Rapport intern- och externrevision 2017

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kerstin Lagerlund SN 2018/ Socialnämnden Rapport intern- och externrevision 2017 Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kalmar kommun har ett kvalitetsledningssystem och ett miljöledningssystem som är ISO certifierade enligt ISO 9001 respektive ISO Varje år sker intern- och externrevision av dessa system. I bilaga finns en sammanställning av de 27 internrevisioner som förvaltningen utförde under I samma dokument redovisas de externrevisioner som gjordes på fyra av förvaltningens enheter. Som ett komplement till denna sammanställning bifogas externrevisorernas sammanfattande bedömning av den revision som gjordes av socialförvaltningens ledning. Kerstin Lagerlund Verksamhetsutvecklare Cecilia Frid Socialchef Bilagor 1 Sammanställning intern- och externrevision Externrevisorernas sammanfattande bedömning av socialförvaltningen Socialförvaltningen Verksamhetsutveckling Tel vx kerstin.lagerlund@kalmar.se

2 Område i internrevision 2017 Område i externrevision 2017 Mottagning och utredning (5 st) Barnahus, Barn och familj 111, Försörjningsstöd 102, Utredningsenheten funktionsnedsättning, Placeringsenheten Verksamhetsbeskrivningar verksamhetsbeskrivningar insaktuella Försörjningsstöd Kompetensutveckling Introduktion av nyanställda dokumenteras inte Riskanalyser Riskanalys med åtgärder kunde inte visas används inte Insats barn och familj (4 st) EKB Mobila teamet Söder, Torpet, Björkenäsvägen, Familjerådgivningen processbeskrivningar saknas det är för liten kännedom om "Tyck till" - varför det kan förmodas att syftet med att arbeta med avvikelser, synpunkter och klagomål också är det Riskbaserat tänkande arbete med riskbaserat tänkande behöver implementeras ytterligare, speciellt på strukturell nivå (på individ/brukarnivå gör många verksamheter riskanalyser) kommungemensam APT- mall används inte (ofta görs egna varianter och mötena blandas samman med personalmöten, trots att APT är en egen mötesform) Lindebo Temperaturkontroll Temperaturkontroller av livsmedel har inte dokumenterats enligt rutin under Genomförandeplan Stickprov på genomförandeplan visar att uppföljning i Social journal inte är genomförd på den tid som angetts i genomförande planen samt att det är svårt att koppla ihop noteringen i genomförandeplanen om vad som skall följas upp med kommenterar i social journal. Riskanalys Riskanalyser är inte genomförda fullt ut används inte

3 Insatser funktionsnedsättning (14 st) Dag- kväll och nattpatrullen, Handgjort, HSL-teamet, Jollen, Krafslösa, Kristallen, Ljusstaden, Mobilcenter, Sjöbjörnen, Solrum, Tingby, Tågabo, Täljstenen, Slussen, befintliga processer används ej det är för liten kännedom om "Tyck till" - varför det kan förmodas att syftet med att arbeta med avvikelser, synpunkter och klagomål också är det Verksamhetsbeskrivningar verksamhetsbeskrivningar inte beskriver nödvändig kompetens Riskbaserat tänkande arbete med riskbaserat tänkande behöver implementeras ytterligare, speciellt på strukturell nivå (på individ/brukarnivå gör många verksamheter riskanalyser) kommungemensam APT- mall används inte (ofta görs egna varianter och mötena blandas samman med personalmöten, trots att APT är en egen mötesform) Introduktion av nyanställda den kommungemensamma rutinen för att introducera medarbetare används inte Lillgången Introduktion av nyanställda Introduktions av nyanställda dokumenteras inte. används inte. Insatser missbruk och socialpsykiatri (4 st) Boendeplanering, Boendestöd Mellersta, Servicebostad Söder, Servicebostad Småland Servicebostad Norr Uppföljning mål Uppföljning av mål inte genomfört fullt ut i Hypergene. Riskanalys Riskanalyser är inte genomförda fullt ut. används inte.

4 Externrevisorernas sammanfattande bedömning SOCIALFÖRVALTNINGEN Ledarskap Förvaltningschefen har tagit ett mer direkt ansvar för att leda ledningens genomgång och arbetet med ledningssystemet mot respektive verksamhetsområde. Lagefterlevnad och myndighetskontakter Förändringar i lagstiftning tas upp regelbundet på ledningens genomgång. Hantering av risker och möjligheter På förvaltningsnivå har man genomfört en riskbedömning utifrån den centrala rutin som finns "Riskanalys och intern kontrollplan". Riskhanteringen har kommit olika långt på de besökta enheterna. Se avvikelser. Förvaltningen är inne i slutskedet av ett förändringsarbete där man identifierat processer vilket har lett till att man kommer att fokusera på de processer som går igenom hela verksamheten, t.ex. ett ärende från början till slutet. Enheterna har en verksamhetsbeskrivning eller en processpecifikation som beskriver uppdraget. Organisation, resurser och kompetens Man är mitt uppe i en process där man håller på att se över processer och organisationen. I nuläget är organisationen tydligt beskriven i ett organisationsschema. Kompetens hanteras främst genom medarbetarsamtal där chefen går igenom de kompetensbehov som finns för respektive medarbetare. Kan vara bra att ta en kopia på medarbetarnas körkort (om man skall köra bil i tjänsten) när men genomför en introduktion. och handlingsplaner och indikatorer för processer finns på förvaltningsnivå och enhetsnivå och följs upp i Hypergene. Dokumenthantering Tänk på att alla dokument som tas bra, blanketter, rutiner osv. skall märkas med namn och datum Miljöarbete Varje enhet arbetar aktivt med miljöarbetet och har fokus på transporter och avfallshantering.

5 Stickprov i brandskyddspärmar ute på enheter visar att det systematiska brandskyddsarbetet hanteras på ett bra sätt. Om ni kör egna transporter med farligt avfall tänk på att ni skall skriva anteckningar om avfallstyper och mängder. Tänk på att alltid sätta datum brandskyddsprotokoll. kan komma in på flera lika sätt t.ex. genom tyck till, via e-post. Dessa dokumenteras sedan i Streamflow och hanteras av ansvarig chef. Själva hanteringen är enligt personalen ganska krånglig och det är svårt att söka efter avvikelser i efterhand. HSL-avvikelser hanteras av sjuksköterska och MAS. tas upp i ledningens genomgång på respektive verksamhetsområde. På enheterna hanteras ofta avvikelser genom noteringar i social journal. Interna revisioner Intern revision har genomförts på 27 stycken enheter under hösten. Väl genomförda revisioner där man har identifierat både relevanta förbättringsförslag och avvikelser. Man har tagit fram en revisionsplan som visar vilket år respektive enhet skall besökas så under kommande år. Denna lista skulle man kunna använda för att göra noteringar om resultat från tidigare interna revisioner, externa revisioner, rapporterade avvikelser, Lex Sara anmälningar och andra faktorer som bedöms vara av intresse. Den sammantagna bedömningen av dessa faktorer kan sedan ligga till grund för vilka enheter som man kommer att genomföra interna revisioner på. Vissa enheter kan behöva revision mer frekvent av olika anledningar medan vissa enheter har revisioner mer sällan. Ledningens genomgång Senaste protokollet i förvaltningsledningen genomfördes Ledningens genomgång genomförs varje månad på förvaltningsnivå sedan en tid tillbaka och nu har man även börjat med detta på respektive verksamhetsområde. I stort sett bra hantering men i vissa fall kan man i högre utsträckning ange resultat av diskussioner.