GUIDE för uppföljning/revision. Uppföljning av integrerade ledningssystem

Transkript

1 GUIDE för uppföljning/revision Uppföljning av integrerade ledningssystem BAKGRUND / SYFTE Många företag arbetar idag med integrerade ledningssystem för miljö, hälsa och säkerhet. Syftet med denna guide är att underlätta revisionsarbetet vid integrerade ledningssystem. Guiden är tänkt att vara ett stödverktyg för uppföljning av det företagsinterna systematiska arbetsmiljö-, energi- och miljöarbetet. ANVÄNDNINGSOMRÅDE Guiden ger tips och rekommendationer vad man särskilt bör tänka på vid revisionsarbetet enligt föreskrifter och standarder. Checklistan i guiden hänvisar till Arbetsmiljöverkets föreskrifter om Systematiskt arbete, AFS 2001:1 och standarderna ISO 14001, OHSAS och energiledningssystemet SS Guiden kan användas för revision av ett eller flera ledningssystem eller integrerade system. Det är också fritt att plocka valda frågeområden. Guiden riktar sig i första hand till certifierade företag eller företag med väl utvecklad systematik i sitt arbete med arbetsmiljö-, miljö- och energifrågor. ATT TÄNKA PÅ VID GENOMFÖRANDE AV REVISION PLANERING Planeringen av revisionen bör ske genom en dialog med organisationen som ska revideras. Förberedelser för revisorerna är en viktig del då utses revisionsledare, inläsning av dokumentation t ex tidigare revisioner, organisation, statistik mm. Avgränsa revisionen och bestäm fokusområde, tidsplanera och bestäm deltagare. Revisionen bör om möjligt utföras av personer som är oberoende av de som har direkt ansvar för den verksamhet som revideras. Industriarbetsgivarna i Sverige Service AB Kungsträdgårdsgatan 10, Box 1721, Stockholm Telefon: , fax: Orgnr: Styrelsens säte: Stockholm info@industriarbetsgivarna.se

2 2 GENOMFÖRANDE Kallelsen till revisionen skickas i god tid och med väl tilltagen tidsram så att varje fråga kan hanteras utan tidspress. Med fördel kan en kort redogörelse för vad revisionen kommer att omfatta bifogas kallelsen (t ex denna guide, fokusområde) Om anläggningen/avdelningen inte är så känd för revisionsteamet starta med avsnittet Organisation, ansvar och befogenheter, se sid 8. Använd öppna frågor som om möjligt inte kan besvaras med JA eller NEJ. Följ upp med tilläggsfrågor och verifiera. Ex. Hur identifieras aktuella regelverk? Hur blir dessa kända i organisationen? På vilket sätt blir de tillgängliga för chefer och medarbetare? Granska dokument och följ upp med frågor ute bland medarbetarna i produktionen. Innan revisionen avslutas och revisionsrapporten skrivs redogör revisionsteamet för organisationen för de brister man eventuellt funnit. Avsikten är att undanröja eventuella missförstånd innan rapporten skrivs. UPPFÖLJNING En handlingsplan med korrigerande åtgärder, tidplan och ansvarig ska upprättas utifrån de avvikelser som framkommit vid revisionen. Handlingsplanen följs upp vid ledningens genomgång. Revisionen bör inte anses vara avslutad förrän avvikelserna är åtgärdade och verifierade.

3 3 FRÅGEFORMULÄR GUIDE (Exempel på frågor) Policy Ledningen skall upprätta en policy. Policyn skall vara övergripande med avseende på målsättning och vara känd av alla i företaget Finns policy för respektive område? Är policyn relevant i förhållande till organisationens/verksamhetens risker? Är policyn känd av medarbetarna? Är policyn anslagen/tillgänglig? Efterlevs åtaganden i policyn? AFS 2001:1 OHSAS ISO Energiledning SS Riskinventering/kartläggning av påverkan Arbetsgivaren skall regelbundet undersöka arbetsförhållanden och bedöma risker för miljö, arbetsmiljö, brand och energifrågor Är miljö- och energiaspekter samt risker i brand- och arbetsmiljön kartlagda? Hur genomförs regelbunden kartläggning / riskinventering? Hur genomförs riskanalyser (metodik, deltagande etc)? - Finns en uppdaterad energikartläggning? Är betydande/prioriterade aspekter/risker hanterade eller åtgärdade? Finns upptäckta risker dokumenterade och kommunicerade? Genomförs årlig energikartläggning? Finns rutiner för skydds- /arbetsmiljöronder?

4 4 Lagar och andra krav De lagar/föreskrifter som myndigheter har utfärdat för miljö, hälsa och säkerhet och som gäller för verksamheten skall identifieras, finnas tillgängliga och användas i arbetsmiljömiljö-, brand- och energiarbetet. Har verksamheten identifierat gällande lagar och andra krav (försäkrings-, kund-, ägarkrav etc)? Är ingående krav identifierade och hanterade? Är berörda villkor enligt miljödom kända? Hur blir lagar och andra krav kända och införda i organisationen? Hur är lagar och krav tillgängliga? Mål Handlingsplaner Dokumentation över övergripande och detaljerade mål försedda med tidplan och ansvarig skall upprättas och underhållas regelbundet. Målen skall ta hänsyn till lagar och andra krav, arbetsmiljörisker, tekniska möjligheter, ekonomiska och affärsmässiga krav, synpunkter från intressenter samt kravet om ständig förbättring Finns övergripande och detaljerade mål? Finns en koppling mellan policy och mål? Är mål framtagna utifrån identifierade problemområden? Finns koppling mellan mål och risker/aspekter? Är målen mätbara? Finns handlingsplan upprättad? Hur blir ansvar och tidplaner synliga? Hur följs mål och handlingsplaner upp samt tas beslut om korrigerande åtgärder vid avvikelser?

5 5 Organisation, ansvar och befogenheter Arbetsgivaren skall fördela arbetsuppgifter och därmed ansvar, befogenheter och resurser samt dokumentera detta Finns organisationsschema? Är ansvar och befogenheter tydliggjorda och kända i organisationen? (arbetsmiljö, miljö, samordning, brand, gasol m.m.) Är högsta ledningen definierad? Finns skriftligt delegeringsdokument? Finns återdelegeringsrutiner? Utbildning, medvetenhet och kompetens Organisationen skall identifiera behovet av utbildning och praktisk erfarenhet. Ledning och övrig personal skall ha goda kunskaper om arbetet, dess risker och övriga arbetsförhållanden så att arbetsmiljö, brand, miljö och energikraven kan uppfyllas Finns kompetensplan för respektive befattning där det framgår vad för utbildning medarbetarna skall ha? Hur följs kompetensplanerna upp? Är nyckelpersoner identifierade och utbildade? Genomförs repetitionsutbildningar? (gasol, BAM, heta arbeten, el, första hjälpen, travers, truck) Hur genomförs operatörsutbildning? Finns utbildningsregister? Genomförs medarbetarsamtal? Hur genomförs introduktionsutbildning? Hur utbildas och informeras entreprenörer?

6 6 Kommunikation Information Samverkan Organisationen skall ha rutiner för information och samverkan Hur hanteras externa klagomål? Hur sker information och samverkan vid förändringar? Sker information regelbundet? Vem ansvarar för informationen? Hur kommuniceras beslut i organisationen (skyddskommittéer, ledningsgrupper etc)? Hur hanteras frågor framförda av anställda? 4 6 Bil Dokumentation av ledningssystemet Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner, elektroniskt eller i pappersform Beskriv systemet! Hur blir dokumentationen känd? Dokumentstyrning Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner för att styra alla data och dokument som behövs för att säkerställa att: - Dokument kan lokaliseras, ändras samt godkännas av behörig personal - Att rätt dokument i rätt version finns tillgängligt, samt att inaktuella dokument arkiveras så att de kan identifieras Hur godkänns dokumenten och av vem? Hur säkerställs att rätt version av dokumenten finns på de platser de används? Hur säkerställs att dokumenten är uppdaterade? Är dokumenten tillgängliga för berörda?

7 7 Verksamhetsstyrning/Operativa dokument Organisationen skall identifiera risker, skapa rutiner och underhålla dessa i syfte att förebygga miljöskada, energiförbrukningen, brand, ohälsa och olycksfall Entreprenörer/Inhyrd personal/samordningsansvar Kemikalier Riskanalys, CE-märkning Projektarbete - hur värderas möjligheterna till effektivare energianvändning i projekt Rehabilitering Truck- och traversutbildning Ordning och reda Psykosocial arbetsmiljö Sjukfrånvaro Arbetsskador/Tillbud Kränkande särbehandling/jämställdhet Alkohol/droger Hur blir anställda delaktiga i utvecklingen av arbetsmiljörutiner? Företagshälsovård Finns rutiner för Besiktningar extern/intern (ex tryckkärl, kranar, lyftanordningar) Bil Nödlägesberedskap Organisationen skall upprätthålla planer och rutiner för att hantera nödsituationer Finns rutiner för nödlägen? Är roller, arbetsuppgifter och ansvar vid nödläge tydligt definierade? Finns rutiner och utbildning i krishantering? Genomförs utrymningsövningar? Hur hanteras utrymningsövningar (dokumentation, hantering av brister)? Rutiner vid allvarlig personskada/dödsfall?

8 8 Finns saneringsrutiner efter olycka/haveri/utsläpp? Finns uppstartsrutiner efter haveri? Är brandfarligt och annat farligt material identifierat, lokaliserat och uppmärkt? Finns rutiner för larm? (t.ex. nivålarm, gas, brand) Finns nödutrustning? Hur sker rapportering/information till myndigheter, allmänhet, massmedia och internt? Hur sker samverkan med räddningstjänst och sjukvård? Övervakning mätning/egenkontroll Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner för att regelbundet övervaka och mäta och kontrollera arbetsmiljö-, miljö- och energiarbetet Hur sker kontroll och mätning av den fysiska arbetsmiljön? (t.ex. buller, damm) Hur sker uppföljning av de psykosociala arbetsmiljöfaktorerna? Hur sker uppföljning av arbetsskador och sjukfrånvaro? Hur sker kontroll av tillståndsvillkor och utsläppsvärden? Hur sker kontroll av energiförbrukningen? Hur sker uppdateringen av energikartläggningen? Finns rutiner för kalibrering av mätinstrument?

9 9 Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Organisationen skall upprätta rutiner för att vidta åtgärder för att förebygga risker inom arbetsmiljö- miljö och energiområdena. Vilka möjligheter har personalen att rapportera in avvikelser i organisationen? Hur utförs utredningen av en avvikelse? Vilken utredningsmetodik används? (rotorsaksanalys) Vem är ansvarig för att en avvikelse utreds? Hur sker återkoppling till den som har rapporterat in? Tas det fram konkreta, korrigerande och förebyggande åtgärder? Är åtgärden anpassad till problemets omfattning? Har korrigerande och förebyggande åtgärder dokumenterats? Hur följs åtgärder upp? Redovisande dokument/verifikat/arkivering Organisationen skall arkivera dokument under bestämd tid, så att de är lätt åtkomliga och skyddade mot skada eller förlust Hur hittar man dokumenten? Åtkomlighet? Skyddade mot skada eller förlust? Är arkiveringstiden fastställd? Vem ansvarar för arkiveringen?

10 10 Revision/Uppföljning Arbetsgivaren skall följa upp arbetsmiljö- miljö- och energiarbetet Har revisionsplan tagits fram utifrån riskerna i verksamheten samt resultat från tidigare revisioner? Har revisionsplanen följts? Har tidigare revisionsanmärkningar åtgärdats? Har kompetenskrav för internrevisorerna identifierats? Hur säkerställs att revisionerna sker på ett objektivt och opartiskt sätt? Hur rapporteras revisionsresultatet? Ledningens genomgång Ledningens genomgång skall säkerställa högsta ledningens möjlighet att utvärdera systemen samt ge underlag för förbättringar Finns en fastställd agenda för ledningens genomgång och har den följts? Har handlingsplaner och mål följts upp? Har man följt upp organisationens prestanda med avseende på arbetsmiljö-, miljö och energi? Hur görs bedömningen om nödvändiga resurser finns? Hur görs bedömningen om ledningssystemets tillämplighet? Hur kommuniceras resultatet från ledningens genomgång?

11 11 Bilaga RAPPORT/PROTOKOLL/HANDLINGSPLAN Företag (namn) Revisionsteam Datum Produktionsenhet/avdelning Revisionsprotokoll Handlingsplan Avsnitt Avvikelse Åtgärd Utfört Beskrivning Ansvarig Datum Ansvarig Datum Policy Riskinventering Lagar och andra krav Mål, Handl. planer Organisation, ansvar Utbildning, kompetens Kommunikation,info Dokumentation Dokumentstyrning Verksamhetsstyrning Nödlägesberedskap Övervakning Avvikelser Redovisande dokument Revision, uppföljning Ledningens genomgång