Revisionsrapport. DEL1: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER - REVISION Företag: Moelven Skog AB Certifikatnr: , , 26472

Transkript

1 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 1 av 6 DEL1: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER - REVISION Företag: Moelven Skog AB Certifikatnr: , , Revisionskriterium: PEFC Council och Svenska PEFC Revisionsdatum: /06 Teknisk Dokument 2 m tillämpningskrav Annex , SS-EN ISO 9001:2008, SS-EN ISO 14001:2004 Aktivitet Reviderad(e) plats(er) och skift Revisionens mål och omfattning Företagsdokumentation som denna revision grundas på(manual, osv.) Omcertifiering Enligt bifogad revisionsplan Enligt bifogad revisionsplan Miljö- och kvalitetshandbok för Moelven Skog AB med underliggande dokument Revisionsledare Nils Stiernman Revisionsdag(ar): 4 dagar Revisor (ev.) Jörgen Hedeås Revisionsdag(ar): 2 dagar Preliminärt datum för nästa revision (plats(er), skift och processer) Planeras till oktober 2012 DEL 2: REVISIONSLEDARENS REKOMMENDATION Med denna omcertifiering påbörjas en ny 3-årscykel av uppföljande revisioner. Resultatet av denna revision och den gångna perioden då hela ledningssystemet och alla processer har granskats visar att verksamheten har styrts så att förbättringar har uppnåtts för flera av miljö- och kvalitetsmålen. Nio mindre avvikelser konstaterades vid revisionen. Omcertifiering rekommenderas efter det att handlingsplan inkommit och accepterats. Handlingsplan inklusive orsaksanalys skall vara oss tillhanda inom 30 kalenderdagar räknat från det avslutande mötet. Korrigerande åtgärder ska genomföras inom 90 dagar från avslutande mötet. DEL 3: REVISIONSTEAMETS SAMMANFATTNING AV REVISIONENS RESULTAT OCH IDENTIFIERADE OMRÅDEN FÖR FÖRBÄTTRING Organisation och scope för certifikaten Detta är den första revisionen som genomförts för alla standarderna efter att företagets organisation utökats genom sammanslagning med en region hos annan virkesorganisation, vilken därefter avvecklats. Företaget är nu organiserat med ett huvudkontor, två regioner med totalt fyra distrikt för virkesinköp, funktioner för ekonomi/administration samt logistik/transport. I samband med denna revision utökas scopet för miljö- och kvalitetsledningssystemen till hela organisationen. Scopet för kvalitetsledningssystemet omfattar dock inte verksamheten i Norge. Scopet för PEFC skogsverksamhet omfattar sedan tidigare hela verksamheten. Ledningssystemet och Ledningens ansvar Ledningssystemet finns nu tillgängligt för alla medarbetare via gemensam server. Systemet bedöms motsvara de krav som standarderna kräver utom på de punkter som anges nedan och för vilka avvikelser utfärdats. Miljö- och kvalitetspolicyn samt åtagandet mot PEFCs krav har bekräftats i Ledningens genomgång och dessa policies bedöms motsvara standardernas krav. Miljöaspekterna i verksamheten har gåtts igenom utan förändringar. Aspekterna är i huvudsak knutna till aktiviteterna avverkning och skogsvårdsåtgärder samt till drift av tunga fordon vid avverkning och transport av virke till industrin.

2 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 2 av 6 Miljö- och kvalitesmålen samt målen för PEFC har uppdaterats för att gälla hela organisationen. Exempel på nya mål för innevarande period är mål för antalet nya gröna planer för skogsbruk, ett mål som förväntas leda till ökat antal miljöanslutna (PEFC-anslutna) skogsägare. Antalet mål har utökats genom införande av styrkort med parametrar inom ett antal områden. En förbättringsmöjlighet är att samla all uppföljning av mål och prestanda i samma system. Detta underlättar kommunikation och återföring till alla medarbetare om uppnådda prestanda i verksamheten. Utfallen för alla målen i den nya organisationen är ännu osäkra p.g.a. begränsad historik. För Moelven Skog Väst har utvecklingen för målen under den gångna 3-årsperioden utvecklats i huvudsak väl. Vid denna revision och i den interna revisionen i form av Grönt Bokslut 2010 framgår att det finns brister i antalet naturvärdesträd/generationsträd som lämnas vid föryngringsavverkning. För detta har en avvikelse meddelats. En mätning av kundnöjdheten hos skogsentreprenörer planeras ske i enkätform innan årsskiftet 2011, under 2010 har kundnöjdheten bland skogsägare (leverantörer) gjorts via enkät. Ledningens genomgång har hållits och motsvarar de krav som ställs väl. Ledningen har bedömt att ledningssystemet fungerar väl och är ändamålsenligt. Laggenomgången har följt de fastlagda rutinerna, med listning och tolkning av lagar och föreskrifter i verktygen Regelrätt Skogsbruk och Lovdata för verksamheten i Norge. Lagefterlevnaden har utvärderats och dokumenterats i protokollet från Ledningens genomgång daterad Förbättringsarbetet De interna revisionerna planeras och genomförs motsvarande kraven utom för verksamheten i Norge för vilket en avvikelse konstaterats. Korrigerande åtgärder till tre mindre avvikelser från föregående revision gicks igenom med gott resultat och de kunde därmed stängas. För en av avvikelserna hade korrigerande åtgärder endast delvis haft avsedd verkan och en ny avvikelse konstaterades för bristen. Registret för spontana avvikelser och klagomål från externa intressenter förs väl och stickprov visade att avvikelserna hanterats på avsett sätt. Vid granskning ute på distrikten konstaterades bristande kännedomen om att rapporterade avvikelser skall föras vidare till sammanhållande för miljö- och kvalitet. Detta behöver förbättras. Verksamheten Inköpskontoret Sysslebäck Ansvarsfördelningen är bra definierad och väl inarbetad. Planeringsmöten hålls regelbundet mellan inköpare och produktionsansvarig. Alla inköpare har kurs i naturvärdesbedömning och den nyligen genomförda kursen i vattenvård. Hjälpmedlet för relevanta lagar och föreskrifter, Regelrätt skogsbruk, fanns tillgängligt på intranätet. Även instruktionerna och blanketterna för tecknande av PEFC-avtal fanns lättillgängligt på intranätet. Ett stickprov gjordes av flödet från tecknande av virkeskontrakt till slutredovisat med ett bra resultat. Återrapportering av traktdirektiv fungerar nu bra. Strukturerade uppföljningar görs nu löpande av apteringsutfallet. Detta är även betalningsgrundande för entreprenörerna. Utbildningsdagar har nyligen genomförts med entreprenörerna. En gallring och en större slutavverkning besöktes under revisionen. Föredömlig miljöhänsyn var tagen i objekten. I slutavverkningen var också bra hänsyn tagen till en nyckelbiotop inom avverkningen. Fältverksamheten och inköpskontoret Norge Organisation med fördelning av ansvar och befogenheter är bra beskrivet i ledningssystemet och väl inarbetat i verksamheten. Introduktion av nya medarbetare sker på ett strukturerat och bra sätt. Registret för de anslutna skogsägarna och rutinen för intern revision av dessa uppfyller ej kraven i det uppdaterade dokumentet från Norsk Akkreditering (NA Doc ) Avvikelse och förbättringssystemet fungerar tillfredsställande. Identifiering av- och utvärdering av uppfyllelse av de lagar som är relevanta för den Norska verksamheten behöver förbättras. I Norge har det uppdagats att det under den senaste 10-års perioden avverkats många nyckelbiotoper. Norska PEFC har gått ut med krav och riktlinjer om att alla skogsbruksaktörer skall göra en inventering om i vilken grad detta har skett i respektive företag. Moelven Skogs inköpare i Norge tillämpar föredömligt förvareanalys vid varje avverkning. Risken för

3 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 3 av 6 att det avverkats nyckelbiotoper hos Moelven Skogs skogsägare är därmed liten. Moelven Skog bör ändå fastställa om kravet från Norska PEFC ändå gäller för företaget. Virket från företagets avverkningar i Norge som går till Sverige redovisas i PEFC volymberäkningar för Moelven Skog. Det virke som levereras inom Norge går genom Moelven Virke med eget redovisningsnummer. Det senare granskades vid revisionen med tillfredsställande resultat. Transporterna av det Norska virket sker med certifierade logistikföretag. Moelven Skog skall godkänna de skogsentreprenörer som utför åtgärder hos de anslutna skogsägarna. Någon form av fortsatt leverantörsbedömning eller intern revision bör ske av dessa. För de skogsägare som själva organiserar skogsbruksåtgärderna behöver företaget förtydliga att dessa skall vara godkända av Moelven Skog. De interna revisionerna av skogsägarna i Norge sker genom besök i utförda avverkningar och utförs på ett bra sätt av en kompetent revisor. Detta uppfyller ändå ej helt kraven i det uppdaterade dokumentet NA Doc. 53 från Norsk Akkreditering. Inköpskontoren i Tibro, Örebro och Torsby En genomgång med inköparna visade att verktygen för att skapa traktdirektiv och kartskiss fungerar väl. Utfärdade traktdirektiv har i varierande grad instruktioner om bl.a. naturvård och miniminivån behöver höjas på några håll. Inköparna har med något undantag nyligen gått utbildning eller återutbildning i naturvärdesbedömning och flera har nyligen vidareutbildats rörande vattenvård. Rollen som ombud för miljöanslutning av skogsägarnas skogsareal till PEFC har haft låg prioritet. Flertalet inköpare har inte anslutit någon skogsägare under senaste året. Företagets mål att ansluta mer areal är inte kommunicerat som ett angeläget mål ut i organisationen. Tillgänglig planläggarkapacitet varierar kraftigt mellan inköpskontoren. Maskinentreprenörerna anlitas i Tibro utan ramavtal eller kontrakt. På så sätt försäkrar sig företaget inte om att PEFCs sociala krav rörande företagshälsovård etc. för anställda hos entreprenören tillämpas. En avvikelse har utfärdats för detta. Entreprenörernas återrapportering efter åtgärd är inte ifyllda vid inköpskontoret i Tibro, vilket behöver förbättras. Gemensamt för kontoren i Tibro, Örebro och Torsby är att en riskbedömning som fyller PEFCs krav vid köp av leveransvirke från ej certifierade inte genomförs. En avvikelse har utfärdats för detta. Ett tjugotal skogsbruksåtgärder, flertalet av dem föryngringsavverkningar, granskades i fält på de tre inköpskontoren. Framhållas skall några mycket väl utförda gallringar och en mycket väl genomförd föryngringsavverkning som granskades i Örebro. Vid inköpskontoret i Torsby granskades tre slutavverkningar där samtliga hade undermål vad gäller naturvärdesträd/generationsträd. Vid en av dem hade ett antal dåliga vägval vid skotning över ett surdråg och avverkning samt skotning alltför nära blöt hänsynsyta medfört stora körskador som hade kunnat undvikas. Dessutom hade flera snitslade naturvärdesträd vid ett av objekten avverkats. Utbildningsinsatser och feed-back till berörda maskinlag behöver förbättras. Distriktskontoret i Örebro och Norra Värmland Verktygen för uppföljning och redovisning av produktionsmål på distriktsnivå bedöms som väl utvecklade och utfallen är lätta att kommunicera. Kännedomen om hur avvikelserapporter och externa klagomål (t.ex. miljöincidenter) ska hanteras och bevaras inom organisationen brister och behöver förbättras. Det kunde vid revisionen inte helt klarläggas vem eller vilka inom företaget som ansvarar för att alla entreprenörer som anlitas har PEFC-bevis eller certifikat. Detta behöver säkerställas. PEFC redovisning PEFC kontona hanteras i den nya organisationen i Ed enligt tidigare modell i Moelven Skog Väst. Den konkreta granskningen mot verifikaten för köpta och sålda volymer certifierad vara av de olika produktgrupperna kommer att göras på plats i Ed inom fyra veckor efter denna revision av tids- och logistikskäl i samband med revision av spårbarheten.

4 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 4 av 6 Logistik och transporter Denna del av verksamheten har berörts i hög grad i den utökade organisationen sedan föregående revision. Ett antal mål har definierats via styrkort för parametrar som leverans- och volymprecision för leveranserna till industri. Uppföljning av utfall mot mål görs månadsvis, men historiken saknas ännu för att meningsfullt kunna bedöma utvecklingen av prestanda. De miljökrav och andra krav som ställs på leverantörerna av transporter i samband med upphandling bedöms motsvara kraven. Metodiken att minska miljöbelastningen och förbättra ekonomin i transporterna genom lägesbyten med andra virkesorganisationer bedöms ha betydligt större potential än att enbart arbeta med ökad returtransportandel för timmertransporterna. Utvecklingen av detta område kommer att följas upp vid kommande externa revisioner. DEL 4: UTTALANDE OM TILLFÖRLITLIGHETEN HOS DE INTERNA REVISIONERNA De interna revisionerna planeras och genomförs enligt en fastställd plan. Avvikelser konstateras och korrigerande åtgärder vidtas och följs upp motsvarande kraven. Rutinen för intern revision av skogsägare i Norge fungerar dock inte tillfredsställande vilket har medfört en avvikelse. DEL 5: IAKTTAGELSER (INTERTEKS) Se bifogade iakttagelser Stor avvikelse konstaterad Stor avvikelse avhjälpt Mindre avvikelse konstaterad Mindre avvikelse avhjälpt Antal öppna avvikelser Tidigare aktivitet Nuvarande aktivitet Möjligheter till förbättring har identifierats DEL 6: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER CERTIFIKAT Organisationens namn (identiskt med namnet på certifikatet) Certifieringens omfattning (scope) Registrerade uppgifter Moelven Skog AB Moelven Skog AB, Region Väst: Virkesanskaffning och logistik åt ägarföretagen och därmed förekommande skogsverksamhet Spårbarhetscertifikat för virkesanskaffning och logistik åt ägarföretagen och därmed förekommande skogbruksverksamhet och spårbarhet (CoC) Förändringar noterade under granskningen Certifieringen motsvarar PEFC typ nr. 31 Spårbarhetscertifikat virkeshandel

5 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 5 av Moelven Skog AB, Region Väst: Virkesanskaffning och logistik åt ägarföretagen och därmed förekommande skogsverksamhet. Plats(er) som certifieringen omfattar Ed och Edane Ed och Edane Ed och Edane Verksamheter, plats(er) osv. som inte ingår i omfattningen (scope) Verksamheten inom Norge Produktlinje(r) Godkänd(a) uteslutning(ar) Certifikatets/-ens giltighetstid , , Uppföljningsintervall var 12:e månad Antal anställda 65 Kontaktperson hos företaget Kjell-Åke Åslund Adress Box Ed SWEDEN E-postadress kjell-ake.aslund@moelven.com Om svaret är på någon av ovanstående, notera ändringen på GF113 (Change Notice). Beskriv också planerade förändringar i verksamheten/systemet och när dessa beräknas vara slutförda. DEL 7: BEKRÄFTELSE AV GENOMFÖRD REVISION Rapportdatum: Namn Revisionsledare Nils Stiernman (Denna del kan undertecknas om någon av parterna så önskar) Namn Företagets representant Kjell-Åke Åslund DISTRIBUTIONSLISTA Elektronisk rapport till huvudkontoret Elektronisk rapport till kund Intertek Semko Certification AB Box Kista Besöksadress: Torshamnsgatan 43, Kista, Stockholm Tel:

6 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 6 av 6