VÄGLEDNING LEDNINGSSYSTEM Ansökan. Version:

Transkript

1 VÄGLEDNING LEDNINGSSYSTEM Ansökan Version:

2 Vägledning för ansökan Certifiering av ledningssystem för kvalitet (SS-EN ISO 9001:2008) Certifiering av miljöledningssystem (SS-EN ISO 14001:2004) Välkommen till SBSC:s certifiering av ledningssystem för kvalitet och miljö Denna information riktar sig till dig vars företag tänker ansöka om certifikat hos oss på SBSC för ledningssystem enligt SS-EN ISO 9001:2008 eller SS-EN ISO 14001:2004. SBSC:s bestämmelser för certifiering av ledningssystem för kvalitet och miljö finns i skriften Certifieringsbestämmelser certifiering av ledningssystem som du kan hämta på vår webbplats. Kontakta oss gärna om du har några frågor eller behöver hjälp med din ansökan. info@sbsc.se

3 Allmänt SBSC dok Vi rekommenderar att du införskaffar standarden SS-EN ISO 9001:2008 och SS-EN ISO 14001:2004 och så långt det är möjligt själv kontrollerar att samtliga krav kan vara uppfyllda innan du gör din ansökan. Vi står naturligtvis till förfogande för att svara på frågor om vår tillämpning av kraven. Att ansöka om certifiering och att vara certifikatsinnehavare innebär ett åtagande för såväl saker som ska utföras som ekonomiskt. Vi rekommenderar att du sätter dig in i detta innan ansökan görs. Offert för certifieringen För att kunna lämna en offert behöver vi information om företagets storlek, antal platser verksamheten bedrivs på (filialer), verksamhetens art (scope) mm. Kontakta oss och vår certifieringsingenjör för certifiering av ledningssystem så får du en offert för certifieringen inkluderat certifieringsavgift och de kommande årens licensavgifter. Om du sedan tidigare innehar certifikat utfärdat av SBSC eller du avser att ansöka om flera olika certifieringar kan offerten inkludera även dessa. När offerten är accepterad kan formell ansökan göras. Ansökan Ansökan om certifikat gör du på SBSC:s webbplats under valet certifiering/ansöka. För att kunna fylla i ansökan behöver du förutom ditt företags organisations-nummer också ett kundnummer. Kundnumret får du av oss på SBSC. Om du inte tidigare har ansökt om certifikat så kontakta oss, antingen per telefon eller via e-post info@sbsc.se. Din ansökan innebär att företaget som sökande accepterar de förutsättningar som gäller för certifieringen samt som certifikatsinnehavare fullföljer de åtagande som finns i den vid ansökningstillfället gällande certifieringsbestämmelsen. När vi mottagit din ansökan får du inom några dagar en mottagningsbekräftelse där vi bekräftar att vi åtar oss uppdraget. På mottagningsbekräftelsen hittar du också de uppgifter som du lämnade på ansökan. Kontrollera uppgifterna och vill du ändra något så kontaktar du oss. Certifieringsavgiften faktureras i samband med mottagningsbekräftelsen såvida annat inte överenskommits. Kompletterande handlingar Förutom ansökan behövs ytterligare underlag för att vi ska kunna avgöra om kraven är uppfyllda. Efter att vi har fått din ansökan kommer vi att meddela dig vilka kompletterande handlingar som du ska skicka in. Primära handlingar i detta sammanhang är företagets kvalitets- och/eller miljöledningssystem, samt gjord miljöutredning vid SS-EN ISO 14001:2004-certifiering. Tänk på att alltid ange det ärendenummer som du hittar på mottagningsbekräftelsen så att vi vet till vilken ansökan dina handlingar hör. Kontakta vår certifieringsingenjör om det finns några oklarheter. Om du inte skickat in de begärda kompletterande handlingarna inom 12 månader från det att ansökan registrerades eller att kraven inte uppfyllts inom denna tidsperiod kan SBSC avsluta ärendet. Någon återbetalning av certifieringsavgiften görs inte för ansökan som inte fullföljs till certifikat oavsett om ansökan avslutas på ditt initiativ eller på grund av att vi bedömt att ansökan inte kommer att resultera i certifikat inom rimlig tid efter de 12 månaderna. Förberedelser för revision Före certifieringsrevisionerna gör vi avstämning med dig så att inga missförstånd föreligger om certifieringsvillkor, omfattning, eventuella filialer, genomförande m.m.

4 SBSC dok Revisionsteamet utses och meddelas dig. Du kan invända mot deltagande för utsedda revisorer. Förrevision Vi kan, mot särskild avgift, utföra en förrevision av om vissa av kraven är uppfyllda. Innan du skickar in ansökan meddelar du oss om du önskar förrevision. Även i detta fall ska kompletterande handlingar insändas till SBSC. Kontakta oss för närmare uppgifter om vilka krav som du vill ska omfattas av förrevisionen. Du får då besked om kostnader och vilka kompletterande handlingar som du ska skicka in samt om hur förrevisionen i praktiken går till. Certifieringsrevision Certifieringsrevisionen förbereds genom att ledningssystemet granskas i förhållande till kraven i SS- EN ISO 9001:2008 och/eller SS-EN ISO 14001:2004. Därefter genomförs certifieringsrevisionen normalt i två steg vid två besök på företaget. Vid steg 1 fokuserar revisionen på själva ledningssystemet och vid steg 2 på hur ledningssystemet tillämpas och hur det är infört i företagets verksamhet. Närmare information om hur certifieringsrevisionen går till och vad den omfattar får du av SBSC:s certifieringsingenjör. Resultatet av certifieringsrevisionen första steg meddelas i form av avvikelserapporter där de funna avvikelserna finns specificerade. Innan steg 2 genomförs bör avvikelserna från steg 1 vara åtgärdade. Efter steg 2 presenteras eventuella nya avvikelser samt en revisionsrapport som sammanfattar båda stegen. SBSC kan avsluta ärendet om du inte medverkat till att certifieringsrevisionen kunnat göras, de funna avvikelserna inte korrigerats inom 12 månader från det att ansökan registrerades eller att kraven inte uppfyllts inom denna tidsperiod. Granskning När de funna avvikelserna korrigerats utvärderar vi om företagets ledningssystem för kvalitet och/eller miljö uppfyller de krav som finns angivna i SS-EN ISO 9001:2008 respektive SS-EN ISO 14001:2004. Om vi finner att ett eller flera krav inte är uppfyllda meddelar vi dig så att komplettering eller justering kan göras. Om kompletteringar inte skickas in till SBSC inom tre månader kan vi besluta om att avsluta ansökan utan vidare åtgärd. Utfärdande av certifikat När vi har bedömt att samtliga krav i tillämpad norm är uppfyllda så utfärdar SBSC ett certifikat. Certifikatet ges normalt en giltighetstid om tre år. Ditt företag får åberopa certifikatet och använda certifieringsmärket under den tid certifikatet är giltigt. I samband med certifieringen får du närmare information om detta. Periodisk revision Vi kontrollerar på olika sätt att kraven är uppfyllda under tiden certifikatet är giltigt. Du förutses medverka till att dessa så kallade periodiska revisioner kan genomföras. Omfattning och genomförande kan variera från det ena året till det andra. Vi kontrollerar det vi anser nödvändigt för att vi fortsättningsvis ska kunna intyga överensstämmelsen. Om det sker förändringar på företaget och dess ledningssystem ändras och förändringarna berör de krav som omfattas av certifieringen så informerar du oss.

5 Extra revision SBSC dok Om de villkor och förbindelser som accepterats vid ansökan om certifiering inte uppfylls under giltighetstiden kan SBSC komma att behöva undersöka förhållandena hos er med minimalt varsel. Detta för att verifiera att ledningssystemen upprätthålls på ett tillfredsställande sätt och att villkoren för certifieringen är uppfyllda. Vid stora avvikelser kan SBSC bedöma att ytterligare aktiviteter krävs för certifikatets upprätthållande, till exempel en extra revision där de korrigerande åtgärderna och dess verkan kontrolleras på plats. Extra revisioner kan även utföras som ett resultat av inkomna klagomål mot er. När ni informerar oss om större förändringar i det certifierade ledningssystemet, kan även detta leda till en extra revision av de avsnitt i systemet som berörs av förändringen. Ändringar i bestämmelser Vi är angelägna om att ständigt förbättra våra tjänster och vår service till våra kunder. Detta kan innebära att ändringar kan behöva införas i certifieringsbestämmelser. Detta kan påverka redan utfärdade certifikat. Om det görs sådana förändringar i certifieringsbestämmelserna som inverkar på förutsättningar och åtaganden för certifikatsinnehavaren så kommer vi att informera dig om detta. Ändring av omfattning, filialer och antal anställda Vid förändringar i företagets verksamhet (scope), de filialer som ingår eller antalet anställda ska SBSC informeras. Recertifiering (förlängning) Innan giltighetstiden för certifikatet går ut kan du ansöka om certifikat för en ny period. Observera att detta är endast möjligt om standarden fortfarande tillämpas av SBSC för certifiering. Vi ger dig då närmare information om kostnader och om eventuella kompletterande revisioner, samt om handlingar behöver uppdateras. Klagomål, överklaganden och tvister Om ni är missnöjd med hur er ansökan sköts på SBSC kan ni framföra ett klagomål. Vänd er i första hand till vår certifieringsingenjör. Om ni hos denne inte får rättelse kan ni vända er till vd på SBSC. För överklagande av beslut och hantering av tvist hänvisas ni till våra certifieringsbestämmelser. Avgifter För certifiering av ledningssystem lämnar vi på begäran prisuppgifter eller offert på paket av certifieringar. I offerten framgår förutom prisuppgifter normalt även information om betalningstider. Kontakta SBSC. Innebörden av de tillämpade avgiftstyperna framgår nedan. Certifieringsavgift I denna ingår normalt allt fram till att certifikat utfärdas. I certifieringsavgiften ingår även avgift för certifieringsrevision samt tillhörande rese-, hotell- och traktamentskostnader samt licensavgift för det kalenderår då ansökan gjordes. Om ytterligare revision behöver göras på plats utöver den obligatoriska certifieringsrevisionen så tillkommer avgift för detta, varvid timtaxa gäller. Resekostnader tillkommer.

6 SBSC dok Någon återbetalning av hela eller delar av certifieringsavgiften görs inte även om ärendet avslutas utan att certifikat utfärdats. Certifieringsavgiften faktureras i samband med vår mottagningsbekräftelse. Avgift för förrevision I lämnad prisuppgift för förrevision ingår normalt allt fram till revisionsrapport och avvikelserapport lämnas. I avgiften ingår även avgift för tillhörande rese-, hotell- och traktamentskostnader samt. Avgiften faktureras i samband med ansökan om förrevision. Avgift för extra revision Om extra revision behöver göras på plats utöver certifieringsrevision, periodiska revisioner och recertifieringsrevision så tillkommer avgift för detta, varvid timtaxa gäller. Resekostnader tillkommer. Licensavgift För att få åberopa certifikatet och använda certifieringsmärket betalar företaget en licensavgift. Inga ytterligare avgifter tillkommer normalt under ett år. Avgiften täcker alla SBSC åtaganden i certifieringen och som avser att vara tillräckliga för att SBSC ska kunna stå för det intygande vi publicerar. Om ytterligare revisioner behöver göras utöver de planerade så tillkommer avgift för detta, varvid timtaxa gäller. Resekostnader tillkommer. Avgiften för kommande år faktureras i januari varje år under certifikatets giltighetstid. Avgiften återbetalas inte för certifikat som dragits in under den period som avgiften avsett.