Revisionsrapport. DEL1: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER - REVISION Företag: Norra skogsägarna ek.för Skogsavdelningen Certifikatnr: ,

Transkript

1 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 1 av 6 DEL1: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER - REVISION Företag: Norra skogsägarna ek.för Skogsavdelningen Certifikatnr: , Revisionskriterium: SS-EN ISO 14001:2004, Svenskt Revisionsdatum: /04 PEFC certifieringssystem för uthålligt skogsbruk enligt SWE 001:3 + SWE 002:3 + SWE 004:3 samt Spårbarhetscertifiering för skogsbaserade produkter enligt PEFC ST 2002:2010 Aktivitet Reviderad(e) plats(er) och skift Revisionens mål och omfattning Företagsdokumentation som denna revision grundas på(manual, osv.) Omcertifiering Enligt bifogad revisionsplan Enligt bifogad revisionsplan Verksamhetssystemet vid Norra Skogsägarna med underliggande dokument Revisionsledare Nils Stiernman Revisionsdag(ar): 3 Revisor (ev.) Bodel Norrby Revisionsdag(ar): 3 Revisor (ev.) Jörgen Hedeås Revisionsdag(ar): 2 Preliminärt datum för nästa revision (plats(er), skift och processer) Nästa uppföljande revision planeras till maj 2013 DEL 2: REVISIONSLEDARENS REKOMMENDATION Med denna revision påbörjas en ny 3-årscykel av uppföljande revisioner. Resultatet av denna revision och revisionerna under den gångna 3-årsperioden visar att ledningssystemet och miljöprestanda förbättrats successivt under perioden på ett godtagbart sätt. 11 mindre avvikelser konstaterades vid denna revision. Omcertifiering rekommenderas efter det att handlingsplan inkommit och accepterats. Handlingsplan inklusive orsaksanalys skall vara oss tillhanda inom 30 kalenderdagar räknat från det avslutande mötet. Korrigerande åtgärder ska genomföras inom 90 dagar från avslutande mötet. DEL 3: REVISIONSTEAMETS SAMMANFATTNING AV REVISIONENS RESULTAT OCH IDENTIFIERADE OMRÅDEN FÖR FÖRBÄTTRING Skogsavdelningen. En omfattande omorganisation har nu genomförts inom skogsavdelningen. Funktionsbeskrivningar är framtagna men är avsiktligt inte detaljerade. Funktioner för utvecklingsfrågor har inrättats som skall stötta den operativa delen av verksamheten. Ledningens genomgång är genomförd och bra dokumenterad men saknar dokumentation om sammanställning och utvärdering av uppnådd miljöhänsyn i utförda skogsbruksobjekt under den senaste perioden. Miljöaspekterna är fortsatt relevanta och styrning samt uppföljning av dessa är beskrivna i ledningssystemet. Relevanta miljömål finns fastställda varav ett följts upp och ligger i nivå med målformuleringen. De två andra målen är nyligen fastställda och kommer att följas upp under hösten. Miljöpolicy och miljömål är bristande implementerade inom organisationen. Avdelningen har under de senaste intern revisionerna konstaterat att andelen traktdirektiv med rekommendation om prioritering av miljöhänsyn är för låg. Företaget behöver förtydliga hur naturvärdesbedömningarna skall utföras på PEFC certifierade fastighet som inte erhållit sin målklassade skogsbruksplan. Hur bedömer man att fastigheten har minst motsvarande höga naturvärden till 5 % av den produktiva arealen?

2 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 2 av 6 Stickprovskontroller och interna revisioner har skett av utförda skogsbruksåtgärder men sammanställning och utvärdering av resultatet har ej skett. Därmed har ej heller eventuellt erforderliga korrigerande åtgärder vidtagits. Uppdatering och utvärdering har skett av att relevanta lagar och förordningar uppfylls. Ett mycket strukturerat och bra arbete sker med arbetsmiljöfrågor. Riskanalyser har genomförts för hela verksamheten, förebyggande åtgärder har genomförts. Exempelvis nödsändare för ensamarbetande i fält. Skyddsronder genomförs. Fältpersonal erbjuds tjänstebil/förmånsbil och träningskörning på halkbana genomförs. Förbättringar har genomförts under 3-årsperioden, exempelvis: Ökade certifierade arealer och antal certifierade skogsägare under certifieringsperioden Bättre anpassade självkontrollsblanketter Entreprenörspärm (med miljökrav) tillgänglig via entreprenörswebben Ökad avvikelse/förbättringsrapportering från skogen Ny intern revisionsprocess högre kvalité på resultat och större nytta Rutin med tydligare krav vad avseende miljöhänsyn vid traktplanering har implementerats Paraplyfunktionen. Paraplyfunktionen för certifiering av entreprenörer avvecklas under innevarande år och entreprenörerna får ansluta sig till andra paraplyer. Paraplyfunktionen för skogsägare har uppdaterats till den nya PEFC-standarden SWE 004:3. Relevanta rutiner, instruktioner och dokument finns för denna verksamhet. Interna revisorer har utbildats även utifrån kraven i denna standard. Granskning gjordes av flödet från tecknande av certifieringsavtal till utskickat bevis. Det bör diskuteras om även Norra Skogsägarna bör kräva att det skall finnas en målklassad skogsbruksplan eller en beställning av sådan redan vid tecknande av certifieringsavtalet. Informationen till skogsägaren om åtagandet och innehållet i PEFC standarden behöver förbättras. Detta behöver ske även till redan befintliga certifierade skogsägare. Vid revisionstillfället framgick det ej av registret för certifierade skogsägare att de har plan senast fem år efter anslutningen och för vilka skogsägare som planerna närmar sig 10 år. De skogsägare som inför den externa revisionen utlottades för stickprovsrevision och ej kunde ta emot besöket bör snarast omfattas av den interna revisionen av skogsägare. Om så ej sker skall de redovisas för Interteks revisor vid nästa revision. Stickprovsrevision utfördes hos 7 certifierade skogsägare med genomgång av skötsel av skogsfastigheten samt besök i olika skogsbruksobjekt. En jämförelse gjordes av resultatet från de hittills utförda interna revisionerna och de som Intertek utförde. Se bilaga. Samstämmigheten mellan dessa var relativt god. En intern revision av skogsägare bevittnades av Intertek revisor med ett bra utfall. Se del 4. Vad som fungerar speciellt väl: Överlag kunniga och engagerade skogsägare Målen för PEFC ansluten areal framgångsrik framförallt i VO-na i Ångermanland

3 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 3 av 6 Förbättringsområden: Information som ges om certifieringens innebörd och skogsägarens åtagande i samband med avtalsskrivandet behöver förbättras Ajourhållning av skogsbruksplaner brister Virkesavdelningen Kontrollen av att alla externa leverantörer av rundvirke (eller aktörer med vilka byte sker) har giltiga certifikat har inte dokumenterats. En avvikelse har konstaterats för detta. Alla leverantörer är certifierade för spårbarhet och därför bortfaller behovet av riskbedömning för kontroversiella källor för dessas virke. De transportföretag som anlitas för virkestransporter, flistransporter och bränslefraktioner är alla miljöcertifierade. Volymkontona för certifierat rundvirke och sålt certifierat sågat och hyvlat virke samt cellulosaflis verifierades med gott resultat. Anskaffningen av virke bokförs månadsvis och per sortiment med uppgifter hämtade från VIOL. Utdragen från VIOL finns bevarade som verifikat och är lätt tillgängliga för verifiering. Tillgängliga saldon för försäljning av de olika produktgrupperna finns tillgängliga för alla med säljansvar. Sålda volymer sågade produkter bokförs på kontot av marknadsavdelningen, som också ansvarar för att överförsäljning av dessa produktgrupper inte sker. Försäljningen av certifierad massaved och cellulosaflis faktureras och bokförs på kontot av virkesavdelningen. Ett större antal stickprov på inleveranser av virke på kontona och mot verifikaten för sålda volymer gjordes med gott resultat. Saldona på kontona ligger inom godkänt intervall. Avvikelse lämnades för att certifieringsanspråket (100 % PEFC Certified) inte anges korrekt för fakturor för massaved och cellulosaflis. VO kontoret Södra Ångermanland Den nya organisationen finns på plats och har numera två utlokaliserade kontor med SI och PI Ansvar och befogenheter finns i arbetsbeskrivningar för SI och PI. Arbetsbeskrivningen för VO chef kunde inte hittas i systemet under revisionen. Kommunikation i VO sker genom ambulerande möten med SI varannan vecka. Drivningsmöten hålls en gång per månad, periodvis finns beredskap att hålla dem oftare. Kontakten SI-PI sker löpande. Exempel visades på dokumenterad riskanalys i NOVA version 2 vid köp av leveransvirke. Bedöms fungera väl. Övergången för entreprenörer till andra paraplyer än Norras bedöms ha fungerat väl. Alla entreprenörer har nu bevis utom en maskinentreprenör som ännu inte fått bevis utfärdat. Detta noteras som en observation och kommer att följas upp. En förbättringsmöjlighet är att verifiera giltigheten hos entreprenörernas bevis på paraplyernas hemsidor. Denna information är säkrare än papperskopior från entreprenören. Utbildningsstatus för medarbetare kunde inte utläsas ur AGDA för följande: Natur- och kulturmiljövård, uppdatering av NVB, samt nya PEFC skogsstandard (skall tillämpas i alla åtgärder senast ). Intervjuer visar att PEFC utbildning inte genomförts. Andelen PEFC ansluten areal är 62 % - väl över föreningens mål för 2015.

4 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 4 av 6 VO kontoret Norra Ångermanland Organisationen, ny sedan i maj, börja sätta sig. VO-chefen har personalansvar för 13 personer, varav 11 skogsinspektorer och två produktionsinspektorer, flertalet med lång erfarenhet inom föreningen. Att rekrytera till de vakanser som snart kommer, till följd av pensionsavgångar, blir en utmaning. Motiverade personer med förankring i bygden önskas, för att föreningen ska få behålla de som skolas in. Rutinen för riskanalys vid köp av leveransvirke är införd och fungerar. VO:t har avtal med sju stycken entreprenörer som samtliga är certifierade och anslutna till EC Skog, SMF eller Prosilva. En av entreprenörerna har ännu inte kommit in med papper på sin anslutning. Den enskilt svåraste saken i VO-chefens ansvarsområde, avseende miljöpåverkan och certifieringsstandardkrav, är körskador. Både kunskap och teknik har visserligen blivit bättre, men det är ändå svårt att undvika skador, då villkoren för verksamheten är att det ska avverkas året runt, oavsett om förhållandena är gynnsamma eller ej. VO-chefen kunde inte svara på hur Norras miljöpolicy lyder, inte heller visa den i ledningssystemet. 3 skogsinspektorer + 2 produktionsinspektorer Viss oklarhet/oenighet om var gränserna för de två olika befattningarna går, i uppgifter och ansvar. Kontakterna med skogsägare inför avverkning och virkesköp sker oftare på initiativ av inspektorn än av markägaren. Ju längre inspektorn varit med desto oftare blir han/hon kontaktad av markägaren. Anslutning till PEFC-gruppcertifikatet sker som regel som en konsekvens av en virkesaffär och en överenskommelse om att leverera en skogsbruksplan. Vid certifieringsavtalandet går inspektorn igenom PEFC-folder för att markägaren ska få klart för sig vad åtagandet innebär. Att markägaren åtar sig att avsätta tid för att delta i revision verkar inte vara tillräckligt kommunicerat, med tanke på att två av de utlottade markägarna inte kunde delta för att de jobbar. Inspektorerna strävar efter en ännu högre grad av certifierade markägare, trots att det tidigare uppsatta målet är nått inom VO:t. VO kontoret Södra Västerbotten Organisationen finns väl beskriven med ansvar, befogenheter och gränssnitt. Inga tveksamheter råder hos medarbetarna om gränssnitten. Planeringsmöten hålls varannan vecka. Även allmän information lämnas vid dessa möten men sker oftast via mail och intranätet. Avvikelse- och förbättringsverksamheten behöver stimuleras. Nya lagar och förordningar kommuniceras ut från ansvarig för ledningssystemet och finns även tillgänglig via regelrätt skogsbruk. Ett bra arbetssätt finns för att minimera risken för att få in virke från kontroversiella källor i virkesflödet. En ökad styrning behövs för att det skall anges prioriterad hänsyn i traktdirektiven. Granskning gjordes av arbetssättet för PEFC certifiering av skogsägare med ett bra utfall. Granskning gjordes även av flödet från tecknande av virkeskontrakt med PEFC certifierade skogsägare och hur detta blir registrerat i affärssystemet NOVA. Ett stickprov visade att om en skogsägare som är certifierad med en fastighet även är delägare i en annan fastighet erhåller han PEFC status vid leverans av virke även från denna fastighet även om den fastigheten inte ingår i PEFC certifiering. Detta virke registreras även som PEFC i volymberäkningarna, vilket medfört en avvikelse.

5 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 5 av 6 DEL 4: UTTALANDE OM TILLFÖRLITLIGHETEN HOS DE INTERNA REVISIONERNA Intern revision av företagets organisation är nu utförd enligt rutin och revisionsplan med revisorer som nyligen gått kurs för intern revision. Bevittning utfördes vid en intern revision av en certifierad skogsägare. Denna utfördes på ett bra sätt med en intervju av skogsägaren och besök i ett flertal utförda skogsbruksobjekt. Intervjun med skogsägaren kan kompletteras med några ytterligare punkter. Granskningen av skogsbruksobjekten täckte bra in de relevanta delarna av skogsstandarden. Revisionen genomfördes på ett strukturerat, pedagogiskt och effektivt sätt som även gav skogsägaren ett mervärde. DEL 5: IAKTTAGELSER (INTERTEKS) Se bifogade iakttagelser Stor avvikelse konstaterad Stor avvikelse avhjälpt Mindre avvikelse konstaterad Mindre avvikelse avhjälpt Antal öppna avvikelser Tidigare aktivitet Nuvarande aktivitet Möjligheter till förbättring har identifierats DEL 6: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER CERTIFIKAT Registrerade uppgifter Förändringar noterade under granskningen Organisationens namn (identiskt med namnet på certifikatet) Norra skogsägarna ek.för Skog Certifieringens omfattning (scope) Skoglig rådgivning, skogsbruksservice, virkesförmedling samt verksamhet som paraplyorganisation för skogsägare och entreprenörer Spårbarhetscertifikat för skoglig rådgivning, skogsbruksservice, virkesförmedling.skogsbrukscertifikat för verksamhet som paraplyorganisation för skogsägare och entreprenörer. Plats(er) som certifieringen omfattar Huvudkontor i Umeå Örnsköldsvik, Skellefteå och Luleå Huvudkontor i Umeå Örnsköldsvik, Skellefteå och Luleå Verksamheter, plats(er) osv. som inte ingår i omfattningen (scope) Produktlinje(r) Godkänd(a) uteslutning(ar)

6 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 6 av 6 Certifikatets/-ens giltighetstid , Uppföljningsintervall var 6:e månad Antal anställda 80 Kontaktperson hos företaget Niklas Norén Adress Box Umeå SWEDEN E-postadress Niklas.noren@norra.se Om svaret är på någon av ovanstående, notera ändringen på GF113 (Change Notice). Beskriv också planerade förändringar i verksamheten/systemet och när dessa beräknas vara slutförda. DEL 7: BEKRÄFTELSE AV GENOMFÖRD REVISION Rapportdatum: Namn Revisionsledare Nils Stiernman (Denna del kan undertecknas om någon av parterna så önskar) Namn Företagets representant Niklas Norén DISTRIBUTIONSLISTA Elektronisk rapport till huvudkontoret Elektronisk rapport till kund Handlingsplan/-er skickas direkt till revisionsledaren alternativt till, Intertek Certification AB Box Kista Besöksadress: Torshamnsgatan 43, Kista, Stockholm Tel: