Siljan Skog AB. Revisionsrapport. Omcertifiering. Denna rapport inklusive allt innehåll är konfidentiellt och tillhör Intertek

Transkript

1 Siljan Skog AB Revisionsrapport Omcertifiering Denna rapport inklusive allt innehåll är konfidentiellt och tillhör Intertek

2 Grundläggande revisionsdata Kundadress: Certifikatsnummer: , Siljan Skog AB Box 435 Revisionskriterium: Svenskt PEFC Mora certifieringssystem för uthålligt skogsbruk SWE SWEDEN 001:3 + SWE 002:3 Revisionsdatum: (27-29) Revisionsaktivitet Certifieringsrevision steg I Steg II Uppföljande revision Nr: MS- Omcertifiering Ändrat scope (omfattning) Särskild revision, ange vad: Annat Dokumentgranskning ingår Revisor/er Revisionsledare Anders Jönsson Revisiondag(ar): 3 Revisor(er) Revisiondag(ar): Revisor(er) Revisiondag(ar): Omfattning (scope) av certifieringen (Om tillämpligt ange omfattning för varje plats och standard) Forest Management certificate for planning, execution and monitoring of forestry activities Chain of Custody certificate for procurement and sale of round wood. Production, sale of sawn and planed wood, energy raw material and by-products from wood using the volume credit method Revisionens utförande Denna uppföljande revision har genomförts enligt en flerårsplan som Intertek har upprättat för företagets revisionsaktiviteter. I årets revision besöktes fältkontoren i Malung respektive Alfta. Revisionen omfattade såväl dokumentationsgranskning, som personintervjuer och fältbesök i skogen. Fältbesöken vid fältkontoret i Malung förlades i 3 st olika objekt där skogsbruksåtgärder hade utförts i företagets regi. Fältbesöken vid fältkontoret i Alfta förlades i 4 st olika objekt där skogsbruksåtgärder hade utförts i företagets regi. Version: 20-mar-2015 Sida 2 av 6

3 Övergripande resultat Revisionsresultatet var positivt. Siljan Skog har väl utvecklade rutiner och stödsystem liksom en engagerad personal. Ledningssystemet utvecklas kontinuerligt och ser ut att tillhandahålla information på ett effektivt sätt. Personalen kan hitta dokument och har kännedom om systemet Förutsättningarna för en fortsatt utveckling av verksamheten bedöms därför som goda. Ingen åtgärd krävs Ledningssystemet och verksamheten uppfyller kraven helt (inga avvikelser) X Åtgärd krävs Ledningssystemet och verksamheten uppfyller i stort kraven, men vissa brister identifierades (mindre avvikelse/r kunde konstateras) Omedelbar åtgärd krävs Ledningssystemet bedöms inte vara tillräckligt infört eller verksamheten visade på stora brister (stor/a avvikelse/r har konstaterats) Summering avvikelser Se separat dokument för detaljerade beskrivningar av avvikelserna Stor(a) avvikelse(r) utfärdad(e): Ingen Mindre avvikelse(r) utfärdad(e): 3 Uppföljning av avvikelser som utfärdades vid föregående revision Korrigerande åtgärder som initierades vid förra revisionen är införda och effektiva. Avvikelsen är stängd. Inga ytterligare åtgärder behövs. Version: 20-mar-2015 Sida 3 av 6

4 Sammanfattning Ansvar och organisation Verksamheten förefaller bedrivas i enlighet med de rutiner och processer som Siljan Skog har definierat. Ansvar och befogenheter är kommunicerade. Personalens bild av verksamheten sammanfaller med den som cheferna förmedlar. Relevanta utbildningar är genomförda. Personalen erbjuds företagshälsovård och säkra bilar. Dokumenterade utvecklingssamtal genomförs en gång per år. Ledningssystem, ledning & aktiv styrning mot företagsmål Revisorns bedömning är att definierat scope är lämpligt och korrekt för företagets verksamhet. Verksamheten planeras och följs upp i dels övergripande i ledningsgruppen, dels i respektive region där regelbundna möten genomförs med berörd personal. Möten bedrivs med fasta dagordningar, där även arbetsmiljö-, miljö- och kvalitetsfrågor ingår. Mötena dokumenteras. Mötesordning upplevs fungera väl. Varje utförd avverknings- eller skogsvårdsåtgärd hos skogsägare återrapporteras av entreprenörerna. Dessa granskas av ansvariga köpare som kanaliserar eventuella rapporterade avvikelser till företagets system för avvikelsehantering. Både övergripande och individuella mål är på plats och de följs regelbundet upp enligt fastlagda rutiner. Personalen har kännedom om de övergripande målen som i stor utsträckning behandlar volymer och ekonomiska utfall. Miljö- och kvalitetsmål finns i viss utsträckning. Anlitade entreprenörer Avverknings- respektive skogsvårdsentreprenörer kontrakteras centralt med ett standardiserat avtal. Avverkningsentreprenörernas certifieringsstatus, liksom dokumentationen av när denna kontrollerades, framgår av anteckningar i företagets flödesplaneringssystem. Det genomförs affärsutvecklingssamtal med avverknings- och skogsvårdsentreprenörerna och man har även en löpande dialog under uppstart av skogsvårdssäsongen. Spårbarhet & undvikande av kontroversiella källor Naturvärdesbedömning sker alltid inför åtgärder. Vid köp av leveransvirke genomförs riskanalys och i vissa fall fältbesök för att säkerställa att inte virket kommer från kontroversiella källor. Fastighetsregistret, Skogens Pärlor samt bolagsinformation ingår i verktygslådan som nyttjas. Siljan Skog har ett ansvar enligt PEFC ST 2002:2013 (Spårbarhetsstandarden) att säkerställa att man inte placerar illegalt virke på den europeiska marknaden. En kopia av avverkningsanmälan begärs vid tillämpliga fall in då denna har gjorts av skogsägaren själv. Uppföljning & system för internrevision Utvärdering av Siljan Skogs interna revisioner genomfördes vid denna revision. Internrevisioner har genomförts på fältkoret i Malung samt på huvudkontoret i Mora. Utformning av Version: 20-mar-2015 Sida 4 av 6

5 revisionsprogrammet samt granskade rapporter pekar på en tillfredsställande funktion. Objektuppföljningen i produktionsledet genomförs i slutavverkning, gallring och plantering och resultatet sammanfattas och rapporteras för utvärdering av processledningen samt vid behov beslut om åtgärder. Vid revisionen konstaterades att objektuppföljningen inte är heltäckande, då den inte genomförs i röjning och markberedning och annan uppföljning inte genomförs av dessa åtgärder utöver entreprenörernas återrapportering, (avvikelse ANJO1). Fältbedömningar av skogsbruksverksamheten Med virkesköparna i Malung besöktes i fält två trakter som föryngringsavverkats (traktnummer och ) samt en som förstagallrats (traktnummer ). Åtgärderna på objekten var väl utförda, men på en av slutavverkningarna (traktnummer ) konstaterades bristande skyddszon runt ett surdrog nära utloppet till en sjö, vilket hade medfört att avverkningsmaskiner hade kört ut i ytan och skapat spår med viss vattenomledning samt eventuell slamning (avvikelse ANJO2). Med virkesköparna i Alfta besöktes i fält tre trakter som föryngringsavverkats (traktnummer , och ), en som förstagallrats (traktnummer ), en som andragallrats (traktnummer ) samt en som planterats (traktnummer ). Åtgärderna på objekten var väl utförda, men på en av gallringarna (traktnummer ) konstaterades bristande hänsyn till rekreation/friluftsliv, då en i terrängen väl markerad stig/körväg inte hade risrensats efter avverkning (avvikelse ANJO3). I samband med fältbesöken granskades även tillhörande kontrakt med skogsägarna, traktdirektiv samt avverkningsanmälan för föryngringsavverkningarna, vilka kunde konstateras motsvara kraven och utgöra gott underlag för aktuell skogsbruksåtgärd. Fältbesöken dokumenterades i separata checklistor. Föregående års avvikelser / jämförelse med tidigare resultat Ledningssystemet utvecklas löpande det konstateras vid revisionen att tidigare noterade brister har åtgärdats och implementerats i verksamheten. Övrig information / olösta frågor Det finns inga utestående olösta frågor. Konsekvens av betydande förändringar (om några) Inga betydande förändringar noterades vid revisionen. Förbättringsmöjligheter Under revisionen konstaterades att följande förbättringsmöjligheter finns: Traktdirektiven eller kontrakten för röjning är otydliga med avseende på certifieringsstatus eller nivå i utförandet. Dessa kan förbättras för att minska risken för felaktigt utförande Personalen är delvis osäker på vad som behöver kommuniceras extern om certifierade Version: 20-mar-2015 Sida 5 av 6

6 skogsägare. Rutin finns i ledningssystemet, men den kan repeteras Fältpersonalen har rutiner för ensamarbete och kontroll av hemkomst efter dagens slut. I något fall kan detta behöva stärkas upp Åkarna återrapporterar inte utfört arbete och eventuella skador på vägar. Ligger utanför Siljans ansvar, men detta kan eventuellt hanteras för att visa goodwill samt stärka relationerna med leverantörer eller externa intressenter Personalen är osäker på vad som gäller avseende inkludering av alla skogsägarens fastigheter i certifieringen under Prosilvas paraply samt hur man kontrollerar om SÄ är med i andra paraplyer. Detta kan förtydligas Den årliga kontrollen av skogsvårdsentreprenörernas certifieringsstatus kan struktureras så att den liknar den för avverkningsentreprenörer Bekräftelse av genomförd revision Härmed bekräftas att revisionsen genomförts av Intertek Certification AB, Box 1103, Kista Revisionsledarens namn samt Företagets representants namn samt Nästa revisionstillfälle har preliminärt planerats till : Anders Jönsson, anders.joensson@intertek.com Tomas Nordby, tomas.nordby@siljan.com Sista veckan i september Version: 20-mar-2015 Sida 6 av 6