Revisionsrapport. Systemet i datorn

Transkript

1 Revisionsrapport GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 1 av 4 DEL1: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER - REVISION Revisionskriterium: ISO 14001:2004 Revisionsdatum: Aktivitet x Certifieringsrevision - Steg I Steg II x Uppföljande revision nr: Omcertifiering Ändrat scope (omfattning) Särskilt kontrollsyfte: Annat: Dokumentgranskning ingår Reviderad(e) plats(er) och skift Revisionens mål och omfattning Företagsdokumentation som denna revision grundas på(manual, osv.) Skinnskatteberg Enligt bifogad revisionsplan Systemet i datorn Revisionsledare Sven Josefsson Revisionsdagar: 1,5 dagar enligt revisionsplan Observatör Eric Beckman Revisionsdagar: 1,5 dagar enligt revisionsplan Preliminärt datum för nästa revision (plats(er), skift och processer) Ledning, verksamhetsstyrning, utbildning och forskning DEL 2: REVISIONSLEDARENS REKOMMENDATION Fyra mindre avvikelser konstaterades vid revisionen. Certifiering rekommenderas efter det att handlingsplan inkommit och accepterats. Handlingsplan inklusive orsaksanalys skall vara oss tillhanda inom 30 kalenderdagar räknat från det avslutande mötet. Korrigerande åtgärder ska genomföras inom 90 dagar från avslutande mötet. DEL 3: REVISIONSTEAMETS SAMMANFATTNING AV REVISIONENS RESULTAT OCH IDENTIFIERADE OMRÅDEN FÖR FÖRBÄTTRING Skogsmästarskolan bedriver ett mycket bra miljöarbete och har på kort tid satt ett bra miljöledningssystem i drift. Det övergripande systemet beskrivs tydligt Ledningsprocess med policy, mål och ledningens genomgång fungerar bra. Protokollet från Ledningens genomgång ( ) följer den egna dagordningen, standardens krav och tar ett bra helhetsgrepp på systemet. Miljöpolicyn är SLU`s centrala som är relevant för verksamheten och som innefattar ett bra helhetsgrepp på hållbar utveckling (Åtagandet om att förebygga förorening som är ett standardkrav, bedöms väl omfattas av SLU s åtagande Hållbar utveckling). Skogsmästarskolan bedöms genom det påbörjade målarbetet, tidigare genomförda aktiviteter(bla bergvärme till hotellet) och det dagliga miljöarbetet väl uppfylla policyns intentioner och kravet på ständig förbättring. Samverkansgruppen utgör ledningen i systemet med representanter även från studenterna. Miljöaspektlistan värdering och bedömning är korrekt. De betydande miljöaspekterna kontrolleras/ övervakas på ett relevant sätt, vissa är målsatta. Grundutbildningen är målsatt genom att studenterna när de får Skogsmästarbrevet svarar på frågor - bla hur de upplever att Hållbar utveckling tagits upp i utbildningen. Frågan är formulerad och svar har börjat komma in. Beroende på svaren avgörs hur organisationen ska förtydliga hållbarhetsaspekten i utbildningen. Generellt är SLU s utbildningar miljöutbildningar och för skogens del är det en avvägning mellan produktions- och miljökrav. Forskningen: Forskning och forskningsprojekt har en tydligt miljö- landsbygdsutvecklingsperspektiv. Utbildning sker även i den internationella uppdragsverksamheten.(projekt bla Model Forest ).

2 Revisionsrapport GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 2 av 4 Transporternas koldioxidutsläpp kommer nu lättare att kunna beräknas via uppgifter centralt från SLU. Ett bra praktiskt miljömål, förutom energimålet, är att bidra till att öringstammen ökar i ån i närheten. Mätbarheten i vissa av målen diskuterades under revisionen (se även avvikelse SVJ1) Extern kommunikation - Miljöpolicy och ledningssystemet är lätt åtkomligt på nätet underlättar för intresserade och medarbetare att lätt få information. Intern kommunikation fungerar utan anmärkning. Ett bra initiativ med att fråga studenter en rad miljöfrågor kopplade till verksamheten har gjort tidigare som underlag för informationsbehov. Dokumentstyrning är praktiskt upplagd efter verksamheten Systemet är uppbyggd efter delkraven i standarden (Se rekommendation nedan). Avvikelsehanteringen har kommit igång orsaksanalysen, orsaken till avvikelsen behöver tydligare dokumenteras. (Se avvikelse). Kemikaliehantering: God ordning och reda i städskåpen. Sämre ordning i verkstäderna. Säkerhetsdatabladen är i vissa fall för gamla i städskåpen i huvudbyggnaden. Bensindunkar står i nedre verkstaden nära en golvbrunn. Oljefat med vätska står utanför övre verkstaden. Det saknas generellt absorberingsmedel för att ta hand om kemikaliespill (Se avvikelse) Avfallshantering: Källsortering införd - god ordning och reda. Transport sker i egen regi av farligt avfall. Anmälan till Länsstyrelsen är inte gjord (Se avvikelse) Inköp, leverantörsbedömning enligt central rutin ingen anmärkning - se rekommendation nedan. Personal: Utbildningsplan för 2013 ang ledningssystemet är relevant. Medarbetarsamtal genomförs årligen. Nödläge: En riskanalys är gjord brand är identifierad och brand/ släckövning är genomförd. Laguppdatering och lagefterlevnad är kontrollerad på ett korrekt sätt men dokumentationen av lagefterlevnaden behöver bli tydligare (se under rekommendationer nedan) Korrigeringsförslagen till de aspekter som bedömdes kunna ge upphov till mindre eller större avvikelser vid certifiering steg I är korrekt åtgärdade och implementerade. Rekommendationer: Ta gärna fram mer aktiviteter i handlingsplanerna för att ytterligare säkerställa möjligheten att nå målen- och säkerställs att målen följs upp regelbundet. Arbeta med orsaksanalysen gärna fem varför för att ta reda på grundorsaken. Säkerställ att vid inköp av datorer i fortsättningen utifrån krav, ta det mest miljövänliga alternativet enligt egen rutin. Säkerhetsdatabladen då leverantören ej har uppdaterat dokumentet och det gått tre år, kontrollera att det inte finna en uppdatering - och om inte signera och skriv datum för kontrollen Förtydliga i laglistan tydligare att ni även har kontrollerat lagefterlevnaden och på punkten angående lagefterlevnad på Ledningens genomgång var noga med att skriva ned hur lagefterlevnadskontrollen utföll ( skilt från att laguppdateringen är genomförd) Arkivering - lägg till ordet minst i kolumnen så behöver det inte gallras under förutsättning att det är ordning och reda Försök gärna förtydliga befogenheter lägg till exempel till attesträtt för de som berörs av den Förslagsvis stryks eller några av inledningen i dokumentet - så att det framgår att hela systemet revideras. Revision bör ske efter processerna (liksom även uppbyggnaden av systemet) (enligt standarden ISO 19011) Överväg om skogsvårdslagen jaktlagar ska ingå i laglistan. På kemikalielistan står okänt rum som förvaringsplats- försök i stället ange städrum. Utbildning gärna kemikalieutbildning för vaktmästare. mapparna.

3 Revisionsrapport GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 3 av 4 På sikt för in utbildning i de centrala mapparna. Lägg till i intern kommunikation att månatliga personalmöten hålls - där miljöfrågorna kan tas upp. Info via mail. Städkemikalier eftersträva fler miljömärkta. produktvalsprincipen utbytesprincipen -lagkravet.ska tillämpas. Det är dock bättre att använda de städkemikalier som finns i lager först. Revisionens mål har nåtts. DEL 4: UTTALANDE OM TILLFÖRLITLIGHETEN HOS DE INTERNA REVISIONERNA Den interna revisionen är genomförd utan anmärkning. DEL 5: IAKTTAGELSER (INTERTEKS) Se bifogade iakttagelser Stor avvikelse konstaterad Stor avvikelse avhjälpt Mindre avvikelse konstaterad Mindre avvikelse avhjälpt Antal öppna avvikelser Tidigare aktivitet 0 Nuvarande aktivitet 4 4 Möjligheter till förbättring har identifierats x Ja Nej DEL 6: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER CERTIFIKAT Organisationens namn (identiskt med namnet på certifikatet) Registrerade uppgifter SLU Skogsmästarskolan Förändringar noterade under granskningen Ja x Nej Certifieringens omfattning (scope) Skoglig utbildning och forskning xja x Nej Plats(er) som certifieringen omfattar Ja x Nej Verksamheter, plats(er) osv. som inte ingår i omfattningen (scope) Ja x Nej Produktlinje(r) Ja x Nej Godkänd(a) uteslutning(ar) Ja x Nej Certifikatets/-ens giltighetstid x Ja Nej Uppföljningsintervall xja Nej Antal anställda 22 Ja x Nej Kontaktperson hos företaget Staffan Stenhag Ja x Nej Adress Box Skinnskatteberg SWEDEN Ja x Nej

4 Revisionsrapport GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 4 av 4 E-postadress staffan.stenhag@slu.se Ja x Nej Om svaret är Ja på någon av ovanstående, notera ändringen på GF113 (Change Notice). Beskriv också planerade förändringar i verksamheten/systemet och när dessa beräknas vara slutförda. DEL 7: BEKRÄFTELSE AV GENOMFÖRD REVISION Rapportdatum: Namn Revisionsledare Sven Josefsson (Denna del kan undertecknas om någon av parterna så önskar) Namn Företagets representant Staffan Stenhag DISTRIBUTIONSLISTA Elektronisk rapport till huvudkontoret Elektronisk rapport till kund Handlingsplan/-er skickas direkt till revisionsledaren sven.josefsson@intertek.com alternativt till, Intertek Certification AB Box Kista Besöksadress: Torshamnsgatan 43, Kista, Stockholm Tel:

5 GT002, rev. 2 Dokument # GF SE Release Date: 01/08/2009 Sid 1 av 5 DEL 1: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER - REVISION Revisionskriterium: ISO 14001:2004 Revisionsdatum: DEL 2: FAKTA OM IAKTTAGELSEN Iakttagelse Nr: SVJ 1 Gradering Åtgärd som krävs Större avvikelse x Plan för korrigerande åtgärder ska lämnas inom 30 kalender dagar: xmindre avvikelse x Implementering av korrigerande åtgärder ska ha slutförts inom 90 dagar Förbättringsmöjlighet Inget svar krävs Ev. problematiskt område för steg II Revisionskriterium: ISO Referens till ledningssystemets dokumentation: Mål Avvikelse/: Säkerställ så gott det går, en tydlig mätbarhet på målen. Krav: Objektiva bevis Mätbarheten på målen angående koldioxid, energi och öring är inte tillräckligt tydligt mätbara för att säkerställa en ständig förbättring i enlighet med miljöpolicyns intentioner. Utfärdad av: Sven Josefsson DEL 3: PLAN FÖR KORRIGERANDE ÅTGÄRDER (Fylls i av företaget) Grundorsak (obligatorisk) Förbiseende av miljösamordnaren. Korrigering (om korrigering ej krävs, motivera varför) För målet 2013 gällande CO 2 -utsläpp vid flygresor har det lagts till att dessa ska minska med 10 procent. På motsvarande vis anges i målen att energiförbrukningen i gästhotellet ska minska med 30 procent jämfört med 2011 samt att antalet öringar ska öka med 20 procent på definierade mätpunkter jämfört med Se bilaga 1. Plan för korrigerande åtgärder (obligatorisk) Åtgärderna är redan korrigerade. Plan för att verifiera åtgärdernas verkan (obligatorisk) Samtliga mål kommer att följas upp kvartal enligt rutinen för detta. Tidpunkt för slutförande: Signatur: Staffan Stenhag DEL 4: GODKÄNNANDE AV PLAN FÖR KORRIGERANDE ÅTGÄRDER (Fylls i av Intertek) Större avvikelse: Acceptans av ovanstående plan för korrigerande åtgärder. Mindre avvikelse: Acceptans av ovanstående plan för korrigerande åtgärder. Implementering verifieras vid nästa revision. DEL 5: VERIFIERING AV IMPLEMENTERING (Fylls i av Intertek) Implementering av planen för korrigerande åtgärd Verkan hos de korrigerande åtgärderna Avvikelsen stängd: De korrigerande åtgärderna har verifierats vara genomförda. Verifierat av:

6 GT002, rev. 2 Dokument # GF SE Release Date: 01/08/2009 Sid 2 av 5 DEL 1: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER - REVISION Revisionskriterium: ISO 14001:2004 Revisionsdatum: DEL 2: FAKTA OM IAKTTAGELSEN Iakttagelse Nr: SVJ 2 Gradering Åtgärd som krävs Större avvikelse x Plan för korrigerande åtgärder ska lämnas inom 30 kalender dagar: xmindre avvikelse x Implementering av korrigerande åtgärder ska ha slutförts inom 90 dagar Förbättringsmöjlighet Inget svar krävs Ev. problematiskt område för steg II Referens till ledningssystemets dokumentation: Revisionskriterium: ISO Avvikelsehanteringen Avvikelse Säkerställ dokumentrad orsaksanalys vid avvikelsehanteringen ( ex 5 varför ) Krav: Objektiva bevis Vid de identifierade avvikelserna framgår inte orsaken tydligt dokumenterat. Utfärdad av: Sven Josefsson DEL 3: PLAN FÖR KORRIGERANDE ÅTGÄRDER (Fylls i av företaget) Grundorsak (obligatorisk) Förbiseende av miljösamordnaren. Korrigering (om korrigering ej krävs, motivera varför) Ett nytt fält orsak har lagts till vid registrering av avvikelser på blanketten för detta. Se bilaga 2. Plan för korrigerande åtgärder (obligatorisk) Redan åtgärdat Plan för att verifiera åtgärdernas verkan (obligatorisk) Kontinuerlig uppföljning och dialog med berörda medarbetare för att se om detta har önskad effekt. Tidpunkt för slutförande: Signatur: Staffan Stenhag DEL 4: GODKÄNNANDE AV PLAN FÖR KORRIGERANDE ÅTGÄRDER (Fylls i av Intertek) Större avvikelse: Acceptans av ovanstående plan för korrigerande åtgärder. Mindre avvikelse: Acceptans av ovanstående plan för korrigerande åtgärder. Implementering verifieras vid nästa revision. DEL 5: VERIFIERING AV IMPLEMENTERING (Fylls i av Intertek) Implementering av planen för korrigerande åtgärd Verkan hos de korrigerande åtgärderna Avvikelsen stängd: De korrigerande åtgärderna har verifierats vara genomförda. Verifierat av:

7 GT002, rev. 2 Dokument # GF SE Release Date: 01/08/2009 Sid 3 av 5 DEL 1: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER - REVISION Revisionskriterium: ISO 14001:2004 Revisionsdatum: DEL 2: FAKTA OM IAKTTAGELSEN Iakttagelse Nr: SVJ 3 Gradering Åtgärd som krävs Större avvikelse x Plan för korrigerande åtgärder ska lämnas inom 30 kalender dagar: xmindre avvikelse x Implementering av korrigerande åtgärder ska ha slutförts inom 90 dagar Förbättringsmöjlighet Inget svar krävs Ev. problematiskt område för steg II Revisionskriterium: ISO Referens till ledningssystemets dokumentation: Farligt avfall Avvikelse/Förbättringsmöjlighet: Säkerställ korrekt hantering, transport av farligt avfall. Krav: 34 Avfallsförordningen, 4.3.2, Objektiva bevis Organisationen har inte anmält till länsstyrelsen transport av farligt avfall. Utfärdad av: Sven Josefsson DEL 3: PLAN FÖR KORRIGERANDE ÅTGÄRDER (Fylls i av företaget) Grundorsak (obligatorisk) Förbiseende av miljösamordnaren som inte trodde att tillstånd krävdes för de små mängder det är frågan om i detta fall. Korrigering (om korrigering ej krävs, motivera varför) En anmälan har inlämnats till Länsstyrelsen för transporttillstånd av högst 100 kg eller 100 liter farligt avfall per år. Länsstyrelsen har mottagit denna ansökan Handläggning av ärendet pågår. Se bilaga 3. Plan för korrigerande åtgärder (obligatorisk) Se ovan! Plan för att verifiera åtgärdernas verkan (obligatorisk) Ansökan till Länsstyrelsen resulterar förhoppningsvis i ett tillstånd som verifierar vår åtgärd att ansöka om tillstånd. Tidpunkt för slutförande: Signatur: Staffan Stenhag DEL 4: GODKÄNNANDE AV PLAN FÖR KORRIGERANDE ÅTGÄRDER (Fylls i av Intertek) Större avvikelse: Acceptans av ovanstående plan för korrigerande åtgärder. Mindre avvikelse: Acceptans av ovanstående plan för korrigerande åtgärder. Implementering verifieras vid nästa revision. DEL 5: VERIFIERING AV IMPLEMENTERING (Fylls i av Intertek) Implementering av planen för korrigerande åtgärd Verkan hos de korrigerande åtgärderna Avvikelsen stängd: De korrigerande åtgärderna har verifierats vara genomförda.

8 GT002, rev. 2 Dokument # GF SE Release Date: 01/08/2009 Sid 4 av 5 Verifierat av: DEL 1: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER - REVISION Revisionskriterium: ISO 14001:2004 Revisionsdatum: DEL 2: FAKTA OM IAKTTAGELSEN Iakttagelse Nr: SVJ 4 Gradering Åtgärd som krävs Större avvikelse x Plan för korrigerande åtgärder ska lämnas inom 30 kalender dagar: xmindre avvikelse x Implementering av korrigerande åtgärder ska ha slutförts inom 90 dagar Förbättringsmöjlighet Inget svar krävs Ev. problematiskt område för steg II Referens till ledningssystemets dokumentation: Revisionskriterium: ISO Kemikaliehantering Avvikelse/: Säkerställ korrekt kemikaliehantering. Krav: 4.3.2, Objektiva bevis Säkerhetsdatabladen är i vissa fall för gamla i städskåpen i huvudbyggnaden (tex 2003 normal bedömning är att de ej ska vara över tre år gamla. Omärkt sprutflaska i städskåp innehållande bla ammoniak. Säkerhetsdatablad saknas i nedre och övre verkstad. Bensindunkar står i nedre verkstaden nära en golvbrunn.oljefat med vätska står utanför övre verkstaden. Det saknas generellt absorberingsmedel för att ta hand om kemikaliespill Utfärdad av: Sven Josefsson DEL 3: PLAN FÖR KORRIGERANDE ÅTGÄRDER (Fylls i av företaget) Grundorsak (obligatorisk) Förbiseende av miljösamordnare som ej tillräckligt ordentligt kontrollerat att alla säkerhetsblad var aktuella och fanns på plats och inte heller uppmärksammat oordningen på verkstaden. Korrigering (om korrigering ej krävs, motivera varför) Åtgärder för komplettering/uppdatering av säkerhetsblad är vidtagna. Den omärkta sprutflaskan är numera uppmärkt med etikett som beskriver dess innehåll. En tydlig plan för städning av verkstad och avlägsnande av bensindunkar har tagits fram. Tunnan ska fraktas till Återbruket. Absorberingsmedel är införskaffat och detta har portionerats ut i olika behållare som nu finns att tillgå på lämpliga platser inom campusområdet. Plan för korrigerande åtgärder (obligatorisk) Plan för att verifiera åtgärdernas verkan (obligatorisk) En kontroll kommer att ske av miljösamordnaren tillsammans med SLU:s centralt miljöansvariga i augusti Tidpunkt för slutförande: Signatur: Staffan Stenhag DEL 4: GODKÄNNANDE AV PLAN FÖR KORRIGERANDE ÅTGÄRDER (Fylls i av Intertek) Större avvikelse: Acceptans av ovanstående plan för korrigerande åtgärder. Mindre avvikelse: Acceptans av ovanstående plan för korrigerande åtgärder. Implementering verifieras vid nästa revision. DEL 5: VERIFIERING AV IMPLEMENTERING (Fylls i av Intertek) Implementering av planen för korrigerande åtgärd

9 GT002, rev. 2 Dokument # GF SE Release Date: 01/08/2009 Sid 5 av 5 Verkan hos de korrigerande åtgärderna Avvikelsen stängd: De korrigerande åtgärderna har verifierats vara genomförda. Verifierat av: