Rapport externrevision 2018

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kerstin Lagerlund SN 2018/ Socialnämnden Rapport externrevision 2018 Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kalmar kommun har ett kvalitetsledningssystem och ett miljöledningssystem som är ISO certifierade enligt ISO 9001 respektive ISO Varje år sker intern- och externrevision av dessa system. I bilaga finns en presentation som innehåller en sammanfattning av externrevisionens resultat. Nytt för i år är att avvikelserna har lagts på en kommunövergripande nivå (om inte annat anges) men gäller för alla förvaltningar. Som ett komplement till denna sammanställning bifogas externrevisorernas sammanfattande bedömning av den revision som gjordes inom socialförvaltningen. Kerstin Lagerlund Verksamhetsstrateg Cecilia Frid Socialchef Bilagor Resultat externrevision 2018 Externrevisorernas sammanfattande bedömning 2018 Socialförvaltningen Administrativa enheten

2 Externrevision - ett urval från revisionsrapport

3 Processer Kartläggning och samverkan mellan processer Risker och möjligheter Riskanalyser/processnivå koppling till intern kontrollen Fokus för årets revision Den röda tråden i miljöarbetet Ansvar och befogenheter Ansvarsfördelning Introduktion

4 Det finns kritiska områden som inte fullt ut har kopplats pa ledningssystemet. Detta ga ller fra mst: - strategisk ledning och styrning - processtyrning. det tar tid att implementera fo ra ndringar och nya krav men det a r absolut inte ha llbart i la ngden om man vill bibeha lla ett certifierat ledningssystem. De övergripande avvikelserna berör och ska hanteras av både ledning och samtliga fo rvaltningar. Specifika områden för ledningen som externrevisorerna pekar på

5 Kartläggning och dokumentation/visualisering av processer är inte komplett och det saknas gemensam styrning. Vidare saknas aktivitetsplan/road map för hur man ska arbeta framåt, gällande t.ex. beslut, implementering och uppföljning. Socialförvaltningen konstateras ha kommit en god bit på väg mot ett processorienterat arbetssätt varför vi föreslår att vi ges i uppdrag att vara pilotförvaltning och testa att rita och publicera processer med hjälp av Office 365 när det införs. Avvikelse: Processer och samverkan mellan processer

6 Vid revisionen kunde man inte visa att man säkerställt kritiska kompetenser * och aktiviteter då detta ej dokumenteras fullt ut i verksamheten. Socialförvaltningen brister i detta och ser till att kritiska kompetenser och aktiviteter inventeras och dokumenteras i metoden för processkartläggning. Avvikelse: Kritiska kompetenser *kritiska kompetenser handlar om att avgöra vilken kompentens som är nödvändig för att säkra verksamheten, se till att den kompetensen finns samt att den är dokumenterad

7 Systemet för att bedöma om bindande krav/författningskrav uppfylls är otydligt. Förvaltningar har olika sätt att följa upp lagkrav/bindande krav och ingen tydlig sammanställning av bevis för att lagkrav har uppfyllts. Stickprov i verksamheten visar att lagkrav uppfylls bristfälligt ex. SBA och Delegation (Kölby)... Avvikelse: Bindande krav Socialförvaltningen ser till att de viktigaste bindande kraven inventeras och dokumenteras i metoden för processkartläggning.

8 Det saknas riskbedömning för flera kritiska verksamhetsprocesser. Det är riskbedömning tillsammans med krav på processen som är de viktigaste aspekterna när man upprättar, effektiviserar och förbättrar sina verksamhetsprocesser. Socialförvaltningen inventerar risker i metoden för processkartläggning. SWOTanalyser görs årligen i samband med analysdagar. Men nu gällande rutin om riskanalysarbete är otydlig och behöver förändras. Förslagsvis gör alla verksamheter en årlig riskanalys utifrån kvalitetsdimensionerna och sparar på enhetligt sätt och ställe i förvaltningen. Avvikelse: Åtgärder för att hantera risker och möjligheter

9 Bristfällig redogörelse kring enhetens mål och planer Framkommer att en medarbetarundersökning har genomförts, där brister framkommit kring ledarskapet, men kan inte presentera handlingsplan för att åtgärda bristerna. Rutin för introduktion och hantering av introduktionsdokument är bristfällig. Visades pärmar kring introduktion med oklar struktur och dokument som inte var uppdaterade. Bristfällig kännedom om delegeringarna var aktuella. Delegeringsbeslut kunde inte visas (hänvisade till sjuksköterskan som inte var på plats). Kände inte till om det systematiska brandskyddsarbetet hade genomförts enligt gällande rutin. Ofullständig dokumentation visades. Enligt rapporter från intern revision från samt från som samma enhetschef har ansvar för, har avvikelser som motsvarar punkter enligt ovan noterats. Det har alltså inte gjorts tillräckliga korrigerande åtgärder för att samma avvikelser inte ska uppstå igen, vilket borde ha säkerställts av enhetschefen. Avvikelse: Enhet 516 Kölby Bristande medvetenhet och kunskap i ledarrollen Arbete är påbörjat för att åtgärda avvikelserna

10 - Att tydligare beakta och följa upp miljöaspekterna i processerna. - Att koppla ekonomiska mätetal till processerna för att kunna bedöma ekonomiska effekter. - Att ta fram en enhetlig struktur för hur dokument som redovisar resultat kopplat till processerna ska förvaras och hanteras (se avvikelse). - Säkerställ att effekten av vidtagna åtgärder i anslutning till riskanalys följs upp och utvärderas. Förbättringsområden för socialförvaltningen De två första punkterna åtgärdas direkt i processarbetet. De två sista behöver arbetas vidare med för en bra lösning.

11 - Kommit en god bit på väg mot ett processorienterat arbetssätt. - Hög delaktighet och transparens i hela organisationen. - Pedagogiskt visualiserade modeller, exempelvis Visionshuset som är väl förankrat på enheterna. Positiva kommentarer för socialförvaltningen

12 Externrevisorernas sammanfattande bedömning SOCIALFÖRVALTNINGEN Reviderade enheter/avdelningar - Ledning och stödfunktioner: Niklas Stånggren, Mats Hobring, Cecilia Frid, Kerstin Lagerlund, Kristina Appert, Margareta Ekeroth, Bo Johansson - VO barn och familj/utredning barn och familj, enhet 251:Thereze Lundborg, Maria Israelsson, Linda Ulestedt, Lotta Hedström, - VO barn och familj/ensamkommande barn och ungdom, enhet 258: Lisa Rosén, enhetschef, Victoria Englund, Anna-Karin Risberg, - VO Funktionsnedsättning, enhet Kölby: Gunilla Lindblom, Emma Linsved, Niklas Hermansson, Lil Engdahl Lönn - VO Funktionsnedsättning, Daglig verksamhet och sysselsättning, enhet 527: Johanna Fermskog, Tim Molén, Emma Jonsson Positivt - Kommit en god bit på väg mot ett processorienterat arbetssätt. - Hög delaktighet och transparens i hela organisationen. - Pedagogiskt visualiserade modeller, ex. Visionshuset, som är väl förankrat på enheterna. Processer Socialförvaltningen är på god väg i sitt processarbete där några av kundprocesserna är kartlagda och visualiserade och utgår från kommunens huvudprocesskarta. Det finns en plan för fortsatt kartläggning av flera identifierade processer och interna stödprocesser. Kartläggningen följer en framtagen process som illustrerar "hur man tar fram en process", där det framgår klart vilka förberedelser som krävs som ex. att hitta styrande värden till grund för indikatorer, beakta kommunövergripande mål/fokusområden, bedöma risker i processen och identifiera lagkrav och andra krav. Som grund används "Visionshuset", en väl förankrad illustrerad sammanfattning av de krav som styr Socialförvaltningens verksamheter. Processledare har utsetts till alla processer som har ansvar att stödja enheterna i processarbetet. Chefer har fått en utbildning kring processorienterat arbetssätt och det planeras för utbildning av hela personalen. Fortsatt arbete pågår att förankra det processorienterade arbetssättet. Stickprover i enheterna visar att man har kommit olika långt i förståelsen av ett processorienterat synsätt. Där förståelsen är hög upplevs att man redan kan se goda effekter, exempelvis mer effektivt nyttjande av resurser. Risker och möjligheter Riskanalyser och identifikation av möjligheter görs dels på strategisk nivå med stöd av SWOT och dels i anslutning till varje process. Vidare görs riskanalyser i den obligatoriska internkontrollen vilken man inom administrationen upplever som ett visst stöd i att säkerställa att lagar efterlevs. Riskanalyser görs även vid förändringar samt i anslutning till dokumentation kring brukarna/klienterna/deltagarna/de boenden. Förbättringsmål och handlingsplaner Socialförvaltningen har tagit fram en modell "Visionshuset" som innefattar de krav

13 som ligger till grund för målstyrningen för hela förvaltningen. Utifrån den modellen har aktivitetsplaner upprättats i verktyget Hypergene på varje enhet. Avstämning görs bland annat på APT-möten. I uppföljningsverktyget redovisas analyser och kommentarer kring måluppfyllelsen. Det varierar dock hur väl uppföljningsmodellen är förankrad. Implementering pågår. Ledningens genomgång Ledningens genomgång genomförs varje månad. Protokollen redovisar förvaltningens resultat på ett mycket utförligt vis. Förvaltningen har också redovisat de samlade resultaten för 2017 i en Kvalitetsberättelse. Det går att följa förvaltningens utveckling över tid. Avvikelser och interna revisioner Varierar på enheterna hur långt man har kommit i förståelsen av nyttan att rapportera avvikelser. Det finns en medvetenhet om att detta är ett utvecklingsområde. Det visades dock goda exempel på hur man med stöd av sammanställningar av avvikelser utifrån olika kategorier hittat förbättringsområden direkt kopplat till mål- och fokusområdena. Interna revisioner genomförs utifrån planerade intervall. Relevanta avvikelser har identifierats. Det varierar i enheterna hur väl man har åtgärdat avvikelserna. Miljö- och hållbarhetsarbetet Det finns en förbättringspotential att synliggöra miljöaspekterna i utvecklingsarbetet. I de redovisande dokument som visats saknas till stor del miljöperspektivet, ex. i processerna och i riskanalyser. Det framgår dock vid intervjuerna att medvetenheten hos medarbetarna kring miljö och hållbarhet är hög. Ansvar och befogenheter I förvaltningens Verksamhetshandbok beskrivs tydligt ansvar/befogenheter som olika roller har i kvalitetsledningssystemet Förbättringsområde: - Att tydligare beakta och följa upp miljöaspekterna i processerna. - Att koppla ekonomiska mätetal till processerna för att kunna bedöma ekonomiska effekter. - Att ta fram en enhetlig struktur för hur dokument som redovisar resultat kopplat till processerna ska förvaras och hanteras (se avvikelse). - Säkerställ att effekten av vidtagna åtgärder i anslutning till riskanalys följs upp och utvärderas.