Moelven Skog AB. Revisionsrapport. Uppföljande revision 1

Transkript

1 Moelven Skog AB Revisionsrapport Uppföljande revision 1

2 Grundläggande revisionsdata Kundadress Certifikatsnummer# , , Moelven Skog AB Box Karlstad SWEDEN Revisionskriterium SS-EN ISO 9001:2008, SS-EN ISO 14001:2004, PEFC SWE 001:3 + SWE 002:3 Date(s) of audit Revisionsaktivitet Uppföljande revision 1 Dokumentgranskning ingår Revisor/er Revisionsledare Jörgen Hedeås Revisiondag(ar): 3 Revisor Christofer Carlander Revisiondag(ar): 1 Omfattning (scope) av certifieringen Virkesanskaffning och logistik åt ägarföretagen och därmed förekommande skogsverksamhet innefattande Norsk PEFC Skogstandard för skogsverksamhet i Norge Virkesanskaffning och logistik åt ägarföretagen och därmed förekommande skogsverksamhet Skogsbrukscertifikat för planering, genomförande och uppföljning av skogsbruksverksamhet Revisionens utförande Denna uppföljande revision har genomförts enligt en revisionsplan som täcker in funktionerna för MoelvenSkog. En preliminär 3-års plan har upprättats för kommande revisionsaktiviteter. Revisionen genomfördes i god anda där alla berörda visade stort intresse och engagemang. I årets revision granskades ledningsfunktioner på huvudkontoret med focus på styrning och uppföljning av viktiga kvalitets- och miljöparametrar. Revisionen omfattade även 6 inköpare i Sysslebäck respektive Kumla. Under revisionen utfördes dokumentationsgranskning, personintervjuer, genomgång och stickprov i de olika funktionerna och fältbesök i skogen. 3 stycken slutavverkningar, 1 planteringar, 1 röjning, 3 gallringar och 1 leveransvirkespost granskades genom fältrevisioner. Version: 20-mar-2015 Sida 2 av 8

3 Övergripande resultat Moelven Skog har ett inarbetat ledningssystem och lägger nu över det i ett mera processbaserat verksamhetssystem. En ändring av organisationen har nyligen skett. Funktionsbeskrivningar och ansvarsfördelningar är beskrivna. Företaget har en strategiplan som även är fördelad på företagets olika funktioner. Ingen åtgärd krävs Ledningssystemet och verksamheten uppfyller kraven helt (inga avvikelser) x Åtgärd krävs Ledningssystemet och verksamheten uppfyller i stort kraven, men vissa brister identifierades (mindre avvikelse/r kunde konstateras) Omedelbar åtgärd krävs Ledningssystemet bedöms inte vara tillräckligt infört eller verksamheten visade på stora brister (stor/a avvikelse/r har konstaterats) Summering avvikelser Se separat dokument för detaljerade beskrivningar av avvikelserna Stor(a) avvikelse(r) utfärdad(e): 0 Mindre avvikelse(r) utfärdad(e): 2 Uppföljning av avvikelser som utfärdades vid föregående revision Alla avvikelser från de föregående revisionerna är stängda. De korrigerande åtgärder som införts utifrån dessa har granskats vid denna revision och bedöms i huvudsak fungera på ett tillfredsställande sätt. Version: 20-mar-2015 Sida 3 av 8

4 Positiva iakttagelser Företaget har utifrån strategiplanen fastställt funktionsvisa strategiska mål, avgörande framgångsfaktorer, strategiska mått, årsvisa mål och årsmått på ett mycket strukturerat sätt. Bra miljöoch kvalitetsmål ingår i detta. Förbättringar har uppnåtts för dessa mål under det senaste året. Den nya organisationen med gränssnitten är bra implementerad hos de intervjuade medarbetarna. Företaget har i huvudsak mycket strukturerade och bra uppföljningsparametrar i de olika funktionerna i huvudprocessen vilket utvärderas regelbundet. Produktion/logistikfunktionen har också ett mycket strukturerat arbetssätt med att planera, styra och uppfylla leveransplaner och apteringsinstruktioner. Även att följa upp att entreprenörerna håller kvalitèn i aptering och volymrapportering. Strukturerade och bra uppföljningar med utvärderingar har utförts av skogsbruksplaner och avverkningsuppdrag. Tecknande av certifieringsavtal sker på ett strukturerat sätt med bra information till skogsägarna. I fältbesöken var bra miljöhänsyn i huvudsak tagen och de fältmässiga kvalitetsdelarna var också bra. Det var mycket bra förebyggande åtgärder för minimering av körskador i avverkningarna i Kumlaområdet. Behov av förbättringar Det finns tydliga volymmål med uppföljningar för inköparna men det saknas strukturerad uppföljning av att dom levererar rätt kvalitè i överlämnandet till produktionsfunktionen. Entreprenörerna borde också löpande kunna lämna synpunkter på hur väl kommunikationen fungerar med Moelven Skog. Även lednings- och stödprocesser bör läggas in i det nya verksamhetssystemet. Uppföljningar av skogsvårdsuppdrag har skett i minimal omfattning och behöver utföras på ett liknande sätt som uppföljningarna av avverkningsuppdrag. (Avvik 2) Upprättande av traktdirektiv och återrapportering skogsvårdsuppdrag behöver styras upp bättre. Det dokumenterade avvikelse- och förbättringsarbetet behöver fortfarande stärkas upp. Ingenförbättring av detta har skett från föregående år. Rapporteringen från de interna revisionerna behöver vara mera strukturerade och tydliga. Det framgår exempelvis ej tydligt av revisionsrapporten att exempelvis hela processen för virkesköp reviderats ute hos inköparna. Det var bristfälligt med förebyggande åtgärder för minimering av körskador i alla 3 avverkningarna i Sysslebäcksområdet. (Avvik 1) En avvikelse hade också nyligen inkommit om kraftig sönderkörning i en pågående gallring. Version: 20-mar-2015 Sida 4 av 8

5 Ledning & aktiv styrning mot företagsmål. Företaget har utifrån strategiplanen fastställt funktionsvisa strategiska mål, avgörande framgångsfaktorer, strategiska mått, årsvisa mål och årsmått på ett mycket strukturerat sätt. Bra miljö- och kvalitetsmål ingår i detta. Förbättringar har uppnåtts för dessa mål under det senaste året. Moelven Skog har nu infört en ny organisation med ändrade funktionsindelningar. Den nya organisationen med gränssnitten är bra implementerad hos de intervjuade medarbetarna. Under revisionen lades stort focus på granskning av de identifierade processerna i det uppdaterade verksamhetssystemet. Granskning gjordes ingående av vilka kritiska moment som identifierats i arbetsflödena innefattande hur dessa styrs och följs upp. Företaget har i huvudsak mycket strukturerade och bra uppföljningsparametrar i de olika funktionerna i huvudprocessen vilket utvärderas regelbundet. Ledningens genomgång är genomförd enligt rutin och är bra dokumenterad. Utvärdering av lagefterlevnaden sker även vid detta möte. Det finns tydliga volymmål med uppföljningar för inköparna men det saknas strukturerad uppföljning av att de levererar rätt kvalitè i överlämnandet till produktionsfunktionen. Exempelvis helt korrekta traktdirektiv i tid och bedömning av sortiment och volymer i planerade avverkningar. Entreprenörerna borde också löpande kunna lämna synpunkter på hur väl kommunikationen fungerar med Moelven Skog. Produktion/logistikfunktionen har också ett mycket strukturerat arbetssätt med att planera, styra och uppfylla leveransplaner och apteringsinstruktioner. Även att följa upp att entreprenörerna håller kvalitèn i aptering och volymrapportering. Även lednings- och stödprocesser bör läggas in i det nya verksamhetssystemet. Strukturerade och bra uppföljningar med utvärderingar har utförts av skogsbruksplaner och avverkningsuppdrag. Uppföljningar av skogsvårdsuppdrag har skett i minimal omfattning och behöver utföras på ett liknande sätt som uppföljningarna av avverkningsuppdrag. Upprättande av traktdirektiv och återrapportering skogsvårdsuppdrag behöver styras upp bättre. De reviderade medarbetarna i distrikt norr tycke att medarbetarsamtalen och övrig information fungerar bra. Dokumentation finns över medarbetarnas genomförda utbildningar. Det var bristande kännedom hur strategiplanen påverkar/styr deras verksamhet men det bedöms att dom ändå arbetar så det sammanfaller med strategiplanen. Det sker en strukturerad uppföljning av verksamheten i distriktet. Uppföljning & system för internrevision. I. Det dokumenterade avvikelse- och förbättringsarbetet behöver fortfarande stärkas upp. Ingenförbättring av detta har skett från föregående år. Inga väsentliga externa klagomål har inkommit under det senaste året. Rapporteringen från de interna revisionerna behöver vara mera strukturerade och tydliga. Det framgår exempelvis ej tydligt av revisionsrapporten att exempelvis hela processen för virkesköp reviderats ute hos inköparna. Version: 20-mar-2015 Sida 5 av 8

6 Inköpskontoret i Sysslebäck. Den nya organisationen är bra implementerad med ansvarsområden och gränssnitt. 4 stycken exempel på dokumentation för arbetsflödet från virkeskontrakt till färdigt traktdirektiv granskades med ett bra resultat. Full spårbarhet finns i detta arbetsflöde och virket är inköpt inom området för Moelven Skogs riskanalys för FSC Controlled Wood. Kontroller utförs att virket ej kommer från nyckelbiotoper och bedömning hade utförts tillsammans med representant för Skogsstyrelsen gällande en avverkning inom ett naturvärdesobjekt. Lokal kännedom finns för att minimera risken för avverkning inom skyddszon för rovfågelbon och tjäderspelplatser. Tecknande av certifieringsavtal sker på ett strukturerat sätt med bra information till skogsägarna. Vid köp av leveransvirke kontrolleras var virket är avverkat och att det inte finns nyckelbiotoper i nära anslutning till avverkningsplatsen. Ett exempel granskades även ut till virkesvälta och avverkningsplats. Dokumentationskontroll och fältbesök utfördes av 1 större slutavverkning, 2 gallringar och 1 röjning. I huvudsak var bra miljöhänsyn tagen och de fältmässiga kvalitetsdelarna var också bra. Däremot var det bristfälligt med förebyggande åtgärder för minimering av körskador i alla 3 avverkningarna. (Avvik 1) En avvikelse hade också nyligen inkommit om kraftig sönderkörning i en pågående gallring. Medarbetarna hade bristande kännedom om hur dom berörs i sin verksamhet av Moelven Skogs antagna strategiplan. Miljö- och kvalitetsmål var ej bekanta. Inköparna har tillgång till relevanta lagar för verksamheten. Besök i fält Objektsnummer : Gallring 6,4 ha. Bra utförd både kvalitets- och miljömässigt förutom att det var bristande förebyggande åtgärder mot körskador. Objektsnummer : Gallring 15 ha. Bra utförd både kvalitets- och miljömässigt förutom att det var bristande förebyggande åtgärder mot körskador och att vissa partier inte borde gallrats alls på grund av fuktig mark med mycket litet uttag. Objektsnummer : Slutavverkning 7 ha. Bra utförd både kvalitets- och miljömässigt förutom att det var bristande förebyggande åtgärder mot körskador. Samråd hade skett med Skogsstyrelsen om avverkning i delar av ett naturvärdesobjekt. Stora körskador hade skett där och i basvägen ut. Basvägen var lagad. Leveransvirke kontrakt : Liten mängd virke från avverkning kring ett hus i skogsterräng. En liten ungskogsröjning där något kraftigare uttag kunde ha utförts. Version: 20-mar-2015 Sida 6 av 8

7 Inköpskontoret i Kumla. Information från företagsledningen kommuniceras via epost eller på möten med distriktscheferna och för att stämma av och planera flödet genomförs ett produktionsmöte var fjortonde dag. Vid revisionen på kontoret granskades leveransrotköp med leverantör med gott resultat. Objekten , , granskades på kontoret och ute i fällt. Alla objekten kunde visa god spårbarhet och det påskrivna originalet av virkeskontraktet hade skickas till Skåre och en kopia behölls på kontoret. I objekt hade det genomfört ett samråd med skogsstyrelsen före avverkningsanmälan eftersom området var under LSÅ men inget separat dokument kunde visas mer än avverkningsanmälan. Återrapportering från entreprenörenen fanns i traktdirektivet. Köparna kunde redogöra bra för hur de går tillväga vid certifiering av skogsägare. De externa synpunkter som kommer in berör främst vägar och att det behöver grusas, en extern synpunkt hade mejlats till direkt till VD angående virkestransport på kvällarna och att lastbilarna hindrade framkomligheten för personen. Intervjuerna på kontoret och de stickprov som gjordes visade på bra och strukturerat arbetssätt. Vid fältbesök kunde konstateras att det utförda arbetet var bra gjort och med mycket lite markskador trots relativs svåra markförhållanden. Det genomfördes fyra fältbesök fördelade på en plantering, en slutavverkning och tre gallringar. Objekt Gert Eriksson Plantering av tall som var bra utförd men vissa viltbetesskador kunde konsternas och ett rikligt lövuppslag. Objekt , 2,8 ha. Avverkningen i form av fröträdsställning var väl utförd med bra risade körstråk för att undvika körskador. Stengärsgården var utmärkt i kartan till entreprenör och rätt hänsyn var tagen kring den. Lövträd var lämnade ifrån avverkningen men hade blåst omkull nyligen och högstubbar av olika trädslag var lämnade. Ett torrträd var kapat till högstubbe men toppen var inte kvarlämnad ute på avverkningen. Objekt , 3 ha: Förstagallring gran och björk på mark med svåra markförhållanden. Arbetet var utför mycket bra med lite skador på kvarvarande skog och på marken. Objekt , 3,1 ha: Ett område där granen var på väg att dö så det genomfördes en förtidig avverkning av granen och lövet lämnades kvar. Åtgärden föregicks av ett samråd med skogsstyrelsen och området avverkningsanmäldes men det kvarvarande beståndets volym ligger ovanför den gränsen. Området är fuktigt och avverkningen är genomförd utan markskador. Version: 20-mar-2015 Sida 7 av 8

8 Bekräftelse av genomförd revision Härmed bekräftas att revisionsen genomförts av Intertek Certification AB, Box 1103, Kista Revisionsledarens namn samt Företagets representants namn samt Nästa revisionstillfälle har preliminärt planerats till : Jorgen.hedeas@intertek.com Åslund, Kjell-Åke <Kjell- Ake.Aslund@moelven.se> Vecka Version: 20-mar-2015 Sida 8 av 8