Karpesjö Consulting 1

Transkript

1 1

2 Det finns en mängd olika typer av miljörevisioner, varav några presenteras ovan. Terminologin varierar mellan olika organisationer. Många kallar miljörevision för miljögranskning. Ordet miljögranskning brukar beteckna den prelimi-nära bedömningen av miljöprestanda samt överensstämmelse med lagar och förordningar. Revisioner av juridiskt ansvar behandlar organisationens förhållande till olika miljöeffekter och/eller ekonomiska förpliktelser i samband med effekterna. Man kan t.ex. utföra revisioner inför uppköp av verksamheter, för att bedöma vilket ansvar som skulle kunna följa med en transaktion. Verk-samheten revideras då m.a.p. miljörisker och skadeståndsansvar, som om möj-ligt uppskattas till betydelse och omfattning. Vanligtvis behandlas: ansvarsskyldighet för förorenad mark och saneringskostnader latent miljöförorening överträdelser av fastställda gränsvärden och eventuella straffavgifter kostnader för att förbättra anläggningens prestanda så att den uppfyller krav i lagar och förordningar

3 ISO är en vägledning för hur revision av både kvalitets- och miljöledning skall utföras. Den anger i huvuddrag att: Rutiner för styrning av revisionen skall finnas Syftet med revisionen är att verifiera överensstämmelse och effektivitet Revisionsplanen skall baseras på verksamheternas status och betydelse (dvs. allt behöver inte revideras) Revisionen skall utföras av oberoende personal Resultaten ska dokumenteras Resultaten ska presenteras för ledningen Reviderad enhet ska genomföra korrigerande åtgärder Uppföljning ska bekräfta och registrera avsedd effekt ISO krav på revisorns personliga egenskaper Oberoende gentemot den reviderade verksamheten Kunskaper och erfarenheter av: Ledningssystem och standarder Revisionsteknik Lagstiftning Tekniska aspekter på området/ verksamheten Kvalitets-, miljökunskap och miljöteknik Uppfattar situationer på ett realistiskt sätt Bedömer processer och system utifrån ett helhetsperspektiv Göra objektiva bedömningar av fakta Håller revisionens syfte i åtanke under hela revisionen Gör observationer under revisionens gång Genomför revisionen utan att distraheras av yttre omständigheter och faktorer Bemöter berörd personal med respekt Fördomsfri och öppen för idéer och intryck Mognad och gott omdöme Analytisk förmåga Förmåga att lyssna Förmåga att hantera stressade situationer Drar riktiga slutsatser grundade på faktiska observationer Står fast vid gjorda slutsatser. Förmåga att organisera och genomföra en revision. 3

4 Interna revisioner (första parts-) av ledningssystem är de som organisationen gör själv i enlighet med kraven i ISO 14001/9001. Externa revisioner är de som utförs av tredje part. Dessa kan vara ackrediterade revisionsorgan som utför revisioner för certifiering av ledningssystem. Ackreditering utförs av statligt kontrollorgan Swedac. Certifiering av en organisations ledningssystem sker efter att det ackrediterade certifieringsorganet funnit att systemet uppfyller ställda krav (i standarder och organisationens egna) och är infört och effektivt. De interna revisionerna skall så långt som möjligt likna revisioner som utförs av tredje part. 4

5 Flera organ och organisationer har utvecklat en definition på miljörevision, t.ex: US EPA (1986): En systematisk, dokumenterad och objektiv granskning, ut-förd av därför inrättade enheter, av de verksamheter och metoder som används för att uppfylla miljökrav. Internationella Handelskammaren ICC (1988): Ett ledningsinstrument som innebär en systematisk, dokumenterad och objektiv värdering av hur bra miljöskyddsorganisation, ledningsrutiner, och utrustning fungerar med syfte att skydda miljön genom: att underlätta ledningens kontroll av miljöskyddsrutin-er; att värdera överensstämmelsen med företagets policy inkl.lagstiftningskrav. ISO 14001: Revision av MLS. Systematisk och dokumenterad verifierings-process för att på ett objektivt sätt samla in och utvärdera fakta för att avgöra om en organisations MLS är i överensstämmelse med de revisionskriterier som fastställts inom organisationen samt att kommunicera resultatet av detta för-farande till ledningen. Dessa definitioner har några gemensamma nyckelord: Systematisk Dokumenterad Periodisk Objektiv Verifiering utförs i enlighet med färdiga protokoll revisionsrapport upprättas utförs enligt fastställd tidplan oberoende revisorer undersökning om kraven följs

6 Revision av miljöledningssystemet definieras i ISO som: Systematisk, oberoende och dokumenterat förfarande för att skaffa revisionsbelägg och att utvärdera dessa objektivt för att avgöra i vilken grad de revisionskriterier som organisationen har lagt fast i sitt miljöledningssystem Revisorn bedömer graden av överensstämmelse genom att rapportera alla tillstånd som inte överensstämmer med planen/kraven Avvikelse definieras som: Brist på överensstämmelse med specificerade krav Beskrivningen av avvikelsen är speciellt viktig eftersom den ligger till grund för förbättringsarbetet hos den som revideras. Avvikelseformulering definieras som: Faktabaserad, objektiv, beskrivning av avvikelse 6

7 Revisionen är en process som ingår i ett större flöde med fyra rollinnehavare. Det måste finnas en initiativtagare och en part som är ansvarig för den reviderade enheten. Den sistnämnda är ansvarig för att vidta åtgärder med utgångspunkt från revisionens resultat. Det handlar främst om korrigerande och förebyggande åtgärder, baserade på revisorns formulerade avvikelser och andra noteringar. Uppdragsgivarens roll Alla revisioner har en initiativtagare. Om det gäller en tredjepartsrevision, finns som regel ett avtal med plan för genomförande av revision. Revisionen kan alltså komma till stånd genom att den inplanerats i revisionsplanen för t.ex. året. Detta gäller som regel även interna, förstaparts, revisioner. Man kan ha bedömt att en revision bör göras på grund av någon extraordinär orsak, t.ex. att något problem uppstått, omorganisation eller andra förändringar. Revisorns roll Revisionen kan delas in i fyra steg: Förberedelse, Öppningsmöte, Undersökning, samt Rapportering som utförs av revisionsteamet. Förberedelse Förberedelse för revisionen omfattar normalt: Fastställa syfte, revisionsunderlag och revisionsomfattning Utse revisionsgrupp Upprätta plan och informera enheten som ska revideras Upprätta checklista och förbereda revisionsteamet 7

8 Öppningsmöte Revisionen inleds normalt med ett öppningsmöte för att t.ex. introducera personer ge revisionens syfte och omfattning berätta om undersökningens metoder bekräfta / justera programmet klara av praktiska saker ge förklaringar, diskutera ord, metoder informera om slutmötet, rapporten och korr. åtgärder. Undersökning Undersökningen är själva revisionen som utförs genom en kombination av intervjuer, dokumentgranskning och observationer. Revisorn brukar börja med att granska lokala styrande dokument. Nästa steg i undersökningen kan sedan vara att göra intervjuer med chefer och medarbetare, något som följs upp genom observation och granskning av sådant som registrerats i redovisande dokument. Hur undersökningen läggs upp varierar från revision till revision. Ibland kan man t.ex. använda en teknik där man följer en händelse, en speciell process. T.ex. hur en leverantör valts ut, vilka krav som ställts, hur en order placeras, hur mottagningen skett, kommunikation med leverantören etc. Revisionsrapport Revisionsrapporten innehåller de avvikelser, brister, förbättringsförslag som revisionsteamet har funnit. De skall formuleras så tydligt att man förstår vad som avses och kan vidta åtgärder. Slutmöte På slutmötet berättar revisionsteamet om resultatet och lägger fram revisionsrapporten (normalt, ev. rapport senare). Den reviderade enhetens lednings roll Korrigerande och förebyggande åtgärder Att åtgärda de brister, förbättringsförslag som konstaterats vid revisionen åligger den reviderade som genomför korrigerande åtgärder. Revisorns uppföljande roll Revisorn följer slutligen upp att avvikelserna har lett till korrigerande och/eller förebyggande åtgärder. Det sker vid en tidpunkt som har överenskommits eller vid nästa revisionstillfälle. Det är då även viktigt att undersöka om åtgärderna haft avsedd effekt. Revisorn stänger slutligen avvikelsen/-erna. 8

9 Revisorn spelar på ett helt register i sitt arbete. Vid intervjuerna kan frågorna vara helt avgörande. Slutna frågor (som besvaras med ja eller nej) bör undvikas i början på en intervju. Det är även viktigt att iaktta vad som händer under intervjun hur reagerar intervjupersonen? I grund och botten handlar det om att få fram objektiva fakta, såväl positiva som negativa. Det gäller att få fram en balanserad värdering inte skönmåla och inte svartmåla. Följande saker bör revisorn söka svar på: 1. Hanterar ledningssystemet de betydande miljöaspekterna? 2. Finns de rutiner som krävs i standarden? 3. Efterlevs rutinerna? 4. Klarar ledningssystemet att förbättra prestanda, uppnå överensstämmelse med lagar och förordningar, samt förebygga föroreningar och risker? Dessa frågor, och tillhörande checklistor med följdfrågor, behandlas under olika faser av revisionsprocessen. Följande är en bra minnesramsa att kunna utantill: Minnesramsan A R E P Aspekter Rutiner Efterlevnad Prestandaförbättring

10 Det är viktigt att få intervjupersoner (IP) att samarbeta under intervjun. Revisorn bör tänka på vissa saker underlättar samarbetet. 1. IP blir i regel mer samarbetsvilliga om revisorn förklarar syftet med sina frågor. Då förstår han eller hon att revisorn inte är grinig eller misstänksam, och känner sig dessutom behandlade med respekt. 2. Det är vanligt att IP inte förstår eller missförstår en fråga. Revisorn märker detta då hon får ett oväntat eller förvirrat svar. Ofta försöker IP dölja att han inte förstår en fråga, t.ex. för att inte göra bort sig inför sin förman. I sådana situationer bör revisorn så smidigt som möjligt omformulera frågan eller använda ett annat språkbruk. Ibland måste man omformulera en fråga flera gånger innan IP förstår. Ha tålamod! 3. En del personer blir stressade. Stressen kan göra dem aggressiva, särskilt om de upplever att de måste försvara sig eller sitt arbete. Om situationen verkar urarta kan det vara bra att avbryta (t.ex. ta kafferast) och gå tillbaka senare. Då har IP hunnit lugna ner sig och tänka igenom frågorna. Använd frågorna VARFÖR? VEM? VAR? HUR? VAD? NÄR? De kan ge fullständiga svar i öppna frågor, men ofullständiga svar i slutna frågor. 10

11 Då revisorn t.ex. konstaterat var skriftliga arbetsinstruktioner förvaras, kan hon be att få se dem eller säja: Visa mig! Om IP ger ett svävande eller diffust svar kan revisorn säja: Jag förstår inte riktigt, kan du förklara hur... IP anstränger sig då oftast för att ge ett mer fokuserat svar. Efter en tillfredställande beskrivning av hur en process normalt fungerar, kan revisorn vilja fråga om eventuella brister i systemet. Bra frågor är då: eller Vad händer om...? Anta att...? Denna typ av frågor är också användbara om det saknas objektiva metoder att få fram fakta.

12 Kommunikation Med ett muntligt budskap vill man uppnå fem mål: Att ens åhörare HÖR vad man säjer (eller SER vad man visar dem) FÖRSTÅR vad man har sagt (eller visat) ÄR ÖVERENS med en om det man sagt VIDTAR ÅTGÄRDER som är lämpliga GER RESPONS

13 Exempel på slutna frågor: Vet du var ni förvarar skriftliga arbetsinstruktioner? Vet du hur den här maskinen fungerar? Båda frågorna besvaras kanske jakande, men revisorn måste ändå ställa fler frågor för att få reda på fakta. Mer klargörande frågor skulle lyda: Var förvarar ni skriftliga arbetsinstruktioner? Hur fungerar den här maskinen? Svaren på dessa frågor visar tydligare om IP har tillräckliga kunskaper. Denna typ av frågor kallas öppna. Utveckla frågetekniken, t.ex.: Då revisorn t.ex. fått veta att det finns skriftliga arbetsinstruktioner, kan hon be att få se dem eller säja: Visa mig! Om den reviderade ger ett svävande eller diffust svar kan revisorn säja: Jag förstår inte riktigt, kan du förklara hur... Man anstränger sig då oftast för att ge ett mer fokuserat svar. Efter en tillfredställande beskrivning av hur en process normalt fungerar, kan revisorn vilja fråga om eventuella brister i systemet. Bra frågor är då: eller Vad händer om...? Anta att...? Denna typ av frågor är också användbara om det saknas objektiva metoder att få fram fakta. 13

14 Det är viktigt att tänka på revisionens syfte, d vs att ha helhetsperspektivet, då man gör intervjuerna (t.ex. koppling till betydande miljöaspekter vid miljörevision eller viktiga kundprocesser, kundperspektiv vid kvalitetsrevisioner). Men för att få fram bevis för påståenden eller brister som man misstänker men som man vill försäkra sig om, är det viktigt att ibland gå på djupet! Blanda Överblick, Helikopterperspektivet med djupdykningar! Blanda öppna frågor med slutna frågor för att få bekräftelse! FÖRUTSÄTTNING FÖR AVVIKELSER OCH OBSERVATIONER Både avvikelser och observationer skall vara: a. En utgångspunkt för förbättring Ge inte uttryck för subjektiva uppfattningar, ålägganden eller instruktioner. Tala inte om vilka korrigerande åtgärder som krävs, men gör det möjligt för den reviderade att starta orsaksanalysen, värdera alternativa lösningar osv. b. Relaterade till ledningssystemets processer. Fokus på process, inte produkt eller person. c. Av betydelse Undvik bagateller, tveksamheter och spekulationer. 14

15 Det förekommer ibland att en organisation somnar in efter att den fått sitt certifikat. Det kommer till sitt yttersta uttryck i att man inte uppnår några förbättringsresultat. Högsta ledningen genomför inte ledningsgenomgångar, interna revisioner uteblir, avvikelserapporteringen närmar sig nollpunkten trots att det finns en hel del att uppmärksamma om. En av fallgroparna, så typisk att den döpts till Fallgropsprocessen, är att intresset och engagemanget egentligen inte är så stort. Ledningen eftertraktar ett certifikat, och detta har varit målet. Detta behöver inte betyda att det saknas engagemang i organisationen, men det kan finnas ett glastak strax under högsta ledningen. Resultatet blir spänningar i organisationen, sänkt trovärdighet, något som med tiden lätt fortplantar sig till både kunder och leverantörer. 15

16 Utöver huvuduppgiften för revisionen: Att finna förbättringsområden i ledningssystemet genom att iaktta avvikelser mot kraven uppkommer ofta flera bieffekter om den genomförs riktigt: Revisorn kan uppträda som ambassadör för ledningssystemet och i revisionsögonblicket på ett pedagogiskt sätt bidra till att skapa positiva attityder hos dem som blir reviderade öka kunskaperna genom att förklara vad kvalitets-, miljöledningen innebär för just dem som revideras frustrationer och organisatoriska problem elimineras genom att lyssna aktivt på synpunkter som kommer fram vid revisionen dock utan att ta ställning skapa förbättringar genom att påpeka brister och få förståelse för dem ökad förståelse och engagemang för kvalitets- och miljöledning skapas 16