Dokumentstyrning JA Verksamhetsstyrning JA Beredskap och agerande vid nödlägen JA Övervakning och mätning JA Utvärdering av att lagar och andra krav följs Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder JA JA Redovisande dokument JA Intern revision JA 4.6 Ledningens genomgång JA Totalt I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt miljöstandarden ISO I vissa fall hänvisas även till kraven i EAS (Europaparlamentets förordning om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning). Fullständig text i kravdokumenten, samt en jämförelse mellan kraven i Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004 och EAS III 2009, återfinns på sidan: