Kvalitetsbokslut Medicinsk fysik och teknik Sörmland

Transkript

1 Kvalitetsbokslut 2014 Medicinsk fysik och teknik Sörmland

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Vår verksamhet... 3 Trygga patienter... 4 Kunderfarenheter... 4 Smidig resa genom vården... 4 Tillgänglighet... 4 Säkerhetsresultat... 4 Kvalitetsresultat... 5 Egenkontroll... 5 Rätt nyttjade resurser... 5 Forskning och utbildning... 5 Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut (6)

3 Inledning Kvalitetsbokslutet har som syfte att vara en stimulerande och lärande uppföljning av föregående års arbete för alla medarbetare inom verksamheten. Bokslutet innehåller en fördjupad presentation av aktiviteter, resultat och analyser kopplade till det kvalitetsarbete som verksamheten gjort under året. Det ska samtidigt vara ett stöd i det fortsatta arbetet kring dessa frågor, och även vara ett underlag vid genomgångar med ledningen samt vid patientsäkerhetsronder. Rubrikerna i bokslutet är grupperade efter Hälso- och sjukvårdens tre fokusområden (se bild). Alla förbättringar som genomförs i verksamheterna utifrån fokusområdena bidrar till en bättre hälso- och sjukvård i Sörmland. I kapitel 3 belyses fokusområdet "Trygga patienter" där kunderfarenheter speciellt tas upp. Kunderfarenheter är t.ex. resultat från egna kundundersökningar samt inkomna synpunkter och klagomål. I kapitel 4 hanteras fokusområdet "Smidig resa genom vården" där aspekterna tillgänglighet, säkerhetsresultat, kvalitetsresultat och egenkontroll tas upp. I kapitel 5 gås fokusområdet "Rätt utnyttjade resurser" igenom med speciell uppmärksamhet riktad mot forskning och utbildning som bedrivs inom verksamheten. Vår verksamhet Medicinsk fysik och teknik (MFT) är landstingets specialistresurs avseende medicinsk teknik och strålningsfysik. MFT ger service och stöd till de kliniker som använder medicinteknisk utrustning och/eller strålning i sin verksamhet. Vår vision är "Säker vård genom säker utrustning och säkra medarbetare". Vårt mål är att ge snabb och kompetent service med ett gott kundbemötande. MFT har ett ledningssystem för kvalitet som är certifierat enligt ISO 9001 och ISO Arbetssättet på MFT är processorienterat och det finns sex huvudprocesser fastställda: 1) Anskaffning, 2) Avhjälpande underhåll, 3) Förebyggande underhåll och kontroller, 4) Optimering vid behandling och undersökning, 5) Säkerhet vid behandling och undersökning och 6) Avveckling. Därtill finns ett antal ledningsprocesser och stödprocesser. Processerna är kartlagda och redovisas i form av flödesscheman. För varje process finns ett flertal styrande dokument i Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut (6)

4 form av ledningsdokument, rutiner, instruktioner och blanketter. Trygga patienter Kunderfarenheter MFT genomför regelbundet kundundersökningar i syfte att ständigt förbättra vår verksamhet. Under 2014 har tre kvalitetsmål varit kopplade till detta, se även avsnitt 4.3. MFT:s insatser i upphandlingsarbete, utbildningar och kvalitetssäkringsmöte med klinik har granskats. Vid utvärderingen av kvalitetssäkringsmötena har det bl.a. framkommit att vissa kliniker önskar använda en kundwebb för felanmälan av utrustning. MFT kommer därför att titta närmare på den frågan under Synpunkter och klagomål som inkommit från kunder hanteras i MFT:s avvikelsehanteringssystem. Under 2014 har sammanlagt tre klagomål inkommit. Två av dessa har handlat om MFT:s tillgänglighet och ett om oklar ansvarsfördelning mellan MFT och klinik. Samtliga klagomål har hanterats i samverkan med berörda kliniker. Smidig resa genom vården Tillgänglighet MFT har inte mätt tillgängligheten under 2014 utan istället förlitat sig till att eventuella brister har observerats genom synpunkter och klagomål från kunder. MFT har förbättrat sin tillgänglighet i och med att en vakant tjänst inom röntgenteknik har återbesatts. Under 2015 kommer ett nytt fokus att fästas vid tillgängligheten genom att ett av kvalitetsmålen kommer att handla om ombokade behandlingar och undersökningar till följd av felande utrustning. Säkerhetsresultat Under 2014 har en ny huvudprocess inom MFT:s verksamhet skapats. Den heter "Säkerhet vid behandling och undersökning". I processen ingår att MFT ska utföra en så kallad slutkontroll efter att underhållsarbeten har utförts på medicinteknisk apparatur. Syftet med slutkontrollen är att garantera att apparaten åter kan användas för klinisk drift. Ett kvalitetsmål under 2014 har varit kopplat till att slutkontroller ska utföras efter avhjälpande underhåll. Resultaten visar att slutkontroller i hög grad utförs men att det inte alltid dokumenteras. Detta är ett förbättringsområde under MFT deltar ofta i utredningar av oplanerade händelser som rör medicinteknisk utrustning och/eller strålning som sker vid annan klinik. MFT har sedan tidigare ett system för att sammanställa oplanerade händelser som skett inom området medicinsk teknik. Under 2014 har ett liknande system tagits fram för området strålning. Ett förbättringsområde är att öka kompetensen hos medarbetarna vad gäller grundorsaksanalys. Det ställs i allt högre grad krav på att riskanalyser ska genomföras vid införande av ny utrustning eller implementering av nya metoder i verksamheten. För närvarande görs sådana riskanalyser i mycket begränsad omfattning. Ett förbättringsområde är att utbilda medarbetarna i riskanalys och ta fram rutiner för hur riskanalyser avseende idrifttagning av utrustning och metodimplementering ska göras. Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut (6)

5 Under 2014 har MFT haft fyra avvikelser inom den egna verksamheten samt fyra avvikelser som konstaterats vid en extern revision av ledningssystemet. Samtliga avvikelser har hanterats. Det har bl.a. lett till revision av rutiner och förbättrad dokumentation. Kvalitetsresultat MFT tar varje år fram kvalitetsmål för sin verksamhet. Målen är kopplade till huvudprocesserna. Under 2014 har kvalitetsmålen varit: 1) MFT:s insatser i upphandlingsarbetet ska ha betyget minst 3 av 5 möjliga i 85 % av antalet inkomna kundenkäter. 2) Allt icke-relevant eftersläp av förebyggande underhåll ska vara bortrensat från Medusa (MFT:s inventariesystem). 3) Minst 92 % av 25 utvalda styrande dokument inom området strålningsfysik ska ha reviderats så att de har korrekt layout och flyttats till kvalitetsmanualen. 4) Alla mekaniska kontroller och dosoutputkontroller på linjäracceleratorerna ska utföras enligt plan. 5) Minst 80 % av antalet felanmälningar av utrustning ska innehålla nödvändig information så att tiden för utförande av avhjälpande underhåll inte påverkas negativt. 6) Minst 70 % av antalet utförda avhjälpande underhåll ska ha en registrerad slutkontroll i Medusa. 7) MFT:s insatser i utbildning ska ha betyget minst 4 av 5 möjliga i 80 % av antalet inkomna kursutvärderingar. 8) MFT:s insatser i kvalitetssäkringsmötena ska ha betyget minst 3 av 5 möjliga i 90 % av antalet inkomna kundenkäter. 9) Minst 90 % av inaktiverad utrustning ska ha en inaktiveringskommentar i Medusa som är högst ett år gammal. Måluppfyllelsen har regelbundet följts upp under året och slutresultatet visar att samtliga mål har uppfyllts utom det sistnämnda för inaktiverad utrustning. Anledningen till detta har varit att arbetet inte har blivit prioriterat av ett par av MFT:s enheter. MFT kommer därför att behålla detta kvalitetsmål under Egenkontroll Under 2014 har två interna revisioner av ledningssystemet genomförts. Vid den första revisionen granskades processer och kvalitetsplanering samt framtagning av ny tjänst. Det framkom att dokumentationen behövde ses över avseende kundperspektivet. Vid den andra revisionen låg fokus på att granska processernas prestanda för processerna avhjälpande underhåll samt förebyggande underhåll och kontroller. Resultatet visade att en del styrande dokument behövde ses över för att tydliggöra vårt arbetssätt. Rätt nyttjade resurser Forskning och utbildning Två medarbetare är antagna till forskarutbildning och bedriver forskning inom ramen för Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut (6)

6 sina doktorandprojekt. Ett av projekten handlar om dosbestämning in-vivo till rektumväggen som grund för adaptiv strålbehandling och det andra projektet handlar om integrerad PET-MR avbildning av typ-2 diabetes: metodutveckling och applikation. Under 2014 har två medarbetare deltagit i en referensgrupp till ett forskningsuppdrag som initierats av Strålsäkerhetsmyndigheten. Forskningsuppdraget har handlat om att ta fram en nationell mall för riskanalys av stålbehandlingsprocess. Ytterligare två medarbetare har deltagit i varsitt nationell nätverk inom ramen för ledningsnätverket för medicinsk teknik (LfMT). Det första nätverket är för medicintekniska säkerhetssamordnare och det andra nätverket är för personer som arbetar med frågor inom området medicinsk teknik och IT. Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut (6)