Orana AB. Revisionsrapport. Uppföljande revision nr 2. Denna rapport inklusive allt innehåll är konfidentiellt och tillhör Intertek

Transkript

1 Orana AB Revisionsrapport Uppföljande revision nr 2 Denna rapport inklusive allt innehåll är konfidentiellt och tillhör Intertek

2 Grundläggande revisionsdata Kundadress: Certifikatsnummer: Ö Storgatan Kristianstad Revisionskriterium: SS-EN ISO 9001:2008 Revisionsdatum: Den 6-7 maj 2015 Revisionsaktivitet Certifieringsrevision steg I Steg II Uppföljande revision Nr: MS-2 Omcertifiering Ändrat scope (omfattning) Särskild revision, ange vad: Annat Dokumentgranskning ingår Revisor Revisionsledare Leena Kuuva-Matsåker Revisionsdagar: 1.5 dagar Omfattning (scope) av certifieringen HVB-hem med dygnet runt verksamhet, för unga kvinnor med komplicerad psykiatrisk problematik. Övergripande resultat: Verksamhetsprocessen i Äsphult och övergripande rutiner på huvudkontoret i Kristianstad ingick i revisionen enligt revisionsplanen. Målen för revisionen har uppnåtts. Inga myndighets föreläggande finns i verksamheterna. Inga anmärkningar från kommunens Miljö & Hälsa eller från IVO inspektioner finns. Ledningssystemet fungerar väl i verksamheterna, både de övergripande och lokala rutinerna är kända och följs av medarbetarna. Introduktionen bedöms vara effektiv och högkvalitativ enligt en nyanställd medarbetare. Egenkontroller fungerar väl och följer rutinerna. Resultaten är goda. Redovisande dokument är i god ordning. Lokala verksamhetsrutiner som läkemedelshantering, köksrutiner mm fungerar väl. Delegeringen följer rutinerna och är aktuella. Loggkontroller har inte visat avvikelser. Verksamhetsmiljö, arbetsmiljöarbetet är integrerat i ledningssystemet. Rutiner finns för riskhantering. Riskanalyser genomförs. Ledningssystemet stödjer verksamhetsprocesserna effektivt. Revisionsledarens rekommendation Ingen åtgärd krävs Ledningssystemet uppfyller kraven helt, inga avvikelser konstaterades vid revisionen. Version: 20-mar-2015 Sida 2 av 5

3 Sammanfattning Styrkor Svagheter Möjligheter Hot Engagerad ledning som ger resurser till arbetet med kvalitetsledningssystemet Högutbildade, kompetenta medarbetare välförstådda med ledningssystemet Väl strukturerad och behovsanpassad kompetensutveckling som ger utvecklings möjligheter till medarbetare Välutvecklade och realistiska verksamhetsrutiner både lokalt och övergripande nivå Bra struktur i ledningssystemet som fångar upp avvikelser/svagheter inklusive interna revisioner Omfattande dokumentation, vilket kan innebära att det krävs mer resurser för att underhålla systemet i framtiden Få konkurrenter med samma höga kompetens inom området Många avtal Kända för de goda behandlings resultat Negativ medial uppmärksamhet runt liknande verksamheter Saknad av strukturerat arbete bland andra aktörer som ni har kontakt med Summering avvikelser Stora avvikelser utfärdade: Mindre avvikelser utfärdade: Inga Inga Uppföljning av avvikelser som utfärdades vid föregående revision Inga avvikelser noterades vid föregående revision. Version: 20-mar-2015 Sida 3 av 5

4 Sammanfattning av de objektiva bevisen En bedömning av ledningssystemets status sammanfattas nedan: Kundprestanda/-tillfredställelse Kunderna (placerare och klienterna) är mycket nöjda. Goda behandlingsresultat redovisas. Svarsfrekvens i kundenkäter: mål 90 %, resultat % Nöjdhet skriftlig dokumentation 100 % Ledningssystemets prestanda Kunderna mycket nöjda med placeringarna. Kommunikation med placerare och klienter sker systematiskt och kontinuerligt. Kontakterna dokumenteras enligt rutinerna. Bra behandlingsresultat. Ledningen och Ledningens genomgång Ledningen är mycket engagerad och drivande i verksamhetsutveckling och arbetet med ledningssystemet. Ledningens genomgång genomförs två gånger per år då hela verksamheten gås igenom. Protokollet är omfattande innehållande både analyser av resultat samt beslut om förbättringar och bilagor till underlag. Beslutade åtgärder följs upp. En sammanfattande rapport finns om ledningssystemets effektivitet och tillämplighet för verksamheterna. Lagarna följs upp och uppdateras kontinuerligt. Lagarna följs i verksamheterna. Inga avvikelser som visar lagbrott har konstaterats. Avvikelser och korrigerande åtgärder Avvikelsehanteringen är naturlig del i verksamheterna. Avvikelserna sammanställs, analyseras, åtgärdas och följs upp. Koppling görs till processerna. Avvikelserna tas upp på möten. Alla intervjuade är väl informerade om avvikelsehanteringen och använder den som en del i förbättringsarbete. Avvikelserna analyseras också av ledningen. Antalet avvikelser har minskat efter att åtgärderna har genomförts. Ständiga förbättringar Riskanalyser/händelseanalyser ger grunden till förbättringsarbetet. Egen vård och läkemedelshanteringen är förbättringsområden som har arbetats under senaste året. Rutinerna har uppdaterats, är välkända bland medarbetarna och följs av alla berörda. Båda förbättringar har gett goda resultat. Verksamhetsstyrning De lokala rutinerna i verksamheten följs upp, uppdateras och följs av alla. Medarbetarna är delaktiga vid framtagning och uppdatering av rutiner vilket underlättar införandet. Vid avsteg från rutinerna skrivs avvikelser. Resurser Resurser för underhåll och utveckling av ledningssystemet finns i form av kvalitetschef, kvalitetssamordnare och kvalitetsombud som arbetar inom alla verksamheter. Interna revisioner Interna revisioner görs av egna utbildade revisorer enligt beslutad revisionsplan. Revisionerna genomförs med stor noggrannhet. Rapporterna tar upp relevanta noteringar, förbättringar och avvikelser. De fångar upp svagheterna i verksamheterna. Revisions avvikelser och noteringar åtgärdas inom rimlig tid. Åtgärderna följs upp. Revisionsplan finns tom Version: 20-mar-2015 Sida 4 av 5

5 Jämförelse av resultat med tidigare revisionsaktivitet Under denna revisionsperiod har ledningssystemet utvecklats ytterligare och håller en hög kvalitet. Införandet i verksamheterna har fortsatt med lyckat resultat. Genomgång av tidigare revisionsrapporter visar att planerad tid för revisionsgenomförandet är rimlig med tanke på att uppgraderad standard kommer införas under den kommande revisionsperioden. Konsekvens av betydande förändringar Inte aktuellt Övrig information / olösta frågor Inte aktuellt Förbättringsmöjligheter - Alla informationsmaterial som läggs på anslagstavlor mm bör ingå i dokumentstyrningen. - Materialet på hemsidan bör gås igenom oftare för att vara alltid aktuellt Bekräftelse av genomförd revision Härmed bekräftas att revisionsen genomförts av Intertek Certification AB, Box 1103, Kista Revisionsledarens namn samt Företagets representants namn samt Nästa revisionstillfälle har preliminärt planerats till : Leena Kuuva Matsåker leena.kuuva-matsaker@intertek.com Pia Axelsson pia@orana.se OC 2.5 dagar, den 3 4 maj 2016 omfattar verksamheterna både i Kristianstad och i Äsphult. Byte av revisor sker vid OC. Version: 20-mar-2015 Sida 5 av 5