Förslag till beslut Omsorgsnämnden fastställer kvalitetsberättelsen för år 2018.

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Thomas Johansson ON 2019/ Omsorgsnämnden Omsorgsnämndens kvalitetsberättelse 2018 Förslag till beslut Omsorgsnämnden fastställer kvalitetsberättelsen för år Bakgrund Enligt SOSFS 2011:9 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Med stöd av ledningssystemet ska verksamheten planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Vidare finns i 7 kap. 1 att arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. Kravet på dokumentation omfattar alla delar av det systematiska kvalitetsarbetet. Det innebär att fastställda processer och rutiner ska vara dokumenterade. Likaså ska verksamheten dokumentera arbetet med att planera och utföra riskanalyser, egenkontroller och att hantera klagomål, synpunkter och rapporter. Mattias Ask Förvaltningschef Thomas Johansson Kvalitet- och miljöstrateg Bilagor Omsorgsnämndens kvalitetsberättelse 2018 Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Thomas.Johansson@kalmar.se

2 Handläggare Datum Ärendebeteckning Thomas Johansson ON 2019/ Omsorgsnämndens kvalitetsberättelse 2018 Enligt SOSFS 2011:9 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Med stöd av ledningssystemet ska verksamheten planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Vidare finns i 7 kap. 1 att arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. Kravet på dokumentation omfattar alla delar av det systematiska kvalitetsarbetet. Det innebär att fastställda processer och rutiner ska vara dokumenterade. Likaså ska verksamheten dokumentera arbetet med att planera och utföra riskanalyser, egenkontroller och att hantera klagomål, synpunkter och rapporter. Verksamheten ska också dokumentera vilka förbättrande åtgärder som eventuella avvikelser har gett upphov till. Dessutom är Kalmar kommun och samtliga förvaltningar i kommunen certifierade enligt ISO 9001, kvalitet, enligt standarden från Kvalitetsberättelsen beskriver hur verksamheten har arbetat med uppföljning och utvärdering kopplat till verksamhetens uppdrag och omsorgsnämndens mål. Av kvalitetsberättelsen framgår: hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående kalenderår vilka åtgärder som har vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet vilka resultat som har uppnåtts Riskanalys Kalmar kommun har flera styrdokument som omfattar riskanalys/riskbedömning kopplat verksamhetsförändringar. Dessa är riskbedömning Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Thomas.Johansson@kalmar.se

3 ON 2019/ (12) allmänt, riskbedömning vid ändringar i verksamheten, riskbedömning och handlingsplan. Detta har följts upp vid enkät om systematisk arbetsmiljö. I stort alla svaranden, 96 %, har sagt att man känner till och tillämpar rutinen. Enkäten har besvarats av chefer, skyddsombud/ arbetsplatsombud, fackliga företrädare och andra med tilldelat arbetsmiljöansvar. Omsorgsförvaltningen har kompletterat dessa dokument med ett eget tillägg från riskbedömning i ordinärt boende och vård- och omsorgsboende. Dokumentet är en del av förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete och ska fungera som ett stöd vid verksamhetsspecifika riskbedömningar av arbetsmiljön i ordinärt boende samt vård-och omsorgsboende. Denna rutin vid nya omsorgstagare i ordinärt boende och värd- och omsorgsboende genomförs inte fullt ut i verksamheten. Detta har bl a kommit fram vid kvalitetsuppföljningar under Uppföljning genom egen kontroll Egen kontroll bedrivs på flera olika sätt inom verksamheten. Intern revision, kvalitetsuppföljning, uppföljning genom kvalitetsregister, analys av resultat från brukarundersökning, öppna jämförelser och kommunens kvalitet i korthet. Till detta tillkommer även extern revision. Intern revision Intern revision har genomförts vid sex enheter. Revisionen utförs av egen personal och samtliga revisorer har genomgången revisionsutbildning. Revisionerna utförs i par genom enskilt möte med enhetschef och enskilt möte med personalrepresentanter. Revisionerna dokumenteras och resulterar i ev avvikelser eller förbättringsförslag. Vid revisionerna 2018 noterades totalt nio avvikelser på enheterna. Dessa var: Mall för apt användes inte Arkivskåp, brandsäkerhet var inte uppfyllda Personal kunde inte skriva ut genomförandeplan i Life care Introduktion nyanställda o lokal introduktion ej samstämmig Ej kännedom om riktlinjer mutor o jäv Roll som arkivredogörare var okänd för enhetschef Dokument med personuppgifter kan ligga framme Enhetschef saknade delegering arbetsmiljö, brandskydd, yttre miljö Medgivande att öppna post, e-post saknas Samtliga avvikelser ovan är åtgärdade av enhetschef och revisionerna är stängda av revisorerna. Vid sammanställning av avvikelser görs alltid en bedömning av vilka avvikelser som har ett förvaltningsövergripande intresse. Detta bidrar till en lärande organisation. Vid revisionerna noterades 15 förbättringsförslag. Kvalitetsuppföljning Omsorgsförvaltningens verksamhetscontrollers för verksamhet SoL och verksamhet HSL har under 2018 genomfört nio kvalitetsuppföljningar. Den kvalitet som följs upp är hur verksamheten uppfyller de krav och mål som gäller enligt lagar och andra föreskrifter om socialtjänst och hälso- och sjukvård samt beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Målet är att kvalitetsuppföljningen ska belysa förbättringsområden inom enheten och leda till att kvali-

4 ON 2019/ (12) teten inom dessa områden ökar och leder till verksamhetsutveckling. Kvalitetsuppföljning ska utföras minst en gång per år. Till nästkommande år samman fogas kvalitetsuppföljningen med intern revisionen vilket kommer möjliggöra att fler enheter får en uppföljning. Följande områden finns med i den checklista som kvalitetsuppföljningen utgår ifrån: Medarbetare Senior Alert Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) - Uppföljning av riskbedömningar och handlingsplaner Genomförandeplan Avvikelser - Läkemedel, fall, lex Sarah Basala Hygienrutiner Personalkontinuitet Sociala aktiviteter Kost-hantering E-hälsa- schemaplanering till registrering av besök/insatser Brandskyddskontroller Hemteam/boendeteam För samtliga verksamheter som uppvisat brister har en handlingsplan upprättats och enhetschef ansvarar för att bristerna blir åtgärdade. Uppföljning av åtgärder kopplade till handlingsplanen görs under De övergripande brister som controllers sett under årets kvalitetsuppföljningar är, att brandrutiner behöver tydliggöras, stora brister i arbetet med senior alert, brister i kännedom om basala hygienrutiner, otillräcklig kunskap i hantering av fakturor, brister i hantering av felanmälningar, otillräcklig kunskap om felanmälningar. Processarbete Omsorgsförvaltningen har inlett ett processinriktat arbete med att systematiskt upprätthålla, utveckla och säkra verksamhetens kvalitet utifrån kraven i Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och ISO certifieringen. Arbetet sker löpande med att identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamheten kopplat till omsorgsnämndens mål. Utifrån nämndens uppdrag har förvaltningen sammanställt organisationens viktigaste processer i en huvudprocesskarta, vilken visar hur de olika processerna i organisationen samverkar. Huvudprocesskartan är den mest övergripande beskrivningen av verksamhetens ledningsprocesser, huvudprocesser samt viktiga stödprocesser. Förvaltningen fortsätter löpande att uppfylla kravet på att identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet som framgår av ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete. Exempel på huvudprocesskarta som upprättats under året och som ligger till grund av införandet av IBIC är; Biståndshandläggning enligt IBIC-process. Exempel på stödprocess som upprättats med syfte att minska antalet olika personal som omsorgstagare möter under en period i hemtjänsten är personal kontinuitet och hemtjänst-process.

5 ON 2019/ (12)

6 ON 2019/ (12) Brukarundersökningen hemtjänst I tabellen beskrivs bakgrundsfaktorer till undersökningen. Den självskattade hälsotillståndet är sådant som påverkar hur jag svarar och graden av nöjdhet. Glädjande är att svarsfrekvensen har ökat efter särskild satsning för att öka den. Svarsfrekvens 64 % Kön 65 % kvinnor 35 % män Självbedömt allmäntillstånd, samtliga 33 % mycket gott/gott Besvär av ängslan, oro, samtliga 46 % någorlunda 21 % ganska/mycket dåligt 54 % nej 41 % lätta besvär 5 % svåra besvär De fem frågor där andelen positiva svar är högst i hemtjänsten Får bra bemötande från personalen Känner förtroende för personalen Är sammantaget nöjd med hemtjänsten Personalen utför sina arbetsuppgifter bra Personalen tar hänsyn till den äldres egna åsikter och önskemål Kalmar Procent De fem frågor där andelen positiva svar är lägst Besväras inte av ensamhet 44 Kan påverka vid vilka tider man får hjälp Vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål Personalen brukar informera om tillfälliga förändringar Har lätt att få kontakt med personalen vid behov Kalmar Procent

7 ON 2019/ (12) Brukarundersökningen vård- och omsorgsboende I tabellen beskrivs bakgrundsfaktorer till undersökningen. Den självskattade hälsotillståndet är sådant som påverkar hur jag svarar och graden av nöjdhet. Svarsfrekvens 48 % Kön 71 % kvinnor 29 % män Självbedömt allmäntillstånd, samtliga 27 % mycket gott/gott Besvär av ängslan, oro, samtliga 38 % någorlunda 34 % ganska/mycket dåligt 38 % nej 53 % lätta besvär 8 % svåra besvär De fem frågor där andelen positiva svar är högst, vård- och omsorgsboende Får bra bemötande från personalen 94 Känner sig trygg på sitt äldreboende 88 Känner förtroende för personalen 86 Har lätt att få kontakt med personalen på äldreboendet vid behov 85 Är sammantaget nöjd med äldreboendet Kalmar Procent

8 ON 2019/ (12) De fem frågor där andelen positiva svar är lägst, vård- och omsorgsboende Besväras inte av ensamhet 32 Personalen brukar informera om tillfälliga förändringar Vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål Möjligheterna att komma utomhus är bra Tycker det är trivsamt i gemensamma utrymmen Kalmar Procent Resultatet från brukarundersökningen presenteras även på enhetsnivå. Enhetscheferna har uppdraget att återge resultatet på arbetsplatsplatsträff samt även använda i sitt målarbete. Som helhet visar resultatet av brukarundersökningen på små skillnader mellan åren. Styrkor och svagheter är som regel ganska oförändrade. Den stora positiva utvecklingen är att fler är nöjda med aktiviteterna i vård- och omsorgsbo ende. Ett stort steg framåt. Kommunens kvalitet i korthet Kommunens kvalitet i korthet (KKiK) redovisar och jämför resultat inom områden som är av stort intresse för invånarna. Resultaten har ambitionen att i ett övergripande perspektiv beskriva kommunens kvalitet och effektivitet i jämförelse med andra kommuner. Redovisningen omfattar olika kommunala verksamheter. KKiK använder cirka 40 nyckeltal för att mäta kommunens prestationer inom fem områden. Insamlingen sker till viss del genom automatisk inläsning från befintliga datakällor och till viss del genom egna mätningar i kommunerna som rapporterar in i kommun- och landstingsdatabasen Kolada. Alla nyckeltalen redovisas i Kolada.

9 ON 2019/ (12) Omsorgsverksamheten omfattar följande nyckeltal nedan. Redovisas könsfördelat. Titel Väntetid i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till särskilt boende, medelvärde Totalt Väntetid i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till särskilt boende, medelvärde Män Väntetid i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till särskilt boende, medelvärde Kvinnor Personalkontinuitet, antal personal som en hemtjänsttagare möter under 14 dagar, medelvärde Totalt Personalkontinuitet, antal personal som en hemtjänsttagare möter under 14 dagar, medelvärde Män 15 Personalkontinuitet, antal personal som en hemtjänsttagare möter under 14 dagar, medelvärde Kvinnor 15 Kvalitetsaspekter särskilt boende äldreomsorg, andel (%) av maxpoäng Totalt Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg - helhetssyn, andel (%) Totalt Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg - helhetssyn, andel (%) Män Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg - helhetssyn, andel (%) Kvinnor Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - helhetssyn, andel (%) Totalt Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - helhetssyn, andel (%) Män Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - helhetssyn, andel (%) Kvinnor Kostnad äldreomsorg, kr/inv 80+ Totalt Nycktalen används för analys av verksamheten samt påverkar nämndens målsättningar och verksamhetsutveckling. Uppföljning genom extern revision Extern revision har genomförts av Qualify AB. Revisionen omfattade tre enheter, ett vård- och omsorgsboende, en hemtjänstenhet, träffpunkt samt förvaltningsledningen. Revisionerna följer ett strukturerat program. Flera positiva omdömen om verksamheten konstaterades under revisionen. Alla besökta enheter uppvisar ett stort engagemang och kunskap kring sin verksamhet. Inga specifika avvikelser noterades för omsorgsförvaltningen utan förvaltningen är del av de kommungemensamma. Revisionens positiva iakttagelser är: - Systematisk omvärldsanalys - god framförhållning - Mycket goda resultat i nationella mätningar - Effektivt resursutnyttjande, genom "TTF- systemet (tid till förfogande)". - Fått ned sjukfrånvaron genom fokus på hälsofrämjande insatser och ökad påverkansmöjlighet hos medarbetarna, ex. i schemaläggningen. - Infört förbättringstavla i ekonomigruppen, där avvikelser/problem fångas upp varje vecka vid "Tavelmötet"

10 ON 2019/ (12) Processer Omsorgsförvaltningen arbetar mycket strukturerat och systematiskt för att uppnå resultat som har bärighet på både ekonomi, personal och kvalitet. Ett processorienterat arbetssätt finns väl inbyggt i organisationen. Miljöperspektivet finns med som en integrerad del i verksamheternas planering ex, samordnade transporter. Risker och möjligheter SWOT-analys görs på en strategisk nivå som följs upp i verksamhetsplanen. Riskanalyser görs enligt den kommunövergripande internkontrollen, vid förändringar, ur arbetsmiljöperspektiv och för respektive omsorgstagare vid inskrivning samt löpande i journaler. Förbättringsmål och handlingsplaner Förvaltningen har tydliga fokusmål, exempelvis att stärka teamen, och öka kontinuiteten hos omsorgstagarna, vilka är nedbrutna på enhetsnivåer. Målen följs upp i Hypergene. Ledningens genomgång Ledningens genomgång genomförs löpande under året. Vid mötena behandlas statistik och data som hämtats ur ledningssystemet, ex. avvikelser, resultat från revisioner och information från möten. Bedöms att ledningens genomgång uppfyller kraven väl. Avvikelser och interna revisioner Hög medvetenhet om syftet med att rapportera avvikelser. Avvikelser från Tyck till, Lex Sarah-avvikelser, läkemedelsavvikelser etc. följs upp löpande på ledningens genomgång Miljö- och hållbarhetsarbetet Hög miljömedvetenhet inom förvaltningen. Aktiva insatser görs för att minska transporter och att effektivisera inköpen. Det ställs tydliga miljökrav vid inköp. Miljö och hållbarhet finns med som en naturlig del i verksamheten. Ansvar och befogenheter Ansvar och befogenheter är tydliga inom förvaltningen. De kommungemensamma avvikelserna är åtgärdade i handlingsplan som är redovisad till Qualify och godkänd av dem. Avvikelser Till ledningens genomgång som består av förvaltningschef, administrativ chef och kvalitet- och miljösamordnare, redovisas vid alla möten inkomna och handlagda avvikelser. Avvikelserna är Tyck till, lex Sarah, LISA avvikelser och HSL avvikelser. Samtliga avvikelser hanteras på ett systematiskt sätt dvs de registreras, utreds och återkopplas. I kvalitetsberättelsen redovisas de avvikelser som avser socialtjänsten. Lex Sarah 14 lex Sarah rapporter har lämnats under 2018 (17 st år 2017). Lex Sarah rapporteras när anställda bedömer att verksamheten orsakat missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande när insatserna verkställs. Av Lex Sarah rapporterna har två händelser anmälts till Inspektionen för vård och omsorg. Tenden-

11 ON 2019/ (12) sen är att antalet lex Sarah rapporter minskar. Åtgärd är att informera i verksamheten. Verksamhet Händelse Åtgärder Anmälan till IVO Brist i kontroll av biverkningar efter läkemedel Info till personal samt kontakt med anhörig Hemtjänst Nattpatrull Hemtjänst Brist i samordning av insatser Ej besvarat trygghetslarm Brist i munhälsa Ej besvarat larm Uppkommet trycksår Incident mellan omstagare Brist i bemötande Brist i bemanning Självskada hos omsorgstagare Ej utförda insaster Bemötande i samband med fall Brist i samordning vid transport till korttidsplats Incident mellan omsorgstagare Införa systematiska avstämningsmöten + ha boteam möten under sommaren Genomgång av rutin med personal informationsmöten mellan usk och ssk Information o samtal med personal om rutin Förbättrade dokumentationsrutiner Översyn behov av hjälpmedel ex larm Säkerställa beställning från biståndshandläggarna, dokumentation i Lifecare, uppdaterad checklista för introduktion av nyanställda Nattpersonal kan beordras att stanna efter arbetspass, nattpersonal kontakt m samordnare Översyn var stickande/skärande förvaras + utbildning Disciplinärende Utrusta nattpatrull med mobillyft + utbildning Kontakt med ambulanstransport + KLT Rutin för att rapporttid sker så att tilsyn kan uppnås på boendet.

12 ON 2019/ (12) Synpunkter och klagomål Kommunen har ett gemensamt system för att systematiskt hantera synpunkter, klagomål och beröm. Används både externt och internt. Samtliga inkomna synpunkter och klagomål nedan är handlagda, återkopplade till den som lämnat klagomål och avslutade. Vid jämförelse med 2017 har antalet inkomna ärenden ökat med ca 120 st. En anledning till det är att ett stort antal interna ärenden kan härledas till ett specifikt ärende i vård- och omsorgsboende samt att vissa enheter systematiskt använder att lämna avvikelser (ej utförda insatser) genom Tyck till. Inkomna Tyck till redovisas regelmässigt på ledningens genomgång och där beslut om ev åtgärder tas. Uppföljning har skett på de enheter som har haft en större mängd avvikelser/klagomål. Förbättringsförslag Beröm Klagomål Total Summa Avvikelse Bemötande/tillgänglighet Handläggning 2 2 Inte kommunens verksamhet Offentlig miljö Verksamhet Summa Totalt Kommentar: Inte kommunens verksamhet innebär klagomål på våra privata utförare. Samverkan Verksamheten samverkar både internt och externt för att nå de kvalitetsmål omsorgsnämnden fastställt. Systematisk samverkan internt sker genom hemteam (hemtjänst) och boendeteam (vård- och omsorgsboende) möten. Det gemensamma syftet är: Att möjliggöra att omsorgstagaren ska kunna bli så självständig som möjligt i sin bostad med bibehållen trygghet och säkerhet. Omsorgstagarens mål är grunden för arbetet. Genom samordning av insatserna i teamet, ge bästa möjliga vård och omsorg. Utveckla och effektivisera samarbetet mellan alla professioner i hemteamen. Nå helhetssyn på omsorgstagaren. Skapa vi-känsla och gott samarbete. Närvarande är enhetschef, omsorgspersonal, biståndshandläggare, sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut/sjukgymnast. Enhetschef leder mötet. Vid mötet diskuteras gemensamma frågeställningen kring enskilda omsorgstagare/patienter. Denna typ av samverkansmöten genomförs också med privata utförare. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Omsorgsförvaltningens ledningssystem omfattar processer och rutiner kring kvalitetsarbetet. Alla anställda har tillgång till dessa. Metodmässigt inkluderas personal i arbetet med att ta fram processer. Nya rutiner och processer informeras regelmässigt i förvaltningens veckobrev som når alla anställda. Detta omfattar även kommungemensamma processer som berör verksamheten eller

13 ON 2019/ (12) uppdaterade styrdokument. Uppföljning av innehållet i ledningssystemet görs genom internrevision och extern revision. Resultat från interna revisioner visar att personalens kunskap om ledningssystemet blivit bättre över tid även om det kvarstår önskemål om bättre sökmotor i ledningssystemet för att hitta dokument. I övrigt har personal möjlighet att lämna förbättringsförslag om verksamheten inom ramen för Tyck till. Detta används i ganska liten omfattning och skulle kunna göras mer utav. Sammanfattning, analys och resultat Mycket av utvecklings- och kvalitetsarbetet inom omsorgsförvaltningen tar avstamp i nämndens långsiktiga mål, år 2020 att vara bland de 30 bästa äldreomsorgskommunerna i landet. Omsorgsnämndens verksamhetsplan är styrande mot kvalitetsmål och de utmaningar verksamheten står inför. Fokus har särskilt legat på att förbättra personkontinuiteten i hemtjänsten och sociala innehållet i vård- och omsorgsboende. Resultatet för båda är framgångsrikt. Personalkontinuiteten är bättre och nöjdheten med utbudet av aktiviteter i vård- och omsorgsboende har ökat. Inom det systematiska brandskyddsarbetet ingår brandskyddskontroller, utrymningsövningar och brandskyddsutbildning. Samtliga dessa aktiviteter har utförts enligt planering. Utbildningsplanen består dels av obligatoriska utbildningar som läkemedelskörkort, förflyttningskunskap och brandskyddsutbildning samt utbildningar inom områden som har efterfrågats från verksamheten. Den stora utbildningssatsningen under 2018 har varit Individens behov i centrum, IBIC, samt satsningen på BPSD. Internutbildningen har omfattat 840 personer under 2018 samt att 989 personer deltog i omsorgens dag. Sammanfattningsvis bedrivs ett omfattande och systematiskt kvalitetsarbete inom omsorgsnämnden i enlighet med kvalitetsberättelsen. Utveckling kommer att ske i ökad omfattning av egen kontroll av verksamheten som även inkluderar privata utförare. Arbetet med riskbedömningar utvecklas även om del återstår. Indikatorn för personalkontinuitet i hemtjänsten befinner sig för första gången på en nivå som gör att kommunens resultat utgör att vara bland de 30 bästa i landet.