Revisionsrapport. Dokumentgranskning ingår. Siljan Skog Spårbarhetssystem

Transkript

1 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 1 av 6 DEL1: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER - REVISION Företag: Siljan Skog AB (Mulitsite) Certifikatnr: Revisionskriterium: PEFC ST 2002:2013 Chain of custody Revisionsdatum: of forest based products Aktivitet Reviderad(e) plats(er) och skift Revisionens mål och omfattning Företagsdokumentation som denna revision grundas på(manual, osv.) Omcertifiering Dokumentgranskning ingår Enligt bifogad revisionsplan Enligt bifogad revisionsplan Siljan Skog Spårbarhetssystem Revisionsledare Eric Beckman Revisionsdag(ar): 2 dag + 8 tim rapporter Preliminärt datum för nästa revision (plats(er), skift och processer) DEL 2: REVISIONSLEDARENS REKOMMENDATION 1 Mindre avvikelse konstaterades vid revisionen. Fortsatt certifikatinnehav rekommenderas efter det att handlingsplan inkommit och accepterats. Handlingsplan inklusive orsaksanalys skall vara oss tillhanda inom 30 kalenderdagar räknat från det avslutande mötet. Korrigerande åtgärder ska genomföras inom 90 dagar från avslutande mötet. DEL 3: REVISIONSTEAMETS SAMMANFATTNING AV REVISIONENS RESULTAT OCH IDENTIFIERADE OMRÅDEN FÖR FÖRBÄTTRING Årets revision omfattade Siljan skog med centralkontorets funktioner samt två verksamhetsplatser (Blyberg Sveg Timber AB, Blyberg [Blybergssågen] och hyvleriet i Mora, Siljan Wood Products AB [SWP]). Ledningssystem och ledningens ansvar Spårbarhetssystemet omfattar ett centralkontor (Siljan Skog AB) och tre verksamhetsplatser (Siljan Timber AB, Blybergssågen, Siljan Wood Products AB). Verksamheterna ligger bredvid varandra i Mora förutom Blybergssågen som ligger utanför Älvdalen. Många funktioner i spårbarhetssystemet drivs av samma personal. Ledningen har utsett en medlem ur ledningen, Tomas Nordby (Miljöchef), att ha det övergripande ansvaret och även befogenheterna för spårbarheten för både centralkontoret och verksamhetsplatsen. André Danielsson är dock en resurs som kommer att genomföra mycket av spårbarhetsarbetet. Ledningssystemet är väl anpassat till verksamheten. Systemet finns digitalt och tillgängligt för alla medarbetare som berörs av och har påverkan på spårbarhetssystemet. Systemet omfattar Multi-site certifieringen för centralkontor och verksamhetsplatser beträffande inköp och försäljning av timmer, sågad och hyvlad vara samt biprodukter enligt volymkrediteringsmetoden. Ledningssystem kan förtydligas med en flödesbeskrivning enligt PEFC ST 2002: punkt b. Intern revision har genomförts med egna resurser (spårbarhetsansvarige). Rutiner för hur intern revision ska ske finns klara. Efter intern revision har gjorts planeras Ledningens genomgång in. Ledningens genomgång har genomförts och dokumenterats. Vid förra externa revisionen fanns inga avvikelser. Extern kommunikation: certifikaten görs tillgängligt för externa intressenter via hemsida. Organisationen arbetar aktiv med att systematiskt förbättra arbetsmiljön. Skyddsombud är utsedda och GävleDala

2 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 2 av 6 Företagshälsovård anlitas som företagshälsovård. Inköp, DDS och mottagning av virke Inköp av timmer och massaved görs av Siljan Skog. Sågverken köper all råvara från Siljan Skog. Hyvleriet (SWP) köper största delen av råvaran från multisitens sågverk, men köper även en del externt. Det finns en lista med godkända leverantörer. Inköpen av timmer görs dels från certifierade avverkningsorganisationer och dels genom egen avverkningsorganisation. Det timmer som inte levereras med anspråk (100 % PEFC Certified eller PEFC Controlled sources) kontrolleras genom systemet för tillbörligt aktsamhet (PEFC DDS). Detta system kan dock förtydligas och vissa referenser till gamla standarden behöver korrigeras. Kontroll av fakturor för råvara genomfördes med gott resultat. Timmer: Mellanskog invnr och Orsa Besparingsskog invnr PEFC-konton Siljan Skog hanterar 7 konton (sågtimmer tall och gran, massaved barr, gran och löv, cellulosaflis och kutterspån). Kontroll av ingående och utgående volymer kontrollerade för ett par månader med gott resultat. Saldon ligger på bra nivåer. Sågen i Blyberg hanterar 3 konton (sågad trävara tall och gran samt cellulosaflis). Kontroll av ingående och utgående volymer kontrollerade för att par månader med gott resultat. Saldon ligger på bra nivåer. SWP hanterar 3 konton (hyvlad tall och gran samt kutterspån). Kontroll av ingående och utgående volymer kontrollerade för tre månader. Små volymer av PEFC-certifierad sågad vara gjordes under perioden jan-mars Motsvarande försäljning som genomfördes innebar ett minussaldo som inte framgick av tabellen kreditkonton. Men sammanräkning av volymerna visade på minussaldo för vilken en avvikelse har utfärdats (ERBE 1). Försäljning och utlastning Affärssystemet WoodMart säkerställer att om kontraktet har blivit korrekt registrerat så följer anspråk och certifieringskod med automatiskt till faktura och följesedel. Siljan Skog säljer det mesta timret internt och mindre volymer har gott till externt sågverk (invnr:12641) på ett korrekt sätt. Massaved har inte sålts som PEFC-certifierade produkter. Sågen i Blyberg säljer framförallt certifierade tall för vilka juni månads fakturor kontrollerades med gott resultat. Även fakturor från SWP var korrekt utformade från ett PEFC-perspektiv. Siljan har inte använt anspråket PEFC Controlled Sources på utgående fakturor. Användning av PEFC loggan Ingen användning av PEFC-logga. Underleverantörer Ingen användning av underleverantörer. Förbättringsområden - Systemet för tillbörlig aktsamhet (PEFC DDS) kan förtydligas och referenser till gamla standarden i ledningssystem tas bort). - Även interna fakturor av certifierad cellulosaflis och kutterspån samt grov stock från Blyberg till Mora ska lämnas över med anspråk. - Tydligare beskrivning av råvaruflödet för Multisiten i enlighet med PEFC ST 2002: punkt b.

3 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 3 av 6 DEL 4: UTTALANDE OM TILLFÖRLITLIGHETEN HOS DE INTERNA REVISIONERNA Interna revisioner har genomförts för alla industrier som är anslutna till multisitecertifikatet och skogsbruksverksamheten. De interna revisionerna bedöms som tillförlitliga. DEL 5: IAKTTAGELSER (INTERTEKS) Se bifogade iakttagelser Stor avvikelse konstaterad Stor avvikelse avhjälpt Mindre avvikelse konstaterad Mindre avvikelse avhjälpt Antal öppna avvikelser Tidigare aktivitet 0 Nuvarande aktivitet 1 1 Möjligheter till förbättring har identifierats Ja Nej DEL 6: GRUNDLÄGGANDE UPPGIFTER CERTIFIKAT Registrerade uppgifter Siljan Skog AB (Mulitsite) A.Siljan Timber AB, Mora Scope:Spårbarhetscertifikat för produktion och leverans av sågade trävaror och Förändringar noterade under granskningen Organisationens namn (identiskt med namnet på certifikatet) and sale of sawn wood and by-products B. Siljan Wood Products AB, Mora Scope: leverans av hyvlade trävaror och Ja Nej and sale of planed wood and by-products C. Siljan Wood Products AB, Särna Scope: leverans av hyvlade trävaror och

4 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 4 av 6 and sale of planed wood and by-products D. Blyberg Sveg Timber AB, Blyberg Scope: leverans av sågade trävaror och and sale of sawn wood and by-products E. Blyberg Sveg Timber AB, Sveg Scope: leverans av sågade trävaror och F. Siljan Energi AB, Mora Scope: Spårbarhetscertifikat för inköp och försäljning av träbränsle enligt Chain of Custody certificate for procurement and sale of wood fuel using the volume credit method Certifieringens omfattning (scope) Spårbarhetscertifikat för inköp och försäljning av rundvirke. Produktion, leverans av sågade och hyvlade trävaror, energiråvaror och Ja Nej Plats(er) som certifieringen omfattar Mora, Särna, Blyberg och Sveg SCS-COC Mora, Särna Blyberg och Sveg Ja Nej Verksamheter, plats(er) osv. som inte ingår i omfattningen (scope) Ja Nej Produktlinje(r) Ja Nej Godkänd(a) uteslutning(ar) Ja Nej Certifikatets/-ens giltighetstid , Ja Nej Uppföljningsintervall var 12:e månad Ja Nej Antal anställda 240 Ja Nej Kontaktperson hos företaget Tomas Nordby Ja Nej Adress Box Mora SWEDEN E-postadress tomas.nordby@siljan.com Ja Nej Om svaret är Ja på någon av ovanstående, notera ändringen på GF113 (Change Notice). Beskriv också planerade Ja Nej

5 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 5 av 6 förändringar i verksamheten/systemet och när dessa beräknas vara slutförda.

6 GT002, rev. 2 Document # GF Release Date: 13/08/2008 Sid 6 av 6 DEL 7: BEKRÄFTELSE AV GENOMFÖRD REVISION Rapportdatum: ERBE Namn Revisionsledare Eric Beckman (Denna del kan undertecknas om någon av parterna så önskar) Namn Företagets representant DISTRIBUTIONSLISTA Elektronisk rapport till huvudkontoret Elektronisk rapport till kund Handlingsplan/-er skickas direkt till revisionsledaren alternativt till, Intertek Certification AB Box Kista Besöksadress: Torshamnsgatan 43, Kista, Stockholm Tel: