Checklista för utvärdering av miljöledningssystem enligt ISO 14001:2004

Transkript

1 Checklista för utvärdering av miljöledningssystem enligt ISO 14001:2004 I checklistan gäller det att instämma med de påståenden som anges i listan för att vara säker på att verksamhetens miljöledningssystem lever upp till standardens krav. Numreringen framför varje rubrik motsvarar rubrikerna i standarden. Krav 4.2 Miljöpolicy Upprättande Högsta ledningen har upprättat organisationens miljöpolicy Relevans miljöpolicyn är relevant i förhållande till typ, storlek och miljöpåverkan av sina aktiviteter/verksamheter, produkter eller tjänster. Ständig förbättring Högsta ledningen har garanterat att miljöpolicyn innefattar ett åtagande om ständig förbättring och förebyggande av föroreningar. Miljölagstiftning miljöpolicyn innefattar ett åtagande om att följa tillämplig miljölagstiftning samt föreskrifter och övriga krav som organisationen berörs av. Miljömål miljöpolicyn utgör grunden för att fastställa och följa upp övergripande och detaljerade miljömål. Förankrad miljöpolicyn är spridd till, och förankrad hos, alla anställda. Införd miljöpolicyn är införd hos alla anställda.

2 Underhållen miljöpolicyn är underhållen av alla anställda Kommunicerad miljöpolicyn är kommunicerad till alla anställda. Tillgänglig miljöpolicyn är tillgänglig för allmänheten. Krav: Miljöaspekter Miljöaspekter Upprättat rutiner Organisationen har upprättat en eller flera rutiner för att identifiera miljöaspekter som är kopplade till dess aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster som den kan kontrollera; och som den kan förväntas kunna påverka. Detta för att bestämma vilka av dessa som har, eller kan ha, en betydande påverkan på miljön. Upprätthåller rutiner Organisationen upprätthåller en rutin för att identifiera miljöaspekter som är kopplade till dess aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster som den kan kontrollera och över vilka den kan förväntas ha inflytande, för att bestämma vilka som har eller kan ha betydande miljöpåverkan. Miljömål miljöaspekter som är kopplade till betydande miljöpåverkan beaktas när de övergripande miljömålen fastställs. Uppdatering informationen om organisationens miljöaspekter och betydande miljöpåverkan uppdateras och hålls aktuell Lagar och andra krav Upprättat rutiner Organisationen har upprättat en rutin för att identifiera och ha tillgång till lagar och

3 andra krav som organisationen berörs av och som är direkt tillämpliga på miljöaspekterna för organisationens aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster. Upprätthåller rutiner Organisationen underhåller rutinen för att identifiera och ha tillgång till lagar och andra krav som organisationen berörs av och som är direkt tillämpliga på miljöaspekterna för organisationens aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster Övergripande och detaljerade mål och handlingsplaner Upprättat miljömål Organisationen har upprättat dokumenterade övergripande och detaljerade miljömål vid varje relevant funktion och nivå inom organisationen. Upprätthåller miljömål Organisationen underhåller dokumenterade övergripande och detaljerade miljömål vid varje relevant funktion och nivå inom organisationen Handlingsplaner underhållit ett eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål. Kommentar: Planerna bör beskriva hur organisationens övergripande och detaljerade miljömål skall uppnås, inklusive tidsplaner och det personalansvar som är nödvändigt för att införa organisationens miljöpolicy. Programmet bör innefatta en miljöutredning av nya aktiviteter/verksamheter Resurser, roller, ansvar och befogenheter Definierat ansvar Organisationen har definierat och dokumenterat roller, ansvar och befogenheter för att underlätta effektiv miljöledning.

4 Kommunikation Organisationen har kommunicerat roller, ansvar och befogenheter för att underlätta effektiv miljöledning. Nödvändiga resurser Organisationen har försäkrat sig om att ledningen tillhandahållit nödvändiga resurser för att införa och styra miljöledningssystemet, inklusive mänskliga resurser som speciella kunskaper, teknik samt ekonomiska resurser. Ledningens säkerställande av kraven högsta ledningen utsett en eller flera särskilda ledningsrepresentanter som, oberoende av annat ansvar, skall ha definierade roller, ansvar och befogenheter för att kunna försäkra sig om att kraven på miljöledningssystemet är upprättade, införda och underhållna i enlighet med ISO standarden. Rapportering till högsta ledningen högsta ledningen utsett en eller flera särskilda ledningsrepresentanter som, oberoende av annat ansvar, skall ha definierade roller, ansvar och befogenheter för att kunna rapportera miljöledningssystemets prestanda till högsta ledningen för granskning och som underlag för förbättring av miljöledningssystemet Kompetens, utbildning och medvetenhet Identifierat behoven Organisationen har identifierat behoven av utbildning och praktisk erfarenhet. Genomförande Organisationen kräver att all personal, vars arbete kan ge upphov till betydande miljöpåverkan, skall ha erhållit lämplig utbildning Kommunikation Intern kommunikation Med hänsyn till organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem har rutiner upprättas och underhållits för intern kommunikation mellan olika

5 nivåer och funktioner i organisationen. Extern kommunikation Organisationen har, med hänsyn till organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem, upprättat och underhållit rutiner för att ta emot, dokumentera och svara på relevanta synpunkter från externa intressenter Dokumentation Beskrivning uppdaterat information, i pappersform eller elektronisk form för att beskriva ledningssystemets huvuddelar och hur dessa samverkar. Hänvisningar uppdaterat information, i pappersform eller elektronisk form för att ge hänvisning till relaterad dokumentation Dokumentstyrning underhållit rutiner för styrning av alla dokument som krävs enligt ISO för att försäkra sig om att dokumenten går att lokalisera. Kommentar: Avsikten med dokumentstyrningen är att säkerställa att organisationen upprättar och underhåller dokument tillräckligt effektivt för att kunna införa miljöledningssystemet. Organisationen bör dock inrikta sig på ett effektivt införande av miljöledningssystemet och en bra miljöprestanda framför att lägga alltför stor vikt vid ett komplicerat dokumentstyrningssystem Verksamhetsstyrning Identifiering av betydande miljöaspekter Organisationen har, i enlighet med miljöpolicyn och de övergripande och detaljerade miljömålen, identifierat de verksamheter och aktiviteter som kan kopplas till de miljöaspekter som anses vara betydande.

6 Avvikelser Organisationen har planerat de aktiviteter/verksamheter som är kopplade till de identifierade betydande miljöaspekterna, inklusive underhåll. Det har säkerställts att dessa bedrivs i enlighet med angivna villkor. Detta genom att man upprättat och underhållit dokumenterade rutiner som innefattar de situationer där avsaknad av rutiner skulle kunna leda till avvikelser från miljöpolicyn, samt de övergripande och detaljerade miljömålen. Driftskriterier Organisationen har planerat de aktiviteter/verksamheter som är kopplade till de identifierade betydande miljöaspekterna, inklusive underhåll och säkerställt att dessa bedrivs i enlighet med angivna villkor, detta genom att man fastställt driftskriterier i rutinerna. Krav: Nödlägesberedskap Varor och tjänster inkl underleverantörer Organisationen har planerat de aktiviteter/verksamheter som är kopplade till de identifierade betydande miljöaspekterna, inklusive underhåll. Det har säkerställts att dessa bedrivs i enlighet med angivna villkor. Detta genom att man upprättat och underhållit rutiner för de identifierbara betydande miljöaspekterna som orsakas av varor och tjänster som används i organisationen. Relevanta krav till leverantörer och entreprenörer har framförts Beredskap och agerande vid nödlägen Identifiera olycksrisker underhållit rutiner för att identifiera olycksrisker och för att kunna reagera i händelse av olyckor och nödsituationer. Mildra miljöpåverkan underhållit rutiner för att förhindra och mildra den miljöpåverkan som kan orsakas av olyckor och nödsituationer.

7 Beredskap för olyckor Organisationen har, där så varit nödvändigt, gått igenom och reviderat sin beredskap för olyckor och nödsituationer, i synnerhet efter det att olyckor har inträffat. Regelbundna övningar Där så varit praktiskt möjligt har organisationen genomfört regelbundna övningar av sin nödlägesberedskap Övervakning och mätning Kriterier för miljöprestanda underhållit dokumenterade rutiner för regelbunden övervakning och mätning av kriterier för miljöprestanda för de verksamheter och aktiviteter som kan ha en betydande miljöpåverkan. Spårbarhet Organisationens rutiner för övervakning och mätning omfattar registrering av uppgifter som spårar/visar organisationens miljöprestanda, relevant processtyrning och överensstämmelse med övergripande och detaljerade miljömål. Mätutrustning Organisationen har försäkrat sig om att mätutrustning är kalibrerad och underhållen samt att protokoll från denna process har arkiverats i enlighet med organisationens rutiner Lagefterlevnad Miljölagstiftning underhållit en dokumenterad rutin för att regelbundet utvärdera att tillämplig miljölagstiftning samt föreskrifter följs Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Ansvar och befogenheter underhållit rutiner för att definiera ansvar och befogenheter för att hantera och utreda avvikelser.

8 Mildra miljöpåverkan underhållit rutiner för att vidta åtgärder för att mildra den miljöpåverkan som orsakats av avvikelser. Förebyggande åtgärder underhållit rutiner för att initiera och genomföra förebyggande åtgärder. Åtgärder i proportion till miljöpåverkan varje korrigerande eller förebyggande åtgärd som vidtas för att eliminera orsakerna till faktiska och möjliga avvikelser skall motsvara problemens omfattning och stå i proportion till den uppkomna miljöpåverkan. Dokumentation Organisationen har infört och dokumenterat alla förändringar som bygger på att korrigerande och förebyggande åtgärder genomförts Redovisande dokument Identifiering underhållit rutiner för att identifiera miljöredovisande dokument, inklusive uppgifter om genomförda utbildningar och resultat från revisioner och genomgångar. Underhåll underhållit rutiner för underhåll av miljöredovisande dokument, inklusive uppgifter om genomförda utbildningar samt resultat från revisioner och genomgångar. Förvaring underhållit rutiner för förvaring av miljöredovisande dokument, inklusive uppgifter om genomförda utbildningar samt resultat från revisioner och genomgångar. Spårbarhet miljöredovisande dokument är tydliga,

9 identifierbara och går att spåra till respektive aktivitet/verksamhet, produkt eller tjänst. Skyddade de miljöredovisande dokumenten förvaras och underhålls på ett sådant sätt att de är lättåtkomliga och skyddade mot skada, förlust eller mot att förstöras. Faställd arkiveringstid arkiveringstiden för de miljöredovisande dokumenten är fastställd och dokumenterad. Överensstämmelse med kraven i ISO de miljöredovisande dokumenten underhålls på ett sätt som överensstämmer med systemet och organisationen, för att visa att kraven i ISO följs. Krav: Revision av Internrevision av miljöledningssystemet Regelbundet genomförande underhållit ett eller flera program och rutiner för att regelbundet genomföra revisioner av miljöledningssystemet. Dessa revisioner har möjliggjort att man kan avgöra huruvida miljöledningssystemet överrensstämmer med planerade miljöledningsåtgärder och kraven i ISO 14001, samt att miljöledningssystemet har införts och underhållits på ett riktigt sätt. Informera ledningen underhållit ett eller flera program och rutiner för att regelbundet utföra revisioner av miljöledningssystemet för att kunna ge ledningen information om resultat från revisioner. Revisionsprogrammet revisionsprogrammet, inklusive varje tidplan, är baserat på den berörda aktivitetens/verksamhetens betydelse för miljön samt resultat från tidigare

10 revisioner. Krav: Ledningens genomgång Revisionsrutinerna revisionsrutinerna, för att vara heltäckande, innefattar både revisionens omfattning, frekvens och metodik samt ansvaret och kraven på dem som genomför revisionerna och hur resultatet skall rapporteras. 4.6 Ledningens genomgång Intervall Det är av organisationen säkerställt att högsta ledningen beslutat med vilket intervall miljöledningssystemet skall gås igenom. Försäkran högsta ledningen har gått igenom miljöledningssystemet samt försäkrat sig om dess lämplighet, riktighet och effektivitet. Information tillräcklig information samlats in för att ge ledningen förutsättningar att genomföra utvärderingen. Dokumentation ledningens genomgång är dokumenterad. Omfattar behov av eventuella ändringar ledningens genomgång omfattar eventuella behov av ändringar i: miljöpolicy, övergripande miljömål och andra delar i miljöledningssystemet; grundade på resultat från revision av miljöledningssystemet, ändrade förutsättningar och åtagandet om ständig förbättring. Krav Miljöpolicy Krav: Lagar och andra krav Krav: Organisationsstruktur och ansvar Krav: Avvikelser, korrigerande och