Kvalitetsbokslut 2013

Transkript

1 Diarienummer: Kvalitetsbokslut 2013 Medicinsk fysik och teknik Sörmland 2013 Ett öppet och hållbart landsting för jämlik hälsa, mångfald och valfrihet

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Verksamhetens uppdrag... 3 Organisation... 4 Faktaruta... 6 Tillgänglighet... 6 Medicinska resultat... 6 Patientsäkerhetsresultat... 6 Patienterfarenheter... 6 Förbättringsarbete... 6 Forskning och utbildning... 8 Aktiviteter Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut (8)

3 Inledning Medicinsk Fysik och Teknik är landstingets specialistavdelning rörande medicinteknisk utrustning och strålsäkerhet. I detta ingår bl.a. anskaffning och underhåll av medicinteknisk utrustning samt insatser för optimal och säker användning av strålfysikaliska utrustningar som t.ex. röntgen och strålbehandling. Kännetecken Våra främsta kännetecken ska vara hög tillgänglighet med kort inställelsetid, kompetent service samt förmåga till god samverkan med samtliga basenheter/brukare. MFT ska uppfattas som en attraktiv arbetsplats med goda möjligheter till bl.a. kompetensutveckling för medarbetare. Utveckling I dag utvecklas tekniken utvecklas tekniken mycket snabbt, framför allt inom elektronik och data. Detta ställer stora krav på MFT:s medarbetare som ständigt behöver få utbildning för att kunna utföra det stöd till hälso- och sjukvården förväntar. Utvecklingen inom data med kommunikation och nätverk mellan utrustningar och system kräver nära samarbete med landstingets data- och IT enhet. Komplicerade utrustningar och system kräver i större omfattning än tidigare att MFT bidrar med användarstöd utöver underhållsinsatser. Verksamhetens uppdrag Förvaltning av medicinteknisk utrustning och system Medverkan i investeringsprocessen MFT medverkar i landstingets planerings- och avropsprocess avseende investeringar i medicinteknisk utrustning. MFT åtar sig att i samverkan med den kliniska verksamheten planera för samt medverka vid upphandlingsarbetet med framtagning av kravspecifikationer, granskning och utvärdering av anbud, besiktning och klinisk igångsättning av utrustning vid leverans samt utbildning av vårdpersonal i handhavande. Säkerhetsbevakning I MFT:s uppdrag ingår registerhållning och säkerhetsbevakning av medicinteknisk utrustning. MFT åtar sig att ankomstkontrollera, registrera och följa upp säkerhetskrav för den medicintekniska utrustningen. Avhjälpande och förebyggande underhåll MFT åtar sig att utföra avhjälpande och förebyggande underhåll på medicinteknisk utrustning som är registrerad i landstingets händelse- och inventariesystem för medicinteknisk utrustning. Förebyggande underhåll utförs på utrustning som anses ha stort underhållsbehov, kan innebära stor risk för patient vid funktionsfel eller vara av stor verksamhetsekonomisk betydelse. Bedömning görs i samråd mellan MFT och aktuell verksamhet med utgångspunkt från tillverkarens rekommendationer och en nationell Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut (8)

4 prioriteringsmodell, PMFU. Underhållsavtal med leverantörer I MFT:s uppdrag ingår att handlägga och teckna underhållsavtal med externa leverantörer av medicinteknisk utrustning och system. Systemförvaltning Personal från MFT deltar i förvaltningen av några av landstingets medicinska IT-system. Flera av systemen har kopplingar till medicinteknisk utrustning och är även klassade som medicintekniska produkter. Resurserna från MFT ingår i olika systemförvaltningsorganisationer och arbetar bland annat med systemförvaltningsstyrning, felhantering, versionshantering, registerunderhåll, utbildning/användarstöd, drift/teknik, IT-säkerhet samt olika uppdrag och projekt som initieras av systemägare m.fl. Avveckling av medicinteknisk utrustning MFT medverkar till att utrangerad utrustning tas ur drift på ett korrekt sätt och avregistreras från inventarieregistret. Utrangering hanteras enligt riktlinjer från landstinget och Hälsooch sjukvårdsförvaltningen. Strålningsfysikalisk service inkl. strålskydd MFT har genom fastställd strålskyddsorganisation i landstinget samt genom föreskrifter och tillståndsvillkor från Strålsäkerhetsmyndigheten ett strålskyddsansvar för landstingets verksamhet med strålning. Detta ansvar kan delas in i en teknisk fysikalisk del samt en klinisk del som riktar sig till enskilda patienter. Den första innebär bl. a. kalibrering av linjäracceleratorer, gammakameror, dosimetriutrustning, isotopkalibratorer mm, olika former av stråldosmätningar och beräkningar, periodiska kontroller av utrustning, administrering av persondosimetrar mm. Det senare åtagandet innebär bl. a. medverkan i kliniska ronder inom onkologi och nuklearmedicin, stråldos- och aktivitetsmätningar på patienter, medverkan vid strålbehandling, utveckling av behandlingsmetoder, administrering av terapiaktiviteter mm Övriga åtaganden Inom de två ovan nämnda huvudområdena medverkar MFT i fortbildning av klinisk personal. Deltar i kvalitetssäkringsprogram. Medverkar vid anmälan/utredning vid avvikelserapportering rörande medicinteknisk utrustning och strålskydd. Kännetecken MFT:s främsta kännetecken ska vara hög tillgänglighet med kort inställelsetid, kompetent service samt förmåga till god samverkan med samtliga basenheter/brukare. MFT ska uppfattas som en attraktiv arbetsplats med goda möjligheter till bl.a. kompetensutveckling för medarbetare. Organisation MFT är länsövergripande och är landstingets specialistavdelning inom medicinsk teknik och strålningsfysik och svarar för medicinteknisk och radiofysikalisk service inkl. strålskydd i landstinget Sörmland. Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut (8)

5 Linjeorganisation Basen i den interna organisationen utgörs av fyra enheter: MFT/Radiologi som svarar för teknisk service inom MR- och röntgenteknik vid KSK och MSE. Applikationsansvar för RIS/PACS och Picsara i landstinget. MFT/Elektromedicin/Gas-Mekanik som svarar för teknisk service inom elektromedicin, gas, vätska, mekanik vid KSK och MSE samt primärvården i nordvästra länsdelen. MFT/Radiofysik som svarar för teknisk service inom onkologi och nuklearmedicin samt strålningsfysikalisk service inkl. strålskydd inom strålbehandling, nuklearmedicin, radiologi samt icke joniserande strålning i länet. MFT/Nyköping som svarar för teknisk service inom elektromedicin, gas, vätska, mekanik, MR- och röntgenteknik vid NLN samt primärvården i södra länsdelen. Som stödfunktioner finns dessutom: Administrativ stab, som svarar för löpande ekonomi- och personaladministrativa ärenden. Ledningsgrupp för ledningsfrågor. Kvalitetssamordnare på deltid som ansvarar för kvalitetsledningssystemet. Basenhetsråd för facklig samverkan Processorganisation: Organisationen kan även beskrivas med tvärgående processer i linjeorganisationen Fem huvudprocesser finns definierade och leds av en processledare med en till fyra ytterligare medarbetare i varje processgrupp. Processgrupperna driver, utvecklar och standardiserar arbetsmetoder inom respektive process: Anskaffning Avhjälpande underhåll Förebyggande underhåll/kontroller Kundstöd Avveckling Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut (8)

6 Faktaruta Fakta Utfall 2013 Omsättning Antal anställda 47 mnkr 30 st Tillgänglighet MFT har inga patienter. Därför mäts inte tillgänglighet i detta avseende. Medicinska resultat MFT bedriver ingen medicinsk verksamhet och därför kan inga medicinska resultat redovisas. Patientsäkerhetsresultat MFT:s roll gällande patientsäkerhet är att hjälpa till med att endast säker medicinteknisk utrusning anskaffas och även bistå med kunskap till de kliniska verksamheterna om säker användning av medicinteknisk utrustning och säker hantering av utrustning som genererar röntgenstrålar och liknande. Exempel på sådan insats är de s.k. medicintekniska kvalitetssäkringsmöten som MFT regelbundet håller med många av de kliniska verksamheterna. Någon mätning av patientsäkerhetsresultat görs inte denna bemärkelse, dock mäter MFT antalet kvalitetssäkringsmöten som hålls. Patienterfarenheter MFT har inga patienter. Förbättringsarbete Förbättringsarbete ingår som en naturlig del i MFT:s verksamhet i och med att verksamheten är certifierad för ledningssystem ISO 9001 och Det är i främst våra processer som kontinuerligt mäts och förbättras i små steg. Ett annat område är arbetsmiljö där vi under året arbetat fram en handlingsplan utifrån resultatet från en medarbetarenkät. Här handlar det om förbättringsinsatser inom effektivitet, socialt klimat och ledarskap. Uppföljning har visat att vissa delar är uppnådda utifrån den satta handlingsplanen. Årets kvalitetsmål Anskaffningsprocessen Minst 80% av MFT:s samarbetspartners i samband med upphandling av medicinteknisk utrustning ska vara nöjda med MFT:s insatser för framtagande av kravspecifikation och Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut (8)

7 utvärdering av anbud. 96% var nöjda. Förebyggande underhåll 100% av icke relevant utrustning för FU ska rensas bort ur MFT:s inventarieregister Medusa. 98,8% av utrustningen blev bortrensat Dokument Minst 90% av ett utvalt antal protokoll för kontroller, som används av sjukhusfysiker, ska flyttas in i kvalitetsmanualen och då följa rutinen för dokumentstyrning. 100% av protokollen blev flyttade. Avhjälpande underhåll (reparationer) Minst 80% av inlämnade arbetsorder ska vara korrekt ifyllda så att inte komplettering krävs för att kunna utföra reparation. 87% av alla ifyllda arbetsorder var korrekt ifyllda. Strålskyddsutbildning Strålskyddsutbildning ska under året ha erbjudits all personal (100%) inom HoS där krav finns på utbildning. All (100%) berörd personal har blivit erbjudna strålskyddsutbildning. Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut (8)

8 Registervård Minst 90% av utrustning i MFT:s inventariesystem Medusa, som är registrerade som undanställda, ska vara inventerade och uppdaterad med en kommentar som får vara högst 1 år gammal. 50% hade vid årets slut en kommentar som var högst ett år Forskning och utbildning Vid MFT finns ett pågående forskningsprojekt och ett beslutat att påbörjas 2014 Den pågående forskningen handlar om dosbestämning in-vivo till rektumväggen som grund för adaptiv strålbehandling och bedrivs av sjukhusfysiker. Syftet för forskningsprogrammet är dels (a) att med hjälp av en dosplaneringsstudie bestämma den möjliga patientnyttan av strålbehandling med rektalstav, (b) dels att utveckla en metod för kalibrering och mätning av stråldosen inuti ändtarmen under pågående strålbehandling med rektalstaven, (c) dels att bestämma patientens individuella komplikationsrisk med hänsyn tagen till erhållen stråldos och slutligen (d) att använda den kunskapen för utveckling av modell för individuell anpassning av strålbehandlingen. Aktiviteter 2014 Aktiviteter Handlingsplan utifrån medarbetarenkätens resultat. Stöd av landstingets hälsoutvecklare Processutveckling Deltagande vid nationella möten med kollegor. MFT:s miljöombud hjälper verksamhetschefen att leva upp till de miljökrav som ställs. Månatlig uppföljning av ekonomiresultat Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut (8)