Intern miljörevision av Universitetsbiblioteket vid Göteborgs universitet

Transkript

1 Göteborgs universitet Sid 1 (8) Intern miljörevision av Universitetsbiblioteket vid Göteborgs universitet Tid: 23 oktober 2013 Plats: Göteborg Revisionsledare: Ellen Lagrell Observatör: Claes Silfverhjelm Standard/kravdokument: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004, EMAS III 2009 samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning Miljöledningssystemet omfattar verksamheten vid följande platser: Biblioteket för musik och dramatik Fågelsången 1 Ämnesområden inom musik och dramatik Biomedicinska biblioteket Medicinaregatan 4 Medicin, odontologi, vårdvetenskap och delar av det naturvetenskapliga ämnesområdet Humanistiska biblioteket Renströmsgatan 4 Humaniora Specialsamlingar: Ljud- och videoarkivet, Kvinnohistoriska samlingarna, Handskriftsavdelningen Ekonomiska biblioteket Vasagatan 1 Ekonomi, ekonomisk historia, informatik, juridik, kulturgeografi, statistik Specialsamlingar: EU och FN, statistik Geovetenskapliga biblioteket inklusive Kulturvård Guldhedsgatan 5A Geovetenskaper Konstbiblioteket Kristinelundsgatan 6-8 Ämnesområdena konst, design, konsthantverk, fotografi och film Samhällsvetenskapliga biblioteket Vasagatan 2A Samhällsvetenskap Svenska och utländska dagstidningar

2 Göteborgs universitet Sid 2 (8) Pedagogiska biblioteket Pedagogen, Västra Hamngatan 25 Pedagogik, hushållsvetenskap. Specialsamlingar: Läroböcker Studietorget Hälsovetarbacken Arvid Wallgrens backe Hus 5 Studie- och datorarbetsplatser samt kurslitteratur Studietorget Campus Linné Seminariegatan 1 d Studie- och datorarbetsplatser viss kurslitteratur samt Ibero-amerikanska institutets boksamling. Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för Universitetsbiblioteket överensstämmer med kraven i ISO 14001, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorerna har granskat dokumentationen i fakultetens sidor om Miljö och hållbar utveckling ( genomfört samtal med överbibliotekarie, miljösamordnare, bibliotekschefer tillika miljörepresentanter, samt genomfört besök i verksamheten. Revisorn har också granskat tidigare avvikelser från interna och externa miljörevisioner och bedömer att avvikelserna har åtgärdats tillfredsställande. Vid denna miljörevision granskades verksamheten vid Humanistiska biblioteket, Samhällsvetenskapliga biblioteket samt Digitala tjänster. Platsbesök genomfördes på Renströmsgatan 4 och Vasagatan 2A. Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt förbättringsmöjligheter enligt följande: Antal större avvikelser 0 Antal mindre avvikelser 5 Antal förbättringsmöjligheter 4 En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med alla förbättringsmöjligheter återfinns i bilaga 2. En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och förbättringsmöjligheter samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 3. Kopia av revisionsrapporten är översänd till reviderad organisation samt till universitetets miljörevisionsledare. Originalet är skickat till registrator för arkivering genom revisionsledarens försorg. Resultatet av revisionen delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Avvikelserna i revisionsrapporten ska åtgärdas (alternativt att en plan för åtgärdande redovisas) inom sex veckor efter mottagen rapport. Universitetsbibliotekets miljösamordnare beskriver och sammanställer de åtgärder som genomförts för respektive avvikelse. Sammanställningen skall skickas till universitetets miljörevisionsledare Marianne Dalbro (marianne.dalbro@gu.se) senast den 16 december 2013.

3 Göteborgs universitet Sid 3 (8) Kommentarer och slutsatser Universitetsbiblioteket arbetar aktivt och med stort engagemang inom sitt miljöledningssystem. Arbetet med de direkta miljöaspekterna är väl etablerat och systematiserat. Universitetsbiblioteket har två miljösamordnare med fokus på direkta respektive indirekta miljöaspekter vilket möjliggör systematiskt arbete med den positiva miljöpåverkan. Bibliotekens chefer sitter med i Universitetsbibliotekets miljöråd och Universitetsbibliotekets ledningsgrupp som sammanträder varannan vecka har en stående miljöpunkt. Miljöfrågorna har därför bra stöd och förankring på ledningsnivå. Universitetsbiblioteket arbetar sedan 2012, i enlighet med universitetets centrala rutiner, med en årlig aktivitetslista kopplad till universitetets Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling. Universitetsbibliotekets egen Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling för åren finns kvar men används mer som ett långsiktigt riktningsdokument. Miljösamordnare och chefer som tillfrågats under revisionen ser positivt på aktivitetslistan och menar att den konkretiserar och förenklar miljöarbetet. Nästa utmaning, när arbetet med aktivitetslistan är etablerat, är att hitta former för det långsiktiga arbetet och införlivandet av aktiviteterna i den ordinarie verksamheten. Detta är en process som pågår vid Universitetsbiblioteket. Ett internt dokument för goda idéer och framtida insatser ska inrättas, enligt anteckningar från ledningens genomgång. Kvalitetsgruppen, som arbetar med Universitetsbibliotekets verksamhetsplan, håller på att ta fram förslag för hur aktiviteter från aktivitetslistan kan införlivas i verksamhetsplanen. En viktig funktion hos ett miljöledningssystem är att miljöarbetet ska fungera även om personer byts ut. Det finns en sårbarhet i Universitetsbibliotekets miljöarbete som ligger i att det till stor del är personberoende och drivet av miljösamordnare. Revisorn bedömer att ledningens aktiva engagemang och ansvarstagande behöver stärkas, delvis genom delegering då fler medarbetare och nyckelpersoner behöver involveras i miljöarbetet.

4 Göteborgs universitet Sid 4 (8) Rekommendationer Universitetsbiblioteket rekommenderas att arbeta vidare med sitt miljöledningssystem i nuvarande engagerade form. Man har kommit långt med de direkta miljöaspekterna och arbetar aktivt med att mäta och visualisera forskning inom hållbar utveckling samt att öka biblioteksundervisningen med anknytning till hållbar utveckling. Det uttrycktes vid revisionstillfället en viss frustration över att man åtgärdat den mest uppenbara miljöpåverkan och inte vet vad man ska angripa härnäst, trots att viljan finns. Samtliga tillfrågade chefer påtalade pappersanvändning som Ubibliotekets största negativa miljöpåverkan. En annan stor miljöpåverkan som revisorn noterar är det stora inflödet av pappersprodukter till biblioteken i form av inköpta böcker och trycksaker, samt det material man tar emot i enlighet med Pliktleveranslagen. Här finns potential att internt och i samverkan med andra aktörer minska resursförbrukningen. Ett område med stor potential för positiv miljöpåverkan är studentmedverkan. En mycket stor del av universitetets studenter är användare av Universitetbibliotekets tjänster och vistas i bibliotekslokaler, studietorg och läsesalar. Att engagera enskilda intresserade studenter, kårer och föreningar, som representanter i Universitetsbibliotekets miljöråd eller genom att arbeta med fokusgrupper kan vara ett bra nästa steg i arbetet för en hållbar utveckling. Miljöenheten är gärna behjälplig med att diskutera idéer för ett sådant arbete. Ellen Lagrell Revisionsledare tel: e-post ellen.lagrell@gu.se Dokument inom miljöledningssystemet vid Göteborgs universitet Miljörevisionsrapport Upprättad och fastställd av Ellen Lagrell, Dnr: M 2013/20

5 Göteborgs universitet Sid 5 (8) BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, M = Mindre avvikelse) Nr Kravelement Avvikelse Dokumentet Miljöanpassa tjänsteresor har uppdaterats för att åtgärda avvikelse från intern miljörevision Sidhuvudet är dock inte uppdaterat, där står att dokumentet reviderades senast Hantering av avvikelser vid Digitala tjänster samt Samhällsvetenskapliga biblioteket, Ekonomiska biblioteket och Pedagogiska biblioteket är inte systematiserad. Det finns inga rutiner för att dokumentera resultaten av korrigerande och förebyggande åtgärder, eller för att granska effekten av dem I kontorslandskapet för Digitala tjänster (våning 6, Vasagatan 2A) står en papperskorg där blandat skräp slängs, detta trots att det finns fraktioner för sortering i personalens lunchutrymme. Papperskorgen bör ersättas med Sopipåsar vid arbetsplatserna så att inte mer skräp än nödvändigt slängs som osorterat brännbart. Typ M M M I studentutrymmet på Samhällsvetenskapliga biblioteket (våning 5, Vasagatan 2A) står en stor tunna bredvid sorteringsfraktionerna i vilken restavfall blandas med sorteringsbart avfall. En fraktion för restavfall som liknar de övriga fraktionerna behövs för att underlätta sorteringen. 5 EMAS Bilaga 2, B.4 Miljörådet består idag av miljösamordnarna och bibliotekscheferna. Två representanter för övriga medarbetare är utsedda men frånvarande på grund av föräldraledighet och sjukskrivning. Ersättare för dessa bör utses för att involvera medarbetarna i miljöarbetet. M Avvikelser ges när krav inte är uppfyllda i miljöhandbok och i förlängningen mot standardens krav. En avvikelse kan också vara att miljölagstiftning eller andra miljökrav inte är uppfyllda. Respektive avvikelse graderas som en större eller mindre avvikelse. En större avvikelse avser att krav som ställs i miljölagstiftning eller standarden inte uppfylls. En mindre avvikelse avser att en dokumenterad rutin inte tillämpas. Den kan också vara frågan om att en rutin tillämpas men att det saknas dokumentation om tillvägagångssätt och resultat.

6 Göteborgs universitet Sid 6 (8) BILAGA 2 Lista över förbättringsmöjligheter Nr Kravelement Förbättringsmöjligheter Universitetsbiblioteket har stor potential att arbeta med studentmedverkan för hållbar utveckling. För stöd och kontakter finns Moa Persson på miljöenheten För att ge bättre insikt i ansvarsfördelningen bör UB:s dokument om organisation av miljöledningssystemet kommuniceras till nya chefer Flertalet chefer vid UB är relativt nytillträdda och därför i behov av kompetensutveckling för att till fullo förstå sina roller och sitt ansvar för miljöledningsarbetet. Miljöenheten anordnar med jämna mellanrum chefskurser i miljöledningsarbete som annonseras på kompetensutvecklingsportalen. En sådan kurskan också efterfrågas hos miljöenheten Internt dokument för goda idéer och framtida insatser ska enligt anteckningar från ledningens genomgång den 8 april 2013 upprättas. Tillfrågade under revisionen (Överbibliotekarien och miljösamordnarna) kände inte till något sådant dokument, det skulle dock vara god hjälp för att arbeta mer långsiktigt när handlingsplanen avvecklas. Förbättringsmöjligheter innebär mindre observationer och rekommendation om förbättringar men utan krav på uppföljande hantering. Det kan röra sig om förslag på förändringar i ett dokument, att länkning inom miljöhandboken inte fungerar eller att dokumenten finns men inte förts in i miljöhandboken. Det kan även vara en möjlighet till förbättring av såväl miljö som system, eller ett uppmärksammande av något som fungerar särskilt väl i systemet och kan vidareutvecklas.

7 Göteborgs universitet Sid 7 (8) BILAGA 3 Sammanställning av avvikelser och förbättringsmöjligheter Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse Mindre avvikelse Förbättringsmöjligheter Reviderat 4.1 Generella krav JA 4.2 Miljöpolicy JA Miljöaspekter JA Lagar och andra krav JA Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner Resurser, roller, ansvar och befogenheter Kompetens, utbildning och medvetenhet JA JA JA Kommunikation JA Dokumentation JA Dokumentstyrning JA Verksamhetsstyrning JA Beredskap och agerande vid nödlägen JA Övervakning och mätning JA Utvärdering av att lagar och andra krav följs Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder JA JA Redovisande dokument JA Intern revision JA 4.6 Ledningens genomgång JA EMAS B.4 Arbetstagarnas delaktighet JA Totalt 0 5 4

8 Göteborgs universitet Sid 8 (8) I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt miljöstandarden ISO I vissa fall hänvisas även till kraven i EMAS (Europaparlamentets förordning om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning). Fullständig text i kravdokumenten, samt en jämförelse mellan kraven i Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004 och EMAS III 2009, återfinns på sidan: