Omsorgsnämndens kvalitetsberättelse 2017

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Thomas Johansson ON 2018/ Omsorgsnämnden Omsorgsnämndens kvalitetsberättelse 2017 Förslag till beslut Omsorgsnämnden fastställer kvalitetsberättelsen för år Bakgrund Enligt SOSFS 2011:9 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Med stöd av ledningssystemet ska verksamheten planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Vidare finns i 7 kap. 1 att arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. Kravet på dokumentation omfattar alla delar av det systematiska kvalitetsarbetet. Det innebär att fastställda processer och rutiner ska vara dokumenterade. Likaså ska verksamheten dokumentera arbetet med att planera och utföra riskanalyser, egenkontroller och att hantera klagomål, synpunkter och rapporter. Mattias Ask Förvaltningschef Thomas Johansson Kvalitet- och miljöstrateg Bilagor: Omsorgsnämndens kvalitetsberättelse 2017 Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Thomas.Johansson@kalmar.se

2 Handläggare Datum Ärendebeteckning Thomas Johansson ON 2018/ Omsorgsnämndens kvalitetsberättelse 2017 Enligt SOSFS 2011:9 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Med stöd av ledningssystemet ska verksamheten planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Vidare finns i 7 kap. 1 att arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. Kravet på dokumentation omfattar alla delar av det systematiska kvalitetsarbetet. Det innebär att fastställda processer och rutiner ska vara dokumenterade. Likaså ska verksamheten dokumentera arbetet med att planera och utföra riskanalyser, egenkontroller och att hantera klagomål, synpunkter och rapporter. Verksamheten ska också dokumentera vilka förbättrande åtgärder som eventuella avvikelser har gett upphov till. Dessutom är Kalmar kommun och samtliga förvaltningar certifierade enligt ISO 9001, kvalitet, enligt standarden från Kvalitetsberättelsen beskriver hur verksamheten har arbetat med uppföljning och utvärdering kopplat till verksamhetens uppdrag och omsorgsnämndens mål. Av kvalitetsberättelsen bör det framgå hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående kalenderår vilka åtgärder som har vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet vilka resultat som har uppnåtts Riskanalys Kalmar kommun har flera styrdokument som omfattar riskanalys/riskbedömning kopplat verksamhetsförändringar. Omsorgsförvaltningen har kompletterat dessa dokument med ett eget tillägg från riskbedöm- Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Thomas.Johansson@kalmar.se

3 ON 2018/ (9) ning i ordinärt boende och vård- och omsorgsboende. Dokumentet är en del av förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete. Vid extern revision hösten 2017 var riskanalys ett revisionsområde som togs vid de fyra enheter som besöktes. Resultatet från extern revision visade på enheter som arbetade med riskbedömning/analys helt enligt riktlinjerna samt enhet som inte fullt ut använde den checklista som finns till stöd för riskanalys. Detta resulterade i en avvikelse vid revisionen. Detta har korrigerats. Uppföljning av arbetet med riskanalys har gjorts till teamansvariga chefer. Denna visar på att arbetet med riskanalyser tas på stort allvar på enheterna men att man inte är helt framme att genomföra riskanalys enligt fastställd rutin. Uppföljning genom egen kontroll Egen kontroll bedrivs på flera olika sätt inom verksamheten. Intern revision, kvalitetsuppföljning, uppföljning genom kvalitetsregister, analys av resultat från brukarundersökning, öppna jämförelser och kommunens kvalitet i korthet. Till detta tillkommer även extern revision. Intern revision har genomförts vid sju enheter. Revisionen utförs av egen personal och samtliga revisorer har genomgången revisionsutbildning. Revisionerna utförs i par genom enskilt möte med enhetschef och enskilt möte med personalrepresentanter. Revisionerna dokumenteras och resulterar i ev avvikelser eller förbättringsförslag. Vid revisionerna 2017 noterades 12 avvikelser på enheterna. Dessa var: Tillbud och arbetskadeanmälan görs inte alltid Vid stickande/skärande avfall används inte blanketten "dokumentation av farligt avfall". Det har inte genomförts fysiska skyddsronder Brandutbildning för samtlig personal har ej genomförts Genomförandeplaner följs ej upp enligt rutin samt saknades tydliga mål och om omsorgstagaren varit delaktig vid upprättandet eller ej. Vid stickprov saknades dokument för medarbetarsamtal på enstaka medarbetare. Säkerhetsblad för kemikalier saknas Blanketten "Dokumentation av farligt avfall" var okänd och riskbedömning är ej gjord. Skriftlig delegering gällande ansvar och arbetsuppgifter inom brandskydd saknas. Återkoppling till medarbetarna gällande inlämnade Lex Sarah anmälningar är bristfällig Kompetensutvecklingsplan behöver säkerställas och att rätt dokument för detta används Registrering av frånvaro görs ibland av enhetschef eller kollega Samtliga avvikelser ovan är åtgärdade av enhetschef och revisionerna är stängda av revisorerna. Vid sammanställning av avvikelser görs alltid en bedömning av vilka avvikelser som har ett förvaltningsövergripande intresse. Detta bidrar till en lärande organisation. Vid revisionerna noterades 20 förbättringsförslag. Kvalitetsuppföljning har genomförts vid 17 enheter och utförda av verksamhetscontrollers för SoL och HSL. Med kvalitet menas här att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra

4 ON 2018/ (9) föreskrifter om bl.a. socialtjänst och hälso- och sjukvård och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Målet är att kvalitetsuppföljningen ska belysa förbättringsområden inom enheten och leda till verksamhetsutveckling. Kvalitetsuppföljning görs minst en gång per år. Kvalitetsuppföljningen utgår från en checklista som innehåller följande områden: Personal Genomförandeplan Avvikelser fall och läkemedel Basala hygienrutiner Läkemedelskörkort och förflyttningsteknik Personkontinuitet Sociala aktiviteter Kostombud Nattfastan Egenkontroll livsmedel Brandskyddskontroller Boteam/hemteam Resultatet från kvalitetsuppföljningen dokumenteras och delges enhetschefen som ansvarar för att ta fram en åtgärdsplan på det som framkommit. Generellt uttrycks i flera uppföljningar att enhetschefen har god kontroll över enheten. Förbättringsområden finns dock. Vanliga är brister i följsamheten mot fastställda rutiner såsom dokumentation, basala hygienrutiner, avvikelserapportering och genomförandeplan. Analys av resultat från brukarundersökning, kommunens kvalitet i korthet och öppna jämförelser görs regelmässigt varje år och delges omsorgsnämnden. Omsorgsnämnden har som mål att år 2020 vara bland de 30 bästa äldreomsorgskommunerna i landet. Detta gör att resultatet från dessa undersökningar är en viktig del i nämndens målarbete. Brukarundersökningen hemtjänst Svarsfrekvens 60,1 % Kön 66 % kvinnor 34 % män Självbedömt allmäntillstånd Besvär av ängslan, oro 30 % mycket gott/gott 50 % någorlunda 20 % ganska/mycket dåligt 54 % nej 41 % lätta besvär 5 % svåra besvär

5 ON 2018/ (9) De fem frågor där andelen positiva svar är högst i hemtjänsten Får bra bemötande från Känner förtroende för personalen Är sammantaget nöjd med hemtjänsten Känner sig trygg hemma med hemtjänst Personalen utför sina arbetsuppgifter bra Kalmar Procent De fem frågor där andelen positiva svar är lägst Besväras inte av ensamhet 43 Kan påverka vid vilka tider man får hjälp Vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål Personalen brukar informera om tillfälliga förändringar Har lätt att få kontakt med personalen vid behov Kalmar Procent Brukarundersökningen vård- och omsorgsboende Svarsfrekvens 49,2 % Kön 71 % kvinnor 29 % män Självbedömt allmäntillstånd Besvär av ängslan, oro 25 % mycket gott/gott 38 % någorlunda 37 % ganska/mycket dåligt 35 % nej 54 % lätta besvär 11 % svåra besvär

6 ON 2018/ (9) De fem frågor där andelen positiva svar är högst, vård- och omsorgsboende Får bra bemötande från personalen 96 Känner sig trygg på sitt äldreboende 90 Känner förtroende för personalen 88 Har lätt att få kontakt med personalen på äldreboendet vid behov Är sammantaget nöjd med äldreboendet Kalmar Procent De fem frågor där andelen positiva svar är lägst Besväras inte av ensamhet 31 Vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål Personalen brukar informera om tillfälliga förändringar Är nöjd med de aktiviteter som erbjuds på äldreboendet Möjligheterna att komma utomhus är bra Kalmar Procent Resultatet från brukarundersökningen presenteras även på enhetsnivå. enhetscheferna har uppdraget att återge resultatet på arbetsplatsplatsträff samt även använda i målarbete. Som helhet är resultatet att brukarnas sammantagna bedömning av verksamheten förbättras hela tiden.

7 ON 2018/ (9) Kommunens kvalitet i korthet I kommunens kvalitet i korthet redovisas en kommuns kvalitetsaspekter inom fem områden: tillgänglighet, trygghetsaspekter, delaktighet/information, effektivitet och kommunen som samhällsutvecklare. Sammanställningen är en självskattning av verksamheten. Den stora förbättringen mellan år 2016 och 2017 är förekomsten av sociala aktiviteter på vård- och omsorgsboende. Uppföljning genom extern revision Kalmar kommun anlitar Qualify AB för att genomföra extern revision i enlighetet med kommunens certifiering enligt ISO för kvalitet och miljö. Under genomfördes extern revision vid fyra enheter samt för ledningen. Fyra avvikelser noterades för omsorgsförvaltningen. Introduktion av nyanställda dokumentation. Handlar om dokumentationen av genomförd introduktion. Denna är kommungemensam och resulterade i uppdaterat dokument vid introduktion av nyanställda. Riskanalys på enhetsnivå Kommunikation - Nattenheten Uppföljning av mål på enhetsnivå De tre övriga har åtgärdats på de enheter de uppstod och vid behov även bedömts som förvaltningsövergripande. Ex på det är avvikelsen kring uppföljning av mål på enhetsnivå. Samtliga enhetschefer har fått genomgång hur detta arbete fungerar i Hypergene. När det gäller riskanalys på enhetsnivå så på så arbetas med detta inom teamen men bedömningen är att alla enheter inte fullt ut arbetar efter fastställd rutin. Utredning avvikelser Till ledningens genomgång, förvaltningschef, administrativ chef och kvalitetoch miljösamordnare, redovisas vid alla möten inkomna och handlagda avvikelser. Avvikelserna är Tyck till, lex Sarah, LISA avvikelser och HSL avvikelser. Samtliga avvikelser hanteras på ett systematiskt sätt dvs de registreras, utreds och återkopplas. Lex Sarah 15 lex Sarah rapporter har lämnats under Av Lex Sarah rapporterna har två händelser anmälts till Inspektionen för vård och omsorg. Tendensen är att antalet lex Sarah rapporter minskar. Åtgärd är att informera i verksamheten. Verksamhet Händelse Åtgärder Anmälan till IVO Vård- o omsorgsbo Brist i bemötande Info till personal vid byte av inkontinensskydd Vård- o omsorgsbo Fall vid utevistelstelse Tillsyn vid utevis- Ja Vård- o omsorgsbo Lämnat boendet Lås på utegrindar utan perso- nals vetskap Vård- o omsorgsbo Fall vid omsorgsarbete Ej följt rutin vid förflyttning Vård- o omsorgsbo Incident mellan omstagare Lugnande samt läkemedel

8 ON 2018/ (9) Hemtjänst Fall vid förflyttning Informationsrutiner Vård- o omsorgsbo Incident mellan omstagare Bemanningsöversyn Vård- o omsorgsbo Lämnat boendet Ökad bemanning, utan perso- nals vetskap lås på branddörr, info Vård- o omsorgsbo Fall Rörelselarm, info Ja överföring Hemtjänst Brist att ej uppmärksamma bensår Rutin för personlig hygien Vård- o omsorgsbo Vård- o omsorgsbo Vård- o omsorgsbo Hemtjänst Vård- o omsorgsbo Lämnat boendet utan personals vetskap Incident mellan omstagare Incident mellan omstagare Ej utförda insatser Brist i bemötande Ringklocka vid ytterdörr Genomföra BPSD Genomföra BPSD Rutin för kontroll att rätt antal personal är i tjänst Förtydligande av anställningskontrakt Synpunkter och klagomål Kommunen har ett gemensamt system för att systematiskt hantera synpunkter, klagomål och beröm. Används både externt och internt. Samtliga inkomna synpunkter och klagomål nedan är handlagda, återkopplade till den som lämnat klagomål och avslutade. Vid jämförelse med 2016 har antalet inkomna ärenden minskat med 60 st. En anledning till det är att ett stort antal interna ärenden styrdes om för att istället hanteras inom lokal samverkan (arbetsmiljöärenden). Förbättringsförslag Beröm Klagomål Avvikelse Summa Bemötande /tillgänglighet Handläggning 2 2 Inte kommunens verksamhet Offentlig miljö Verksamhet Summa Totalt Kommentar: Inte kommunens verksamhet innebär klagomål på våra privata utförare. Samverkan Verksamheten samverkar både internt och externt för att nå de kvalitetsmål omsorgsnämnden fastställt. Systematisk samverkan internt sker genom hemteam (hemtjänst) och boendeteam (vård- och omsorgsboende) möten. Det gemensamma syftet är: Att möjliggöra att omsorgstagaren ska kunna bli så självständig som möjligt i sin bostad med bibehållen trygghet och säkerhet.

9 ON 2018/ (9) Omsorgstagarens mål är grunden för arbetet. Genom samordning av insatserna i teamet, ge bästa möjliga vård och omsorg. Utveckla och effektivisera samarbetet mellan alla professioner i hemteamen. Nå helhetssyn på omsorgstagaren. Skapa vi-känsla och gott samarbete. Närvarande är enhetschef, omsorgspersonal, biståndshandläggare, sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut/sjukgymnast. Enhetschef leder mötet. Vid mötet diskuteras gemensamma frågeställningen kring enskilda omsorgstagare/patienter. Denna typ av samverkansmöten genomförs också med privata utförare. Kvalitet, miljö- och utvecklingsgruppen Gruppen har en viktig roll för att samordna stora delar av förvaltningens kvalitetsarbete. Gruppens sammansättning med representanter för verksamhetsutveckling SoL och HSL, biståndsbedömning, support och ekonomi. Syftet är att stärka både framtid och nutid avseende utveckling, kvalitets- och miljöfrågor gällande vård, omsorg, ekonomi, personal. Även projekt initieras. Gruppen är beredande i förhållande till ledningsgruppen. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Omsorgsförvaltningens ledningssystem omfattar processer och rutiner kring kvalitetsarbetet. Alla anställda har tillgång till dessa. Metodmässigt inkluderas personal i arbetet med att ta fram processer. Nya rutiner och processer informeras regelmässigt i förvaltningens veckobrev som når alla anställda. Uppföljning av innehållet i ledningssystemet görs genom internrevision och extern revision. Resultat från intern revisioner visar att personalens kunskap om ledningssystemet blivit bättre över tid även om det kvarstår önskemål om bättre sökmotor i ledningssystemet för att hitta dokument. I övrigt har personal möjlighet att lämna förbättringsförslag om verksamheten inom ramen för Tyck till. Detta används i ganska liten omfattning och skulle kunna göras mer utav. Sammanfattning, analys och resultat Mycket av utvecklings- och kvalitetsarbetet inom omsorgsförvaltningen tar avstamp i nämndens långsiktiga mål, år 2020, att vara bland de 30 bästa äldreomsorgskommunerna i landet. Omsorgsnämndens verksamhetsplan är styrande mot kvalitetsmål och de utmaningar verksamheten står inför. Fokus är bl a på att förbättra personkontinuiteten i hemtjänsten. En ny handlings plan har tagits fram under året och arbetas med. för att förbättra personkontinuiteten inom hemtjänsten. Inom det systematiska brandskyddsarbetet ingår brandskyddskontroller, utrymningsövningar och brandskyddsutbildning. Samtliga dessa aktiviteter har utförts enligt planering. Utbildningsplanen består dels av obligatoriska utbildningar som läkemedelskörkort, förflyttningskunskap och brandskyddsutbildning samt utbildningar inom områden som har efterfrågats från verksamheten. Den stora utbildningssatsningen under 2017 har varit Individens behov i centrum, IBIC. IBIC är ett

10 ON 2018/ (9) behovsinriktat och systematiskt arbetssätt för att arbeta med vuxna personer oavsett ålder eller funktionsnedsättning utifrån socialtjänstlagen (SoL). IBIC utgår från individens behov, resurser, mål och resultat inom olika livsområden i dagliga livet. Under 2017 har 527 medarbetare deltagit i utbildingen Teori - Individens behov i centrum (IBIC). Utbildningen motsvarar 3 timmar per medarbetare. Sammanfattningsvis bedrivs ett omfattande och systematiskt kvalitetsarbete inom omsorgsnämnden i enlighet med kvalitetsberättelsen. Utveckling kommer att ske i ökad omfattning av egen kontroll av verksamheten som även inkluderar privata utförare. Arbetet med riskbedömningar utvecklas även om del återstår. I stort kan verksamheten också se en ökad sammantagen nöjdhet från omsorgstagarna under Förhoppningen är att denna utveckling fortsätter.