Årlig bedömning av verksamhetsledningssystemet

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Stina Bergström SN 2017/ Socialnämnden Årlig bedömning av verksamhetsledningssystemet Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Den övergripande ledningen för kommunens verksamhetsledningssystem skall varje år göra en samlad bedömning av verksamhetsledningssystemet och utifrån denna fastställa om systemet är lämpligt, tillräckligt och väl fungerande. Därutöver skall den övergripande ledningen ta ställning till om kravet på ständiga förbättringar är uppfyllt och fatta nödvändiga beslut om eventuella förändringar av det fortsatta arbetet. Som underlag för detta arbete skall de lokala ledningarnas genomgång (förvaltningsledningarna) i februari varje år svara på ett antal frågor om förvaltningens arbete med ledningssystemet. I bifogad handling redogörs för de svar som lämnats från socialförvaltningen till den övergripande ledningen. Stina Bergström Verksamhetsutvecklare Cecilia Frid Förvaltningschef Bilaga 1 Utvärdering av verksamhetsledningssystemet Socialförvaltningen Adress Box 834, KALMAR Besök Nygatan 36 Tel vx stina.bergstrom@kalmar.se

2 Svarsjournal Publikationsnamn Utvärdering av verksamhetsledningssystemet 2016 Namn Datum :45:04 1. Välj förvaltning Socialförvaltningen 2. Internrevision - Hur har planeringen och genomförande av internrevisionen fungerat? 2. Internrevision - Hur har stödfrågorna till internrevisionen fungerat? 2. Internrevision - Hur upplevs antalet internrevisorer? 2. Internrevision - Hur upplevs kvaliteten på revisionsrapporterna? 2. Internrevision - Hur fungerade stängningen av avvikelserna? 2. Internrevision - Hur har internrevisionen fångat förbättringsområden? 2. Internrevision - Något som kan förbättras? Planering och genomförande: Ej tillräckligt många utifrån vad vi fick till oss i externrevision. Stödfrågorna: Riskerar att skrapa på ytan utan att gå ner på djupet. Frågorna behöver hjälpa revisorn att fördjupa sig där man hittar en tråd att dra i. Antal revisorer: Förvaltningen har fått till sig att vi gör för få internrevisioner. Svår balansgång mellan antal revisioner per revisorer, arbetsbörda och kvalitet. Kvalitet: Orsaksanalyser behöver förbättras. Stödfrågorna ses över i kvalitets- och miljönätverket för att överensstämma med ny ISO-standard. 3. Lagbevakning och lagefterlevnad - Hur fungerar rutiner för lagbevakning och uppföljning av lagar och andra krav? 3. Lagbevakning och lagefterlevnad - Har personalen kännedom om de miljölagar andra krav som de berörs av? Uppfyller förvaltningen de lagar och andra krav Ja inom miljöområdet som den omfattas av? 4. Extern revision - Hur har planeringen av den externa revisionen fungerat? 4. Extern revision - Hur fungerade genomförandet av den externa revisionen (inklusive revisorernas kompetens)? 4. Extern revision - Hur upplevs kvaliteten på revisionsrapporten? 4. Extern revision - Hur fungerade stängningen av avvikelserna? 4. Extern revision - Hur upplevs den tid som avsatts för extern revision? 4. Extern revision - Något som kan förbättras? 5. Systematiskt brandskyddsarbete - Hur har Planering: Bättre förberedelser så att enheterna kan presentera redovisande dokument samt ha dator med uppkoppling. Förvaltningens kvalitetssamordnare bör träffa enheterna i ett förberedande arbete.

3 arbetet med utrymningsövningar fungerat? 5. Systematiskt brandskyddsarbete - Hur har brandskyddsronder genomförts enligt rutin? 5. Systematiskt brandskyddsarbete - Hur väl efterlevs kraven på brandskyddsutbildning? 5. Systematiskt brandskyddsarbete - Något som kan förbättras? Kommentera alltid när svaren på något av 6. Miljöarbetet - Hur väl bidrar vi till att minska våra kunders/brukares miljöpåverkan? 6. Miljöarbetet - Hur tar vi hänsyn till miljö i beslutsunderlag som lyfts till politiken? 6. Miljöarbetet - Hur har arbetet med kemikalier fungerat? 6. Miljöarbetet - Hur har arbetet med avfallshanteringen fungerat? 6. Miljöarbetet - Hur har arbetet med att minska energiförbrukningen fungerat? 6. Miljöarbetet - Hur ser förvaltningens miljökompetens ut? 6. Miljöarbetet - Något som kan förbättras? 7. Processarbetet - Hur fungerar mätningen av förvaltningens processer? 7. Processarbetet - Hur har behovet av utbildning kring processer täckts in? 7. Processarbetet - Hur upplevs förvaltningens processer - är rätt processer beskrivna? 7. Processarbetet - Något som kan förbättras? 8. Kundtillfredsställelse - Hur fungerar förvaltningens arbete med att mäta kundtillfredsställelse? 8. Kundtillfredsställelse - Hur fungerar arbetet med att ta fram handlingsplaner efter mätningar? 8. Kundtillfredsställelse - Hur fungerar arbetet med att genomföra de aktiviteter som finns i handlingsplanerna? 8. Kundtillfredsställelse - Något som kan förbättras? Kommentera alltid när svaren på något av ndskyddsroner har genomförts i hög utsträckning med god kvalitet men ej på alla ställen (cirka 85 procent). De medarbetare som enligt rutin ska få grundläggande brandskyddsutbildning var fjärde år uppfyller inte kravet på intervallet fullständigt. Föredömligt Arbetet med kemikalier ser olika ut. Acceptabelt på de flesta ställen men brister (ej inskickade kemikalielistor) finns på andra ställen. Mätning: I vissa processer finns mätpunkter med i processkartan. Det är dock inte helt klart när de ska mätas, vem som ska göra det och hur resultatet ska användas för att förbättra processen. Utbildning kring processer: Viss kompetenshöjning kring processtänk har skett i samband med processkartläggning med ett par mindre arbetsgrupper. Överlag finns dock ett behov att fördjupat höja kompetensen kring processorienterat arbetssätt. Hur upplevs förvaltningens processer: Processerna utgör inte det stöd de skulle kunna vara, de används inte som utgångspunkt i socialförvaltningens verksamheter och utgör inte underlag för förbättringar. Huvudprocesskarta saknas vilket är utgångspunkten till att rätt processer är beskrivna. Vi har genomfört nationell brukarundersökning inom IFO, servicebostad funktionsnedsättning och bostad socialpsykiatri. Därmed är det inte en heltäckande undersökning inom funktionsnedsättning och socialpsykiatri. Inga regelrätta handlingsplaner har upprättas för brukarundersökning, öppna jämförelser och KKiK. De förbättringsområden som identifierats har dock integrerats i målstyrningen med hjälp av indikatorer under 2017.

4 9. Målarbetet inklusive måluppfyllelse - Hur väl uppfyller förvaltningens mål kraven på att vara SMARTA? 9. Målarbetet inklusive måluppfyllelse - Hur väl bidrar valda aktiviteter till att målen uppfylls? 9. Målarbetet inklusive måluppfyllelse - Hur ser måluppfyllelsen ut? 9. Målarbetet inklusive måluppfyllelse - Något som kan förbättras? Kommentera alltid när svaren på något av 10. Förbättrings- och avvikelsearbetet - Hur fungerar förvaltningens synpunktshantering när det gäller att fånga synpunkter (beröm, förbättringar, klagomål, avvikelser) från de anställda? 10. Förbättrings- och avvikelsearbetet - Hur fungerar förvaltningens synpunktshantering när det gäller att fånga synpunkter från externa synpunktslämnare? 10. Förbättrings- och avvikelsearbetet - Något som kan förbättras? Kommentera alltid när svaren på något av 11. Utifrån svaren om de olika områdena ovan gör nu följande analys: Ser ni några trender i enkätsvaren? 11. Utifrån svaren om de olika områdena ovan gör nu följande analys: Ser ni några trender i enkätsvaren? - Om ni svarar "Ja" kommentera orsak och behov av åtgärd. 12. Kvalitetspolicyn - Är kvalitetspolicyn relevant och aktuell? 12. Kvalitetspolicyn - Vid svar "" lämna kommentar. 13. Miljöpolicyn - Är miljöpolicyn relevant och aktuell? 13. Miljöpolicyn - Vid svar "" lämna kommentar. 14. Förändringar i verksamheten - Har det skett några förändringar i verksamheten som påverkar bedömningen av de betydande miljöaspekterna? Fokus för nämndens mål under 2016 har legat på mätbarhet vilket har gjort dem detaljerade och har fokuserat på vad vi gör men inte vad de ska leda till.det bedöms ha bidragit till att målen inte varit accepterade fullt ut. Detta bedöms i sin tur ha påverkat måluppfyllelsen. I en sådan lagstyrd verksamhet som socialnämnden enligt reglemente ska bedriva lämnas inte stort utrymme för andra mål än att uppfylla de omfattande krav som finns för nämnden. Fokusområdena harmonierar med detta medan fullmäktigemålen inte lämnar utrymme att formulera nämndmål utifrån den lagstyrda verksamhet som socialnämnden bedriver. Externrevisionen visade att de enheter som reviderades inte hade några rapporterade avvikelser under året. Antal rapporteringar per enhet varierar stort. Det visar på att avvikelsehanteringen inte fullt ut är ett implementerat arbetssätt. Ja Förvaltningen har fortsatt arbetet med att utveckla ledningssystemet och ser ett fortsatt behov av att utveckla delarna i det med betoning på internrevision, målstyrning, processer, ständiga förbättringar. Ja Kvalitetspolicyn är såklart relevant. "Vi möter dig med respekt och engagemang. Vi finns här för dig". Policyn är mer en värdegrund än en kvalitetspolicy. En kvalitetspolicy bör förmedla en organisations mål och riktning med avseende på kvalitet. Miljöpolicyn bör inriktas på miljö och inte de andra delarna (ekonomisk och social hållbarhet). Socialhållbarhet skulle däremot kunna vara en del av kvalitetspolicyns ambitionsnivå. 15. Uppfyller vi kraven på ständiga förbättringar? 16. Är systemet lämpligt, tillräckligt och väl fungerande? 16. Är systemet lämpligt, tillräckligt och väl Ständiga förbättringar: Det arbetas med åtgärder utifrån fungerande? - Något som kan förbättras? Om ni avvikelser och undersökningar men inte på det svarar "" på någon av frågorna 15 eller 16 systematiska och medvetna sätt som kraven innebär. kommentera orsak och behov av åtgärd. Det systematiska förbättringsarbetet behöver kopplas ihop mer med värdegrund, mål och vision. Lämpligt,

5 17. Förändringar i verksamheten - Har det skett några förändringar i verksamheten som påverkar bedömningen av de betydande miljöaspekterna? 18. Har vi tillräckligt med kompetens/utbildning/resurser för systemet? 18. Har vi tillräckligt med kompetens/utbildning/resurser för systemet? - Om ni svarar "" kommentera orsak och behov av åtgärd. 19. Ge förslag på områden till höstens internrevision som er förvaltning önskar revidera. tillräckligt och välfungerande: Det finns förbättringsområden. Målarbetet behöver fortsätta utvecklas på den inslagna vägen. Vi behöver höja kunskapen kring ett processorienterat arbetssätt och ha ett IT-stöd som stödjer en sådan utveckling. Kunskapen kring vad ett ledningssystem är och vad det ska användas till samt hur det ska användas behöver utvecklas brett i organisationen. Arbetet är påbörjat på ledningsnivå. Mål, mätning, analys, resultat, verksamhetsunika processer, nd